公文寫作與公文培訓(xùn).ppt

公文寫作與公文管理培訓(xùn) 公文寫作與公文管理培訓(xùn)講師 譚小琥 第一篇公文的寫作 一 公文的概念和作用二 公文的種類三 公文的特點(diǎn)四 公文寫作基本規(guī)則五 公文格式 一 公文的概念和作用 一 概念公文是公務(wù)文書的簡稱 有廣義和狹義之分 1 狹義公文 是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書 是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具 2 廣義公文 是黨政機(jī)關(guān) 人民團(tuán)體 企事業(yè)單位在各自的公務(wù)活動(dòng)中 為處理公務(wù)而形成的 具有一定格式的文字材料 一 公文的概念和作用 3 企業(yè)公文 是企業(yè)機(jī)關(guān)治理企業(yè)的重要工具 也是企業(yè)中的各部門共同使用 企業(yè)處理公共事務(wù)的書面文字材料 它擔(dān)負(fù)著傳達(dá)貫徹黨和國家的方針 政策 請(qǐng)示答復(fù)問題 指導(dǎo)商洽工作 匯報(bào)溝通情況 總結(jié)交流經(jīng)驗(yàn)等重要職能 一 公文的概念和作用 二 作用和重要性形象比喻公文就是一個(gè)企業(yè)的臉面 在公司活動(dòng)中具有代表公司書面溝通與交流的作用 可以說是公司整體水平的書面代表 此外 公文處理的正確與規(guī)范也代表著公司的管理水平 同時(shí)也可為公司創(chuàng)造效益并減少不必要的麻煩 二 公文的種類 一 古代公文文種的種類1 上奏文種 上書 奏 疏 狀 奏本 題本 折 序 啟 表等 2 君命文種 策 詔 圣旨 誡 敕等 3 官署上行文 牒 呈 詳?shù)?4 官署平行文 移 關(guān)文 咨 照會(huì) 朱筆和墨筆 等 5 官署下行文 會(huì) 符 諭 札等 二 公文的種類 二 現(xiàn)代公文的種類1 按公文的來源劃分 對(duì)外文件 收來文件和內(nèi)部文件 2 從公文的行文關(guān)系上來劃分 上行文 平行文和下行文 3 從公文的秘密程度和閱讀范圍來劃分 秘密文件 普通文件和公布文件 三 公文的特點(diǎn) 一 政策性 二 規(guī)范性 三 實(shí)用性 四 時(shí)限性 四 公文寫作基本規(guī)則 一 公文行文的基本規(guī)則單位關(guān)系確定行文關(guān)系 行文規(guī)則規(guī)定了各級(jí)單位的行文關(guān)系 即各級(jí)機(jī)關(guān)之間公文的授受關(guān)系 它是根據(jù)單位的組織系統(tǒng) 領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和職權(quán)范圍來確定的 四 公文寫作基本規(guī)則 1 上行文的行文規(guī)則 請(qǐng)示 報(bào)告 總的說來 有這幾點(diǎn)需要注意 單頭主送 不多頭主送 可采取抄送形式 逐級(jí)行文 不要越級(jí)行文 要向機(jī)關(guān)行文 不要向領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人行文 請(qǐng)示 應(yīng)一文一事 只主送一個(gè)機(jī)關(guān) 不抄送下級(jí)機(jī)關(guān) 報(bào)告 中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng) 通常有逐級(jí)上行文 多級(jí)同時(shí)上行文和越級(jí)上行文三種方式 四 公文寫作基本規(guī)則 2 下行文的行文規(guī)則 通知 通報(bào) 批復(fù) 決定 1 按照職權(quán)范圍行文 2 部門之間應(yīng)當(dāng)經(jīng)過協(xié)商一致 方可就有關(guān)問題向下行文 3 通知類普發(fā)性文件 各主單位排列順序應(yīng)為先外后內(nèi) 級(jí)別先高后低 不同系統(tǒng)間單位用逗號(hào) 隔開 系統(tǒng)內(nèi)單位用頓號(hào) 隔開 四 公文寫作基本規(guī)則 3 平行文的行文規(guī)則 1 平級(jí)之間不宜使用上行或下行文 2 不相隸屬機(jī)關(guān)之間一般用 函 行文 4 聯(lián)合行文的規(guī)則 1 可以聯(lián)合行文的主體 