標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程研習(xí).ppt

標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程研習(xí) 1 標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程 SOP 的編製 以楊梅高中 註冊(cè)組 之實(shí)作為例 國(guó)立楊梅高級(jí)中學(xué)註冊(cè)組長(zhǎng)陳岫傑2007年10月30日 標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程研習(xí) 2 一 參考文獻(xiàn) 1 林騰蛟 教育部作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化 SOP 流程圖製作規(guī)範(fàn) 國(guó)立科學(xué)教育館 2 國(guó)立教育資料館 SOP作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化 品管圈工作計(jì)畫 國(guó)立教育資料館 3 國(guó)立楊梅高中教務(wù)處分層負(fù)責(zé)表 4 國(guó)立楊梅高中教務(wù)處校務(wù)章則 標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程研習(xí) 3 二 標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程之意義 一 標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程 StandardOperatingProcedure SOP 為企業(yè)界 機(jī)構(gòu) 常用之一種方法 其目的是要使每一項(xiàng)作業(yè)流程 事 均能清楚呈現(xiàn) 任何人 人 只要看到流程圖 便能一目了然 有助於相關(guān)人員對(duì)整體工作流程的掌握 二 採(cǎi)用之機(jī)構(gòu)企業(yè) 政府機(jī)構(gòu) 行政機(jī)構(gòu) 學(xué)校 軍方 醫(yī)院等 標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程研習(xí) 4 三 流程編製之負(fù)責(zé)單位 一 依事或依人 1 以業(yè)務(wù)編製 可綜合多處室或單位 但個(gè)人可能缺乏參與之自覺 2 以人員編製 可以專責(zé)人員掌握 不怕業(yè)務(wù)調(diào)動(dòng)或更迭 但細(xì)緻程度需考量 二 依對(duì)象來分 相互參酌 對(duì)照 1 業(yè)務(wù)人員 承辦人員的規(guī)範(fàn) 2 申請(qǐng)人士 有規(guī)則 法令 表件可循 標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程研習(xí) 5 四 編製標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程之準(zhǔn)備 一 詳讀分層負(fù)責(zé)表 確定專責(zé)業(yè)務(wù)內(nèi)容 二 將 業(yè)務(wù)內(nèi)容 分類 1 依時(shí)間劃分 以全年之52週別 參考一般之進(jìn)行時(shí)間 置於合適之週別計(jì)畫 一般性工作可置於最末處 2 依重要 急迫程度劃分 可約分為 重 重要 普 普通 急 急迫 例 例行 四類 三 蒐集所有相關(guān)辦法 R 表件 I 並確定協(xié)辦單位或處室 標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程研習(xí) 6 五 重要工作內(nèi)容 一 項(xiàng)目分類 以數(shù)字編號(hào) 二 主要項(xiàng)目名稱 依分層負(fù)責(zé)表之大類別編寫 三 細(xì)部項(xiàng)目 以次編號(hào) 如1 1 編寫 詳細(xì)繕寫各工作項(xiàng)目 且每一工作項(xiàng)目將對(duì)應(yīng)至每一個(gè) 流程圖 四 辦法及說明 每一細(xì)部項(xiàng)目之法源依據(jù) 依 校務(wù)章則 之規(guī)定 或是一般政府公布之遵行辦法 可擷取 並附註出處 五 表格 文件 需要填製之表格 文件 標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程研習(xí) 7 六 編定行事週曆 一 業(yè)務(wù)事項(xiàng)之重要 急迫程度說明 二 依學(xué)年 或年度 與週別劃分 三 工作內(nèi)容 與 細(xì)部項(xiàng)目 不同 其每一項(xiàng)工作內(nèi)容 應(yīng)包含於細(xì)部項(xiàng)目中 但是否需要畫製流程圖 則應(yīng)以 業(yè)務(wù)單位 之人員來分 如主任 組長(zhǎng)或職員 四 協(xié)辦單位 註明協(xié)調(diào) 會(huì)辦單位 於流程圖中需標(biāo)示 五 參考之辦法 表格 如R1 3 1 I1 3 1 標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程研習(xí) 8 標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程研習(xí) 9 標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程研習(xí) 10 七 繪製流程圖 1 3 一 流程圖 FlowChart 依照邏輯順序 確定起點(diǎn) 進(jìn)行點(diǎn) 轉(zhuǎn)折 選擇 循環(huán)與終點(diǎn) 二 以 固定符號(hào) 繪製 各有意義 需統(tǒng)一標(biāo)定 三 流程圖的優(yōu)點(diǎn) 走過一遍 留下痕跡 1 流程一目了然 工作人員 申請(qǐng)人士能有了解 2 更換人手時(shí)可按圖索驥 容易上手 3 繪製時(shí)可以 學(xué)習(xí) 重跑流程 可發(fā)現(xiàn)疏失 適時(shí)更正 標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程研習(xí) 