資金內部控制制度【精品企業(yè)管理參考資料】

資金內部控制制度 第一章 內控概述 一、定義與范圍 資金內部控制是公司對資金的籌集、可控資金的運用過程所采取的控制措施。本管理文件所指資金內部控制包括對以下資金業(yè)務的控制： 1、 資金預算與計劃 公司基于經營管理的需要而制定年度資金預算，并逐層分解到季度、月度以及每周，制定相應時段的預算或計劃。 2、 現(xiàn)金與銀行存款業(yè)務 包括公司現(xiàn)金與銀行存款的收入、支付、余額管理。 3、 借款與備用金 包括借款申請、審批、清償，備用金的申請、審批、日常使用及撤銷。 4、 費用報銷 5、 籌資 公司出于經營戰(zhàn)略、項目投資的需要，通 過證券市場或銀行籌集所需資金，包括籌資的計劃和實施。 6、 結算中心業(yè)務 結算中心作為公司及開戶的控股子公司進行資金統(tǒng)一管理、合理調配的機構，其業(yè)務包括開戶、現(xiàn)金收支、銀行結算、內部結算、對帳等。 本制度涉及公司各部門、分公司、駐外辦事處，以及通過結算中心進行資金結算的子公司。 二、控制目標 保證公司資金業(yè)務符合相關法律、法規(guī)及內部規(guī)定； 通過資金預算與計劃管理，保證資金存量與運用符合公司經營管理需要； 通過有效的資金規(guī)劃管理，減少資金占用，降低資金成本； 保證各項資金業(yè)務活動均按照適當授權進行 ，保障資金及其記錄的安全、完整，促使公司資金業(yè)務活動協(xié)調、有序、高效運行； 防止、發(fā)現(xiàn)和糾正資金業(yè)務中的錯誤與舞弊，保證資金帳實相符； 三、主要控制節(jié)點 根據(jù)預算制定月度和周付款計劃 會計部、結算中心檢查資金支付是否符合預算和計劃 部門部長、分管副總、總經理按照授權分級審批報銷、借款等資金支付 財務管理部部長、財務總監(jiān)、總經理按照授權分級審批結算中心大額資金的支付 董事會審批年度籌資計劃 四、控制政策與方法 通過資金預算和計劃控制資金的籌集與使用； 利用結算中心實現(xiàn)資金的統(tǒng)一管理、調配； 分級授權審批資 金支付。 第二章 組織機構及崗位職責 一、部門及部門職責 會計部 ： 核實付款、報銷是否符合資金預算與計劃； 核實付款、報銷是否經授權人審核、審批； 辦理借款、報銷等資金業(yè)務； 辦理現(xiàn)金收支和限額以下支票的簽發(fā)； 向結算中心傳遞結算單據(jù)； 正確記錄資金業(yè)務； 財務管理部 ： 對資金供需狀況進行分析，制定籌資方案和資金運用計劃； 根據(jù)授權審核、審批付款； 結算中心 ： 隸屬于財務管理部，統(tǒng)一管理和調配公司及控股子公司資金； 負責按照資金計劃和部門、控股子公司需求進行付款； 辦理銀行貸款業(yè)務 ； 辦理銀行結算業(yè)務； 辦理開戶單位間內部結算業(yè)務。 二、崗位職責 總經理 ： 審批資金運用計劃； 審批備用金申請； 按照授權審批借款、報銷； 審核籌資方案； 審批貸款計劃和申請，簽署貸款合同； 根據(jù)授權審批銀行付款； 財務總監(jiān) ： 根據(jù)公司經營管理的需要，制定資金政策； 根據(jù)授權審批或審核資金運用計劃； 審核籌資方案和貸款計劃； 審批銀行開戶申請； 根據(jù)授權審核、審批銀行付款； 財務管理部部長 ： 全面考慮公司資金狀況和各部門、控股子公 司對資金的需求，制定有效的資金運用方案； 審核資金運用計劃； 審核備用金申請； 審核籌資方案和貸款計劃； 審批結算中心內部開戶申請，審核銀行開戶申請； 根據(jù)授權審核、審批銀行付款； 管理結算中心，充分發(fā)揮結算中心在資金管理中的作用； 財務管理部財務分析員 ： 分析公司資金狀況和各部門、控股子公司對資金的需求； 起草籌資方案； 會計部部長 ： 審核備用金申請； 審核單據(jù)是否經授權審批； 會計部主管會計 ： 審核記帳憑證及其他會計憑證； 監(jiān)督出納進行現(xiàn)金盤點； 會計部制單會計 ： 開具收款收據(jù)、現(xiàn)金提款單； 根據(jù)業(yè)務內容制作電腦記帳憑證； 核對付款是否與資金計劃相符，報銷是否符合資金預算和相關規(guī)定； 會計部出納 ： 現(xiàn)金收、支、保管、盤點，及從結算中心提取現(xiàn)金； 銀行結算單據(jù)的收取、傳遞，限額以下支票的簽發(fā)； 登記現(xiàn)金、銀行存款日記帳； 結算中心主管會計 ： 全面負責結算中心結算業(yè)務； 結算中心信貸員 ： 起草貸款申請報告，具體辦理貸款 業(yè)務； 結算中心會計 ： 根據(jù)業(yè)務內容制作并打印電腦記帳憑證； 結算中心出納 ： 現(xiàn)金收、支、保管、盤點； 銀行結算單據(jù)的收取、傳遞； 登記現(xiàn)金、銀行存款日記帳。 結算中心外勤出納 ： 辦理銀行開戶、結算、對帳業(yè)務，取得銀行相關單據(jù)。 