2 聯(lián)合行文的要求 四 公文寫作基本規(guī)則 二 公文寫作基本要?jiǎng)t1 公文格式要規(guī)范 在下面第五大點(diǎn)專門討論 2 語言表述要準(zhǔn)確 1 語言模式的選擇 用書面語言和程序化語言 四 公文寫作基本規(guī)則 2 詞語的選擇 詞語的涵義 截至與截止 制定與制訂 其他與其它 作與做 作為 做法 詞語的感情色彩 以平實(shí)莊重為基本格調(diào) 以記敘說明的明確 規(guī)范和簡潔為特征 領(lǐng)導(dǎo)同志到會(huì)一般為 講話 不是 發(fā)言 四 公文寫作基本規(guī)則 3 常用的事物和概念的特殊表達(dá)要求 時(shí)間的表達(dá) 精確 完整 恰當(dāng) 空間的表達(dá) 國外 國內(nèi) 這里 那里 準(zhǔn)確 具體地說明有關(guān)的單位 處所 數(shù)量的表達(dá) 倍數(shù) 分?jǐn)?shù) 到 了 以上 以下 要反復(fù)核實(shí) 表述確切無誤 要精選數(shù)字 切忌過于繁瑣 要加強(qiáng)分析 避免零亂堆砌 要規(guī)范使用 避免產(chǎn)生歧義 四 公文寫作基本規(guī)則 職務(wù) 姓名的表達(dá) 全稱 多種職務(wù) 黨內(nèi)黨外 表明人物職務(wù)時(shí)一般要使用全稱 或使用通用的簡稱 表明人物姓名時(shí) 要寫全姓和名 一人擔(dān)負(fù)多種職務(wù)時(shí) 列出與公文內(nèi)容有關(guān)的職務(wù)即可 需要列出一個(gè)人物的兩個(gè)或兩個(gè)以上職務(wù)時(shí) 國內(nèi)的人物按照先黨內(nèi)后黨外 由高到低排序 國外的人物 則尊重對(duì)方習(xí)慣或按照雙方的需要標(biāo)明 公文中需要同時(shí)列出若干人物姓名時(shí) 要遵循一定標(biāo)準(zhǔn) 如按照職務(wù)高低 姓氏筆畫 姓氏字母順序等排序 五 公文格式 一 公文用紙和印裝格式1 公文用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙 其幅面尺寸為210mm 297mm 2 公文頁邊與版心尺寸 公文用紙?zhí)祛^ 上白邊 為37mm 1mm 公文用紙訂口 左白邊 為28mm 1mm 版心尺寸為156mm 225mm 不含頁碼 3 文字符號(hào)從左至右橫寫 橫排 一般每面排22行 每行排28個(gè)字 4 公文左側(cè)騎馬訂或平訂 不掉頁 后背平整 不空 見圖示 210mm 297mm 37 1mm 28 1mm 225mm 156mm 公文用紙格式 五 公文格式 二 結(jié)構(gòu)和要素1 文頭部分 眉首 公文的文頭 又稱版頭 包括文件名稱 發(fā)文字號(hào) 簽發(fā)人 緊急程度 秘密等級(jí)和份號(hào)等項(xiàng)內(nèi)容 位于公文首頁上端 一般約占A4型公文紙的1 3或2 5面積 下面請(qǐng)看圖示 文件 2005 1號(hào) 簽發(fā)人 特急 機(jī)密 一年 000001 文件名稱 由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加 文件 兩字組成 發(fā)文字號(hào)左空一格 簽發(fā)人右空一格 絕密 機(jī)密 級(jí)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào) 只有上行文才需注明簽發(fā)人 緊急公文應(yīng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明 特急 急件 上行文的眉首格式 文件 2005 1號(hào) 特急 秘密 下行文眉首格式 文件 2005 1號(hào) 特急 秘密 黨的機(jī)關(guān)公文眉首 五 公文格式 2 主體部分 公文的主體 是公文最主要的部分 其格式包括標(biāo)題 主送機(jī)關(guān) 正文 發(fā)至級(jí)限 附件 發(fā)文機(jī)關(guān) 印章和成文日期等內(nèi)容的規(guī)定 請(qǐng)看圖示 文件 2005 1號(hào) 簽發(fā)人 特急 機(jī)密 一年 00001 公文標(biāo)題 紅色反線下空2行 2號(hào)小標(biāo)宋體字 主送機(jī)關(guān) 標(biāo)題下空1行 