文書處理與檔案管理.ppt

第七章文書處理與檔案管理 第一節(jié)文書處理第二節(jié)文件歸檔第三節(jié)文件的整理與編目第四節(jié)檔案管理 主要內(nèi)容 第七章文書處理與檔案管理 電子教案模版配色 1 學(xué)習(xí)提示 一 學(xué)習(xí)目標(biāo)了解文書處理的行文關(guān)系及行文方式掌握文書處理的收文及發(fā)文程序掌握檔案分類的方法能夠編制檔案目錄 二 學(xué)習(xí)重點(diǎn)文書處理的程序檔案的分類與編目 三 學(xué)習(xí)難點(diǎn)檔案的分類與編目 第七章文書處理與檔案管理 引入案例 第七章文書處理與檔案管理 第一節(jié)文書處理 一 文書處理的原則1 及時(shí) 高效2 準(zhǔn)確 周密3 精簡(jiǎn) 求實(shí)4 安全 可靠 第七章文書處理與檔案管理 第一節(jié)文書處理 二 行文關(guān)系與行文方式 一 行文關(guān)系1 隸屬關(guān)系 1 同一系統(tǒng)的上下級(jí)單位之間構(gòu)成的領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系 屬行政關(guān)系 2 同一系統(tǒng)的上下級(jí)部門之間構(gòu)成的指導(dǎo)與被指導(dǎo)的關(guān)系 屬業(yè)務(wù)關(guān)系 2 非隸屬關(guān)系 1 同一系統(tǒng)同級(jí)單位 部門之間或不同系統(tǒng)的同級(jí)單位 部門之間 2 非同一系統(tǒng)的非同級(jí)單位 部門之間 第七章文書處理與檔案管理 第一節(jié)文書處理 第七章文書處理與檔案管理 二 行文方式 三 文書處理程序 第七章文書處理與檔案管理 第一節(jié)文書處理 三 文書處理程序 一 發(fā)文處理程序1 草擬 1 交擬 交擬是指單位 單位的領(lǐng)導(dǎo)或秘書部門的負(fù)責(zé)人向準(zhǔn)備擬寫稿件的人交待擬寫稿件的任務(wù) 2 起草 文稿的起草要了解領(lǐng)導(dǎo)交待的事情始末 做好調(diào)查研究 認(rèn)真分析各類情況和需要 然后再起草 2 審核審核又稱核稿 是指草擬好的文稿在送出去前 由秘書部門負(fù)責(zé)人對(duì)文稿的內(nèi)容 文種 用詞等方面進(jìn)行全面的檢查 審核主要把好行文關(guān) 政策關(guān)和文字關(guān) 第七章文書處理與檔案管理 第一節(jié)文書處理 3 簽發(fā) 簽發(fā) 又稱為 會(huì)簽 是指單位的領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)審核過的文稿進(jìn)行最后的審查 審查無誤在發(fā)文稿紙上簽署意見并注明簽發(fā)人的姓名及年月日 4 復(fù)核復(fù)核是發(fā)文辦理過程中的第二次審核 是在正式的公文印制出來之前 秘書部門對(duì)簽發(fā)的文稿進(jìn)行復(fù)核審查 5 繕印繕印 是根據(jù)復(fù)核好的文件定稿進(jìn)行謄清或印制文件 第七章文書處理與檔案管理 第一節(jié)文書處理 6 校對(duì)校對(duì)是對(duì)繕印出來的文本清樣與定稿進(jìn)行全面的對(duì)照檢查 7 用印用印是在文件的正本落款的地方蓋上發(fā)文單位的公章 8 登記登記 是對(duì)準(zhǔn)備發(fā)出的文件進(jìn)行記錄 以便日后核查 9 分發(fā)分發(fā) 是對(duì)印制完畢需要發(fā)出的文件進(jìn)行分封和發(fā)送 第七章文書處理與檔案管理 第一節(jié)文書處理 第七章文書處理與檔案管理 發(fā)文登記簿 小知識(shí) 第一節(jié)文書處理 二 收文處理程序簽收簽收是收文處理的第一個(gè)環(huán)節(jié) 是指秘書部門對(duì)收到的文件進(jìn)行清點(diǎn)確認(rèn)的過程 第七章文書處理與檔案管理 第一節(jié)文書處理 2 拆封拆封 一般由辦公室收發(fā)人員或秘書負(fù)責(zé)收到文件的啟封 第七章文書處理與檔案管理 第一節(jié)文書處理 3 登記需要登記的文件有 1 上級(jí)單位的指導(dǎo)性的 參閱性的或需要辦理的文件 2 下級(jí)單位的請(qǐng)示性 報(bào)告性的文件 3 帶有密級(jí)的重要資料 4 單位內(nèi)部使用的文件 會(huì)議文件和音像文件 不需要登記的文件有 1 領(lǐng)導(dǎo)人的親啟件 2 事務(wù)性的通知 便函等 3 一般性的簡(jiǎn)報(bào) 4 公開的和內(nèi)部不保密的出版物 5 已經(jīng)被其他綜合性質(zhì)的文件包括的文件 第七章文書處理與檔案管理 第一節(jié)文書處理 二 收文處理程序4 審核5 傳閱6 擬辦 秘書人員或經(jīng)授權(quán)的部門在領(lǐng)導(dǎo)批辦之前對(duì)文件的問題提出如何辦理的初步意見 供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時(shí)參閱 