事業(yè)單位人事檔案管理面臨機(jī)遇與挑戰(zhàn).doc

事業(yè)單位人事檔案管理面臨機(jī)遇與挑戰(zhàn) 王振云 河北省灤平縣人力資源和社會保障局河北灤平068250 摘要本文作者結(jié)合多年來的工作經(jīng)驗，對業(yè)單位人事檔案管理面臨機(jī)遇與挑戰(zhàn)進(jìn)行了研究，具有重要的參考意義。 關(guān)鍵詞事業(yè)單位；檔案管理；機(jī)遇；挑戰(zhàn) 1.事業(yè)單位人事檔案信息化管理現(xiàn)狀 1.1檔案被利用情況 現(xiàn)實的事業(yè)單位人事檔案管理方式是面向管理，而不是面向服務(wù)，檔案利用主體受到限制。通過調(diào)查顯示，單位的職能部門是單位人事檔案查閱最多的人群。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大部分的查閱是在職稱評審、工資調(diào)整、福利房分配等方面，同時在干部任免時所需要的材料也都是通過單位人事檔案查閱。在進(jìn)行查閱時，主要是檔案管理人員幫助通過查閱原始資料獲得。可以看出，在事業(yè)單位人事檔案的利用率還具有一定的局限性，利用面比較狹窄。 對于查詢者采用的方式進(jìn)行調(diào)查，結(jié)果顯示有部分查詢者的通過電話查詢，其他大部分的查詢者都是通過直接到人事檔案管理部門查詢。今年來，許多事業(yè)單位已經(jīng)建立了檔案數(shù)據(jù)庫，可實現(xiàn)短時間信息查詢，但數(shù)據(jù)庫內(nèi)容并不全面，許多的檔案查詢還是要通過去管理部門查閱原始資料。目前大部分事業(yè)單位已具備建設(shè)檔案信息化的硬件設(shè)備，但是由于軟件開發(fā)、互聯(lián)網(wǎng)利用等方面原因還不能實現(xiàn)檔案信息的信息化。 1.2事業(yè)單位人事檔案計算機(jī)應(yīng)用情況 在信息化時代，計算機(jī)的運(yùn)用已經(jīng)逐漸滲透到各行各業(yè)中，但通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在事業(yè)單位人事檔案部門計算機(jī)應(yīng)用中，有少數(shù)的設(shè)備處于閑置狀態(tài)，主要是因為部分設(shè)備只為上級檢查達(dá)標(biāo)而設(shè)，部分管理人員年齡過大，對計算機(jī)操作水平不高；大部分的計算機(jī)用于處理日常工作中的文檔，還有一部分的計算機(jī)作為保存保密文件，由此可見，在信息化管理時代，除了配置完善的硬件以外，還要對管理人員的技術(shù)水平進(jìn)行培訓(xùn)提高。在調(diào)查中還發(fā)現(xiàn)，有部分事業(yè)單位人事檔案管理部門建立有相關(guān)主頁或網(wǎng)站，但是大多數(shù)不能進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)檢索，用戶從建立的網(wǎng)站中很難獲取到想要的信息。 2.信息化社會對事業(yè)單位人事檔案管理的影響 2.1信息化社會為事業(yè)單位人事檔案管理帶來新機(jī)遇 2.1.1事業(yè)單位管理工作的效率不斷提高。在傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，管理人員主要針對實體檔案，要花費(fèi)大量的精力對檔案進(jìn)行整編和收集，查閱時還要按照變換進(jìn)行繁瑣的查找，整個查閱過程需要大量的時間和精力；同時在查閱過程中很容易造成原始資料的損壞和丟失。如果人事檔案的管理模式實行了信息化管理，使檔案管理自動化、實時化和網(wǎng)絡(luò)化后，一次錄入數(shù)據(jù)就能被多次利用，并能夠在人事管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享。建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，設(shè)置信息數(shù)據(jù)共享平臺，查閱者就可自行通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行實時便捷查閱，可極大地提高檔案信息利用率和管理人員勞動效率。人事檔案管理變得極為方便和快捷。 