左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí) 回行時(shí)仍頂格 請(qǐng)示 附件 在正文下空1行左空2字標(biāo)識(shí) 附件應(yīng)與公文正文一起裝訂 并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí) 附件 成文日期右空4字 中文小寫 公文如有附注 居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文日期下1行 附件 1 2 二 五年四月二十日 發(fā)至 級(jí) 單個(gè)機(jī)關(guān)發(fā)文的成文日期和印章格式 兩個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文的成文日期和印章格式 三個(gè)機(jī)關(guān)以上聯(lián)合發(fā)文的成文日期和印章格式 二 九年二月五日 當(dāng)印章下弧有文字時(shí) 采用中套方式 即印章中心線壓在成文日期上 當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí) 應(yīng)采取調(diào)整行距 字距的措施加以解決 務(wù)使印章與正文同處一面 不得采取標(biāo)識(shí) 此頁無正文 的方法解決 發(fā)至 級(jí) 二 三年二月五日 聯(lián)合上報(bào)的公文 由主辦機(jī)關(guān)蓋印 聯(lián)合下發(fā)的公文 發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)蓋印 此頁無正文 發(fā)至 級(jí) 二 三年二月五日 此頁錯(cuò)誤 不能使用 此頁無正文 字樣 五 公文格式 3 文尾部分 版記 文尾部分包括主題詞 抄送機(jī)關(guān) 印發(fā)機(jī)關(guān) 印發(fā)日期 附注和頁碼等內(nèi)容的規(guī)定 請(qǐng)看圖示 印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字 印發(fā)日期右空1字 印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn) 用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí) 公文應(yīng)標(biāo)主題詞 上行文按上級(jí)機(jī)關(guān)要求標(biāo)注 發(fā)至 級(jí) 二 三年二月五日 主題詞 抄送 辦公室 2005年4月20日印發(fā) 抄送機(jī)關(guān)左空1字 后標(biāo)全角冒號(hào) 抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開 回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊 在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào) 2 發(fā)文機(jī)關(guān)全稱下4mm處為一條武文線 上粗下細(xì) 距下頁邊20mm處為一條文武線 上細(xì)下粗 兩條線長均為17cm 每行居中排28個(gè)字 首頁不顯示頁碼 學(xué)院 30mm 200 1號(hào) 關(guān)于 的函 秘密 特急 20mm 信函式格式 會(huì)議紀(jì)要格式 會(huì)議紀(jì)要 會(huì)議紀(jì)要不加蓋印章 其他要素與公文的一般格式相同 文件 2005 1號(hào) 簽發(fā)人 王二小 特急 機(jī)密 一年 00001 請(qǐng)示 字體字號(hào) 3號(hào)仿宋體字 文中如有小標(biāo)題可用3號(hào)小標(biāo)宋體字或黑體字 3號(hào)黑體字 小標(biāo)宋體字 用紅色標(biāo)識(shí) 字號(hào)一般應(yīng)小于22mm 15mm 高 寬 3號(hào)楷體字 2號(hào)小標(biāo)宋體字 附件 1 2 二 五年四月二十日 發(fā)至 級(jí) 3號(hào)仿宋體字 發(fā)至 級(jí) 二 一 年二月五日 主題詞 抄送 辦公室 2010年2月5日印發(fā) 2 3號(hào)黑體字 3號(hào)仿宋體字 4號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼 五 公文格式 三 值得注意的地方1 標(biāo)題 1 標(biāo)題使用中 常見的是文種使用錯(cuò)誤 其中量最大的是把 申請(qǐng) 當(dāng)作 請(qǐng)示 把 匯報(bào) 當(dāng)作 報(bào)告 申請(qǐng) 和 匯報(bào) 不能作為文種來用 2 規(guī)章制度類標(biāo)題 建議 關(guān)于印發(fā) 通知 而不是 關(guān)于下發(fā) 的通知 3 標(biāo)題一般不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào) 五 公文格式 2 正文 1 正文中提到撰寫此文件的依據(jù)時(shí) 有時(shí)需引用文件 正確引用應(yīng)為 公司市場經(jīng)營部 關(guān)于XX的通知 安徽源牌 2009 X號(hào) 注意各部分的位置 六角括號(hào)的用法 方括號(hào) 圓括號(hào)均不正確 2 若引用文件標(biāo)題中還含有文件小標(biāo)題 應(yīng)為 關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)集團(tuán)公司的通知 注意使用單書名號(hào) 五 公文格式 3 正文層次序數(shù)正確使用 第一層一 第二層 一 第三層1 第四層 1 公文中最好不要采用 1 1 1Aa等符號(hào) 4 段落中無論有無層次序數(shù) 段落首行須兩個(gè)漢字符 回行須頂格 若使用自動(dòng)生成的段落編號(hào) 請(qǐng)手動(dòng)調(diào)整排版 五 公文格式 5 表格圖形等盡量不在正文出現(xiàn) 可放入附件中 6 正文措詞施要得體 條理清楚 感情中立 不宜使用語氣詞或感情色彩較濃的詞 結(jié)尾語一般要單另一行 語氣要謙虛 結(jié)束時(shí)使用的標(biāo)點(diǎn)符號(hào) 一般為句號(hào) 如 妥否 請(qǐng)批示 不宜用感嘆號(hào) 等 五 公文格式 7 數(shù)字間的逗號(hào)為半角 如 123 000元 不能寫成全角 123 000元 8 落款時(shí)間應(yīng)為大寫漢字 如二 一 年七月十八日 六 常見公文寫作 一 請(qǐng)示的撰寫第一層 寫明請(qǐng)示的原因 背景 即 說明請(qǐng)示問題的依據(jù) 原因 出發(fā)點(diǎn) 說明為什么要請(qǐng)示 第二層 寫明請(qǐng)示的事項(xiàng) 即 要求上級(jí)給予批示 批準(zhǔn)的具體事項(xiàng) 結(jié)尾 妥否 請(qǐng)批示 需要注意的問題 例文 六 常見公文寫作 二 報(bào)告的撰寫1 綜合性報(bào)告 開頭 主體 結(jié)尾開頭 概括說明全文主旨 把一定時(shí)間內(nèi)各方面工作總的情況做一個(gè)概述 主體 是報(bào)告的核心 要就各方面工作的主要情況進(jìn)行說明 結(jié)尾 具體寫出工作中存在的主要問題 并提出下一步工作意見 六 常見公文寫作 2 專題報(bào)告 情況 經(jīng)驗(yàn) 問題情況 開展和進(jìn)行某一專項(xiàng)工作的依據(jù) 工作的大體進(jìn)展情況 取得的成效等 經(jīng)驗(yàn) 完成某一項(xiàng)工作的主要做法或取得的經(jīng)驗(yàn) 問題 講請(qǐng)存在的問題 今后的意見和建議要針對(duì)存在的問題去寫 意見和建議提出的措施要得當(dāng) 方法要行之有效 3 注意事項(xiàng) 4 范文 六 常見公文寫作 三 通知的撰寫1 適用范圍 批轉(zhuǎn)性通知 告知性通知 事項(xiàng)性通知2 功能 3 結(jié)構(gòu) 正文 第一部分 發(fā)通知的原因 根據(jù)和目的 啟承語 現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下 等 第二部分 所通知的事項(xiàng) 第三部分 對(duì)全文加以總結(jié) 提出號(hào)召 希望 要求等 通常以 特此通知 結(jié)尾 六 常見公文寫作 4 會(huì)議通知 一般應(yīng)包括以下內(nèi)容 會(huì)議名稱 召開會(huì)議的根據(jù)與目的 會(huì)議時(shí)間 地點(diǎn) 報(bào)到的時(shí)間 地點(diǎn) 與會(huì)人員 