第三章 業(yè)務授權 資金內部控制業(yè)務授權，是指在公司內部各級管理人員在其職權范圍內，根據(jù)既定的權限及有關職責執(zhí)行各項資金業(yè)務。 資金內部控制業(yè)務授權詳見下表。 項 目 發(fā)起部門 會 簽部門 審核部門 批準部門 /崗位 /崗位 /崗位 /崗位 完成月付款計劃 財務管理部財務分析員 財務管理部部長 / 預算管理辦公室主任 / 財務總監(jiān) 總經理 完成周付款計劃 財務管理部財務分析員 財務管理部部長 財務總監(jiān) 完成項目備用金申請報告 經辦人 財務管理部部長 /會計部部長 部門部長 總經理 完成項目備用金撤銷申請 經辦人 部門部長 已列入周付款計劃且金額在一萬元以下的借款 借款人 會計部部長 部門部長 超出或未列入周付款計劃，且金額在一萬元以下的借款 借款人 部門部長 / 會計部部長 主管副總 項 目 發(fā)起部門 會 簽部門 審核部門 批準部門 /崗位 /崗位 /崗位 /崗位 一萬元以上（含一萬元）借款 借款人 部門部長 / 會計部部長 總經理 未超出部門月度費用預算且金額在五千元以下的費用報銷 報銷人 會計部部長 部門部長 未超出部門月度費用預算且金額在一萬元以下、五千元以上（含五千元）的費用報銷 報銷人 部門部長 / 會計部部長 分管副總 超出部門月度費用預算，或金額在一萬元以上（含一萬元）的費用報銷 報銷人 部門部長 / 會計部部長 總經理 完成籌資報告及籌資方案 財務管理部財務分析員 財務管理部/ 董事會秘書處 / 預算管理辦公室/ 投資管理辦公室 / 企業(yè)發(fā)展部 財務總監(jiān) / 總經理 /董事會 股東大會 完成月度銀行貸款計劃 財務管理部財務分析員 財務管理部部長 /財務總監(jiān) 總經理 完成貸款申請報告 結算中心信貸 財務管理部部 總經理 項 目 發(fā)起部門 會 簽部門 審核部門 批準部門 /崗位 /崗位 /崗位 /崗位 員 長 /財務總監(jiān) 結算中心內部開戶 開戶單位財務經理 開戶單位總經理 財務管理部部長 子公司銀行開戶 開戶單位財務經理 開戶單位總經理 / 財務管理部部長 財務總監(jiān) 結算中心五十萬元以下付款 開戶單位 財務管理部部長 結算中心金額在五十萬元以上（含五十萬元）、一百萬元以下付款 開 戶單位 財務管理部部長 財務總監(jiān) 結算中心一百萬元以上（含一百萬元）付款 開戶單位 財務管理部部長 /財務總監(jiān) 總經理 第四章 管理制度 資金使用計劃制度 ( P3-Z4-1 ) 一、 目的 本管理文件明確了公司根據(jù)資金預算制定和分解月度資金計劃過程的管理要求與操作規(guī)范，以規(guī)范資金計劃管理。 二、范圍 本程序管理文件對公司資金計劃管理進行了規(guī)定，適用于公司各部門，并涉及資金統(tǒng)一計劃的各控股子公司。如未加特別說明，本程序管理文件內所稱“控股子公司”均指其資金納入公司資金統(tǒng)一計劃管理的控股子公司。 三、 相關程序及制度 二、 業(yè)務流程 1、每月資金使用計劃 步驟 完成時間 涉及部門 崗位崗 步驟說明 1 每月 23 日 各職能部門 在資金預算、費用預算和經營預算控制范圍內，根據(jù)本部門下月業(yè)務對資金的需求狀況，編制本部門月資金使用計劃表，報財務管理部財務分析員 2 每月 23 日 控股子公司 在公司經營預算及資金預算控制范圍內， 步驟 完成時間 涉及部門 崗位崗 步驟說明 根據(jù)公司下月業(yè)務對資金的需求狀況，編制本部門月資金使用計劃表，報財務管理部財務分析員 3 財務管理部財務分析員 分析公司所控制資金狀況，在資金預算控制范圍內協(xié)調各部門、控股子 公司資金需求，編制月付款計劃表，將各部門及控股子公司納入付款計劃 4 每月 25 日 財務管理部財務分析員 將月付款計劃表附各部門、控股子公司的月資金使用計劃表，交財務管理部部長、預算管理辦公室主任 5 每月 27 日 財務管理部部長 /預算管理辦公室主任 審核月付款計劃表，提出修改意見。由財務管理部部長將月付款計劃表提交財務總監(jiān) 6 每月 28 日 財務總監(jiān) 審核月付款計劃表，提交總經理 7 每月 30 日 總經理 召開由各部門負責人參加的每月資金協(xié)調會議，討論月付款計劃表，最終由總經理 審批月付款計劃表，交結算中心、各部門和控股子公司存檔 2、每周資金使用計劃 步驟 完成時間 涉及部門 崗位崗 步驟說明 1 每周三 各職能部門 在月付款計劃表所確定的本部門本月付款總額控制范圍內，根據(jù)本部門下周業(yè)務對資金的需求狀況，編制本部門周資金使用計劃表，報財務管理部財務分析員 2 每周三 控股子公司 在月付款計劃表所確定的公司本月付款總額控制范圍內，根據(jù)公司下周業(yè)務對資金的需求狀況，編制公司周資金使用計劃表，報財務管理部財務分析員 3 財務管理部財務分析員 分析公司 