制度體系梳理及優(yōu)化工作方法.doc

制度體系梳理及優(yōu)化工作方法 企業(yè)制度體系通常存在以下問題：其一，制度未實(shí)現(xiàn)歸口管理，并建立相應(yīng)的管理流程。其二，制度未建立統(tǒng)一的框架，層次不清，界面不明。由此，政出多門，制度之間難免沖突，與業(yè)務(wù)實(shí)際不符，或難以對(duì)業(yè)務(wù)開展提供指引。 明確制度歸口管理部門之后，制度體系梳理及優(yōu)化可從以下五個(gè)步驟展開: 1.制度資料收集與分析。 制度體系優(yōu)化之初，需要對(duì)企業(yè)現(xiàn)行制度運(yùn)行情況進(jìn)行總結(jié)、分析，通過收集現(xiàn)行制度資料，包括管理制度、管理標(biāo)準(zhǔn)、程序文件、補(bǔ)充性管理規(guī)定、管理辦法、作業(yè)細(xì)則、紅頭文件、通知等文件，提煉制度主體所界定管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)，備注制度與業(yè)務(wù)實(shí)際的適用性。 2.制度體系框架設(shè)計(jì)。 制度是企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)、盈利模式落地的載體之一，通過制度授權(quán)，使流程效率得以發(fā)揮。因此，制度體系框架設(shè)計(jì)首先需要根據(jù)組織、部門職能或流程分解，形成制度框架的橫向分類；其次，根據(jù)制度對(duì)具體工作的作用，形成制度框架的縱向分級(jí)。 例如，關(guān)于制度的橫向分類，從企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策管理、戰(zhàn)略管理、顧客與市場(chǎng)管理、資源管理、生產(chǎn)運(yùn)營管理、績效管理等六大管理系統(tǒng)出發(fā)，項(xiàng)目組劃分了決策管理、組織治理、戰(zhàn)略管理、顧客關(guān)系管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、信息管理、科技管理、相關(guān)方關(guān)系管理、安全管理、環(huán)境保護(hù)管理、績效管理、知識(shí)管理等20個(gè)制度模塊。 關(guān)于制度的縱向分級(jí)，項(xiàng)目組確定了管理制度、管理辦法和實(shí)施細(xì)則三個(gè)層級(jí)，并根據(jù)制度規(guī)范管理事項(xiàng)的包含關(guān)系界定制度層級(jí)，明確了該制度在體系中的坐標(biāo)，解決了僅僅以制度名稱劃分制度層級(jí)，以及所謂制度、規(guī)定、辦法、細(xì)則等概念問題。 3.制度優(yōu)化方案確定。 根據(jù)制度體系優(yōu)化建立統(tǒng)一制度的目標(biāo)，制度優(yōu)化從制度結(jié)構(gòu)、制度內(nèi)容、格式規(guī)范、制度管理等方面展開。 制度結(jié)構(gòu)方面，在前期制度資料收集、分析的基礎(chǔ)上，將現(xiàn)行制度納入制度體系框架中，判斷各制度模塊下框架是否完整、內(nèi)容是否獨(dú)立，確定制度新增、結(jié)構(gòu)調(diào)整、制度廢止等方案。 制度內(nèi)容方面，從現(xiàn)行制度與業(yè)務(wù)實(shí)際的適用性以及優(yōu)化空間大小、制度執(zhí)行主體以及權(quán)責(zé)是否明確，確定制度內(nèi)容修訂方案。 格式規(guī)范方面，需要通過標(biāo)準(zhǔn)格式界定制度的關(guān)鍵要素，因此不同性質(zhì)、各層級(jí)制度要素和表述規(guī)范都將明確界定。比如，項(xiàng)目組界定一級(jí)管理制度包含適用范圍、規(guī)范性引用文件、術(shù)語、職責(zé)、程序活動(dòng)、檢查與考核、報(bào)告和記錄、附錄等八個(gè)要素，并將流程圖與記錄表單作為制度附件。 制度管理方面，需明確制度建立、維護(hù)、檢查與考核等管理流程。 4.制度優(yōu)化編撰。 根據(jù)以上四個(gè)方面制度優(yōu)化方案，項(xiàng)目組制定了制度匯編目錄、制度修訂建議及制度格式模板，組織相關(guān)部門人員編撰相關(guān)制度，并提出“格式規(guī)范、內(nèi)容完整、PDCA”十二字寫作要訣。 格式規(guī)范指制度編寫要素齊全、表述規(guī)范；內(nèi)容完整指以差異性內(nèi)容分別描述制度規(guī)范各管理事項(xiàng)；PDCA是以PDCA循環(huán)對(duì)各管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行描述的一種方法。 5.制度審定，統(tǒng)一編號(hào)，匯編成冊(cè)。 由此，根據(jù)以上五個(gè)步驟開展制度體系梳理及優(yōu)化，保證了制度與公司業(yè)務(wù)的一致性，提高了制度的實(shí)