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標準作業(yè)流程研習 1 標準作業(yè)流程 SOP 的編製 以楊梅高中 註冊組 之實作為例 國立楊梅高級中學註冊組長陳岫傑2007年10月30日 標準作業(yè)流程研習 2 一 參考文獻 1 林騰蛟 教育部作業(yè)標準化 SOP 流程圖製作規(guī)範 國立科學教育館 2 國立教育資料館 SOP作業(yè)標準化 品管圈工作計畫 國立教育資料館 3 國立楊梅高中教務處分層負責表 4 國立楊梅高中教務處校務章則 標準作業(yè)流程研習 3 二 標準作業(yè)流程之意義 一 標準作業(yè)流程 StandardOperatingProcedure SOP 為企業(yè)界 機構 常用之一種方法 其目的是要使每一項作業(yè)流程 事 均能清楚呈現 任何人 人 只要看到流程圖 便能一目了然 有助於相關人員對整體工作流程的掌握 二 採用之機構企業(yè) 政府機構 行政機構 學校 軍方 醫(yī)院等 標準作業(yè)流程研習 4 三 流程編製之負責單位 一 依事或依人 1 以業(yè)務編製 可綜合多處室或單位 但個人可能缺乏參與之自覺 2 以人員編製 可以專責人員掌握 不怕業(yè)務調動或更迭 但細緻程度需考量 二 依對象來分 相互參酌 對照 1 業(yè)務人員 承辦人員的規(guī)範 2 申請人士 有規(guī)則 法令 表件可循 標準作業(yè)流程研習 5 四 編製標準作業(yè)流程之準備 一 詳讀分層負責表 確定專責業(yè)務內容 二 將 業(yè)務內容 分類 1 依時間劃分 以全年之52週別 參考一般之進行時間 置於合適之週別計畫 一般性工作可置於最末處 2 依重要 急迫程度劃分 可約分為 重 重要 普 普通 急 急迫 例 例行 四類 三 蒐集所有相關辦法 R 表件 I 並確定協辦單位或處室 標準作業(yè)流程研習 6 五 重要工作內容 一 項目分類 以數字編號 二 主要項目名稱 依分層負責表之大類別編寫 三 細部項目 以次編號 如1 1 編寫 詳細繕寫各工作項目 且每一工作項目將對應至每一個 流程圖 四 辦法及說明 每一細部項目之法源依據 依 校務章則 之規(guī)定 或是一般政府公布之遵行辦法 可擷取 並附註出處 五 表格 文件 需要填製之表格 文件 標準作業(yè)流程研習 7 六 編定行事週曆 一 業(yè)務事項之重要 急迫程度說明 二 依學年 或年度 與週別劃分 三 工作內容 與 細部項目 不同 其每一項工作內容 應包含於細部項目中 但是否需要畫製流程圖 則應以 業(yè)務單位 之人員來分 如主任 組長或職員 四 協辦單位 註明協調 會辦單位 於流程圖中需標示 五 參考之辦法 表格 如R1 3 1 I1 3 1 標準作業(yè)流程研習 8 標準作業(yè)流程研習 9 標準作業(yè)流程研習 10 七 繪製流程圖 1 3 一 流程圖 FlowChart 依照邏輯順序 確定起點 進行點 轉折 選擇 循環(huán)與終點 二 以 固定符號 繪製 各有意義 需統(tǒng)一標定 三 流程圖的優(yōu)點 走過一遍 留下痕跡 1 流程一目了然 工作人員 申請人士能有了解 2 更換人手時可按圖索驥 容易上手 3 繪製時可以 學習 重跑流程 可發(fā)現疏失 適時更正 標準作業(yè)流程研習 11 標準作業(yè)流程研習 12 一 流程圖符號 參考教育部之規(guī)範 以及相關機構之繪製原則 製作符號及範例 二 由 上而下 結構化 程式設計 三 圖示選取 