行政管理論文-行政組織中的非正式組織問題探討.doc

行政管理論文-行政組織中的非正式組織問題探討摘要非正式組織作為組織行為學(xué)研究在一項重要內(nèi)容，對行政組織的管理實踐產(chǎn)生重要的作用。傳統(tǒng)的行政學(xué)對組織問題的研究一般把重點放在正式組織即行政組織上，對行政組織中實際存在的非正式組織沒有給予足夠的重視。事實上。對待行政組織中的非正式組織，必須采用科學(xué)的辯證法，行政領(lǐng)導(dǎo)者在目標設(shè)置、組織文化、人事管理方面，應(yīng)采取科學(xué)的管理對策。文章首先從理論上對非正式組織的特點進行闡述。進而探討非正式組織對行政組織的積極與消極的影響作用。關(guān)鍵詞行政組織；非正式組織；組織行為；影響；管理“非正式組織”的概念是人際關(guān)系學(xué)派的奠基者美國哈佛大學(xué)教授梅奧通過霍桑實驗于20世紀30年代首次提出來。社會系統(tǒng)學(xué)派創(chuàng)始者巴納德在總結(jié)吸收梅奧非正式理論的基礎(chǔ)上，提出“系統(tǒng)組織理論”，并把非正式理論引申到行政組織之中，使之理論化、系統(tǒng)化。巴納德所理解的非正式組織是無形的，不具備正式的組織結(jié)構(gòu)及其清晰的共同愿景和目標，只是因為工作關(guān)系而偶然接觸和聯(lián)系，從而形成共同的習(xí)慣、規(guī)矩或引起思想共鳴、行為默契而最后結(jié)成松散的聯(lián)合體，他認為非正式組織對行政組織目標的達成起促進、限制和阻礙三種作用。巴納德的非正式理論在現(xiàn)代行政管理學(xué)中。具有深遠的啟示作用。一、非正式組織的特點所謂行政組織中的非正式組織，它是行政組織中的成員在相互交往過程中，出于共同的情感或利益需要，自發(fā)地聚集在一起形成的松散的非正式群體，因而它的組織特征帶有鮮明的人身依附和利益關(guān)聯(lián)。非正式組織在行政組織中作為一種群體集合體，它所呈現(xiàn)的特點與正式組織有顯著的不同。(一)行政組織中的非正式組織是一種網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)化組織的組織形式既不同于市場，也不同于科層，它不是市場和科層的一種組合，而是一種獨特的、具有自身統(tǒng)一邏輯的經(jīng)濟活動組織形式，即網(wǎng)絡(luò)組織。網(wǎng)絡(luò)化組織具有兩個特征：第一，網(wǎng)絡(luò)化的組織形式的社會脈絡(luò)是由持續(xù)的互動形成的交換方之間穩(wěn)定的關(guān)系模式。我國行政組織內(nèi)的非正式組織最明顯的特征便是“關(guān)系本位”觀念的凸顯，人際關(guān)系在非正式組織的運行中發(fā)揮著首要作用。第二，這種關(guān)系模式下的制裁和約束力往往體現(xiàn)為規(guī)范而非法律，行政組織內(nèi)的非正式組織運行的原則恰恰也是感情、互惠或人際關(guān)系。因此，我國行政組織內(nèi)的非正式組織的組織結(jié)構(gòu)既不同于市場，也異于西方國家的行政科層，而是一種網(wǎng)絡(luò)化的組織。(二)非正式組織具有很強的群體規(guī)范。群體效率高非正式組織一般都具有自己的組織規(guī)范，它從非正式組織成員的共同利益、共同需要、共同情趣和愛好出發(fā)，規(guī)范非正式組織成員的行為，調(diào)節(jié)內(nèi)部關(guān)系。這些規(guī)范反映了組織成員的集體利益和要求，雖然不成文，但非正式組織的規(guī)范的作用往往大于行政組織明文規(guī)定的規(guī)則，那些違反了規(guī)范的人往往受到很大的壓力，要求其糾正自己的行為。這些制度和與手段，保證了非正式組織活動的效率很高。(三)非正式組織自然形成領(lǐng)導(dǎo)核心非正式組織的領(lǐng)導(dǎo)一般是內(nèi)生的、自然的，他的產(chǎn)生以依靠個人的人格魅力或者其他個人特質(zhì)而自發(fā)形成。非正式組織雖然沒有上級任命的領(lǐng)導(dǎo)，但實際上每個非正式組織都有自己的“領(lǐng)導(dǎo)”。這些人雖然沒有組織賦予他們的職務(wù)、地位和權(quán)力，但由于其本身的特點，如知識豐富、技術(shù)水平高、辦事公道、待人熱情等等，故對其他成員具有特殊的影響力。