11 標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程研習(xí) 12 一 流程圖符號(hào) 參考教育部之規(guī)範(fàn) 以及相關(guān)機(jī)構(gòu)之繪製原則 製作符號(hào)及範(fàn)例 二 由 上而下 結(jié)構(gòu)化 程式設(shè)計(jì) 三 圖示選取 由WORD軟體中 選取 工具列 插入 圖片 快取圖案 流程圖 七 繪製流程圖 2 3 標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程研習(xí) 13 七 繪製流程圖 3 3 標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程研習(xí) 14 八 流程圖之結(jié)構(gòu)說明 1 5 一 簡(jiǎn)單順序 Sequence 1 依處理程序 逐一製作2 最為簡(jiǎn)單 3 由上而下進(jìn)行 標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程研習(xí) 15 標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程研習(xí) 16 八 流程圖之結(jié)構(gòu)說明 2 5 二 二元選擇結(jié)構(gòu) Dual Selection 1 依某些條件 進(jìn)行不同處理程序 2 選擇之結(jié)果 可用 是 否 通過 不通過 或是其他對(duì)應(yīng)文字?jǐn)⑹?3 經(jīng)過選擇後之程序 就此分流 標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程研習(xí) 17 三 多元選擇結(jié)構(gòu) Multi Selection 1 依某些條件 進(jìn)行不同處理程序 2 通常選擇之結(jié)果 仍歸結(jié)到一至二個(gè) 後續(xù)程序 3 若後續(xù)程序過多 需有 分頁(yè) 之計(jì)畫 八 流程圖之結(jié)構(gòu)說明 3 5 標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程研習(xí) 18 三 重複處理結(jié)構(gòu)A Iteration RepeatUntil 1 重複執(zhí)行某些條件 直到條件變成 真 為止 2 當(dāng)符合 是 的條件時(shí) 即離開迴圈 至下一 後續(xù)程序 3 先執(zhí)行處理程序 再?zèng)Q定是否要繼續(xù)執(zhí)行 八 流程圖之結(jié)構(gòu)說明 4 5 標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程研習(xí) 19 三 重複處理結(jié)構(gòu)B Iteration RepeatWhile 1 重複執(zhí)行某些條件 直到條件變成 真 為止 2 當(dāng)符合 否 的條件時(shí) 經(jīng)過另外處理流程 又回到 條件選擇 3 先判斷條件是否成立 再執(zhí)行處理程序 八 流程圖之結(jié)構(gòu)說明 5 5 標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程研習(xí) 20 一 關(guān)鍵字彙 每一流程中央為關(guān)鍵字 其下為細(xì)部說明 勿超過2行 二 辦理期程或時(shí)間 可於細(xì)部說明中註明 三 注意回饋 流程有選擇或決策分流者 請(qǐng)回饋至主流程 以確定是否能繼續(xù)進(jìn)行 避免懸而不決 或是不斷地循環(huán)而未完成 四 注意流程 路徑 之合理性 並要考慮是否要分表 分頁(yè) 建置 或是合成總表 另行分細(xì)項(xiàng) 分表 總表應(yīng)以符號(hào) 顏色區(qū)別 並稍加說明 九 流程圖之繪製原則 1 4 標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程研習(xí) 21 五 注意順序 需依流程標(biāo)示順序 由上而下 由左而右 六 標(biāo)示號(hào)碼 以阿拉伯?dāng)?shù)字1開始 後接續(xù) 關(guān)鍵詞彙 字 以 動(dòng)詞 受詞 為原則 若有處理單位 亦應(yīng)加上 七 單一出口 單一入口 每一程序只有一個(gè)出口 箭頭出 或入口 箭頭入 或連接至路徑之上 八 分頁(yè)建置 流程圖一頁(yè)放不下時(shí) 可連接下一頁(yè) 連接符號(hào) 可稍加說明為何要分頁(yè)之原因 九 流程圖之繪製原則 2 4 標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程研習(xí) 22 九 符號(hào)大小一致 同一流程圖中各符號(hào)大小應(yīng)相同 十 避免交叉 路徑符號(hào)避免相互交叉 若必要之交叉 則以曲線表示 十一 一路徑 一箭頭 同一路徑不管有多少選擇會(huì)合 仍只使用一個(gè)箭頭 十二 開始唯一 結(jié)束不論 開始符號(hào)於流程圖中只能出現(xiàn)一次 但結(jié)束符號(hào)不限 九 流程圖之繪製原則 3 4 標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程研習(xí) 23 十三 選擇或重複結(jié)構(gòu) 應(yīng)加強(qiáng)說明 對(duì)於有多種後續(xù)流程之條件應(yīng)註明 路徑上加註 是 否 等指示文字 十四 若使用到已定義之流程 可不必重複繪製 符號(hào) 十五 階層性分頁(yè) 若一頁(yè)繪製不下 亦可使用階層性分頁(yè)繪製 以分號(hào)碼 如2 1 在另頁(yè)繪製 但要在起始流程中註明 十六 邏輯驗(yàn)證 試以使用此流程圖之角色 檢視按步操作以防缺漏 或是過度繁瑣 九 流程圖之繪製原則 4 4 標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程研習(xí) 24 十 流程圖之範(fàn)例 標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程研習(xí) 25 一 詳細(xì)之程度 二