時間管理(價值很大).ppt

1,時間管理,青島格蘭德信用管理咨詢有限公司,2,課程大綱,時間管理時間管理的四個發(fā)展提高個人成效的方法時間管理降龍十八掌,3,什么是時間管理,在日常生活中始終如一，有的放矢的使用行之有效的方法，組織管理好自己生活的方方面面，最有意義，最大限度的利用自己所擁有的時間。,4,主管的誤區(qū),寧愿而不是正確的做事做正確的事解決問題有創(chuàng)意的選擇保持手段優(yōu)化手段遵循義務(wù)求得結(jié)果降低成本增加利潤管理時間的自我評估,5,一、時間的四個發(fā)展,競賽以快取勝，軍事先下手為強，商界快魚吃慢魚，跆拳道心快、眼快、手快。中華武學秘笈：百法有百解，唯快無解！,6,歲的人一生：,睡覺年學習年工作年開會年個人衛(wèi)生年打電話年吃飯年找東西年旅行年其他年排隊年,7,人們重視生命，樂于理財，卻疏于時間管理！,效率與效能,8,時間管理的三大觀念：,時間觀念：一小時與六年的關(guān)系效率觀念：追求三年與回眸一笑百媚生效能理念：始終不偏離終極目標和結(jié)果，與人生奮斗方向相吻合,9,時間管理的四個發(fā)展歷程：,第一代：時間增加和備忘錄第二代：工作計劃和時間表第三代：排列優(yōu)先順序以追求效率第四代；以重要性為導向，價值導向，,目標導向，結(jié)果導向。,10,第三代時間管理,緊急,重要,A,B,C,D,1,？,？,輕,緩,11,第三代時間管理,1、領(lǐng)導交辦2、危機處理3、緊迫問題4、有期限壓力的事,1、某些日常工作2、某些會議3、某些好玩有趣活動4、煩瑣的工作5、某些電話、信件,1、防患未然2、身體健康3、改進產(chǎn)能4、人際關(guān)系5、規(guī)劃、休閑,重要,緊急,A,C,B,D,1、某些電話2、某些領(lǐng)導交辦的事3、不速之客4、某些會議5、受歡迎的事情,12,時間法則：帕金森原則：時間象一根彈筋，設(shè)立期限。帕雷托原則：80%的結(jié)果源于20%的努力。注意力之謎：注意力需要及時恢復和聚焦。內(nèi)在能量水平：有效地利用生物鐘。效能與效率：做正確的事，做好它。,13,時間的殺手：時間損失分析,設(shè)定目標方面的時間損失制定計劃方面的時間損失作出決定方面的時間損失在工作組織方面的時間損失工作開始時的時間損失每日安排上的時間損失在信息和溝通方面的時間損失,14,耗時因素分析,外在因素耗時的類型：電話干擾、不速之客、溝通不良、資料不全、文件復雜、工作擱置等。內(nèi)在因素耗時的類型：計劃欠妥、事必躬親、條理不清、欠缺自律、無力拒絕、做事拖延等。,15,時間管理誤區(qū)：,人們常犯的錯誤：不尊重時間時間為不可謁盡資源不了解重要與緊急沒有時間管理系統(tǒng)時間管理：確定事情優(yōu)先順序做好計劃安排及時解決問題,16,浪費時間的例子有形浪費：1、開小差2、資源不足3、電話4、程序繁瑣5、間斷6、等待無形浪費：1、計劃不周2、不懂說“不”3、拖延4、不懂授權(quán)5、不分輕重緩急,17,經(jīng)理人效率管理,提高效率善于集中時間，切忌平均時間帕累托定律善于處理兩類時間效率的真諦對事不對人效率具有感染性了解自己的生活節(jié)律晨間型晚間型隨時型,18,精力高峰時，集中精力于精力居中時，專注于下列工作低效率時，可以處理,一天中的時間曲線,19,二、提高個人成效的方法,效能管理法艾維李的效率法一周時間運籌法辦公室的5S計劃的杠桿原理時間管理的法則,20,1、效能管理法：,象限時間管理法,輕,重,急,緩,A,B,C,D,問題：為什么會有較多的A類突發(fā)事件？,21,緊要,重要,20%25%,65%80%,15%,1%,管理工作的時間分配,22,2、艾維李的效率法,列出明天（下周、下月）要做的六件重要的事情。