文書與檔案管理基礎(chǔ)練習(xí)(含答案) 第一章 文書與檔案工作概述.doc

第一章 文書與檔案工作概述一、填空題1文書包括 公務(wù)文書 和 私人文書 。2公務(wù)文書的產(chǎn)生是和文字、 階級 和 國家 的產(chǎn)生緊密地結(jié)合在一起的。3隨著文字的出現(xiàn)，必然形成反映人類活動的各種 文字記錄 ，從而形成各種 管理活動 中的文書。4我國最早的公務(wù)文書是在河南省 安陽縣 發(fā)現(xiàn)的 甲骨 文書。5由于工作的持續(xù)和事業(yè)發(fā)展以及遺留后世的需要，人們把日后仍需 查考 的材料有意識地留存下來，這樣文書就轉(zhuǎn)化為 檔案 了。6文書是檔案的 前身 ，檔案是文書的 歸宿 ，檔案與文書是同一事物的兩個不同發(fā)展階段。7檔案是記錄人類社會 實(shí)踐活動 各種信息的載體。8檔案來源于社會實(shí)踐，檔案的形成主體是 人 ，檔案記錄是 原始信息 ，檔案的多樣性表現(xiàn)在兩個方面，一是檔案 門類 的多樣性，二是檔案 載體 的多樣性，人類實(shí)踐活動的多樣性決定了 檔案 的多樣性。9檔案的形成主體既包括自然人，也包括 法人 ，還包括其他的 社會群體 。10文書轉(zhuǎn)化為檔案必須有個過程，即 立案歸檔 。11對國家和社會有保存價值的那部分文書才能轉(zhuǎn)化為 檔案 。12文書工作主要是文書的擬制與處理，以服務(wù) 現(xiàn)行工作 為主。13檔案工作主要是文書的收集與 保管 ，既要為現(xiàn)行工作服務(wù)，又要考慮長遠(yuǎn)的 利用 。14文書工作和檔案工作的特征有 服務(wù)性 、 政治性 、管理性。15檔案工作的基本內(nèi)容包括檔案的收集、整理、鑒定、 保管 、統(tǒng)計(jì)、檢索、 利用 、編研等八項(xiàng)工作。16文檔一體化就是從文書和檔案工作 全局 出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從文件生成制發(fā)到歸檔管理的全過程的 控制 。17從某種意義上講，行政管理機(jī)關(guān)就是 行政管理 信息的加工廠。18采用文檔一體化管理模式，可以使檔案收集更加完整、 系統(tǒng) 、便捷、 準(zhǔn)確 、安全。19公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡、 高效 的原則，做到及時、準(zhǔn)確、 安全 。20文書工作的基本原則有實(shí)事求是原則、 少而精 原則、時效性原則、 保密 原則。21精簡、優(yōu)質(zhì)、 改進(jìn)文風(fēng) ，是文書工作的一項(xiàng)重要原則。22檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案的 完整 與安全，便于社會各方面的 利用 。23維護(hù)檔案的完整，有兩方面含義，一是 數(shù)量 上，二是 質(zhì)量 上。24維護(hù)檔案的安全有兩方面含義，一是保證檔案 實(shí)體 的安全，二是保證檔案 內(nèi)容的安全。25便于社會各方面的 利用 ，這是檢驗(yàn)檔案工作的主要標(biāo)準(zhǔn)，它體現(xiàn)了檔案工作的根本目的 。26便于社會各方面的 利用 這一原則是檔案工作基本原則中一個最重要的方面。27辦公室的性質(zhì)有輔助性、 綜合性 和 管理性 。28辦公室的職能有承上啟下、 參謀咨詢 和 綜合協(xié)調(diào) 。29辦公室既是決策指導(dǎo)中心的 輔助機(jī)構(gòu) ，又是職能部門和下級組織的 綜合平衡 機(jī)構(gòu)。30辦公室主要從 收集資料 和 協(xié)助決策 兩方面發(fā)揮參謀咨詢的作用。31辦公室的綜合協(xié)調(diào)工作內(nèi)容有統(tǒng)一步調(diào)、 化解矛盾 、合理安排、 督促辦理 。32辦公室綜合協(xié)調(diào)工作中的合理安排，最主要的兩個方面是 人員 的調(diào)配和 時間 的統(tǒng)籌。33埋頭苦干、樂于奉獻(xiàn)，是文書檔案工作人員的 行為準(zhǔn)則 。34做好文書檔案工作的前提是要有 樂于奉獻(xiàn) 的精神。35謙虛謹(jǐn)慎、 平等待人 是文書檔案工作人員必須具備的工作作風(fēng)。36辦公室文員應(yīng)當(dāng) 腿 勤、 手 勤、 腦 勤。37職業(yè)形象是某一職業(yè)崗位上的工作人員 綜合素質(zhì) 的外在顯現(xiàn)，是社會對其總體印象的 認(rèn)定 和評價，是人們長期自我 修養(yǎng)鍛煉 的結(jié)晶。38舉止得體，作風(fēng)干練， 形象優(yōu)雅 是辦公室文員應(yīng)有的形象。