檔案業(yè)務培訓班培訓班（PPT121頁).ppt

紙質文書檔案的整理 目錄 一 概念二 文件材料歸檔范圍與不歸檔范圍三 文件的整理 一 概念 文書檔案是反映黨務 行政管理等活動的檔案 它記錄了一個社會組織所從事的各類管理活動 如黨群管理 財務管理 人事管理 業(yè)務管理等 文書檔案通常是由辦理完畢的有保存價值的文書轉化而成 文件是法定機關 團體 企業(yè)事業(yè)單位和個人在各種活動中 為互相聯(lián)系和處理事務等實際需要 用文字 圖表等方式直接記錄下來的具有完整體式和處理程序的信息材料 一 歸檔文件 立檔單位在其職能活動中形成的 辦理完畢應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料 其含義有如下四層 1 歸檔文件的來源是立檔單位工作活動中直接形成的 2 歸檔文件的前提條件是辦理完畢 沒有辦理完畢的文件材料不應歸檔 3 歸檔文件的作用是具有保存價值 無價值的文件材料不需保存 4 歸檔文件的形式 一 概念 一 概念 文書檔案的整理按照 歸檔文件整理規(guī)則 DA T22 2015進行 一 概念 二 歸檔文件整理 將歸檔文件以件為單位進行裝訂 分類 排列 編號 編目 裝盒 使之有序化的過程 其含義有如下三層 1 歸檔文件整理的對象是歸檔文件材料 2 歸檔文件整理的內容是將零散的文件材料進行系統(tǒng)化和編目的工作過程 3 歸檔文件整理的目的是 使之有序化 三 件 歸檔文件的整理單位 一般以每份文件為一件 文件正本與定稿為一件 正文與附件為一件 原件與復制件為一件 轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件 報表 名冊 圖冊等一冊 本 為一件 來文與復文可為一件 一 概念 二 文件材料歸檔和不歸檔范圍 依據(jù)的標準 國家檔案局8號令 機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定 二 文件材料歸檔和不歸檔范圍 一 歸檔文件材料的范圍凡是反映本機關工作活動 具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍 1 反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的 對本機關工作 國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料 二 文件材料歸檔和不歸檔范圍 2 機關工作活動中形成的在維護國家 集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料 3 本機關需要貫徹執(zhí)行的上級機關 同級機關的文件材料 下級機關報送的重要文件材料 4 其他對本機關工作具有查考價值的文件材料 二 文件材料歸檔和不歸檔的范圍 二 不歸檔文件材料的范圍1 上級機關的文件材料中 普發(fā)性不需本機關辦理的文件材料 任免 獎懲非本機關工作人員的文件材料 供工作參考的抄件等 2 本機關文件材料中的重要文件 無查考利用價值的事務性 臨時性文件 一般性文件的歷次修改稿 各次校對稿 無特殊保存價值的信封 不需辦理的一般性人民來電 電話記錄 機關內部互相抄送的文件材料 本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料 有關工作參考的文件材料 二 文件材料歸檔和不歸檔的范圍 3 同級機關的文件材料中 不需貫徹執(zhí)行的文件材料 不需辦理的抄送文件材料 4 下級機關的文件材料中 供參閱的簡報 情況反映 抄報或越級抄報的文件材料 二 文件材料歸檔和不歸檔的范圍 三 機關之間分工歸檔的范圍為避免各機關檔案移交檔案館后文件材料的重復或遺漏 各單位之間必須明確的歸檔范圍 1 上級業(yè)務主管機關 部 廳 局 發(fā)來的文件 由隸屬下級機關歸檔 黨委 政府辦公室和非隸屬機關一般不歸檔 