科技檔案管理 (2).ppt

第五章科技檔案管理 主要內容第一節(jié)科技檔案概念和種類第二節(jié)科技檔案的收集工作第三節(jié)科技檔案的整理工作第四節(jié)科技檔案的鑒定工作 第一節(jié)科技檔案概念和種類 主要內容一 科技檔案的概念 了解 二 科技檔案的基本種類及內容構成 了解 一 科技檔案的概念 了解 科技檔案指企 事業(yè)單位和國家機構 社會組織及個人從事生產 科研 基建及管理活動形成的對國家和社會具有保存價值的應當歸檔保存的科技文件材料 二 科技檔案的基本種類及內容構成 了解 主要了解產品 科研 基建 設備檔案 P155 主要內容一 科技檔案收集工作的要求 了解 二 基層檔案部門開展科技檔案收集工作的方法和措施 掌握 第二節(jié)科技檔案的收集工作 一 科技檔案收集工作的要求 了解 一 要認真貫徹集中統(tǒng)一管理科技檔案的原則 二 要遵循科技檔案的自然形成規(guī)律 三 要保證科技檔案的完整準確 二 基層檔案部門開展科技檔案收集工作的方法和措施 掌握 一 按歸檔制度的規(guī)定接收科技文件材料歸檔 二 納入計劃管理 實行多種方式結合的收集方法 1 把材料形成工作納入有關的管理制度 納入工作程序及網絡圖 納入科技人員的職責范圍 納入有關承包合同 納入經濟責任制 2 把科技文件材料的形成 積累整理 歸檔和歸檔后的修改補充納入工作計劃 收集方式 接收歸檔與現(xiàn)場收集相結合 隨時收集和集中收集 對內收集和對外收集相結合 三 確定和疏通科技檔案收集渠道 定向 定內容收集 四 抓住重要環(huán)節(jié)和關鍵階段進行收集1 產品檔案的產品試制鑒定或定型階段 2 工程設計檔案的設計結束和總結階段 3 基建檔案的工程竣工驗收階段 4 設備檔案的開箱 安裝 調試階段 5 科研檔案的成果鑒定和年度總結階段 第三節(jié)科技檔案的整理工作 主要內容一 科技檔案整理工作的內容 了解 和原則 掌握 二 科技檔案的分類 掌握 三 科技檔案案卷的排列 掌握 四 科技檔案號的編制 掌握 五 科技檔案檢索工具的編制 了解 一 科技檔案整理工作的內容和原則 一 科技檔案整理工作的內容 了解 兩個過程 一是科技業(yè)務部門對科技文件材料的整理 二是科技文件歸檔后 檔案部門獨立進行的整理 這又包括分類 排列 編檔號等環(huán)節(jié) 二 科技檔案整理的原則 掌握 1 遵循自然規(guī)律 保持文件之間的有機聯(lián)系2 充分利用檔案原有的整理基礎 對科技檔案進行分門別類的整理3 便于保管和利用 二 科技檔案的分類 掌握 一 科技檔案分類的基本要求1 科技檔案的分類 要符合形成檔案的專業(yè)和形成單位的科技活動性質和特點 2 在一個單位內部和一個專業(yè)系統(tǒng)內部 同一科技檔案的分類標準應該一致 3 分類的層次類目要簡明 不宜過多過繁 4 分類應力求按專業(yè)系統(tǒng)實現(xiàn)標準化 二 科技檔案分類方案的編制1 根據(jù)庫藏科技檔案的基本種類設大類 有多少種科技檔案 就可以設置多少個大類 2 在每個大類中 根據(jù)科技檔案的內容構成和形成特點 按照已確定的分類標準和分類方法 進行類系展開 設置相應的上位類和下位類 形成不同的類別層次 構成一個完整的類系 3 給每一個類目以固定的代字或代號 4 將形成的類目體系用文字敘述或圖表的形式表達出來 5 撰寫說明 指出分類方案的編制依據(jù) 分類標準 類目代字和代號的使用方法 三 科技檔案分類的方法及實際應用第一步 對庫藏按種類劃分大類 產品檔案 基建檔案 科研檔案 設備檔案等 第二步 對每種科技檔案進行分類 工程項目分類法 型號分類法 課題分類法 專業(yè)分類法 時間分類法 地域分類法 實際應用 P168 三 科技檔案案卷的排列 掌握 P173第一種是分類排列 第二種是流水號排列 四 科技檔案號的編制 掌握 科技檔案號是指保管單位的編號或代號 是科技檔案分類號和保管單位順序號的組合體 一 科技檔案號的編制要求 反映科學秩序 同分類方法和分類方案一致 由代字和代號組成 力求簡明 最好設置三個層次 二 科技檔案號的編制1 編代字 代號表 以拼音縮寫首字母為代字 2 確定檔號編制結構 填寫檔號基本模式 科技檔案號 分類號 案卷順序號 例1 某單位基建檔案號 例2 某單位設備檔案號 例3 某單位產品檔案號 五 科技檔案檢索工具的編制 了解 一 總目錄 二 分類目錄 三 專題目錄 第四節(jié)科技檔案的鑒定工作 主要內容一 科技檔案鑒定工作的內容 了解 二 科技檔案價值鑒定的原則 掌握 和價值因素 了解 三 科技檔案保管期限表的編制 掌握 四 科技檔案價值鑒定工作的方法和步驟 了解 一 科技檔案鑒定工作的內容 了解 鑒定通過兩個過程實現(xiàn) 一是在歸檔階段 二是在管理階段 二 科技檔案價值鑒定的原則和價值因素 一 科技檔案鑒定的核心問題是劃定保管期限 保管期限確定原則 掌握 1 凡是在工作查考 經驗總結 科學研究等方面具有長遠利用價值的科技檔案 都應永久保存 2 凡是在一定時期內具有利用價值的科技檔案 都可以定期保存 長期或短期 3 凡是介于兩種保管期限之間的科技檔案 保管期限一律從長 二 影響科技檔案價值的因素 了解 技術因素功能因素時間因素典型因素作者因素名稱因素 三 科技檔案保管期限表的編制 掌握 一 說明部分 包括保管期限表的編制根據(jù) 確定保管期限的原則 保管期限的適用范圍 條款分類和排列方法 計算方法 批準時間和使用時間 使用應注意的問題 二 條款部分 包括序號 條款名稱 保管期限 備注等項目 其中條款部分說明 1 是一組同類型的科技檔案的概括名稱 不是某一份科技檔案的名稱 2 同一條款保管期限不同的在條款下分別注明 但條款的序號不變 四 科技檔案價值鑒定工作的方法和步驟 了解 一 方法 直接鑒定法 二 步驟 個人初步鑒定 集體審查 三 銷毀和善后處理1 編寫銷毀清冊編寫鑒定工作報告組織銷毀2 善后處理工作 1 注銷已經銷毀的科技檔案 2 變更調整過的保管期限 3 案卷內文件有變動的要調整重新組卷 4 調整科技檔案的排架順序 5 將鑒定