39文書檔案工作在黨政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)體系中是一項(xiàng)政治性、機(jī)要性、 事務(wù)性 、技術(shù)性、服務(wù)性 都很強(qiáng)的日常工作。40企事業(yè)單位的文書與檔案從內(nèi)容上劃分，可分為 管理類 、科技類、會計(jì)類、 干部職工 類。41企事業(yè)單位文書與檔案的特性有：種類多樣， 專業(yè)性強(qiáng) ，職能突出。42按照記錄內(nèi)容來劃分，最常見的企事業(yè)單位文書與檔案有 4 大類 10 種。二、判斷題1檔案是原始的歷史記錄，這是檔案的本質(zhì)特征。 （ ）2所有的文書都能轉(zhuǎn)化為檔案。 （ ）3檔案是人類社會特有的現(xiàn)象。 （ ）4文書是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文書的精華。 （ ）5文書是檔案的因素，檔案是文書的組合。 （ ）6文書工作是檔案工作的源頭和基礎(chǔ)。 （ ）7檔案工作的服務(wù)性表現(xiàn)為一種資料后勤性質(zhì)的工作。 （ ）8檔案室工作是指對機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案的管理和檢索工作。 （ ）9文檔一體化事實(shí)上是行政信息管理一體化。 （ ）10所謂文檔一體化，就是要消除文件與檔案的區(qū)別。 （ ）11從現(xiàn)行文書到檔案是一個連續(xù)統(tǒng)一、前后銜接的過程。 （ ）12及時、迅速地辦理文書是文書工作最基本的原則之一。 （ ）13統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，是我國檔案工作的組織原則和管理體制。 （ ）14維護(hù)檔案的完整與安全是檔案管理的最基本要求。 （ ）15檔案數(shù)量上的完整和質(zhì)量上的完整沒有聯(lián)系和影響。 （ ）16檔案的完整與安全之間沒有聯(lián)系。 （ ）17文書檔案工作是機(jī)關(guān)的窗口。 （ ）三、單選題1著作手稿、日記、證書、房地契等文書屬于（ a ）a私人文書 b公務(wù)文書 c機(jī)密文書 d公開文書2我國現(xiàn)存最早的甲骨文書是在（ c ）發(fā)現(xiàn)的a陜西臨潼 b北京 c河南安陽縣 d甘肅敦煌3不屬于檔案形成主體的是（ d ）a自然人 b法人 c社會群體 d猿人4不屬于文書工作和檔案工作特征的是（ c ）a服務(wù)性 b政治性 c階級性 d管理性5檔案工作作為一種資料后勤性質(zhì)的工作，其特征是（ a ）a服務(wù)性 b政治性 c管理性 d階級性6對文件材料的整理、編目、歸檔是文書工作內(nèi)容的（ c ）a文書的形成和制作工作 b公文的處理工作c公文的管理工作 d接待來訪、處理來信7不屬于文書工作基本原則的一項(xiàng)是（ d ）a實(shí)事求是原則 b少而精原則c時效性原則 d統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理8既有事務(wù)性工作，又有政務(wù)性工作，屬于辦公室性質(zhì)的（ b ）a輔助性 b綜合性 c管理性 d中介性9不屬于辦公室性質(zhì)的一項(xiàng)是（ d ）a輔助性 b綜合性 c管理性 d中介性10成為上司最可信賴的“伙伴”是商業(yè)活動辦公室文員素質(zhì)要求的（ a ）a可靠性 b責(zé)任性 c謹(jǐn)慎性 d組織能力四、多選題1文書工作和檔案工作的特征有（ bcd ）a保密性 b服務(wù)性 c政治性 d管理性2文書工作的基本原則是（ abcd ）a實(shí)事求是原則 b少而精原則 c時效性原則 d保密原則3辦公室的性質(zhì)有（ acd ）a輔助性 b中介性 c綜合性 d管理性4辦公室的職能有（ abc ）a承上啟下 b參謀咨詢 c綜合協(xié)調(diào) d收集管理5企業(yè)、事業(yè)單位文書與檔案的特性有（ acd ）a種類多樣 b承上啟下 c專業(yè)性強(qiáng) d職能突出五、名詞解釋1文書是人們在社會實(shí)踐活動中為了憑證、記載、公布和傳遞信息的需要，以文字的方式在一定書寫材料上表達(dá)思想意圖的一種書面記錄。2檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人在從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。3文書工作就是通過互相銜接的一系列程序和手續(xù)，完成擬制、處理和管理文件材料的工作。