但對一些需要執(zhí)行的政策性 法規(guī)性文件應歸檔 如干部管理條例 勞動工資規(guī)定 生活待遇標準等文件 二 文件材料歸檔和不歸檔的范圍 2 上級業(yè)務主管機關召開的專業(yè)會議文件 由各隸屬下級機關歸檔 黨委 政府辦公室一般不歸檔 如黨委或政府領導參加了這類會議 并有重要發(fā)言 其印件和定稿 指領導發(fā)言稿 由黨委或政府辦公室歸檔 3 聯(lián)會簽發(fā)的文件 由主辦機關歸檔 會簽 聯(lián)辦機關歸檔與否 視自身需要來確定 二 文件材料歸檔和不歸檔的范圍 4 聯(lián)會召開的會議文件 由主辦機關歸檔 聯(lián)辦機關是否歸檔 視自身需要來確定 5 聯(lián)會派出調查組 檢查組或聯(lián)合舉辦的重大活動形成的文件材料 由主辦機關歸檔 聯(lián)辦機關歸檔與否 視情況而定 統(tǒng)計材料可不歸檔 二 文件材料歸檔和不歸檔的范圍 6 本機關領導人兼任外機關職務而形成的文件材料 由兼職單位負責歸檔 7 臨時機構形成的文件 由臨時機構負責歸檔 工作結束后 將檔案移交主管部門或同級檔案館 三 文件的整理 文件級整理程序 就是指歸檔文件按文件級整理的步驟 一般情況下 文件級整理大致需要十四道程序 即收集文件 區(qū)分歸檔范圍 分年度 分類別 分級別 分保管期限 修整文件 裝訂 排列文件 編制件號 編制頁碼 編制歸檔文件目錄 裝盒 排架 三 文件的整理 一 收集文件收集文件 就是根據(jù)黨和國家的有關規(guī)定 通過一定的方式和手續(xù) 把散存在機關內部和個人手中的文件材料 加以清交 聚集的工作 三 文件的整理 意義 收集文件是歸檔整理工作的首要程序 整理工作的對象是文件材料 應歸檔文件材料能否收集齊全 完整 直接影響著整理工作的開展 所以說它是確保整理工作質量的前提條件和物質基礎 依據(jù) 中華人民共和國檔案法 第十條規(guī)定 對國家規(guī)定的應當立卷歸檔的材料 必須按照規(guī)定 定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交 集中管理 任何個人不得據(jù)為己有 三 文件的整理 陜西省檔案條例 第二條規(guī)定 本條例所稱檔案 是指過去和現(xiàn)在的國家機關 社會團體 企業(yè)事業(yè)單位及其他組織 以下統(tǒng)稱各單位 和個人從事政治 經濟 軍事 科學 技術 文化 教育 宗教等活動 直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字 圖表 聲像 電子文件等不同形式的歷史記錄 第十六條規(guī)定 各單位及其工作人員在職務活動中形成的文件材料 交由本單位檔案機構或者檔案工作人員集中管理 任何單位或者個人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔 三 文件的整理 1 全面收集2 重點收集3 帳外文件的收集 三 文件的整理 三 文件的整理 帳外文件的收集1 本機關領導和有關部門負責人參加上級機關召開的會議帶回的文件材料 尤其是本機關領導在會議上的講話 發(fā)言以及會議上印發(fā)本單位的典型材料 2 代上級機關擬稿并被采用的文件定稿和印本 3 上級機關批轉 轉發(fā)本機關的文件 4 國家 省 市和上級機關領導視察 檢查本機關 本系統(tǒng)工作時的指示 講話 題詞和聲像等材料 5 本機關召開的黨代會 職代會 團代會 黨組 黨委 總支 支部 會 行政領導 如局長 辦公會 工作會議 專業(yè)會議等形成的會議記錄 紀要 簡報 領導人講話稿等文件材料 以及領導班子民主生活會報告 一年兩次 三 文件的整理 黨員統(tǒng)計年報表 團員統(tǒng)計年報表 干部統(tǒng)計年報表 離 退 休干部統(tǒng)計年報表 公務員統(tǒng)計年報表 機構編制 人事年報表 黨政人才資源統(tǒng)計年報表 國有事業(yè)單位管理人才 專業(yè)技術人才統(tǒng)計年報表 