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公文寫作與公文管理培訓 公文寫作與公文管理培訓講師 譚小琥 第一篇公文的寫作 一 公文的概念和作用二 公文的種類三 公文的特點四 公文寫作基本規(guī)則五 公文格式 一 公文的概念和作用 一 概念公文是公務文書的簡稱 有廣義和狹義之分 1 狹義公文 是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書 是依法行政和進行公務活動的重要工具 2 廣義公文 是黨政機關 人民團體 企事業(yè)單位在各自的公務活動中 為處理公務而形成的 具有一定格式的文字材料 一 公文的概念和作用 3 企業(yè)公文 是企業(yè)機關治理企業(yè)的重要工具 也是企業(yè)中的各部門共同使用 企業(yè)處理公共事務的書面文字材料 它擔負著傳達貫徹黨和國家的方針 政策 請示答復問題 指導商洽工作 匯報溝通情況 總結交流經驗等重要職能 一 公文的概念和作用 二 作用和重要性形象比喻公文就是一個企業(yè)的臉面 在公司活動中具有代表公司書面溝通與交流的作用 可以說是公司整體水平的書面代表 此外 公文處理的正確與規(guī)范也代表著公司的管理水平 同時也可為公司創(chuàng)造效益并減少不必要的麻煩 二 公文的種類 一 古代公文文種的種類1 上奏文種 上書 奏 疏 狀 奏本 題本 折 序 啟 表等 2 君命文種 策 詔 圣旨 誡 敕等 3 官署上行文 牒 呈 詳等 4 官署平行文 移 關文 咨 照會 朱筆和墨筆 等 5 官署下行文 會 符 諭 札等 二 公文的種類 二 現(xiàn)代公文的種類1 按公文的來源劃分 對外文件 收來文件和內部文件 2 從公文的行文關系上來劃分 上行文 平行文和下行文 3 從公文的秘密程度和閱讀范圍來劃分 秘密文件 普通文件和公布文件 三 公文的特點 一 政策性 二 規(guī)范性 三 實用性 四 時限性 四 公文寫作基本規(guī)則 一 公文行文的基本規(guī)則單位關系確定行文關系 行文規(guī)則規(guī)定了各級單位的行文關系 即各級機關之間公文的授受關系 它是根據單位的組織系統(tǒng) 領導關系和職權范圍來確定的 四 公文寫作基本規(guī)則 1 上行文的行文規(guī)則 請示 報告 總的說來 有這幾點需要注意 單頭主送 不多頭主送 可采取抄送形式 逐級行文 不要越級行文 要向機關行文 不要向領導者個人行文 請示 應一文一事 只主送一個機關 不抄送下級機關 報告 中不得夾帶請示事項 通常有逐級上行文 多級同時上行文和越級上行文三種方式 四 公文寫作基本規(guī)則 2 下行文的行文規(guī)則 通知 通報 批復 決定 1 按照職權范圍行文 2 部門之間應當經過協(xié)商一致 方可就有關問題向下行文 3 通知類普發(fā)性文件 各主單位排列順序應為先外后內 級別先高后低 不同系統(tǒng)間單位用逗號 隔開 系統(tǒng)內單位用頓號 隔開 四 公文寫作基本規(guī)則 3 平行文的行文規(guī)則 1 平級之間不宜使用上行或下行文 2 不相隸屬機關之間一般用 函 行文 4 聯(lián)合行文的規(guī)則 1 可以聯(lián)合行文的主體 2 聯(lián)合行文的要求 四 公文寫作基本規(guī)則 二 公文寫作基本要則1 公文格式要規(guī)范 在下面第五大點專門討論 2 語言表述要準確 1 語言模式的選擇 用書面語言和程序化語言 四 公文寫作基本規(guī)則 2 詞語的選擇 詞語的涵義 截至與截止 制定與制訂 其他與其它 作與做 作為 