朝陽區(qū)創(chuàng)建全國文明城區(qū)檔案管理工作方案.doc

朝陽區(qū)創(chuàng)建全國文明城區(qū)工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室朝陽區(qū)創(chuàng)建全國文明城區(qū)檔案指導(dǎo)指揮部辦公室朝創(chuàng)建辦2010 6 號朝陽區(qū)創(chuàng)建全國文明城區(qū)檔案管理工作方案根據(jù)我區(qū)創(chuàng)建文明城區(qū)整體工作安排和全國文明城區(qū)測評體系關(guān)于材料審核工作的要求，為使我區(qū)在創(chuàng)建活動中形成的檔案材料齊全、完整、規(guī)范，順利通過全國文明城區(qū)材料審核工作的測評，特制訂本實施辦法。一、創(chuàng)建文明城區(qū)檔案材料管理原則創(chuàng)建文明城區(qū)檔案材料是指全區(qū)各單位在創(chuàng)建活動中形成的，朝陽區(qū)創(chuàng)建全國文明城區(qū)工作組織機構(gòu)、2010年工作計劃、任務(wù)分解一覽表（試行版）中檔案提交材料內(nèi)容明確規(guī)定的，各種紙質(zhì)、照片、音像、視頻、實物等多種形式的檔案文件材料。創(chuàng)建文明城區(qū)檔案材料管理堅持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級負責(zé)的原則。即我區(qū)創(chuàng)建文明城區(qū)檔案材料工作，由區(qū)創(chuàng)建全國文明城區(qū)檔案指導(dǎo)指揮部負總責(zé)，指揮部辦公室負責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)，各部、委、辦、局、街、鄉(xiāng)對本單位檔案材料的形成、積累、歸檔、提交工作負具體責(zé)任。二、創(chuàng)建文明城區(qū)檔案材料管理職責(zé)創(chuàng)建文明城區(qū)工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室檔案材料組，負責(zé)對全區(qū)各單位創(chuàng)建工作檔案材料的形成、整理、歸檔工作進行培訓(xùn)、檢查和指導(dǎo)；負責(zé)掌握各單位檔案材料形成的情況，對指標(biāo)體系中應(yīng)形成的檔案材料進行督導(dǎo)和檢查，形成檢查報告，對不符合檔案材料提交要求的單位提出整改要求，并檢查其落實情況，確保創(chuàng)建工作檔案材料的齊全完整；負責(zé)對全區(qū)各單位上報的全部創(chuàng)建工作的檔案材料，進行登記、分類、匯總、整理和保管。全區(qū)各相關(guān)單位要嚴(yán)格按照全國文明城區(qū)創(chuàng)建工作的責(zé)任分工和朝陽區(qū)創(chuàng)建全國文明城區(qū)工作組織機構(gòu)、2010年工作計劃、任務(wù)分解一覽表（試行版）中的任務(wù)分解及提交檔案材料一覽表規(guī)定的檔案材料提交內(nèi)容，做好本單位、本系統(tǒng)創(chuàng)建工作檔案材料的收集、整理、提交等工作，確保檔案材料的齊全、完整和規(guī)范。三、創(chuàng)建文明城區(qū)檔案材料管理要求（一）各有關(guān)單位要提高認識，加強領(lǐng)導(dǎo)，明確創(chuàng)建文明城區(qū)檔案工作的主管領(lǐng)導(dǎo)和具體工作人員，并將名單在3月25日之前報送到區(qū)創(chuàng)建全國文明城區(qū)辦公室檔案材料組。（二）創(chuàng)建文明城區(qū)檔案材料管理的具體要求：1.創(chuàng)建工作檔案材料的形成，要嚴(yán)格按照北京市國家行政機關(guān)實施國家行政機關(guān)公文格式印制標(biāo)準(zhǔn)（試行）、北京市實施國家行政機關(guān)公文處理辦法細則和中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例的規(guī)定形成。