黨內統(tǒng)計年報表 工資統(tǒng)計年報表 勞動情況統(tǒng)計年報表 保險福利費用構成情況年報表 國有資產統(tǒng)計年報表 財務決算報表 各類業(yè)務綜合或單項統(tǒng)計報表 紀檢監(jiān)察案件統(tǒng)計報表 審計結論 6 本機關各種基礎數(shù)字統(tǒng)計報表和分析材料 三 文件的整理 7 領導干部個人重大事項的情況報告 一年兩次 8 領導干部個人收入申報的情況報告 一年兩次 9 本機關目標管理 文明建設 廉政建設 紀檢監(jiān)察 綜合治理 計劃生育等工作以及突發(fā)事件 重大活動中形成的文件材料 10 本機關各級黨組織在工作活動中形成的文件材料 11 本機關干部 職工定級 晉級 任免 調動 獎懲 考核 錄聘 離退 職稱評定等勞動人事方面的審批材料及黨員 干部 職工名冊 如干部職工考核等次匯總表 工資變動審批表 工人技術等級考核審批表 工資發(fā)放明細表等 12 本機關制訂的規(guī)章制度 管理辦法 規(guī)定 工作條例 崗位職責等 13 本單位財產 檔案交接憑證 14 本機關編印的簡報 出版物定稿 樣本 包括機構沿革 大事記 年鑒 組織史 志書等 15 本機關請示與上級機關的批復 下級機關的請示與本機關的批復 16 本機關與外機關簽訂的各種合同 協(xié)議書等 17 本機關檢查下級單位的工作 調查研究時形成的文字材料 18 新聞媒體 報社 電臺 電視臺 雜志社 報道 轉載本機關工作活動的文章 圖片 采播通知單等 19 本單位領導班子及成員的述職報告 三 文件的整理 三 文件的整理 20 政府部門在采購過程中所形成的報告 標書 合同等 用戶申請報告 項目要求 設計方案等反映采購要求的文件 招標通知 競標登記 競標單位的標書 競標會議議程 專家名單 專家意見 競標結果 采購合同記載競標和采購合同鑒定過程的文件材料 合同變更 設計更改 驗收意見 合同執(zhí)行報告 爭議處理等記載合同管理執(zhí)行情況的文件材料 三 文件的整理 二 分年度分年度 就是區(qū)分文件材料的所屬年度 把屬于同一年度的文件集中 把不同年度的文件分開 1 年度以落款日期為準 2 跨年度的文件放入辦結年度 3 幾份文件作為一件 件 的日期應以裝訂時排在最前面的文件日期為準 4 未標示文件形成時間的文件 根據(jù)文件的內容 制成材料 制作形成等予以考證后 歸入其所屬年度 三 文件的整理 三 分類別分類別 就是根據(jù)本機關文件的來源 時間 內容和形式上的異同 按照一定的方法 分成若干類別的過程 1 分類方法分類方法也稱分類原則 就是具體劃分本機關文件之間異同點的根據(jù)和準則 目前我們比較常用的就是 組織機構分類法問題分類法保管期限分類法 三 文件的整理 2 分類方案的編制分類方案 是一個機關內文件材料分類的表現(xiàn)形式 它是用文字或圖表形式表示一個機關內文件分類體系的一種文件 是進行文件分類的依據(jù) 三 文件的整理 1 組織機構分類法組織機構分類法 就是將歸檔文件材料按其形成或承辦部門進行分類 也就是按照立檔單位的內部機構 將整個全宗內的文件材料分成若干類別的方法 機關內有幾個機構 就設幾個類 機構名稱 就是類名 如 辦公室 機關處 企業(yè)處 法規(guī)處 科教處就是五個類名 采用組織機構分類設置類別 要依據(jù)編委部門或上級主管部門有關本機關內設組織機構的批準文件設置 三 文件的整理 采用組織機構分類法分類的層次確定 主要依據(jù)本機關大小和形成文件數(shù)量的多少來確定 類別排列方法 依據(jù)編委批準的內設組織機構編制文件的順序排列 依據(jù)本機關習慣的排列順序排列 依據(jù)其重要程度排列 三 文件的整理 一般為黨委 黨組 下設的組織機構在前 行政下設的組織機構在后 綜合性機構在前 業(yè)務部門在后 如辦公室系黨政合一的綜合性部門 則應將辦公室排列在前面 然后按照黨委下設部門 行政下設的部門依次排列 三 文件的整理 2 問題分類法問題分類法 