4檔案工作就是對檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研等工作。5檔案室工作是指對機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案的管理和利用工作，還包括對下屬機(jī)構(gòu)檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)工作。6文檔一體化就是從文書和檔案工作全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從文書生成制發(fā)到歸檔管理的全過程控制。文檔一體化事實(shí)上是行政信息管理一體化。7三位一體指單位內(nèi)部實(shí)行文檔一體化，文書處理完畢，立卷、著錄工作也同時完成。8職業(yè)道德是人們按照社會分工從事一定職業(yè)時，所要遵循的道德標(biāo)準(zhǔn)。9職業(yè)素養(yǎng)是人們按照社會分工從事一定職業(yè)時，所應(yīng)具備的素質(zhì)和修養(yǎng)的總稱，是一個人的職業(yè)品質(zhì)和職業(yè)能力的總和。10職業(yè)形象是某一職業(yè)崗位上的工作人員綜合素質(zhì)的外在顯現(xiàn)，是社會對其總體印象的認(rèn)識和評價。它是人們長期自我修養(yǎng)鍛煉的結(jié)晶。六、簡答題1檔案的內(nèi)涵和外延。答： 檔案來源于社會實(shí)踐； 檔案的形成主體是人； 檔案記錄是原始信息； 人類實(shí)踐活動的多樣性決定了檔案的多樣性。2文書工作和檔案工作的特征。答： 服務(wù)性； 政治性； 管理性。3文書工作的具體內(nèi)容。答： 文件的形成和制作工作； 公文的處理工作； 公文的管理工作； 接待來訪； 為領(lǐng)導(dǎo)人員準(zhǔn)備參考材料等。4文檔一體化的意義。答： 使檔案收集完整、系統(tǒng)、便捷、準(zhǔn)確、安全； 文檔超前控制； 信息檢索效率提高。5文書工作的基本原則。答： 實(shí)事求是原則； 少而精原則； 時效性原則； 保密原則。6檔案工作基本原則。答： 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理； 維護(hù)檔案的完整與安全； 便于社會各方面的利用。7檔案工作“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”原則所包含的內(nèi)容。答： 全國的檔案工作統(tǒng)一于各級黨委和人民政府領(lǐng)導(dǎo)之下； 國家全部檔案由各級各類檔案機(jī)構(gòu)分別集中管理； 黨政檔案和檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理。8辦公室的性質(zhì)。答： 輔助性； 綜合性； 管理性。9辦公室的職能。答： 承上啟下； 參謀咨詢； 綜合協(xié)調(diào)。10辦公室綜合協(xié)調(diào)的內(nèi)容。答： 統(tǒng)一步調(diào)； 化解矛盾； 合理安排； 督促辦理。11文書工作的責(zé)任表現(xiàn)（意義表現(xiàn)）。答： 它是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位工作的紐帶； 它是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)工作的助手； 它是保守黨和國家機(jī)密的一個重要環(huán)節(jié)； 它可為檔案工作打好基礎(chǔ)。12檔案工作的責(zé)任表現(xiàn)。答： 要保障檔案原貌的真實(shí)、完整無損； 要堅(jiān)持來源原則等久經(jīng)考驗(yàn)的檔案原則； 要使檔案信息轉(zhuǎn)化為知識，實(shí)現(xiàn)檔案價值的增值。13職業(yè)道德所包含的內(nèi)容。答： 要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感； 要有埋頭苦干、樂于奉獻(xiàn)的精神； 謙虛謹(jǐn)慎，平等待人； 遵守紀(jì)律，嚴(yán)守秘密； 要勤奮工作，主動負(fù)責(zé)。14文書與檔案工作人員的職業(yè)素養(yǎng)內(nèi)容。答： 有高度的政治責(zé)任心和思想覺悟； 掌握本單位、本專業(yè)、本部門的業(yè)務(wù)知識、專門業(yè)務(wù)和工作規(guī)律，不斷提高文書和檔案的處理效率和質(zhì)量； 有良好的工作作風(fēng)和精明干練的辦事能力； 要有豐富的現(xiàn)代科學(xué)文化知識，掌握現(xiàn)代化辦公的本領(lǐng)； 應(yīng)有較強(qiáng)的寫作、口頭表達(dá)能力，并具備概括分析、社會活動、協(xié)調(diào)組織、應(yīng)變能力等。