7 批辦 領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)來文如何辦理 由誰負(fù)責(zé)辦理而做出的決定 8 承辦 就是按照領(lǐng)導(dǎo)人的批示意見執(zhí)行具體的工作 9 催辦 就是文秘人員按照承辦時(shí)限 對(duì)承辦部門定期進(jìn)行檢查與催促 防止文件處理被延誤 10 注辦 是由經(jīng)辦人在文書處理單上對(duì)文書的承辦的情況和結(jié)果進(jìn)行簡(jiǎn)要的情況說明 第七章文書處理與檔案管理 將單位辦理完畢的 具有備考保存價(jià)值的文件轉(zhuǎn)化為檔案 就必須做好文件的歸檔工作 第二節(jié)文件歸檔 第七章文書處理與檔案管理 一 歸檔文件的鑒定1 文件材料的歸檔范圍 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定 第三條規(guī)定了機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍 1 反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的 對(duì)本機(jī)關(guān)工作 國家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料 2 機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國家 集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料 3 本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān) 同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料 下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料 4 其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料 第七章文書處理與檔案管理 2 文件材料的不歸檔范圍 1 上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中 普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料 任免 獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料 供工作參考的抄件等 2 本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件 無查考利用價(jià)值的事務(wù)性 臨時(shí)性文件 一般性文件的歷次修改稿 各次校對(duì)稿 無特殊保存價(jià)值的信封 不需辦理的一般性人民來信 電話記錄 機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料 本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料 有關(guān)工作參考的文件材料 3 同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中 不需貫徹執(zhí)行的文件材料 不需辦理的抄送文件材料 4 下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中 供參閱的簡(jiǎn)報(bào) 情況反映 抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料 第七章文書處理與檔案管理 文書檔案的保管期限定為永久 定期兩種 定期一般分為30年 10年 1 永久保管的文書檔案永久保管的文書檔案主要包括 1 本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料 2 本機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議 舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料 3 本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料 4 本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù) 批示 重要的報(bào)告 總結(jié) 綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等 5 本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變 人事任免等文件材料 6 本機(jī)關(guān)房屋買賣 土地征用 