所控制資金狀況，在月付款計劃控制范圍內協(xié)調各部門、控股子公司資金需求，編制周付款計劃表，將各部門及控股子公司納入付款計劃 4 每周四 財務管理部財務分析員 將周付款計劃表附各部門、控股子公司的周資金使用計劃表，交財務管理部部長 5 每周四 財務管理部部長 審核周付款計劃表，提出修改意見，提交財務總監(jiān) 6 每周五 財務總監(jiān) 審批周付款計劃表，交結算中心、各部門及控股子公司存檔；如周付款計劃對月付款計劃作出重大調整，應報請總經理審批 步驟 完成時間 涉及部門 崗位崗 步驟說明 7 每周五 總經理 在周付款計劃對 月付款計劃作出重大調整的情況下，審批周付款計劃表，交結算中心、各部門及控股子公司存檔 五、單據(jù)及報告 月資金使用計劃表 月付款計劃 周資金使用計劃表 周付款計劃 現(xiàn)金管理制度 ( P3-Z4-2 ) 一、 目的 本管理文件明確了公司現(xiàn)金收入、支出及余額的管理要求與操作規(guī)范，以規(guī)范現(xiàn)金收支程序。 二、范圍 本程序管理文件對公司現(xiàn)金管理進行了規(guī)定，適用于會計部及發(fā)生現(xiàn)金收支的各部門，但不包括結算中心。結算中心現(xiàn)金業(yè)務詳見 結算中心管理制度 ( P3-Z4-6 )。 三、相關程序及制度 資金使用計劃制度 ( P3-Z4-1 ) 借款管理制度 ( P3-Z4-5 ) 費用報銷管理制度 ( P3-Z4-6 ) 四、業(yè)務流程 1、現(xiàn)金收入管理 步驟 涉及部門及崗位 崗位崗 步驟說明 1 現(xiàn)金交款人 持相關單據(jù)，向制單會計提示繳付現(xiàn)金 2 制單會計 根據(jù)繳付現(xiàn)金的業(yè)務內容及現(xiàn)金金額開具收款收據(jù)一式四聯(lián)，由現(xiàn)金交款人簽字后加蓋會計章，交出納 步驟 涉及部門及崗位 崗位崗 步驟說明 3 現(xiàn)金交款人 將現(xiàn)金交出納 4 出納 收款，清點現(xiàn)金金額并與收款收據(jù)核對相符，在收款收據(jù)上加蓋“收訖”章，交制單會計 5 制單會計 將 收款收據(jù)兩聯(lián)交現(xiàn)金交款人，一聯(lián)存根，一聯(lián)作為原始憑證制作并打印電腦記帳憑證 6 主管會計 審核記帳憑證 7 出納 根據(jù)審核后記帳憑證及其所附收款收據(jù)登記現(xiàn)金日記帳 2、現(xiàn)金提款管理 步驟 涉及部門及崗位 崗位崗 步驟說明 1 出納 當庫存現(xiàn)金不能滿足現(xiàn)金支付需求時，提示制單會計開具現(xiàn)金支取單 2 制單會計 開具現(xiàn)金支取單一式三聯(lián)，填寫提款單位、金額及用途等，交主管會計。其中提款金額每天不超過十萬元 3 主管會計 審核現(xiàn)金支取單，簽字 4 制單會計 在現(xiàn)金支取單上加蓋預 留結算中心印鑒，交出納 步驟 涉及部門及崗位 崗位崗 步驟說明 5 出納 在兩日內到結算中心辦理現(xiàn)金提款手續(xù)，詳見 結算中心管理制度 ( P3-Z4-8 )之“ 3、 開戶單位提取現(xiàn)金管理 ” 6 出納 收取現(xiàn)金，在現(xiàn)金支取單上簽字。將現(xiàn)金支取單一聯(lián)留結算中心作收款收據(jù) 7 制單會計 將現(xiàn)金支取單一聯(lián)作存根，另一聯(lián)作為原始憑證制作并打印記帳憑證 8 主管會計 審核記帳憑證 9 出納 根據(jù)審核后記帳憑證及其所附收款收據(jù)登記現(xiàn)金日記帳 2、現(xiàn)金支出管理 2 1 現(xiàn)金借款管理 詳見 借款管理制度 ( P3-Z4-5 )。 2 2 現(xiàn)金報銷管理 詳見費用報銷管理制度（ P3-Z4-6）。 3、現(xiàn)金余額管理 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 崗位崗 步驟說明 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 崗位崗 步驟說明 1 每日下班前 出納 結出現(xiàn)金日記帳余額，并與電腦帳核對相符；盤點庫存現(xiàn)金，確保帳實相符。如帳實不符，應及時查找原因，帳實嚴重不符時應及時向主管會計和會計部部長匯報 2 出納 保持庫存現(xiàn)金一般不超過三萬元。超過限額的現(xiàn)金，應于當日存入結算中心，詳見結算中心 管理制度 ( P3-Z4-7 )之“ 2、現(xiàn)金收款管理”。 3 主管會計 /出納 主管會計不定期安排現(xiàn)金盤點， 由出納盤點，主管會計監(jiān)盤，形成現(xiàn)金盤點表，報會計部部長。如帳實不符，應及時查找原因，帳實嚴重不符時應及時向會計部部長匯報 4 月末 /年末 主管會計 /出納 進行定期現(xiàn)金盤點，由出納盤點，主管會計監(jiān)盤，形成現(xiàn)金盤點表，報會計部部長。