15商業(yè)活動對辦公室文員的素質(zhì)要求。答： 語言文字能力； 組織能力； 可靠性； 責(zé)任感； 謹(jǐn)慎性； 機(jī)智和交際能力； 獲取相關(guān)信息的興趣。16文書與檔案工作人員的職業(yè)形象具體表現(xiàn)。答： 外貌端莊，服飾整潔； 舉止有理，說話得體，平易近人； 溫和，耐心，富有親和力，善于營造團(tuán)結(jié)合作的工作氛圍； 樂于助人，與周圍的同事關(guān)系融洽； 恪守時間，工作高效，思路清晰，辦事利落，精神飽滿，富有創(chuàng)造性。17企業(yè)、事業(yè)單位文書與檔案的特性。答： 種類多樣； 專業(yè)性強(qiáng)； 職能突出。七、論述題1簡述文書的產(chǎn)生。答：隨著文字的出現(xiàn)，反映人類活動的各種文字記錄必然形成，從而形成各種管理活動中的文書。但是，作為管理國家工具的公務(wù)文書，卻是隨著國家的產(chǎn)生而出現(xiàn)的。所以說，公務(wù)文書的產(chǎn)生是和文字、階級及國家的產(chǎn)生緊密地結(jié)合在一起的。2簡述文書的發(fā)展和演變過程。答：社會愈向前發(fā)展，文書作為統(tǒng)治階級管理政務(wù)的工具，亦隨之不斷地變化和發(fā)展，從文書的制成材料看，由甲骨開始而至青銅、竹木、鐵質(zhì)、石板、泥板、紙草、紙張等；從文書的名稱看，由“典冊”、“中”、“典籍”到漢代出現(xiàn)了“文書”一詞，后“文書”的名稱又有變化，由“文案”、“文卷”、“案卷”、“簿籍”、“文牘”、“牌子”、“本案”而后最終到民國又稱“文書”。東漢發(fā)明了紙張，到了東晉末期，公文全部用紙書寫，紙張就成了惟一的公文書寫材料。文書用紙之后，引起了文書本身形式及各種有關(guān)公文制度的變化。如文書由竹木的篇或版等形式變?yōu)榫磔S，后又改成折疊式；公文蓋印方法也由以前的封泥法改為朱色水印辦法；公文押字之制變化為“騎縫”或“押縫”制度；出現(xiàn)了草體字等。到后來，隨著各級機(jī)關(guān)廣泛地使用文書，無論是種類、名稱，還是內(nèi)容、形式，也都越來越豐富多彩。3簡述文書與檔案的聯(lián)系與區(qū)別。答：（1）聯(lián)系：文書是檔案的前身，檔案是文書的歸宿，檔案與文書是同一事物的兩個不同發(fā)展階段。文書是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文書的精華。文書是檔案的因素，檔案是文書的組合。（2）區(qū)別：公務(wù)文書是用于管理國家機(jī)關(guān)政務(wù)和企事業(yè)單位事務(wù)的工具，檔案是記錄人類社會實(shí)踐活動各種信息的載體。4為什么說文檔一體化是文書與檔案工作的發(fā)展方向？答：（1）文檔一體化事實(shí)上是行政信息管理一體化；（2）文書處理和檔案管理的傳統(tǒng)管理方式是兩項(xiàng)互為獨(dú)立的工作。隨著社會的發(fā)展和信息管理科學(xué)化，使檔案的利用占有越來越重要的地位；（3）實(shí)行文檔一體化，不僅可以加強(qiáng)檔案部門對文件管理的超前控制，保證進(jìn)館檔案的質(zhì)量，還能減少檔案部門的工作程序，改變文書檔案事后監(jiān)督指導(dǎo)的被動局面，避免重復(fù)勞動，使文檔工作流程科學(xué)化、合理化；（4）現(xiàn)代信息技術(shù)能夠保證將文書處理的結(jié)果很便捷地用于檔案工作。數(shù)據(jù)庫技術(shù)的發(fā)展，使我們可以將龐大的公文或檔案信息進(jìn)行有序組合，并可據(jù)此發(fā)展檢索技術(shù)；允許建立多媒體對象數(shù)據(jù)庫，將照片、聲音等特殊檔案納入到統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)之中。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用可以徹底消除文書部門與檔案部門因?yàn)榈乩矸指疃鵁o法實(shí)現(xiàn)一體化的顧慮；（5）文檔一體化的技術(shù)已經(jīng)成熟，文檔一體化大有作為，因此，它是文書與檔案工作的發(fā)展方向。5單位內(nèi)部文檔一體化的操作有哪些方法？答：（1）在文件登記時，按全宗內(nèi)檔案實(shí)體分類方案為文件分類；（2）鑒定文件價值，將其區(qū)分為永久、定期和不歸檔三級；（3）在已經(jīng)分類和鑒定價值的基礎(chǔ)上為文件立卷；（4）為文件標(biāo)引檔號、分類號、主題詞等；（5）將文件主要特征著錄在案卷封面上。6試述文