重要的合同協(xié)議 資產(chǎn)登記等憑證性文件材料 7 上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料 8 同級(jí)機(jī)關(guān) 下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函 請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函 批復(fù)等文件材料 第七章文書處理與檔案管理 2 定期保管的文書檔案 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定 第八條規(guī)定 定期保管的文書檔案主要包括 1 本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料 2 本機(jī)關(guān)召開會(huì)議 舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料 3 本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料 4 本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料 5 本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù) 批示 一般性工作報(bào)告 總結(jié) 統(tǒng)計(jì)報(bào)表等 6 上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料 7 上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料 8 同級(jí)機(jī)關(guān) 下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函 請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函 批復(fù)等文件材料 9 下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃 總結(jié) 統(tǒng)計(jì) 重要專題報(bào)告等文件材料 第七章文書處理與檔案管理 第七章文書處理與檔案管理 微型案例 二 歸檔文件的整理 一 歸檔文件的整理原則1 遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)2 保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系3 區(qū)別不同價(jià)值并便于保管和利用 二 歸檔文件整理的質(zhì)量要求1 應(yīng)歸檔的文件材料必須齊全 完整2 必須注意保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系3 歸檔文件整理必須符合規(guī)范 便于保管和檢索利用 第七章文書處理與檔案管理 三 歸檔文件的分類與組卷1 年度分類法年度分類法就是根據(jù)形成和處理文件的年度對(duì)檔案進(jìn)行分類 年度的處理主要有以下幾種情況 1 跨年度的文件處理 通常收文以收到年度為準(zhǔn) 發(fā)文以文件簽發(fā)的年度為準(zhǔn) 內(nèi)部文件以定稿時(shí)間為準(zhǔn) 2 某些文件的形成時(shí)間與文件內(nèi)容涉及的年度不一致 則以文件內(nèi)容針對(duì)的年度為準(zhǔn) 3 專業(yè)年度的文件處理 如 教育部門在教學(xué)活動(dòng)中是按學(xué)年計(jì)算 另外 有一些文件由于某種原因沒有標(biāo)注或找不到日期 對(duì)此需要根據(jù)文件內(nèi)容或各種標(biāo)記等方法 考證和判定文件的準(zhǔn)確或近似日期 并將其合理歸類 第七章文書處理與檔案管理 2 組織機(jī)構(gòu)分類法組織機(jī)構(gòu)分類法就是檔案按文件形成或承辦的部門來分類 一個(gè)機(jī)構(gòu)設(shè)置一個(gè)類 機(jī)構(gòu)名稱就是類名 分類時(shí)需注意的事項(xiàng)有 以哪個(gè)機(jī)構(gòu)名義發(fā)文的文件就歸入哪個(gè)機(jī)構(gòu)的類中 幾個(gè)機(jī)構(gòu)聯(lián)合辦理的文件一般應(yīng)歸入主辦機(jī)構(gòu) 業(yè)務(wù)部門起草而以機(jī)關(guān)或辦公廳 室 名義發(fā)出的 如果內(nèi)容屬該部門職責(zé)或業(yè)務(wù) 則應(yīng)歸入負(fù)責(zé)起草文件的機(jī)構(gòu)類中 否則歸人辦公廳 室 類 第七章文書處理與檔案管理 3 問題分類法問題分類法就是按照文件內(nèi)容所說明的問題對(duì)檔案文件劃分類別 其適用范圍包括以下幾種情況 1 