把這六件事情按重要程序排序。上班開始先做1號，完成之后再做2號，再做3號，直至下班結(jié)束。,23,3、一周時間運籌法,24,4、辦公室的5S,整理整頓5S管理清掃清潔素養(yǎng)辦公室的5S：文件檔案、辦公區(qū)域、辦公室管理,25,辦公室的5S行動,在你辦公桌上擺放目前手頭需要處理的文件每天都整理，不要把亂攤子留到昨天，定置標簽標色及時處理文件，建立適應的文檔系統(tǒng)整理工作室間，保持辦公室整潔，經(jīng)常整理文檔避免被打斷篩選電話，拿起話筒，不坐著說話,26,管理者最重要的事情,創(chuàng)造企業(yè)的價值、績效和利潤,27,計劃的重要性,寧愿多花時間做詳細規(guī)劃讓下屬加倍努力，完善計劃基辛格：“是最好的計劃嗎？”,28,5、計劃的杠桿原理,帕累托原理（二八原理）100效果顛峰期每天十五分鐘：閉關(guān)思考80020時間,29,6、時間管理法則,每一分每一秒做最有生產(chǎn)力的事有效授權(quán)，帶來輕松用金錢換取時間把重要的事情變成緊急的事情你要不斷的行動遇事馬上做現(xiàn)在就做第一次做好，次次做好,30,時間管理法則,明確目標，制定計劃，寫成清單設(shè)定完成期限分秒不浪費，工作日志法業(yè)余時間管理，睡眠，學習，娛樂專心致志，不要虎頭蛇尾采用節(jié)省時間的工具，通訊，交通等,31,三、時間管理降龍18掌,掌控每天確定目標實事求是制定計劃決不拖拉管理表單,有效規(guī)劃輕重有別溝通細節(jié)專心致志合理分配清理桌面,辦公室5S減少干擾管理郵件管理電話充分授權(quán)管理會議,32,開始規(guī)劃成功,記錄一周來的時間安排，包括工作和個人生活。分析哪些是不需要做的事情，把它們刪除。思考如何盡量聚焦于能帶來高回報的重要工作和活動。,33,1、掌控每天被牽著鼻子走,生活就象馬戲團，有訓獸師也有動物。改變原有思維，找到正確的行動方法。積極的努力行動，掌控到每天每時。靜下心來思考，更有耐心的分析。每天做有效規(guī)劃，要有次序和條理。一次只認真做好一件事，不急于求成。,34,2、確定目標窮于應付,把目標寫下來，寫下要做的事。寫下的目標任務(wù)越多，付出的就越多，成功的機會就越多。目標是往何處去，想干什么，最終的結(jié)果是什么，針對結(jié)果做整體規(guī)劃。目標決定結(jié)果和方向，勾畫出清晰的藍圖，提供明確的行動指南。明確自己與全局的目標、老板的需求及內(nèi)外客戶的期望是什么。,35,3、實事求是盲目樂觀,承認問題和差錯隨時會發(fā)生。要留出犯錯誤、被干擾和出現(xiàn)意外的余地。少做過多的承諾，不要盲目樂觀。不做“三拍干部”，不要抱怨埋怨。開始行動時，要充分利用經(jīng)驗，總結(jié)以往教訓，考慮所需的資源。,36,4、制定計劃貿(mào)然行動,拖拉和冒進的現(xiàn)象：有人馬上行動躊躇不決者易敗，有人不慌不忙欲速則不達。應該制定計劃。對任務(wù)的每個部分都要明確其預期結(jié)果、理由和時間期限。計劃越具體，任務(wù)就會越實際，處理起來就越有條理。計劃詳細、充分溝通、分步實施、完成獎勵。,37,5、決不拖拉不緊不慢,繁雜的任務(wù)、工作過重、壓力太大、資源缺乏、令人厭煩、沒有條理、目標模糊、時間不夠、精力不夠、常被打斷克服拖拉的辦法：分割任務(wù)、分而治之，千里之行，始于足下。建立里程碑，完成獎勵，正面強化。及早開始、自我激勵、精神放松。,38,6、管理表單眉毛胡子一把抓,周計劃報表和日計劃報表，計劃適量。計劃工作細節(jié)，要快速、及時、隨手記錄，一日之計在于晨？不斷回顧周計劃表，每天做調(diào)整增減。你無法完成所有計劃的事情，留有余地。把周計劃表時刻帶在身上，理智應對。