如帳實不符，應及時查找原因，帳實嚴重不符時應及時向會計部部長匯報 5 會計部部長 當現(xiàn)金盤點帳實不符時，對出納及其他責任人進行處理 三、 單據(jù)及報告 收款收據(jù) 資金使用請示報告單（現(xiàn)金） 出差報告單 現(xiàn)金盤點表 銀行存款管理制度 ( P3-Z4-3 ) 一、 目 的 本管理文件明確了公司通過銀行進行收款、付款結算及銀行存款余額的管理要求與操作規(guī)范，以規(guī)范銀行存款業(yè)務的基本程序。 二、范圍 本程序管理文件適用于公司銀行存款業(yè)務，適用于會計部及收、付款相關部門，但不包括結算中心。涉及結算中心銀行存款業(yè)務詳見 結算中心管理制度 ( P3-Z4-8 )。 三、相關程序及制度 資金使用計劃制度 ( P3-Z4-1 ) 借款管理制度 ( P3-Z4-5 ) 費用報銷管理制度 ( P3-Z4-6 ) 結算中心管理制度 ( P3-Z4-8 ) 四、業(yè)務流程 1、銀行收款管理 1 1 三九醫(yī)貿銷售款轉帳 步驟 涉及部門及崗位 崗位崗 步驟說明 1 三九醫(yī)貿 /銀行 完成三九醫(yī)貿銷售款轉帳相關業(yè)務，詳見 結算中 步驟 涉及部門及崗位 崗位崗 步驟說明 /結算中心 心管理制度 ( P3-Z4-8 ) 之“ 2 3 銀行收款（三九醫(yī)貿收貨款）” 2 制單會計 以結算中心記帳憑證一份為原始憑證，制作并打印記帳憑證 3 主管會計 審核記帳憑證 4 出納 根據(jù)記帳憑證登記銀行存款日記帳 1 2 其他銀行收款 步驟 涉及部門及崗位 崗位崗 步驟說明 1 出納 /結算中心 完成銀行進帳相關業(yè)務，詳見 結算中心管理制度( P3-Z4-8 ) 之“ 2 2 銀行收款（三九醫(yī)貿收貨款除外）” 2 制單會計 以結算中心記帳憑證一份為原始憑證，制作并打印記帳憑證 3 主管會計 審核記帳憑證 4 出納 根據(jù)記帳憑證登記銀行存款日記帳 2、空白支票領取管理 詳見 結算中心管理制度 ( P3-Z4-8 )之“ 4、空白支票領取管理 ”。 2、銀行付款管理 2 1 自行簽發(fā)支票付款 步驟 涉及部門及崗位 崗位崗 步驟說明 1 經辦人 對于十萬元以下（不含十萬元）且需用支票付款的，按照不同業(yè)務內容填制單據(jù)：屬借款的，填制資金使用請示報告單（ 支票）；屬報銷的，填制費用報銷單。單據(jù)分別經授權人審批和主管會計、會計部 部長審核，詳見借款管理制度 ( P3-Z4-5 )和費用報銷管理制度 ( P3-Z4-6 ) 2 出納 向經辦人簽發(fā)支票 3 經辦人 收取支票，在資金使用請示報告單（支票）、費用報銷單上簽字確認，并在出納的支票登記本上簽收 4 出納 填制支票付款通知書一式三聯(lián)，連同支票根交結算中心會計，辦理領取空白支票的銷帳手續(xù)。帶回結算中心會計、出納蓋章的支票付款通知書兩聯(lián)，一聯(lián)留作存根 5 結算中心會計 在支票 付款通知書上蓋章，留存一聯(lián)及支票根作為原始憑證，制作并打印記帳憑證 6 結算中心主管會計 審核記帳憑證 步驟 涉及部門及崗位 崗位崗 步驟說明 7 結算中心出納 根據(jù)審核后的記帳憑證登記銀行存款日記帳，同時根據(jù)支票根在支票登記簿上注銷會計部出納領取的空白支票 8 出納 將支票付款通知書一聯(lián)交制單會計，一聯(lián)留存，在支票登記簿上登記 9 制單會計 以支票付款通知書一聯(lián)、資金使用請示報告單（支票）或費用報銷單作為原始憑證，制作并打印記帳憑證 10 主管會計 審核記帳憑證 11 出納 根據(jù)審核后的記帳憑證登記銀行存款日記帳 2 2 委托結算中心付款 步驟 涉及部門及崗位 崗位崗 步驟說明 1 經辦人 對于十萬元以上（含十萬元）付款，按照不同業(yè)務內容和結算方式填制單據(jù)：屬借款的，填制資金使用請示報告單（支票）；屬報銷的，填制費用報銷單。單據(jù)分別經授權人審批和主管會計、會計部部長審核，交出納。詳見借款管理制度 ( P3-Z4-5 )和費用報銷管理制度 ( P3-Z4-6 ) 2 出納 根據(jù)不同付款方式要求，開具支票付款通知書一 步驟 涉及部門及崗位 崗位崗 步驟說明 式三聯(lián)或匯票、電匯通知書一式三聯(lián)，交結算中心會計 3 結算中心 辦理銀行付 款手續(xù)，詳見 結算中心管理制度( P3-Z4-8 )之“ 6 1 公司付款管理” 4 制單會計 以結算中心蓋章的支票付款通知書或匯款、電匯通知書一聯(lián)為原始憑證制作并打印記帳憑證，一聯(lián)作為存根 5 主管會計 審核記帳憑證 6 出納 根據(jù)經審核的記帳憑證登記銀行存款日記帳 3、銀行存款余額管理 出納每月 由結算中心獲取銀行存款對帳單，編制調節(jié)表。