立檔單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)不穩(wěn)定 變動(dòng)較大且又較為復(fù)雜 不宜按組織機(jī)構(gòu)分類 而適用于按問題分類 2 各個(gè)機(jī)構(gòu)的文件由于某種原因被打亂而混雜在一起 難以按組織機(jī)構(gòu)分類 從而只能按照問題分類 3 單位在用了組織機(jī)構(gòu)作為第一或第二層的分類法后 由于類內(nèi)檔案數(shù)量較多 確實(shí)有必要細(xì)分 這時(shí)就可以結(jié)合采用問題分類法 第七章文書處理與檔案管理 二 常用的復(fù)式檔案分類法1 年度一組織機(jī)構(gòu)分類法 即以年度為第一級(jí)類目 機(jī)構(gòu)為第二級(jí)類目 第七章文書處理與檔案管理 某企業(yè)按年度 組織機(jī)構(gòu)分類2010年辦公室人事部報(bào)關(guān)部生產(chǎn)部 2011年辦公室人事部報(bào)關(guān)部生產(chǎn)部 微型案例 2 年度 問題分類法 即以年度為一級(jí)類目 問題為二級(jí)類目 第七章文書處理與檔案管理 某農(nóng)林水利局全宗分類2010年會(huì)議類組織人事類生產(chǎn)類品質(zhì)類 2011年會(huì)議類組織人事類生產(chǎn)類品質(zhì)類 微型案例 3 組織機(jī)構(gòu) 年度分類法這種方法適用于立檔單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)多年一直不變 或在比較穩(wěn)定的基礎(chǔ)上有所調(diào)整的全宗 4 問題一年度分類法這種方法是適用于歷史檔案和撤銷機(jī)關(guān)檔案 對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案 不宜采用這種分類方法 第七章文書處理與檔案管理 第七章文書處理與檔案管理 微型案例 三 歸檔文件組合1 六個(gè)特征 立卷法 1 作者特征 按作者特征組卷 即將同一單位與領(lǐng)導(dǎo)制發(fā)的文件組合成一個(gè)案卷 2 問題特征 按問題特征組卷 即將內(nèi)容為反映同一事件 問題 人物 工作活動(dòng) 案件等文件組合成一個(gè)案卷 3 名稱特征 按名稱特征組卷 即將相同名稱的文件組合成一個(gè)案卷 4 時(shí)間特征 即將針對(duì)時(shí)間相同的文件組合成一個(gè)案卷 5 通訊者特征 按通訊者特征立卷 即將本單位與某一單位之間就一定問題進(jìn)行工作聯(lián)系而形成的問復(fù)函件組合成一個(gè)案卷 6 地區(qū)特征 即將針對(duì)或涉及相同地區(qū)的組合成一個(gè)案卷 第七章文書處理與檔案管理 2 其他立卷方法 1 一事一卷 立卷法 這種方法也叫 立小卷法 主要針對(duì)150 200頁的檔案 即 凡是一個(gè)問題 一次會(huì)議 一項(xiàng)工作 一起案件 一種活動(dòng)形成的文件材料 不管頁數(shù)多少 只要保管價(jià)值相同 都可以單獨(dú)組成一卷 2 四分四注意 的立卷法 即 分年度 注意文件內(nèi)容針對(duì)的時(shí)間 分級(jí)別 注意上下級(jí)文件之間的聯(lián)系 分問題 注意問題的聯(lián)系 結(jié)合運(yùn)用文件的作者 名稱 時(shí)間 地區(qū)和通訊者特征 分保管價(jià)值 注意保持問題的完整性 3 文件類型立卷法 即 根據(jù)內(nèi)容 形式等特點(diǎn)將文件劃分為會(huì)議文件 綜合性文件 規(guī)章類文件 計(jì)劃統(tǒng)計(jì)報(bào)表及名冊(cè) 信訪文件 非訴訟案件材料 簡(jiǎn)報(bào)和期刊等 再針對(duì)不同類型的文件 采取不同的方法立卷 第七章文書處理與檔案管理 第三節(jié)文件的整理與編目 一 案卷的規(guī)范化整理 一 調(diào)整定卷調(diào)整定卷是指立卷部門 人員 在檔案部門 人員 的指導(dǎo)與幫助下 將平時(shí)已歸卷的文件 作全面的檢查 調(diào)整與必要的修補(bǔ) 最后正式組卷的工作 其具體工作內(nèi)容為 檢查歸卷文件是否齊全完整 檢查案卷質(zhì)量 檢查卷內(nèi)文件數(shù)量 在保持文件之間的聯(lián)系 以及保管期限大體一致的前提下酌情適當(dāng)分卷或并卷 第七章文書處理與檔案管理 二 卷內(nèi)文件的排列1 一般文件的排列卷內(nèi)文件一般按文件的重要程度或形成時(shí)間順序排列 按重要程度排列的一般做法是 1 重要的排前 次要排后 2 上級(jí)單位來文排前 下級(jí)單位來文排后 3 綜合性的排前 專題性的排后 4 方針 政策性的排前 業(yè)務(wù) 事務(wù)性的排后 2 緊密相關(guān)的文件材料的排列 1 批復(fù)在前 請(qǐng)示在后 2 正件在前 附件在后 3 印件在前 定稿在后 4 重要法規(guī)性文件的歷次稿件依次排列在定稿之后 5 非訴訟案件卷的結(jié)論 