就是按照全宗內文件材料所記述和反映的問題分類的方法 即將記述和反映同一問題的文件集中 記述和反映不同問題的文件分開 也就是說 不管是機關內哪個組織機構形成或辦理的文件 只要是記述和反映同一問題的文件 都歸入一個類別內 以集中反映某一個問題的來龍去脈及辦理情況 三 文件的整理 類別排列的方法 先黨后政 即黨群工作方面的類項在前 行政管理以及業(yè)務工作方面的類項在后 綜合性的類項在前 專題性的類項在后 具體排列順序可參照各類項之間的相互關系 結合重要程度和上述規(guī)則及實際情況確定 三 文件的整理 3 保管期限分類法保管期限分類法就是根據(jù)劃定的不同保管期限對歸檔文件進行分類 采用保管期限分類法 能夠將不同價值的歸檔文件從實體上區(qū)分開來 使檔案部門能夠有針對性地采取整理和保護措施 同時為庫房排架管理 檔案移交進館和到期檔案鑒定等管理工作提供便利 三 文件的整理 傳統(tǒng)立卷方法中 分保管期限是通過規(guī)定案卷排列方式實現(xiàn)的 如 機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范 就規(guī)定 案卷應按不同保管期限分別排列 因為排列是依據(jù)分類方案進行的 所以這實際意味著必須按保管期限進行一次實體分類 規(guī)則 將保管期限直接作為一種分類的標準明確提出 從簡化概念 理順工作流程來看是必要的 三 文件的整理 建議可采用以下兩種方法進行分類年度 問題 機構 保管期限分類法分類方案為 2010黨群工作類永久 30年 10年行政管理類永久 30年 10年業(yè)務工作類永久 30年 10年 三 文件的整理 或辦公室永久 30年 10年業(yè)務科永久 30年 10年財務科永久 30年 10年稽核科永久 30年 10年社管科永久 30年 10年 三 文件的整理 保管期限 年度 機構分類法分類方案為 永久2009年辦公室業(yè)務處財務處2010年辦公室業(yè)務處財務處30年2009年辦公室業(yè)務處財務處2010年辦公室業(yè)務處財務處10年2009年辦公室業(yè)務處財務處2010年辦公室業(yè)務處財務處 三 文件的整理 四 分級別分級別 就是在保持文件之間有機聯(lián)系的基礎上 將上級機關 本機關 同級機關與不相隸屬機關和下級機關的文件材料分開整理 三 文件的整理 上級機關普發(fā)的文件 放上級 上級機關針對本機關機構設置 人員編制的文件 放本機關 上級機關針對本機關干部任免的文件放本機關 上級機關針對本機關工作人員獎懲的文件放本機關 上級機關通報本機關的文件 放本機關 上級機關或領導人針對本機關工作的指示 講話 題詞 調查報告 放本機關 三 文件的整理 上級機關批轉 轉發(fā)本機關的文件 放本機關 上級機關的批復與本機關的請示 本機關的批復與下級機關的請示一起放本機關 上級機關下達的工作 生產 經營計劃和分配的物資 設備 經費等指標文件 如文件內容是針對本機關的 放本機關 如是針對本系統(tǒng) 本行業(yè) 其中包括本單位的文件 放上級 三 文件的整理 上級機關通報本系統(tǒng)或本行業(yè)工作情況 其中包括本機關的文件 放上級 如文件內容主要是針對本機關 并且是重大事項的放本機關 上級機關的內部刊物 簡報 是本機關內容的 放本機關 與本機關無關的 放上級 三 文件的整理 上級機關的會議文件 本機關的發(fā)言和本機關的典型材料放本機關 其余文件放上級 直屬上級機關與有關機關的聯(lián)發(fā)文件和共同召開的會議文件 屬于本機關內容的放本級 非本機關內容的放上級 本機關起草 以上級機關名義發(fā)出的文件 印件和底稿放上級 本機關只保存印件 三 文件的整理 本機關與外機關協(xié)商問題的來往文書 放本機關 本機關與外機關的聯(lián)發(fā)文件和共同召開的會議文件 放本機關 本機關制發(fā)的文件 放本機關 下級機關報送的文件 放下級 三 文件的整理 轉發(fā)上級機關的文件 與被轉發(fā)的原件 一并放本機關 