他們在行政組織的非正式組織中具有權(quán)威性，發(fā)揮著維護群體的相對穩(wěn)定性和提供行為規(guī)則等作用。由于自然形成的領(lǐng)導(dǎo)在非正式組織中處于核心地位，因此成員的擁戴程度比正式組織高、號召力強。二、非正式組織對行政組織的影響非正式組織在發(fā)展過程中，既可以促進正式組織的發(fā)展，也可能給正式組織帶來不良的影響。它在幫助完成一個行為的同時，也能破壞它，在傳授有用信息時，也可能在散播謠言，一個非正式的組織可以幫助員工在工作中取得成績，相反，同樣是這個組織，它可以抵制、擾亂、排斥其他員工，嚴重挫傷他們的工作積極性。因此，在大多數(shù)非正式組織中，正負兩面效應(yīng)同時存在。(一)非正式組織的積極作用1非正式組織的存在有利于增強行政組織內(nèi)部的合作與協(xié)調(diào)，增強行政組織的內(nèi)聚力由于傳統(tǒng)行政組織存在著條塊分割、等級分明的特征，這在一定程度上影響了行政組織內(nèi)部的協(xié)調(diào)合作。而非正式組織的成員構(gòu)成往往不受部門與級別的限制，他們通過在非正式組織中的相互接觸和了解，產(chǎn)生合作精神，這種合作精神帶到行政組織的工作中，有利于增強行政組織內(nèi)部的橫向聯(lián)系和溝通，增強合作和協(xié)調(diào)，使行政組織產(chǎn)生較強的內(nèi)聚力。2非正式組織的存在有利于對信息進行雙向交流，是完善行政組織的意見溝通的途徑行政組織中的意見溝通途徑往往顯得較為有限且內(nèi)容也較為正式，溝通時多須遵循一定程序，同時，基于控制的需要，信息的流動是單向的。員工有關(guān)企業(yè)的信息主要來自于上級，而在信息從上級一步一步地向下級傳遞的過程中，信息量是逐級遞減的。而非正式組織的溝通不受這種限制，可以通過其網(wǎng)狀體系迅速遍布于行政組織的每個角落。尤其是一些難以確定的事情、意見、疑問，一些容易引起爭議的問題，以及行政組織的某些改革設(shè)想等，如果通過行政組織的正式渠道來傳遞或溝通，其效果往往不會太好，甚至?xí)饘购蜎_突。而非正式組織可以通過“明星式”的或“全通道式”的溝通途徑來彌補行政組織的這一不足。3非正式組織有利于彌補行政組織正式命令的不足行政組織的一項正式命令下達后，由于時間倉促或考慮不周，容易發(fā)生缺失。此時非正式組織會迅速作出反應(yīng)，迫使管理階層改變措施，消除成員的不滿情緒，促進組織的穩(wěn)定。比如行政領(lǐng)導(dǎo)在制定機關(guān)制度上考慮不周，有些框框不切合實際，導(dǎo)致機關(guān)工作人員怨聲載道，這時往往會有非正式組織的領(lǐng)導(dǎo)人物向組織反映大家的所思所想，行政機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)這些信息調(diào)整思路，完善制度。(二)非正式組織的消極作用1非正式組織可能阻礙行政組織目標的順利完成在一般情況下，當(dāng)行政組織的目標和政策影響非正式組織成員的利益和需求時，它們有可能集體抑制，使其不能順利實現(xiàn)。如果非正式組織與行政組織的目標大相徑庭，甚至是針鋒相對，那么此時的非正式組織就會與行政組織發(fā)生目標沖突。非正式組織成員可能會為了維護非正式組織的利益而放棄行政組織的利益，他們就會成為行政組織實現(xiàn)其目標的重大障礙和異己力量，從而不利于實現(xiàn)目標。2非正式組織降低行政組織工作效率從霍桑實驗中。我們已經(jīng)發(fā)現(xiàn)非正式組織限制個人自由，減少個人努力程度，強求一致，從而使工作效率大打折扣。此外，每個社會成員在作為正式組織成員的同時，也是一個或幾個非正式組織的成員，每個非正式組織都有自身的利益，它有可能和行政組織的利益或者其他非正式組織的利益相沖突，這些矛盾沖突以及維護所屬非正式組織的利益而產(chǎn)生的自私自利，有時強大到降低工作激情和滿意度，最終造成生產(chǎn)力低下，從而使行政組織和非正式組織以及成員個人的利益同時遭到損失。3非正式組織容易滋生形成一些不良的組織氛圍情感性和非規(guī)范性是非正式組織的重要特征，非正式組織很容易因為情面問題而破壞行政組織的規(guī)章制度，導(dǎo)致出現(xiàn)“公事私辦、私事公辦”的人情買賣；由于非正式溝通網(wǎng)絡(luò)中信息來源的不可信或難以辨?zhèn)涡?