決定 判決性文件材料在前 依據(jù)材料等在后 6 轉(zhuǎn)發(fā)件在前 被轉(zhuǎn)發(fā)件在后 7 其他文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn) 按有關(guān)規(guī)定排列 第七章文書處理與檔案管理 第三節(jié)文件的整理與編目 三 擬寫案卷題名案卷題名是指揭示卷內(nèi)文件主要內(nèi)容與成分的案卷名稱 是重要的文件檢索信息 也是案卷編目和編制各種檢索工具的主要依據(jù) 題名基本結(jié)構(gòu)應(yīng)包括主要責(zé)任者 制發(fā)機(jī)關(guān) 問題和文件名稱三個(gè)組成部分 按時(shí)間特征 地區(qū)特征和通訊者特征組卷的案卷 題名中還應(yīng)有表示上述特征的組成部分 案卷題名的擬寫要做到簡(jiǎn)明 確切地反映卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容與成分 并要做到文字通順 結(jié)構(gòu)完整 格式規(guī)范 第七章文書處理與檔案管理 二 案卷的編目 一 編頁號(hào)編頁號(hào)也即卷內(nèi)文件的編號(hào) 它是指卷內(nèi)文件系統(tǒng)化排列后逐頁 件 制定流水號(hào) 其作用是固定排列順序 便于文件的保護(hù) 統(tǒng)計(jì)和檢索 二 填寫卷內(nèi)文件目錄卷內(nèi)文件目錄揭示了卷內(nèi)文件的來源 內(nèi)容 形成時(shí)間和成分等 便于對(duì)歸檔文件的查閱和統(tǒng)計(jì) 第七章文書處理與檔案管理 第三節(jié)文件的整理與編目 卷內(nèi)文件目錄各項(xiàng)目填寫 1 順序號(hào) 以卷內(nèi)文件排列順序填寫 一個(gè)文號(hào)的文件占一個(gè)順序號(hào) 2 文號(hào) 填寫文件的發(fā)文字號(hào) 3 責(zé)任者 即文件作者 填寫制發(fā)文件的機(jī)關(guān)名稱 或規(guī)范的簡(jiǎn)稱 部門或個(gè)人 聯(lián)合發(fā)文的有幾個(gè)責(zé)任者的 一般應(yīng)同時(shí)標(biāo)出 4 題名 日期 即文件的形成時(shí)間 填寫方法一般按文件的落款日期填寫即可 會(huì)議決定或法規(guī)性文件 可填通過 批準(zhǔn)或公布日期 日期可用阿拉伯?dāng)?shù)字表示 在年 月的數(shù)字右下角加 如 2010 12 10 5 頁號(hào) 即卷內(nèi)文件所在之頁的編號(hào) 填寫每份文件的起始頁號(hào) 最后一份文件填寫起始與終止頁號(hào) 6 備注 填寫有必要說明的問題 第七章文書處理與檔案管理 第三節(jié)文件的整理與編目 三 填寫卷內(nèi)備考表卷內(nèi)備考表置于卷內(nèi)最后一頁文件之后 卷內(nèi)備考表是注明卷內(nèi)文件狀況和立卷的時(shí)間 人員情況以備查考的記錄 第七章文書處理與檔案管理 四 填寫案卷封面1 全宗名稱 即立檔單位名稱 2 類目名稱 指全宗內(nèi)分類方案的第一級(jí)類目名稱或機(jī)構(gòu)名稱或問題的類名 3 案卷題名 將擬寫后確定的案卷題名填上 4 時(shí)間 指卷內(nèi)文件所屬的起止年月 5 保管期限 按歸檔鑒定時(shí)劃定的保管期限填寫 6 頁數(shù) 裝訂的案卷填寫卷內(nèi)文件的總頁數(shù) 不裝訂的案卷填寫卷內(nèi)文件的總件數(shù) 7 歸檔號(hào) 文書處理部門向檔案室移交案卷時(shí)所編的案卷順序號(hào) 8 檔號(hào) 為固定案卷的排序 在案卷封面上要標(biāo)識(shí)案卷的檔號(hào) 第七章文書處理與檔案管理 第三節(jié)文件的整理與編目 五 裝訂案卷裝訂前歸檔文件材料要去掉金屬物 對(duì)存在問題的文件要做好補(bǔ)齊頁面 修復(fù) 折疊等工作 六 編制案卷目錄 第七章文書處理與檔案管理 表7 4案卷目錄 第三節(jié)文件的整理與編目 三 以件為單位整理歸檔文件與編目 一 整理要?jiǎng)t1 在最低一級(jí)類目?jī)?nèi)排列文件時(shí) 強(qiáng)調(diào)了 事由原則 2 從分類開始即將不同保管期限的文件從實(shí)體上區(qū)分開來 3 文件按排序 裝檔案盒等具體做法都是為了力求實(shí)現(xiàn) 便于保管利用 的目的 第七章文書處理與檔案管理 第三節(jié)文件的整理與編目 二 整理步驟和要求1 件的劃分 歸檔文件整理規(guī)則 規(guī)定 件 是歸檔文件的整理單位 一般以每份文件為一件 文件正本與定稿為一件 正本與附件為一件 原件與復(fù)制件為一件 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件 報(bào)表 名冊(cè) 圖冊(cè)等一冊(cè) 本 為一件 來文與復(fù)文為一件 一件 是指在實(shí)體上裝訂在一起 編目時(shí)也只體現(xiàn)為一條條目的歸檔文件 