2.創(chuàng)建工作檔案材料的收集，要按照朝陽區(qū)創(chuàng)建全國文明城區(qū)工作組織機構(gòu)、2010年工作計劃、任務(wù)分解一覽表（試行版）中檔案提交材料內(nèi)容的規(guī)定，保證檔案材料的齊全完整，不得出現(xiàn)缺項、空項和材料內(nèi)容與項目要求不符等問題。3.創(chuàng)建工作檔案材料的提交和整理，為保證檔案的安全，創(chuàng)建工作檔案材料的提交一般要求為檔案原件的復(fù)制件，并填寫測評材料提交表。創(chuàng)建工作提交的檔案材料，要按照創(chuàng)建全國文明城區(qū)檔案材料報送工作要求進行整理。四、創(chuàng)建文明城區(qū)檔案材料管理的實施安排（一）工作部署和培訓(xùn)。3月上旬，編制朝陽區(qū)創(chuàng)建全國文明城區(qū)各單位提交檔案材料任務(wù)分解表；3中旬，召開工作部署和培訓(xùn)會議，下發(fā)朝陽區(qū)創(chuàng)建全國文明城區(qū)各單位提交檔案材料任務(wù)分解表，與各單位對接創(chuàng)建全國文明城區(qū)提交檔案材料的具體工作任務(wù)，并進行培訓(xùn)。請各單位主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案資料員參會，會議的主要內(nèi)容：一是請創(chuàng)建辦和指揮部領(lǐng)導(dǎo)講話，講話內(nèi)容是創(chuàng)建文明城區(qū)檔案材料的重要性和工作要求；二是培訓(xùn)，內(nèi)容是檔案材料形成的標(biāo)準(zhǔn)、檔案材料整理和提交的要求；三是分系統(tǒng)討論，內(nèi)容是對分解表的理解、任務(wù)是否清楚以及需要解決的問題；四是對會議情況進行總結(jié)，對提出的問題進行答疑解惑，進一步明確工作要求。（二）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，明確任務(wù)。4月初，召開郵政、供電、燃氣、自來水、銀行、公共交通等社會部門的創(chuàng)建工作檔案材料協(xié)調(diào)會，明確提交檔案材料工作的內(nèi)容、任務(wù)和標(biāo)準(zhǔn)；召開區(qū)級各領(lǐng)導(dǎo)小組、委員會檔案材料工作協(xié)調(diào)會，明確主責(zé)單位的職責(zé)。（三）督導(dǎo)檢查。4月中旬至5月底，檔案材料組對重點單位的檔案材料形成情況進行督導(dǎo)，檢查其形成檔案材料是否符合標(biāo)準(zhǔn)，文件材料形成是否齊全。（四）2009年度材料上報和審核。6月，全區(qū)各相關(guān)單位按照檔案材料的上報要求，將2009年度創(chuàng)建工作檔案材料上報到創(chuàng)建文明城區(qū)工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室檔案材料組。檔案材料組對各單位上報的材料進行審核，對上報項目內(nèi)容不齊全、質(zhì)量不符合要求的單位，進行指導(dǎo)并提出限期整改要求。（五）整理編目。7月，創(chuàng)建文明城區(qū)工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室檔案材料組，按照全國文明城區(qū)測評體系的要求，對各單位上交的2009年度創(chuàng)建工作檔案材料進行分類、整理和編目。（六）檢查整改落實情況。8月，對檔案材料存在問題的部門進行檢查和指導(dǎo)，檢查其整改任務(wù)完成情況；對問題嚴(yán)重、改進不利的單位進行通報，并及時采取措施，確保創(chuàng)建文明城區(qū)檔案資料的齊全完整。（七）有整改任務(wù)的單位上交檔案材料。