2.1.2檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不斷提高。信息化的到來，對掌握信息者的管理水平和業(yè)務(wù)水平也提出了更高的要求。檔案管理人員必須參加相關(guān)的培訓(xùn)，掌握相應(yīng)的管理知識。伴隨著信息化的不斷提高，管理人員可以節(jié)省下大量的時間來進(jìn)行學(xué)習(xí)，也有大量的精力進(jìn)行管理工作的創(chuàng)新，從而使管理人員的業(yè)務(wù)水平不斷得到提高。 2.1.3事業(yè)單位人事制度改革不斷深入。隨著人事制度改革的深入，事業(yè)單位的用人制度也不斷發(fā)生變化，逐步實行聘用合同制，打破了終身制，人事制度的改革勢必導(dǎo)致人才流動頻繁，制度解決了以往人檔不分，檔隨人走的被動局面，人事檔案交至人才服務(wù)機(jī)構(gòu)專門管理。通過高效人事檔案信息化的發(fā)展，工作人員的人事檔案關(guān)系的調(diào)動，將不會受到新進(jìn)單位履行聘用簽約及離開單位進(jìn)行的解聘解除合同的影響。事業(yè)單位招聘人才時，也只需要通過人才信息平臺，從人才信息服務(wù)機(jī)構(gòu)直接通過網(wǎng)絡(luò)下載所需人才的基本情況就可以了。實行人事檔案信息管理后可以取代人事檔案的實體管理，減少在招聘人才時因為沒有人事檔案可以查詢而帶來的不便。伴隨整個社會的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，事業(yè)單位可直接從專業(yè)網(wǎng)站查詢獲得人才的基本信息，這樣通過網(wǎng)絡(luò)的管理既健全了聘用人員的人事信息，也可以提高對聘用人員的監(jiān)督。 2.2信息化對事業(yè)單位人事檔案管理提出新挑戰(zhàn) 2.2.1對管理觀念和管理制度的挑戰(zhàn)。人事檔案包含大量個人數(shù)據(jù)，以及不宜公開的政治、學(xué)術(shù)、業(yè)務(wù)信息和反映著各單位組織的體系結(jié)構(gòu)、活動情況等的信息。人事信息的公開程度和內(nèi)容是提高人事信息利用效率的關(guān)鍵，在信息化時代，我們應(yīng)解放思想，實事求是地對待客觀信息，遵守人事檔案保密性，在日常檔案管理工作中，按照人事檔案管理客觀規(guī)律和特點，建立完善的工作流程，制定科學(xué)的管理模式，促進(jìn)檔案的開發(fā)和利用。同時樹立現(xiàn)代化、信息化管理理念，以更好提高人事檔案的服務(wù)質(zhì)量和利用效率。 2.2.2對管理技術(shù)的挑戰(zhàn)。目前在我國，黨和國家的各項工作方針和政策是事業(yè)單位人事檔案管理的靈魂，工作中必須遵守法律法規(guī)，否則檔案管理工作就會失去基礎(chǔ)和原則。人事檔案管理工作的保密性特點體現(xiàn)了它是一項政治性較強(qiáng)的工作，在保證檔案資料的完好、真實、安全基礎(chǔ)上還要確保檔案的保密性。在信息化檔案管理過程中，傳統(tǒng)的管理模式雖然能確保檔案的完整和保密工作，但是已經(jīng)很難適應(yīng)信息化背景下的管理。在信息化時代，對事業(yè)單位的人事檔案的管理技術(shù)提出了很高的挑戰(zhàn)，不僅要制定完善的各項法律法規(guī)以及各項管理制度，而且還要增強(qiáng)計算機(jī)技術(shù)的開發(fā)，包括管理軟件的開發(fā)、安全技術(shù)的保障等都要及時跟上時代的發(fā)展。以防止檔案信息的破壞和盜竊。 2.2.3對管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能的挑戰(zhàn)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，各個學(xué)科之間的互相融合和嫁接，促進(jìn)越來越多的新技術(shù)逐漸地應(yīng)用于檔案管理工作中，如通訊技術(shù)、微縮技術(shù)、自動化技術(shù)、聲像技術(shù)等，而以往的手工勞動很難滿足現(xiàn)代信息化的管理工作，這就要求管理工作人員不斷地提高自己的管理和業(yè)務(wù)素質(zhì)，以及各項技術(shù)操作能力。從而不斷地提高自己的管理能力、業(yè)務(wù)能力，使事業(yè)單位人事檔案管理在信息化