2 件的裝訂即采用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料 將歸檔文件以 件 為單位固定在一起 3 件的排列件的排列是指在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi) 根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的工作 第七章文書處理與檔案管理 第三節(jié)文件的整理與編目 4 件的編號(hào) 歸檔文件整理規(guī)則 規(guī)定 歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào) 在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容 件號(hào)是反映歸檔文件在全宗中的位置和排列先后順序的重要標(biāo)識(shí) 5 蓋歸檔章編號(hào)項(xiàng)目確定后 要以歸檔章的形式逐件標(biāo)識(shí)在每一件歸檔文件上 以明確歸檔文件在全宗中的位置 第七章文書處理與檔案管理 6 編制歸檔文件目錄件號(hào) 一件 是指在實(shí)體上裝訂在一起 編目時(shí)也只體現(xiàn)為一條條目的歸檔文件 責(zé)任者 填寫制發(fā)文件的組織或個(gè)人 即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者 文號(hào) 填寫歸檔文件上的發(fā)文的字號(hào) 題名 填寫歸檔文件上的標(biāo)題 日期 填寫歸檔文件的形成時(shí)間 即發(fā)文時(shí)間 文件的落款時(shí)間 具體填寫日期項(xiàng)時(shí)應(yīng)以八位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年 月 日 數(shù)字之間不加任何標(biāo)點(diǎn)符號(hào) 頁數(shù) 填寫一件歸檔文件的總頁數(shù) 備注 填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說明的情況 包括密級(jí) 缺損 修改 補(bǔ)充 移出 銷毀等等7 裝盒 第七章文書處理與檔案管理 表7 5歸檔文件目錄 第四節(jié)檔案管理 檔案管理是在機(jī)關(guān)或單位的文書部門將立卷歸檔完畢的文件移交給檔案部門 檔案部門對(duì)于處理完畢并具有保存價(jià)值的文件實(shí)體及信息進(jìn)行收集 整理 鑒定 保管 開發(fā)和提供利用等一系列業(yè)務(wù)活動(dòng) 第七章文書處理與檔案管理 一 收集與鑒定工作 一 收集工作1 監(jiān)督文件的形成過程2 督促歸檔制度的落實(shí)3 開展零散文件的收集工作4 指導(dǎo)文書部門的立卷歸檔工作 第七章文書處理與檔案管理 二 鑒定工作鑒定工作的步驟 1 文件立卷歸檔時(shí) 剔除不歸檔文件 正確劃定歸檔文件的保管期限 2 檔案室增收檔案時(shí)檢查其是否屬于歸檔范圍及保管期限劃分得是否正確 檔案室復(fù)查期滿的檔案是否留存 3 檔案館對(duì)檔案的開放 定級(jí) 期滿復(fù)查進(jìn)行鑒定 4 檔案的銷毀 檔案室對(duì)保管期滿 經(jīng)鑒定確無價(jià)值的檔案應(yīng)當(dāng)編制銷毀清冊(cè) 經(jīng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后銷毀 第七章文書處理與檔案管理 二 整理與保管工作 一 整理工作整理工作就是將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案 進(jìn)行基本的分類 組合 排列和編目 組成有序的體系 檔案整理工作的原則第一 充分尊重和利用原有的整理成果第二 保持文件間的歷史聯(lián)系第三 便于保管和利用 第七章文書處理與檔案管理 二 保管工作檔案保管工作指對(duì)庫房中檔案進(jìn)行的日常維護(hù)和保護(hù)性管理工作1 建立和維護(hù)檔案的存放秩序 檔案室 館 根據(jù)檔案的來源 載體等特點(diǎn) 建立一套檔案入庫存放的管理辦法 使檔案無論是在存放位置上還是在傳閱利用中都能夠處于一種有序的狀態(tài) 2 保持和維護(hù)檔案實(shí)體良好的理化狀態(tài) 檔案實(shí)體是以物質(zhì)的形態(tài)存在的 而檔案實(shí)體周圍的環(huán)境 如溫濕度 光線 有害氣體 灰塵 生物及微生物等 都會(huì)對(duì)檔案的載體 字跡材料等造成不良的影響 不利于檔案的長(zhǎng)期保管 第七章文書處理與檔案管理 三 檢索與利用工作 一 檢索工作檔案的檢索就是對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)存儲(chǔ)和根據(jù)需要進(jìn)行查找的工作 常用的檢索工具有 案卷目錄 分類目錄 主題目錄