如有不符應報會計部部長和財務管理部部長，與結算中心共同追查原因。 五、單據(jù)及報告 資金使用請示報告單（支票） 費用報銷單 支票付款通知書 匯票、電匯通知書 銀行存款對帳單（結算中心提供） 備用金管理制度 ( P3-Z4-4 ) 一、 目的 本管理文件明確了公司關于項目備用金設立、使用和銷帳的管理要求與操作規(guī)范，以規(guī)范備用金業(yè)務的基本程序。 二、范圍 本程序管理文件規(guī)范了公司備用金業(yè)務，適用于會計部、財務管理部及使用備用金的部門。 三、相關程序及制度 費用報銷管理制度 ( P3-Z4-6 ) 四、業(yè)務流程 步驟 涉及部門及崗位 崗位崗 步驟說明 1 經辦人 根據(jù)項目需要，起草項目備用金申請報告，提交部門部長、財務管理部部長、會計部 部長 2 部門部長 /財務管理部部長 /會計部部長 審核項目備用金申請報告，檢查申請金額和用途是否符合項目需要，由部門部長提交總經理 3 總經理 審批項目備用金申請報告 步驟 涉及部門及崗位 崗位崗 步驟說明 4 經辦人 持經總經理項目備用金申請報告，到會計部辦理備用金借款手續(xù)，詳見借款管理制度 ( P3-Z4-5 )之“ 1、借款環(huán)節(jié)管理 ”。借款完成后建立定額 備用金 5 經辦人 使用備用金作日常、小額支出后，持相關單據(jù)到會計部辦理費用報銷手續(xù)，詳見費用報銷管理制度( P3-Z4-6 )。購買設備、大批量物料采購等業(yè)務執(zhí)行供 應管理相關制度，不允許從備用金中開支 6 經辦人 項目完成后一個月內，最長不超過三個月，起草項目備用金撤銷申請，交部門部長 7 部門部長 確認無需繼續(xù)保留備用金，審批項目備用金撤銷申請 8 經辦人 持項目備用金撤銷申請，到會計部辦理撤銷備用金手續(xù)，繳回所領取的備用金，詳見 現(xiàn)金管理制度 ( P3-Z4-2 )之“ 1、現(xiàn)金收入管理”； 如有從備用金中開支尚未報銷的費用，撤銷備用金同時辦理費用報銷手續(xù)，詳見 費用報銷管理制度( P3-Z4-6 ) 5、單據(jù)及報告 項目備用金申請報告 項目備用金撤銷申請 借款管理制度 ( P3-Z4-5 ) 一、 目的 本管理文件明確了公司各部門借款及銷帳過程的管理要求與操作規(guī)范，以規(guī)范借款業(yè)務的基本程序。 二、范圍 本程序管理文件規(guī)范公司借款業(yè)務，適用于會計部、結算中心及發(fā)生借款的各部門。 三、相關程序及制度 資金使用計劃制度 ( P3-Z4-1 ) 現(xiàn)金管理制度 ( P3-Z4-2 ) 銀行存款管理制度 ( P3-Z4-3 ) 費用報銷管理制度 ( P3-Z4-6 ) 結算中心管理制度 ( P3-Z4-8 ) 其他應收款管理制度 ( P4-Z2-J4-1-2 ) 四、業(yè)務流程 1、借款環(huán)節(jié)管理 步驟 涉及部門及崗位 崗位崗 步驟說明 1 借款人 填制資金使用請示報告單（現(xiàn)金）或資金使用 步驟 涉及部門及崗位 崗位崗 步驟說明 請示報告（支票），注明資金用途，如為出差借款，應填寫出差報告單，附于請示報告單之后，交部門部長。使用資金在一萬元以上（含一萬元），原則上應使用支票 2 部門部長 對于金額在一萬元以上（含一萬元）的借款，審核相關單據(jù)，由借款人交總經理； 對于金額在一萬元以下的借款，如已列入周付款計劃，檢查申請使用金額與計劃是否一致，核實一致批準該借款；如申請使用金額超出計劃 ，審核有關單據(jù)，由經辦人交主管副總；如該借款未列入周付款計劃，審核有關單據(jù)，由經辦人交主管副總 3 主管副總 審批金額超出周付款計劃或未列入周付款計劃，且在一萬元以下的借款 4 總經理 審批一萬元以上（含一萬元）借款 5 經辦人 將經授權審批的資金使用請示報告單（現(xiàn)金）或資金使用請示報告單（支票）及出差報告單等相關單據(jù)交制單會計 6 制單會計 核實申請使用資金是否列入周付款計劃，是否經授權審批，相關單據(jù)是否齊全。核實無誤交會計部部長 7 會計部部長 審核借款相關單據(jù)是否 經過授權審批，審核無誤在 步驟 涉及部門及崗位 崗位崗 步驟說明 單據(jù)上簽字 8 經辦人 將經授權審批及會計部部長簽字的資金使用請示報告單（現(xiàn)金）或資金使用請示報告單（支票）及出差報告單等相關單據(jù)交出納 9 出納 核實單據(jù)各欄目是否填寫齊全，是否已經授權審批和會計部部長簽字； 核實無誤后，借支現(xiàn)金的，按照資金使用請示報告單（現(xiàn)金）填報金額支付現(xiàn)金； 借用支票的，當金額在十萬元以下時，按照資金使用請示報告單（支票）填報金額簽發(fā)支票交借款人；當金額在十萬元以上（含十萬元）時，開具支票付款通知書，到結算中心辦理付款，詳見結算中心管理制度 ( P3-Z4-8 )之“ 6 1 公司付款管理 ” 10 經辦人 借支現(xiàn)金的，收取現(xiàn)金，在資金使用請示報告單（現(xiàn)金）上簽字確認； 借用支票的，在資金使用請示報告（支票）上簽字確認。