檔案管理規(guī)定VIP

檔案管理規(guī)定 第一章 總則 一、為加強(qiáng)公司檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制訂本規(guī)定。 二、本規(guī)定所稱的檔案 是指過去和現(xiàn)在的公司各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理及宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存 價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦資料等不同形式的歷史記錄。 三、公司及各部門、員工有保護(hù)檔案的義務(wù)。 四、檔案工作實行各部門負(fù)責(zé)管理。 第二章 檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé) 一、公司各部門指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作（即負(fù)責(zé)人）。 二、檔案工作由公司總經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)安排，各部門負(fù) 責(zé)接收，收集、整理、保管檔案工作。 三、辦公室應(yīng)逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便使用工作逐步實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。 第三章 檔案的管理 （一） 歸檔范圍 1、 可歸檔的：是指公司在各項活動中直接形成的對社會和本公司具有保存價值的各種文字、圖表、音像等不同形式歷史記錄。 2、 不必歸檔的： （ 1） 上級未定稿的管理性文件 （ 2） 未生效的合同、協(xié)議書 （ 3） 其他單位抄送的不需辦理、也無參考價值的文件 （二） 歸檔時間 隨時歸檔：隨時歸檔適用于包括機(jī)密性文件及外來文檔、臨時文件等。 （三） 歸檔份數(shù) 1、凡是需要?dú)w檔的文件材料一般應(yīng)歸檔一份。但是，重要的使用頻繁的文 件材料可以根據(jù)需要，由檔案保管人員再將一份或者兩份隨同檔案保管，專供日常借閱使用。 2、歸檔的電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。 （四） 歸檔要求 1、歸檔的文件，必須做到書寫整齊，字跡工整，圖象清楚，格式統(tǒng)一。 2、歸檔的文檔，必須達(dá)到完整、準(zhǔn)確并由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審查簽字。 （五） 歸檔手續(xù) 對歸檔的文件進(jìn)行檢查，編制檔案冊，嚴(yán)格驗收，交接雙方在移交清單冊上簽字，以便查考。 （六）借閱手續(xù) 1、對借閱的文檔認(rèn)真、負(fù)責(zé)填寫借閱單；借閱單內(nèi)容包括部門、經(jīng)辦人、借閱文件、類別、借閱時間、借閱歸還時間、注明等 事項，經(jīng)總經(jīng)理或部門經(jīng)理簽字方能借閱。 2、 閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。 （七）檔案保密措施 *公司的密級確定 1、絕密、重要 2、機(jī)密 3、普通 屬于密級之內(nèi)的檔案，都應(yīng)標(biāo)明密級，使用個人有責(zé)任保守秘密。 凡有密級的檔案，不同密級由不同范圍的人員接觸使用，不得擅自擴(kuò)大使用范圍。 絕密重要檔案訂期檢查檔案其保管情況，如發(fā)現(xiàn)失、泄密問題及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，并采取措施，防止擴(kuò)散。 （八）檔案的保管制度 檔案保管人員隨時注意對檔案柜的落鎖，保障 檔案的安全性。 （九）檔案的銷毀 1、任何部門或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案資料。 2、保存沒必要繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)及時予以廢除或銷毀，廢除或銷毀程序必須報總經(jīng)理認(rèn)可，由二個人員工在場監(jiān)督銷毀，一般性的本部門內(nèi)部檔案經(jīng)部門經(jīng)理核對后進(jìn)行粉碎銷毀。 3、經(jīng)批準(zhǔn)的銷毀的公司檔案，檔案保管員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清冊，并在銷毀清冊上簽字。 （十） 處理條例 有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，扣薪處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任： 1. 毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案 2. 擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案 3. 涂改、偽造檔 案 4. 未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級查閱者（檔案管理者同罰） 第四章 責(zé)任 本制度適用于公司各員