中午是期限，保持工作生活的平衡。休息片刻，適當調(diào)整，90分鐘注意力。,39,7、有效規(guī)劃隨心所欲,注重聚焦于重要任務(wù)，首先完成。圍繞要項工作安排，分批處理小任務(wù)，不要讓干擾和突發(fā)事件主宰你。不要工作得太晚。及早開始，按時下班。周一的早晨最重要，不要安排見面或電話會議。合理安排。,40,8、輕重有別急事急辦,分清輕重緩急的次序辨認緊急的、容易的、喜歡的、花時間短的事件聚焦于目標和價值,41,9、溝通細節(jié)粗枝大葉,接受任務(wù)時的5W1H法：何因、何事、何人、何時、何地、具體做法等控制任務(wù)流，向交通警察學習寫下任務(wù)，圈出最后期限，信守承諾發(fā)布任務(wù)時的多媒介使用、反饋確認保持適當?shù)倪M度追蹤控制,42,10、專心致志多頭并舉,多頭并舉的結(jié)果是目標分散，效率低下，會弄糟幾件事情，好象電腦死機聚焦于目標不放松，離現(xiàn)實越近在一英寸的地方深挖一英里多頭任務(wù)并舉時思考：接收的原因，重要程度，征求老板意見。,43,11、合理分配加班加點,一日之計在于晨，一年之計在于春？檢查日表中的任務(wù)，再統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排。能否最好利用時間？是否合適的時間完成合適的任務(wù)？分析分類任務(wù)：可以刪除的、可以少花時間的、可以委派別人的、類似合并的？上午是可以取得最大工作效益的時機。,44,12、清理桌面先工作后整理,只保留近期文件，要專注于當前的文件：正在處理和未來四周內(nèi)需要使用的文件清空辦公桌面，按使用頻率重新擺放物品在顯目的地方擺上時鐘、戴手表、設(shè)定時限，建立時間觀念歸類文具于一起，足夠一月使用,45,13、辦公室5S亂成一堆,整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)分類一般為7-10個文擋，標準適當寬些常用信息、即刻行動、當前項目、日常工作、客戶工作、有待解決、委派他人等文件夾紙頁適當，把大文件夾分成幾個小文件夾，文件夾取名彩色標簽、彩色文件夾類別更好桌面上只放一件東西，每天整理一點點，每天清理辦公桌，收起文擋，掌控一切,46,14、減少干擾隨叫隨到,每天上午至少三次詢問團隊成員是否有問題或需要什么，他們看到你的機會越多，需要進你辦公室的次數(shù)就會越少干擾會耗去6-9分鐘，再需要4-5分鐘恢復，打攪三次后，你的專注力會消散轉(zhuǎn)換桌椅方位，把多余椅子拿走，閉關(guān)、掛免戰(zhàn)牌、躲進無人辦公室，躲避噪音分析干擾事件，緊急、重要、目標性等近期干擾的頻率、程度、減少方法等,47,15、管理郵件受制于它,初次看到郵件即刻處理，瀏覽一遍，刪除垃圾文件、無聊內(nèi)容，回應重要內(nèi)容專時處理，關(guān)閉郵件提醒功能，電話及時回復可保私密性，建立二級文件夾，設(shè)置過濾器攔截信息善用附件，內(nèi)容5W1H，認真簡潔，當天回復，敏感問題使用電話利用15-30分鐘分批集中處理郵件，然后關(guān)閉郵箱，處理下面的任務(wù),48,16、管理電話隨意接打,鼓勵來電者盡快進入主題，不斷詢問以清楚其真實意圖和想法，方便時回電記錄分析一周的電話情況，是否必要、授權(quán)、縮短電話時間回復電話時問“我能為你做些什么”讓人們知道找你和回避的時間，留出回電的時間，特定時間中午前批量打電話,49,17、充分授權(quán)事必躬親,集中精力，聚焦目標，提高效率，致力于團隊，能培養(yǎng)和激勵員工分析任務(wù)的風險、價值、職責，員工的能力、提升作用等選擇合適的人選進行授權(quán)，并提供支持監(jiān)督控制