做法 詞語的感情色彩 以平實莊重為基本格調 以記敘說明的明確 規(guī)范和簡潔為特征 領導同志到會一般為 講話 不是 發(fā)言 四 公文寫作基本規(guī)則 3 常用的事物和概念的特殊表達要求 時間的表達 精確 完整 恰當 空間的表達 國外 國內 這里 那里 準確 具體地說明有關的單位 處所 數量的表達 倍數 分數 到 了 以上 以下 要反復核實 表述確切無誤 要精選數字 切忌過于繁瑣 要加強分析 避免零亂堆砌 要規(guī)范使用 避免產生歧義 四 公文寫作基本規(guī)則 職務 姓名的表達 全稱 多種職務 黨內黨外 表明人物職務時一般要使用全稱 或使用通用的簡稱 表明人物姓名時 要寫全姓和名 一人擔負多種職務時 列出與公文內容有關的職務即可 需要列出一個人物的兩個或兩個以上職務時 國內的人物按照先黨內后黨外 由高到低排序 國外的人物 則尊重對方習慣或按照雙方的需要標明 公文中需要同時列出若干人物姓名時 要遵循一定標準 如按照職務高低 姓氏筆畫 姓氏字母順序等排序 五 公文格式 一 公文用紙和印裝格式1 公文用紙采用國際標準A4型紙 其幅面尺寸為210mm 297mm 2 公文頁邊與版心尺寸 公文用紙?zhí)祛^ 上白邊 為37mm 1mm 公文用紙訂口 左白邊 為28mm 1mm 版心尺寸為156mm 225mm 不含頁碼 3 文字符號從左至右橫寫 橫排 一般每面排22行 每行排28個字 4 公文左側騎馬訂或平訂 不掉頁 后背平整 不空 見圖示 210mm 297mm 37 1mm 28 1mm 225mm 156mm 公文用紙格式 五 公文格式 二 結構和要素1 文頭部分 眉首 公文的文頭 又稱版頭 包括文件名稱 發(fā)文字號 簽發(fā)人 緊急程度 秘密等級和份號等項內容 位于公文首頁上端 一般約占A4型公文紙的1 3或2 5面積 下面請看圖示 文件 2005 1號 簽發(fā)人 特急 機密 一年 000001 文件名稱 由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后加 文件 兩字組成 發(fā)文字號左空一格 簽發(fā)人右空一格 絕密 機密 級公文應當標明份數序號 只有上行文才需注明簽發(fā)人 緊急公文應根據緊急程度分別標明 特急 急件 上行文的眉首格式 文件 2005 1號 特急 秘密 下行文眉首格式 文件 2005 1號 特急 秘密 黨的機關公文眉首 五 公文格式 2 主體部分 公文的主體 是公文最主要的部分 其格式包括標題 主送機關 正文 發(fā)至級限 附件 發(fā)文機關 印章和成文日期等內容的規(guī)定 請看圖示 文件 2005 1號 簽發(fā)人 特急 機密 一年 00001 公文標題 紅色反線下空2行 2號小標宋體字 主送機關 標題下空1行 左側頂格用3號仿宋體字標識 回行時仍頂格 請示 附件 在正文下空1行左空2字標識 附件應與公文正文一起裝訂 并在附件左上角第1行頂格標識 附件 成文日期右空4字 中文小寫 公文如有附注 居左空2字加圓括號標識在成文日期下1行 附件 1 2 二 五年四月二十日 發(fā)至 級 單個機關發(fā)文的成文日期和印章格式 兩個機關聯(lián)合發(fā)文的成文日期和印章格式 三個機關以上聯(lián)合發(fā)文的成文日期和印章格式 二 九年二月五日 當印章下弧有文字時 采用中套方式 即印章中心線壓在成文日期上 當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r 應采取調整行距 字距的措施加以解決 務使印章與正文同處一面 不得采取標識 此頁無正文 的方法解決 