，因此準確的消息與虛假的謠言一起在非正式組織溝通網(wǎng)絡(luò)內(nèi)傳遞。這些不準確的消息因其重要程度不同而對行政組織產(chǎn)生不同程度的影響，一個“重磅”型謠言，哪怕僅僅只有一個，都可能在行政組織內(nèi)引起恐慌，導(dǎo)致“小道消息滿天飛”。三、非正式組織對行政組織管理的啟示綜上所述，非正式組織既可能促進行政組織的發(fā)展及其目標的實現(xiàn)，也可能阻礙甚至破壞行政組織的發(fā)展及其目標的實現(xiàn)。因此，對行政管理人員來說，探討如何管理非正式組織顯得非常重要。(一)將非正式組織目標與行政組織目標統(tǒng)一于一體非正式組織的某些目標可能和行政組織目標毫不相干或沒有必然的聯(lián)系甚至相沖突，這樣就必須強化非正式組織對行政組織目標的認同感和責(zé)任感。比如，可以根據(jù)某個非正式組織的具體特點，有意識地讓他們獨立地去實現(xiàn)某一行政目標。這樣做，既可以有效化解行政組織與非正式組織之間的目標沖突，使非正式組織及其成員在心理上和行動上融入行政組織目標之中，還可以分擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)者的任務(wù)，這是最有效的一種手段。當(dāng)然這種強化是一種十分復(fù)雜的組織行為，由于環(huán)境和非正式組織具體情況的不同而必須運用不同的方式，但總的來說，還必須考慮精神需求和物質(zhì)需求兩方面的因素。另外，在行政組織的目標設(shè)置方面，也可考慮科學(xué)的目標管理方法，MBO的目標管理是將非正式組織目標與組織目標統(tǒng)一于一體的有力手段。MBO的目標設(shè)置是自上而下與自下而上的結(jié)合，并且是雙向的，它提供了一種將組織的整體目標轉(zhuǎn)換為組織單位和每個成員目標的有效方式。MBO的目標有一個層次結(jié)構(gòu)，目標雖然有大小之分，卻無方向之別。某一層的目標與其前后目標環(huán)環(huán)相扣，使得非正式組織不得不考慮其在整個目標鏈中的地位?？v然他們有另外與總目標背向的目標，他們也會對選擇的危害程度作更為慎重的斟酌。如果在其目標與組織目標不是不共戴天的情況下，非正式組織也會因為MBO的實施對組織目標作更多關(guān)注。(二)加強行政組織文化建設(shè)摧毀非正式組織的小集體主義非正式組織與行政組織之間的沖突本質(zhì)上是兩種文化之間的沖突，是行政組織文化與非正式組織亞文化之間的沖突，一般而言，非正式組織內(nèi)部的文化強度要大于整個組織。組織應(yīng)該建立接受程度和承諾大的基本價值觀來加強自身文化的強度以抵御非正式組織強文化對其內(nèi)部成員施加的不利于組織發(fā)展的亞文化。因而，要想使非正式組織與正式組織真正協(xié)調(diào)一致、和平相處可以通過以下兩方面來影響、引導(dǎo)和改變非正式組織的行為規(guī)范和價值取向，使之與正式組織的目標協(xié)調(diào)一致。一是用“協(xié)作”造成同化。協(xié)作狀態(tài)使得建構(gòu)的連續(xù)性緊密，從而模糊了非正式組織的界限。使得非正式組織在組織的協(xié)作鏈條上無暇或較少思考其內(nèi)部的“文化建設(shè)”，從而向組織的一統(tǒng)文化靠攏。二是將組織的思維方式和行為方式強有力地向非正式組織滲透，把組織性格強加于非正式組織，進而同化之。(三)善于把握中層管理者。把握住非正式組織的核心人物首先是中層管理。中層管理人員作為高層和基層的橋梁，擔(dān)負著溝通、執(zhí)行、控制的角色，對完成行政組織的變革目標十分重要。行政管理中，經(jīng)常存在這樣一種管理方式，部分中層管理人員為強化自己的管理職能，通過采用籠絡(luò)員工的方式來培育自己的親信，增強管理效力，客觀上已形成了行政組織中的非正式組織。這類行政部門，從長期發(fā)展來看非常不利，造成了不良的人際關(guān)系和工作氛圍，結(jié)果是行政部門或行政人員缺少創(chuàng)新精神，工作效率低下，優(yōu)秀人才逐漸流失，不再有建設(shè)性的意見和建議，成員要么刻意奉承，要么被約束。這就要求行政組織在完善組織結(jié)構(gòu)的嚴密性和有效性的同時，要改變和提高中層管理人員的管理方式和管理水平。因此，行政領(lǐng)導(dǎo)者要定期評估考核部門內(nèi)部中層管理人員的管理方式和管理