當會計部出納簽發(fā)支票時，在支票登記簿上簽收； 出差報告單自行保存，待出差結束報銷費用時使用 步驟 涉及部門及崗位 崗位崗 步驟說明 11 出納 /結算中心 如自行簽發(fā)支票的，應填制支票付款通知書，連同支票根交結算中心會計，辦理領取空白支票的銷帳手續(xù)。帶回結算中心蓋章的支票付款通知書兩聯(lián)，一聯(lián)留作存根 當結算中心簽發(fā)支票時，結算中心將支 票付款通知書兩聯(lián)交會計部制單會計； 12 出納 在資金使用請示報告（現(xiàn)金）或資金使用請示報告（支票）上加蓋“付訖”章，交制單會計 13 制單會計 制作并打印電腦記帳憑證。如為備用金借款，應單獨列示 14 主管會計 審核記帳憑證 15 出納 根據(jù)審核后記帳憑證及相關原始憑證登記現(xiàn)金日記帳或銀行存款日記帳 2、借款銷帳管理 步驟 涉及部門及崗位 崗位崗 步驟說明 1 借款人 原則上應于相關業(yè)務結束后一個月內清償借款，最多不超過三個月；其中出差借款應于回公司后七日內報帳，最多不超過十五日 步驟 涉及部門及崗位 崗位崗 步驟說明 2 借款人 /會計部 以現(xiàn)金償還借款，詳見 現(xiàn)金管理制度 ( P3-Z4-2 )之“現(xiàn)金收入管理”； 以報銷方式銷帳，詳見 費用報銷管理制度( P3-Z4-6 ) 備用金借款的銷帳，詳見 備用金 管理制度( P3-Z4-4 ) 3 會計部 對于逾期借款，按照相關程序處理，詳見其他應收款管理制度（ P4-Z2-J4-1-2） 五、單據(jù)及報告 資金使用請示報告（現(xiàn)金） 資金使用請示報告（支票） 費用報銷管理制度 ( P3-Z4-6 ) 一、 目的 本管理文件明確了公司各部門費用性開支報銷業(yè)務的管 理要求與操作規(guī)范，以規(guī)范費用報銷業(yè)務的基本程序。 二、范圍 本程序管理文件規(guī)范了公司費用報銷業(yè)務，適用于會計部及報銷費用的各相關部門。 三、相關程序及制度 資金使用計劃制度 ( P3-Z4-1 ) 現(xiàn)金管理制度 ( P3-Z4-2 ) 銀行存款管理制度 ( P3-Z4-3 ) 四、業(yè)務流程 步驟 涉及部門及崗位 崗位崗 步驟說明 1 報銷人 填制費用報銷單，分類填寫費用，附相關單據(jù)。如原有借款，應填寫原借款金額。如為出差借款，還應附借款時填制的出差報告單，附于費用報銷單之后，交部門部長。 步驟 涉及部門及崗位 崗位崗 步驟說明 2 部門部長 審核費用報銷單及所附單據(jù)，檢查該費用是否符合有關業(yè)務的費用報銷標準，是否在部門月度預算之內，如超出預算或未列入預算，應注明原因，由報銷人交總經理； 如未超出預算，分金額處理： 對于一萬元以上（含一萬元）的報銷，審核后由報銷人交總經理； 對于一萬元以下，五千元以上（含五千元）的報銷，審核后由報銷人交主管副總； 對于在五千元以下的報銷，審批費用報銷單； 3 主管副總 審批報銷金額在部門月度費用預算以內，且金額在一萬元以下、五千元以上（含五千元）的費用報銷單 4 總經理 審批一萬 元以上（含一萬元）的費用報銷單； 審批報銷金額超出部門月度預算費用或未列入預算的費用報銷單 5 報銷人 將經授權審批的費用報銷單及出差報告單等所附單據(jù)交制單會計 6 制單會計 核實報銷金額是否該費用是否符合有關業(yè)務的費用報銷標準，是否在部門月度預算費用之內，是否經授權審批，相關單據(jù)是否齊全。核實無誤交會計部部長 7 會計部部長 審核費用報銷單及所附單據(jù)是否經過授權審批， 步驟 涉及部門及崗位 崗位崗 步驟說明 審核無誤簽字 8 報銷人 將經授權審批及會計部部長簽字的費用報銷單交出納 9 出納 核實單據(jù)各欄目是否填寫 齊全，是否已經授權審批和會計部部長簽字； 核實無誤后，如報銷人墊付資金的，向報銷人支付墊付等額的現(xiàn)金；如報銷金額小于原借款金額的，報銷人應繳回剩余現(xiàn)金； 如需以支票支付且金額在十萬元以下的，向報銷人簽發(fā)支票； 如需以支票支付且金額在十萬元以上的，填制支票付款通知書一式三聯(lián)，交結算中心辦理付款，詳見結算中心管理制度 ( P3-Z4-8 )之“ 6 1 公司付款管理 ” 10 經辦人 在費用報銷單上簽字確認 11 出納 在費用報銷單上蓋章確認，交制單會計 12 制單會計 制作并打印電腦記帳憑證。 