差旅費(fèi)報(bào)銷辦法 與會(huì)者準(zhǔn)備工作與注意事項(xiàng) 聯(lián)系單位 聯(lián)系人與聯(lián)系電話號(hào)碼等 5 范文 六 常見公文寫作 四 通報(bào)通報(bào)是表彰先進(jìn) 批評(píng)錯(cuò)誤 傳達(dá)重要情況時(shí)使用的公文 1 表彰 批評(píng)性通報(bào)正文的寫法 發(fā)文的原因 根據(jù) 介紹事件過程 人物行為 適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行評(píng)論分析 指出重要意義或后果 提出其中實(shí)質(zhì)性的問題 發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)事件 人物做出的決定 要求和采取的措施 規(guī)定 六 常見公文寫作 2 事項(xiàng)性通報(bào)正文的寫法 就一個(gè)事件 一個(gè)情況的演變過程進(jìn)行概括和敘述 存在的主要問題 解決措施或今后工作的要求 3 范文 六 常見公文寫作 五 函函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作 詢問和答復(fù)問題 向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等 1 問函 開頭 交代去函的緣由 根據(jù) 理由 要開門見山 直截了當(dāng) 主體 寫明詢問或商洽的內(nèi)容 要求寫得具體 準(zhǔn)確 條理清楚 要一事一文 結(jié)尾 常用 即請(qǐng)復(fù)函 盼復(fù) 以上意見 請(qǐng)予函復(fù) 等 也可以寫一些表示感謝的詞語 如 特表示感謝 請(qǐng)函復(fù)為感 等 六 常見公文寫作 2 復(fù)函 開頭 X月X日貴單位關(guān)于XXXXX來函已悉 經(jīng)研究函復(fù)如下 主體 針對(duì)問函所商洽和詢問的事項(xiàng) 做明確 具體的答復(fù) 結(jié)尾 不用寒喧 也可以沒有結(jié)尾 常用 此復(fù) 特此函復(fù) 等 3 范文 六 常見公文寫作 六 會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要由標(biāo)題和正文組成 在結(jié)構(gòu)格式上與其他公文不同的是 會(huì)議紀(jì)要不用主送單位和落款 成文時(shí)間多寫在標(biāo)題下方 會(huì)議紀(jì)要不蓋公章 1 標(biāo)題 會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題通常由會(huì)議名稱和文種構(gòu)成 例如 全國農(nóng)村愛國衛(wèi)生運(yùn)動(dòng)現(xiàn)場經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)紀(jì)要 六 常見公文寫作 2 導(dǎo)言 導(dǎo)言即會(huì)議紀(jì)要的開頭部分 一般是概括會(huì)議的基本情況 包括會(huì)議的名稱 目的 內(nèi)容 時(shí)間 地點(diǎn) 規(guī)模 參加人員 主要議題和會(huì)議成果等 導(dǎo)言不能寫得過長 要簡明扼要 讓人們讀后對(duì)會(huì)議有個(gè)總體的了解 3 主體 主體的寫法一般有三種 一是條項(xiàng)式 二是綜合式 三是摘要式4 結(jié)尾 4 范文 六 常見公文寫作 XXX項(xiàng)目組第X次會(huì)議紀(jì)要 注意標(biāo)題不用加 關(guān)于 X年X月X日 XX項(xiàng)目組第X次會(huì)議在X處召開 會(huì)議由XXX主持 XXX XX XX單位相關(guān)人員參加了會(huì)議 會(huì)議對(duì)XXXXXXX事項(xiàng)進(jìn)行了討論 現(xiàn)將會(huì)議議定事項(xiàng)紀(jì)要如下 一 XXXXXXXXXX 二 XXXXXXXXXX 參會(huì)人員 XX XX XX XX 會(huì)議記錄 XX 第二篇公文的辦理 一 公文收文辦理二 公文發(fā)文程序 一 公文收文辦理 一 簽收 登記應(yīng)建立嚴(yán)格的收文簽收 登記制度 加強(qiáng)對(duì)公文運(yùn)轉(zhuǎn)的管理 保證收到的公文