8月底，完成整改任務(wù)的單位，上交檔案材料，檔案材料組審核，并進行整理編目。（八）請專家指導(dǎo)。9月，聘請市文明辦有關(guān)專家對我區(qū)2009年度的創(chuàng)建工作檔案材料，進行初步審核指導(dǎo)，根據(jù)專家意見，進一步完善補充。（九）總結(jié)2009年度檔案材料管理工作。10月，對2009年度創(chuàng)建工作檔案材料管理情況進行總結(jié)，明確存在的問題、采取的措施和下一步工作的重點，召開相關(guān)部門工作會議，部署2010年和2011年檔案材料管理工作。（十）督導(dǎo)檢查。11月至2011年3月，檔案材料組對重點單位和郵政、供電、燃氣、自來水、銀行、公共交通等社會部門的檔案材料形成情況進行督導(dǎo)和檢查。（十一）2010、2011年度創(chuàng)建工作檔案材料上報和審核。2011年4月，全區(qū)各單位上報2010和2011年創(chuàng)建工作檔案材料。檔案材料組對上報材料進行審核。（十二）檔案材料組收集郵政、供電、燃氣、自來水、銀行、公共交通等部門的材料。（十三）整理編目、查遺補缺。2011年5月，創(chuàng)建文明城區(qū)工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室檔案材料組，按照全國文明城區(qū)測評體系的要求，對全部上交的檔案材料進行分類、整理和編目。通過分類整理，發(fā)現(xiàn)存在的問題，進一步查遺補缺，以保證測評工作順利通過。（十四）請專家進行審查指導(dǎo)。2011年6月，聘請專家對我區(qū)創(chuàng)建工作檔案材料，進行審核指導(dǎo)，根據(jù)專家意見，進一步補充完善。（十五）編制總目錄和待審材料記錄，對重點材料進行再審核，完成全部整理工作迎接測評。（十六）表彰評比。2011年12月，對檔案材料齊全完整、符合規(guī)范要求、做出突出貢獻的單位和個人，提出表彰意見。附件：1.創(chuàng)建活動檔案材料工作實施計劃表2. 檔案材料上報審核工作程序3.創(chuàng)建全國文明城區(qū)檔案材料報送工作要求 二一年三月十五日6附件1.創(chuàng)建活動檔案材料工作實施計劃表序號計劃內(nèi)容時間1工作部署和培訓(xùn)。編制檔案材料任務(wù)分解表，召開工作部署和培訓(xùn)會，指標(biāo)對接。3月2工作協(xié)調(diào)。召開供電等社會部門創(chuàng)建工作檔案材料協(xié)調(diào)會；召開區(qū)各領(lǐng)導(dǎo)小組和委員會檔案材料工作協(xié)調(diào)會4月3督導(dǎo)檢查。對重點單位的檔案材料形成情況進行督導(dǎo)和檢查4-5月4檔案材料上報審核。各單位上報2009年度創(chuàng)建活動檔案材料，檔案材料組進行審核。6月5整理和編目。檔案材料組對2009年度創(chuàng)建檔案材料進行分類、整理和編目。7月6檢查整改。對存在問題的部門檢查整改完成情況。8月7上交整改材料。完成整改任務(wù)的單位上交檔案材料，檔案材料組進行審核。8月8專家指導(dǎo)。請市文明辦專家2009年創(chuàng)建工作檔案材料進行審核指導(dǎo)。9 月9工作總結(jié)。總結(jié)2009年度檔案材料管理工作，明確存在的問題、采取的措施和下一步工作的重點；召開會議，部署2010年和2011年檔案材料管理工作。10月10督導(dǎo)檢查。對重點單位和郵政、供電、燃氣等社會部門的檔案材料形成情況進行督導(dǎo)和檢查。2010年11月至2011年3月11檔案材料上報審核。區(qū)屬各單位上報2010、2011年度創(chuàng)建工作檔案材料，檔案材料組對上報材料進行審核。2011年4月12郵政、供電、燃氣、自來水等社會部門的材料上報審核。2011年4月13整理編目、查遺補缺。檔案材料組按照測評體系的要求，對全部上交的檔案材料進行分類、整理和編目，查遺補缺。2011年5月14專家審查指導(dǎo)。