如報銷人繳回剩余現(xiàn)金，應向報銷人開具收款收據(jù) 13 主管會計 審核記帳憑證 14 出納 如發(fā)生現(xiàn)金收支，根據(jù)審核后記帳憑證及相關原始憑證登記現(xiàn)金日記帳； 如簽發(fā)支票或由結算中心辦理銀行結算，根據(jù)審核 步驟 涉及部門及崗位 崗位崗 步驟說明 后記帳憑證及相關原始憑證登記銀行存款日記帳 五、單據(jù)及報告 費用報銷單 出差報告單 收款收據(jù) 籌資管理制度 ( P3-Z4-7 ) 一、 目的 本管理文件明確了公司通過證券市場或銀行籌集資金業(yè)務的管理要求與操作規(guī)范，以保證公司籌資活動符合相關法律法規(guī)，并符合成本效益原則。 二、范圍 本程序管 理文件規(guī)范了公司制定籌資計劃、通過證券市場籌資及通過銀行信貸籌資的業(yè)務過程，適用于董事會秘書處、財務管理部、預算管理辦公室、投資管理辦公室、企業(yè)發(fā)展部等相關部門。 三、相關程序及制度 四、業(yè)務流程 1、籌資計劃管理 1 1 證券市場籌資計劃 步驟 完成時間 涉及部門 步驟說明 1 財務管理部財務分析員 針對經投資管理委員會審批的重大項目投資計劃，進行所需資金籌資分析。根據(jù)成本效益原則，確定是否采取證券市場籌資方式，及可能的籌資方案，起草籌資報告 步驟 完成時間 涉及部門 步驟說明 2 財務管理部 /董事會秘書處/預算管理辦公 室 /投資管理辦公室 /企業(yè)發(fā)展部 討論財務管理部提出的籌資報告，修改后提交財務總監(jiān) 3 財務總監(jiān) /總經理 /董事會 逐級審核籌資報告，董事會通過后形成董事會決議及提交股東大會的籌資議案 4 董事會決議二日內 董事會秘書處 披露董事會決議，公告召開股東大會 5 公告一月后 股東大會 審議批準董事會提交的籌資議案 1 2 銀行貸款計劃 步驟 完成時間 涉及部門 步驟說明 1 9 月 30 日 財務管理部 收到經預算管理委員會批準的部門預算目標綱要，根據(jù)資金需求開始起草年度銀行貸款預算 2 11 月 10 日 財務管理部 完成年度銀行貸款預算，提交預算管理辦公室 步驟 完成時間 涉及部門 步驟說明 3 11 月 20 日 預算管理辦公室 起草完成包括銀行貸款在內的年度預算，提交財務總監(jiān) 4 12 月 10 日 財務總監(jiān) /總經理 /預算管理委員會 /董事會 逐級審核，由董事會批準年度預算 5 每月 23 日 財務管理部財務分析員 根據(jù)年度銀行貸款預算及貸款到期情況，制定月度銀行貸款計劃，提交財務管理部部長 6 每月 25 日 財務管理部部長 審核月度銀行貸款計劃，提交財務總監(jiān) 7 每月 26 日 財務總監(jiān) 審核月度銀行貸款計劃，提交總 經理 8 每月 30 日 總經理 召開公司月度資金協(xié)調會，討論批準月度銀行貸款計劃 2、籌資業(yè)務管理 2 1 證券市場籌資業(yè)務 步驟 涉及部門 步驟說明 1 董事會 授權總經理組成籌資項目小組，其成員包括本次籌資項 步驟 涉及部門 步驟說明 目相關各部門人員 2 籌資項目小組 準備有關文件，開展本次籌資項目的具體工作 2 2 銀行貸款業(yè)務 步驟 涉及部門 步驟說明 1 財務管理部部長 將公司月度資金協(xié)調會批準的月度銀行貸款計劃下發(fā)給結算中心各信貸員 2 結算中心信貸員 與自己所負責的銀行協(xié)商貸款條件，形成貸款 申請報告，提交財務管理部部長 3 財務管理部部長 審核貸款申請報告，提交給財務總監(jiān) 4 財務總監(jiān) 審核貸款申請報告，提交給總經理 5 總經理 審批貸款申請報告 6 結算中心信貸員 依據(jù)總經理審批的貸款申請報告所確定的貸款條件，準備貸款所需資料，到銀行辦理貸款手續(xù) 7 總經理 簽署貸款合同 8 結算中心信貸員 貸款合同存檔 五、單據(jù)及報告 籌資報告 董事會決議及提交股東大會議案 年度銀行貸款預算 月度銀行貸款計劃 貸款申請報告 貸款合同 結算中心管理制度 ( P3-Z4-8 ) 一、 目的 本管理文件明確了結算中心各項業(yè)務的管理要求與操作規(guī)范，以保證結算中心業(yè)務操作符合法律法規(guī)，提高公司及其子公司資金運用效率，降低資金成本。 二、范圍 本程序管理文件規(guī)范了結算中心開戶、收款、付款、內部結算等業(yè)務的過程，適用于結算中心、發(fā)生收付款的公司各部門及在結算中心開戶的控股子公司。 三、相關程序及制度 資金使用計劃制度 ( P3-Z4-1 ) 現(xiàn)金管理制度 ( P3-Z4-2 ) 銀行存款管理制度 ( P3-Z4-3 ) 四、業(yè)務流程 1、開戶管理 1 1 結算中心內部開戶 步 驟 涉及部門 步驟說明 1 控股子公司財務經理 擬定結算中心開戶申請，交控股子公司總經理 2 控股子公司總經理 審批結算中心開戶申請 3 控股子公司財務經理 將結算中心開戶申請?zhí)峤回攧展芾聿坎块L 4 財務管理部部長 審批結算中心開戶申請，交結算中心主管會計 5 結算中心主管會計 為控股子公司開設帳戶，將結算中心開戶申請存檔，通知控股子公司財務經理帳戶名稱及相關 步 驟 涉及部門 步驟說明 資料 1 2 銀行開戶 步驟 涉及部門 步驟說明 