發(fā)至 級 二 三年二月五日 聯(lián)合上報的公文 由主辦機關蓋印 聯(lián)合下發(fā)的公文 發(fā)文機關都應蓋印 此頁無正文 發(fā)至 級 二 三年二月五日 此頁錯誤 不能使用 此頁無正文 字樣 五 公文格式 3 文尾部分 版記 文尾部分包括主題詞 抄送機關 印發(fā)機關 印發(fā)日期 附注和頁碼等內容的規(guī)定 請看圖示 印發(fā)機關左空1字 印發(fā)日期右空1字 印發(fā)日期以公文付印的日期為準 用阿拉伯數碼標識 公文應標主題詞 上行文按上級機關要求標注 發(fā)至 級 二 三年二月五日 主題詞 抄送 辦公室 2005年4月20日印發(fā) 抄送機關左空1字 后標全角冒號 抄送機關間用逗號隔開 回行時與冒號后的抄送機關對齊 在最后一個抄送機關后標句號 2 發(fā)文機關全稱下4mm處為一條武文線 上粗下細 距下頁邊20mm處為一條文武線 上細下粗 兩條線長均為17cm 每行居中排28個字 首頁不顯示頁碼 學院 30mm 200 1號 關于 的函 秘密 特急 20mm 信函式格式 會議紀要格式 會議紀要 會議紀要不加蓋印章 其他要素與公文的一般格式相同 文件 2005 1號 簽發(fā)人 王二小 特急 機密 一年 00001 請示 字體字號 3號仿宋體字 文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字 3號黑體字 小標宋體字 用紅色標識 字號一般應小于22mm 15mm 高 寬 3號楷體字 2號小標宋體字 附件 1 2 二 五年四月二十日 發(fā)至 級 3號仿宋體字 發(fā)至 級 二 一 年二月五日 主題詞 抄送 辦公室 2010年2月5日印發(fā) 2 3號黑體字 3號仿宋體字 4號半角白體阿拉伯數碼 五 公文格式 三 值得注意的地方1 標題 1 標題使用中 常見的是文種使用錯誤 其中量最大的是把 申請 當作 請示 把 匯報 當作 報告 申請 和 匯報 不能作為文種來用 2 規(guī)章制度類標題 建議 關于印發(fā) 通知 而不是 關于下發(fā) 的通知 3 標題一般不加標點符號 五 公文格式 2 正文 1 正文中提到撰寫此文件的依據時 有時需引用文件 正確引用應為 公司市場經營部 關于XX的通知 安徽源牌 2009 X號 注意各部分的位置 六角括號的用法 方括號 圓括號均不正確 2 若引用文件標題中還含有文件小標題 應為 關于轉發(fā)集團公司的通知 注意使用單書名號 五 公文格式 3 正文層次序數正確使用 第一層一 第二層 一 第三層1 第四層 1 公文中最好不要采用 1 1 1Aa等符號 4 段落中無論有無層次序數 段落首行須兩個漢字符 回行須頂格 若使用自動生成的段落編號 請手動調整排版 五 公文格式 5 表格圖形等盡量不在正文出現(xiàn) 可放入附件中 6 正文措詞施要得體 條理清楚 感情中立 不宜使用語氣詞或感情色彩較濃的詞 結尾語一般要單另一行 語氣要謙虛 結束時使用的標點符號 一般為句號 如 妥否 請批示 不宜用感嘆號 等 五 公文格式 7 數字間的逗號為半角 如 123 000元 不能寫成全角 123 000元 8 落款時間應為大寫漢字 如二 一 年七月十八日 六 常見公文寫作 一 請示的撰寫第一層 寫明請示的原因 背景 即 說明請示問題的依據 原因 出發(fā)點 說明為什么要請示 第二層 寫明請示的事項 即 要求上級給予批示 批準的具體事項 結尾 妥否 請批示 需要注意的問題 例文 六 常見公文寫作 二 報告的撰寫1 綜合性報告 開頭 主體 結尾開頭 概括說明全文主旨 把一定時間內各方面工作總的情況做一個概述 