由WORD軟體中 選取 工具列 插入 圖片 快取圖案 流程圖 七 繪製流程圖 2 3 標準作業(yè)流程研習 13 七 繪製流程圖 3 3 標準作業(yè)流程研習 14 八 流程圖之結構說明 1 5 一 簡單順序 Sequence 1 依處理程序 逐一製作2 最為簡單 3 由上而下進行 標準作業(yè)流程研習 15 標準作業(yè)流程研習 16 八 流程圖之結構說明 2 5 二 二元選擇結構 Dual Selection 1 依某些條件 進行不同處理程序 2 選擇之結果 可用 是 否 通過 不通過 或是其他對應文字敘述 3 經過選擇後之程序 就此分流 標準作業(yè)流程研習 17 三 多元選擇結構 Multi Selection 1 依某些條件 進行不同處理程序 2 通常選擇之結果 仍歸結到一至二個 後續(xù)程序 3 若後續(xù)程序過多 需有 分頁 之計畫 八 流程圖之結構說明 3 5 標準作業(yè)流程研習 18 三 重複處理結構A Iteration RepeatUntil 1 重複執(zhí)行某些條件 直到條件變成 真 為止 2 當符合 是 的條件時 即離開迴圈 至下一 後續(xù)程序 3 先執(zhí)行處理程序 再決定是否要繼續(xù)執(zhí)行 八 流程圖之結構說明 4 5 標準作業(yè)流程研習 19 三 重複處理結構B Iteration RepeatWhile 1 重複執(zhí)行某些條件 直到條件變成 真 為止 2 當符合 否 的條件時 經過另外處理流程 又回到 條件選擇 3 先判斷條件是否成立 再執(zhí)行處理程序 八 流程圖之結構說明 5 5 標準作業(yè)流程研習 20 一 關鍵字彙 每一流程中央為關鍵字 其下為細部說明 勿超過2行 二 辦理期程或時間 可於細部說明中註明 三 注意回饋 流程有選擇或決策分流者 請回饋至主流程 以確定是否能繼續(xù)進行 避免懸而不決 或是不斷地循環(huán)而未完成 四 注意流程 路徑 之合理性 並要考慮是否要分表 分頁 建置 或是合成總表 另行分細項 分表 總表應以符號 顏色區(qū)別 並稍加說明 九 流程圖之繪製原則 1 4 標準作業(yè)流程研習 21 五 注意順序 需依流程標示順序 由上而下 由左而右 六 標示號碼 以阿拉伯數字1開始 後接續(xù) 關鍵詞彙 字 以 動詞 受詞 為原則 若有處理單位 亦應加上 七 單一出口 單一入口 每一程序只有一個出口 箭頭出 或入口 箭頭入 或連接至路徑之上 八 分頁建置 流程圖一頁放不下時 可連接下一頁 連接符號 可稍加說明為何要分頁之原因 九 流程圖之繪製原則 2 4 標準作業(yè)流程研習 22 九 符號大小一致 同一流程圖中各符號大小應相同 十 避免交叉 路徑符號避免相互交叉 若必要之交叉 則以曲線表示 十一 一路徑 一箭頭 同一路徑不管有多少選擇會合 仍只使用一個箭頭 十二 開始唯一 結束不論 開始符號於流程圖中只能出現一次 但結束符號不限 九 流程圖之繪製原則 3 4 標準作業(yè)流程研習 23 十三 選擇或重複結構 應加強說明 對於有多種後續(xù)流程之條件應註明 路徑上加註 是 否 等指示文字 十四 若使用到已定義之流程 可不必重複繪製 符號 十五 階層性分頁 若一頁繪製不下 亦可使用階層性分頁繪製 以分號碼 如2 1 在另頁繪製 但要在起始流程中註明 十六 邏輯驗證 試以使用此流程圖之角色 檢視按步操作以防缺漏 或是過度繁瑣 九 流程圖之繪製原則 4 4 標準作業(yè)流程研習 24 十 流程圖之範例 標準作業(yè)流程研習 25 一 詳細之程度 二