1 開戶子公司財務經理 擬定銀行開戶申請，交開戶子公司總經 理 2 開戶子公司總經理 審批銀行開戶申請 3 開戶子公司財務經理 將銀行開戶申請交財務管理部部長 4 財務管理部部長 核實銀行開戶申請是否經過授權審批，提交財務總監(jiān)審批；如公司需要開立銀行帳戶，由財務管理部部長擬定銀行開戶申請，交財務總監(jiān)審批 5 財務總監(jiān) 審批銀行開戶申請，經財務管理部部長交結算中心主管會計 6 結算中心主管會計 收到銀行開戶申請，安排結算中心外勤出納辦理銀行開戶手續(xù) 7 結算中心外勤出納 持有關資料辦理銀行開戶手續(xù)，取得開戶許可證，交結算中心主管 會計 8 結算中心主管會計 如為公司開戶，將開戶許可證存檔；如為子公司開戶，將開戶許可證復印件存檔，原件交開戶子公司財務經理 2、現(xiàn)金收款管理 步驟 涉及部門 步驟說明 1 開戶單位出納 填寫現(xiàn)金交款單一式兩聯(lián)，連同現(xiàn)金交結算中心出納 2 結算中心出納 核對現(xiàn)金金額與現(xiàn)金交款單一致，收存現(xiàn)金，在現(xiàn)金交款單上加蓋收訖章和名章，第二聯(lián)交開戶單位出納，第一聯(lián)交結算中心會計 3 結算中心會計 以現(xiàn)金交款單作原始憑證制作并打印電腦記帳憑證 4 結算中心主管會計 審核記帳憑證 5 結算中心出納 根據(jù)審核后的記帳憑證及所附現(xiàn)金交款單登記現(xiàn)金日記帳 3、開戶單位提取現(xiàn)金管理 步驟 涉及部門 步驟說明 1 開戶單位出納 將現(xiàn)金支取單交結算中心主管會計 2 結算中心主管會計 審核現(xiàn)金支取單各項目是否填寫完全，是否經開戶單位主管會計簽字，開具日期距提款日期是否超過兩天。審核無誤后簽字，交結算中心出納 3 結算中心出納 核對現(xiàn)金支取單加蓋印鑒與預留結算中心印鑒相符，按照現(xiàn)金支取單填寫的提款金額支付現(xiàn)金 4 會計部出納 收取現(xiàn)金，在現(xiàn)金支取單上簽字。將現(xiàn)金 支 步驟 涉及部門 步驟說明 取單一聯(lián)作收款收據(jù)交結算中心會計 5 結算中心會計 以現(xiàn)金支取單作原始憑證制作并打印電腦記帳憑證 6 結算中心主管會計 審核記帳憑證 7 結算中心出納 根據(jù)審核后的記帳憑證及所附現(xiàn)金交款單登記現(xiàn)金日記帳 4、空白支票領取管理 注：在結算中心開戶的控股子公司不得領取空白支票 步驟 涉及部門 步驟說明 1 會計部出納 根據(jù)支票付款需要，填制空白支票申領單一式兩聯(lián)，填寫領取空白支票數(shù)量（每次不超過 5 張），交會計部主管會計 2 會計部主管會計 審核空白支票申領單，簽字 3 會計部 出納 將空白支票申領單交結算中心主管會計 4 結算中心主管會計 審核空白支票申領單，簽字后交結算中心出納 5 結算中心出納 根據(jù)空白支票申領單列示數(shù)量，將空白支票交付會計部出納，在空白支票申領單上蓋章 步驟 涉及部門 步驟說明 6 會計部出納 收取空白支票，在結算中心出納的支票登記簿上簽收，同時在空白支票申領單上簽字，將一聯(lián)留結算中心出納存檔 7 會計部出納 在支票登記簿上登記，將空白支票申領單一聯(lián)存檔 5、 銀行收款管理 5 1 三九醫(yī)貿收銷售款 步驟 涉及部門 步驟說明 1 公司 /三九醫(yī)貿 /銀行 簽訂自動轉帳協(xié)議，規(guī)定凡客戶向三九醫(yī)貿支付的貨款，應在不遲于收款的次日，由三九醫(yī)貿銀行帳戶自動轉入公司帳戶 2 三九醫(yī)貿 實現(xiàn)銷售，收取貨款，辦理銀行進帳手續(xù) 3 銀行 將三九醫(yī)貿帳戶收取的貨款轉入公司帳戶，并通知結算中心外勤出納 4 結算中心外勤出納 取回銀行回單，交結算中心會計 5 結算中心會計 制作并打印電腦記帳憑證一式兩份 6 結算中心主管會計 審核記帳憑證 7 結算中心出納 根據(jù)經審核的記帳憑證登記銀行日記帳 8 結算中心會計 將打印的記帳憑證一份附銀行回單存檔，另一份交 步驟 涉及部門 步驟說明 會計部 制單會計，作為會計處理的原始憑證 5 2 其他收款方式 步驟 涉及部門 步驟說明 1 開戶單位出納 將支票（或其他銀行結算憑證）交結算中心出納 2 結算中心出納 核實銀行結算憑證的合法性、有效性 3 結算中心出納 核實無誤，在開戶單位出納管理的開戶單位支票登記本（或其他銀行結算憑證登記本）上簽收；在結算中心支票登記本（或其他銀行結算憑證登記本）上登記 4 結算中心出納 登記完畢將支票（或其他銀行結算憑證）交結算中心外勤出納 5 結算中心外勤出納 收取支票（或其他銀行結算憑證），在出納管理的支票登記本（或其他銀行結算憑證登記本）上簽收 6 結算中心外勤出納 持支票（或其他銀行結算憑證）到銀行辦理進帳手續(xù)，帶回銀行回單，交結算中