主體 是報告的核心 要就各方面工作的主要情況進行說明 結尾 具體寫出工作中存在的主要問題 并提出下一步工作意見 六 常見公文寫作 2 專題報告 情況 經驗 問題情況 開展和進行某一專項工作的依據 工作的大體進展情況 取得的成效等 經驗 完成某一項工作的主要做法或取得的經驗 問題 講請存在的問題 今后的意見和建議要針對存在的問題去寫 意見和建議提出的措施要得當 方法要行之有效 3 注意事項 4 范文 六 常見公文寫作 三 通知的撰寫1 適用范圍 批轉性通知 告知性通知 事項性通知2 功能 3 結構 正文 第一部分 發(fā)通知的原因 根據和目的 啟承語 現(xiàn)將有關事項通知如下 等 第二部分 所通知的事項 第三部分 對全文加以總結 提出號召 希望 要求等 通常以 特此通知 結尾 六 常見公文寫作 4 會議通知 一般應包括以下內容 會議名稱 召開會議的根據與目的 會議時間 地點 報到的時間 地點 與會人員 差旅費報銷辦法 與會者準備工作與注意事項 聯(lián)系單位 聯(lián)系人與聯(lián)系電話號碼等 5 范文 六 常見公文寫作 四 通報通報是表彰先進 批評錯誤 傳達重要情況時使用的公文 1 表彰 批評性通報正文的寫法 發(fā)文的原因 根據 介紹事件過程 人物行為 適當地進行評論分析 指出重要意義或后果 提出其中實質性的問題 發(fā)文機關對事件 人物做出的決定 要求和采取的措施 規(guī)定 六 常見公文寫作 2 事項性通報正文的寫法 就一個事件 一個情況的演變過程進行概括和敘述 存在的主要問題 解決措施或今后工作的要求 3 范文 六 常見公文寫作 五 函函適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作 詢問和答復問題 向有關主管部門請求批準等 1 問函 開頭 交代去函的緣由 根據 理由 要開門見山 直截了當 主體 寫明詢問或商洽的內容 要求寫得具體 準確 條理清楚 要一事一文 結尾 常用 即請復函 盼復 以上意見 請予函復 等 也可以寫一些表示感謝的詞語 如 特表示感謝 請函復為感 等 六 常見公文寫作 2 復函 開頭 X月X日貴單位關于XXXXX來函已悉 經研究函復如下 主體 針對問函所商洽和詢問的事項 做明確 具體的答復 結尾 不用寒喧 也可以沒有結尾 常用 此復 特此函復 等 3 范文 六 常見公文寫作 六 會議紀要會議紀要由標題和正文組成 在結構格式上與其他公文不同的是 會議紀要不用主送單位和落款 成文時間多寫在標題下方 會議紀要不蓋公章 1 標題 會議紀要的標題通常由會議名稱和文種構成 例如 全國農村愛國衛(wèi)生運動現(xiàn)場經驗交流會紀要 六 常見公文寫作 2 導言 導言即會議紀要的開頭部分 一般是概括會議的基本情況 包括會議的名稱 目的 內容 時間 地點 規(guī)模 參加人員 主要議題和會議成果等 導言不能寫得過長 要簡明扼要 讓人們讀后對會議有個總體的了解 3 主體 主體的寫法一般有三種 一是條項式 二是綜合式 三是摘要式4 結尾 4 范文 六 常見公文寫作 XXX項目組第X次會議紀要 注意標題不用加 關于 X年X月X日 XX項目組第X次會議在X處召開 會議由XXX主持 XXX XX XX單位相關人員參加了會議 會議對XXXXXXX事項進行了討論 現(xiàn)將會議議定事項紀要如下 一 XXXXXXXXXX 二 XXXXXXXXXX 參會人員 XX XX XX XX 會議記錄 XX 第二篇公文的辦理 一 公文收文辦理二 公文發(fā)文程序 一 公文收文辦理 一 簽收 登記應建立嚴格的收文簽收 登記制度 加強對公文運轉的管理 保證收到的公文