請專家對創(chuàng)建檔案材料進行審核指導(dǎo)，根據(jù)專家意見，進一步補充完善。2011年6月15編寫創(chuàng)建全國文明城區(qū)待審材料索引表和待審記錄表；編制總目錄，對重點材料進行再審核，完成全部整理工作。 2011年5-7月16總結(jié)表彰評比。總結(jié)創(chuàng)建活動檔案工作，開展評比，對做出突出貢獻的單位和個人進行表彰。2011年12月10附件2檔案材料上報審核工作程序1.各單位按照檔案材料提交要求上報創(chuàng)建工作檔案材料。2.檔案材料組，按照朝陽區(qū)創(chuàng)建全國文明城區(qū)各單位提交檔案材料任務(wù)分解表和創(chuàng)建全國文明城區(qū)檔案材料報送工作要求，對各單位上報的檔案材料進行審核。3.一次通過檔案材料審核的單位，進入下一個環(huán)節(jié)，辦理簽收手續(xù)，雙方簽字。4.提交檔案內(nèi)容不齊全、整理不符合要求的單位，填寫上報材料不符合要求登記臺帳，提出限期整改時間和要求，并履行簽字手續(xù)。5.檔案材料組形成上交檔案材料情況報告，向指揮部、創(chuàng)建辦和區(qū)主要領(lǐng)導(dǎo)，通報上檔案材料存在的主要問題和問題單位。附件3.創(chuàng)建全國文明城區(qū)檔案材料報送工作要求1.各單位按照責(zé)任分工，對所承擔(dān)的測評標(biāo)準(zhǔn)進行認真梳理，填寫測評材料提交表（詳見測評材料提交表樣式），按照測評內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)逐項撰寫結(jié)論性說明，每一項測評標(biāo)準(zhǔn)提交一份表格，提交的文字資料須經(jīng)過認真整理和總結(jié)，不能漏項。2.提交的材料應(yīng)包括測評材料提交表、歸檔目錄表和檔案材料。將紙質(zhì)測評材料提交表、目錄、檔案材料和電子版一同上交創(chuàng)建文明城區(qū)工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室檔案材料組。3.檔案材料的整理，要將提交的全部檔案材料，按照測評內(nèi)容編號進行分類，如：-4-、-5-；在每一類下進行排序；在每份文件首頁的右上角，用鉛筆編寫測評內(nèi)容編號和件號；按類填寫朝陽區(qū)創(chuàng)建全國文明城區(qū)歸檔文件目錄。4.所提供的檔案資料一般應(yīng)是歸檔文件的復(fù)印件，文件上應(yīng)有歸檔的檔號章，并填寫了相關(guān)內(nèi)容。測評材料提交表、文件原件、復(fù)印件均須由出具單位蓋章（紅頭文件除外），復(fù)印件（每三頁）壓頁蓋章。5.檔案材料包括文字材料、照片、影像資料等。特別是涉及朝陽區(qū)榮獲國際、國家、有關(guān)部委榮譽稱號和成功承辦國際、國內(nèi)大型活動，得到國際、國家、市級有關(guān)部門充分肯定兩項特色指標(biāo)，需要提供相應(yīng)的書籍、光盤等成果性資料。測評材料提交表測評內(nèi)容編號：提供部門：負責(zé)人簽字：部門蓋章：提交日期：聯(lián)系人： 聯(lián)系電話：填寫要求：1、按測評標(biāo)準(zhǔn)逐項編號，編號格式如下：-1-。2、涉及數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的，如實填寫所需數(shù)據(jù)，提供計算方法和計算結(jié)果，并注明數(shù)據(jù)來源，要求提供兩年數(shù)據(jù)的，分別填寫兩年的數(shù)據(jù)，并計算平均值。3、涉及文字描述性標(biāo)準(zhǔn)的，每一個標(biāo)準(zhǔn)作為一個段落，語言表述盡量精煉，緊扣標(biāo)準(zhǔn)。如敘述內(nèi)容分為幾個層次或按照時間順序分別表述，則注意每個段落要有序隔開。4、以人口為計算基數(shù)的數(shù)