本機關轉發(fā) 批轉下級機關的文件 與被轉發(fā) 批轉的下級機關的原件 一并放本機關 五 劃分保管期限保管期限 就是文件材料的留存年限 劃分保管期限 就是根據(jù)文件材料自身所具有的使用價值 確定文件材料存留的年限 三 文件的整理 三 文件的整理 根據(jù)國家檔案局 關于機關檔案保管期限的規(guī)定 文書檔案的保管期限為永久和定期兩種 永久 即在正常情況下 無限期地保存 定期 分為10年和30年兩種 國家檔案局第8號令附件 三 文件的整理 文書檔案保管期限表 1本級黨的代表大會 人民代表大會 政治協(xié)商會議 工會 共青團 婦聯(lián)代表大會的文件材料1 1請示 批復 通知 名單 議程 報告 領導人講話 選舉結果 討論通過的文件 決議 紀要 公報 主席團會議記錄等文件材料永久 1 2大會發(fā)言 人大代表建議和意見 人大議案及答復 政協(xié)委員提案及辦理結果 簡報 快報永久1 3重要的賀信 賀電 籌備工作 選舉過程中形成的文件 小組會議記錄 會議服務機構的計劃 總結等文件材料30年1 4討論未通過的文件10年 三 文件的整理 三 文件的整理 2本級黨委 人民代表大會 政治協(xié)商會議 紀律檢查委員會 共青團 工會 婦聯(lián)的常委會 執(zhí)委會 主席團 全體委員會會議 政府常務會 辦公會議的文件材料2 1公報 決議 決定 記錄 紀要 議程 領導人講話 討論通過的文件 參加人員名冊永久2 2討論未通過的文件10年 3本機關黨組 或實行黨委制的黨委 會議和行政辦公會的紀要 會議記錄永久4本機關召開工作會議 專題會議的文件材料4 1請示 批復 通知 名單 日程 報告 講話 總結 決議 決定 紀要永久4 2典型材料 代表發(fā)言材料 交流材料 簡報30年 三 文件的整理 三 文件的整理 5機關聯(lián)合召開會議的文件材料5 1本機關為主辦的5 1 1請示 批復 通知 名單 日程 報告 講話 總結 決議 決定 紀要永久5 1 2典型材料 代表發(fā)言材料 交流材料 簡報30年5 2本機關為協(xié)辦的5 2 1請示 批復 通知 名單 日程 報告 講話 總結 決議 決定 紀要的復制件或副本30年5 2 2典型材料 代表發(fā)言材料 交流材料 簡報的復制件或副本10年 三 文件的整理 6本機關承辦國際性會議 大型展覽會 博覽會的文件材料6 1請示 批復 申辦和籌辦組委會主要活動安排 議程 名單 主報告 原文及譯文 輔助報告 原文及譯文 上級領導人賀辭 題詞 講話 會徽設計永久6 2代表發(fā)言材料 交流材料 簡報 新聞報道30年6 3委員會 分會會議和學術會的討論記錄 會議代表登記表 接待安排10年 三 文件的整理 7上級機關 上級領導檢查 視察本地區(qū) 本機關工作時形成的文件材料7 1重要的永久7 2一般的30年7 3本地區(qū) 本機關工作匯報材料30年 8 1本機關制定的方針政策性 法規(guī)性 普發(fā)性業(yè)務文件 中長期規(guī)劃 綱要等文件材料永久8 2本機關的請示與上級機關的批復 批示8 2 1重要業(yè)務問題的永久8 2 2一般業(yè)務問題的30年8 3同級機關 下級機關的來函 請示與本機關的復函 批復等文件材料8 3 1重要業(yè)務問題的永久8 3 2一般業(yè)務問題的30年 三 文件的整理 三 文件的整理 8 4本機關代上級機關起草并被采用的重要法規(guī)性文件 專項業(yè)務文件的最后草稿30年8 5機關聯(lián)合行文的文件材料8 5 1本機關為主辦的8 5 1 1重要業(yè)務問題的永久8 5 1 2一般業(yè)務問題的30年8 5 2本機關為協(xié)辦的8 5 2 1重要業(yè)務問題的30年8 5 2 2一般業(yè)務問題的10年 三 文件的整理 8 6本機關編輯 編寫的文件材料8 6 1大事記 組織沿革等永久8 6 2簡報 情況反映 工作信息等永久8 7行政管理 執(zhí)法活動中形成的文件材料8 7 1行政管理工作制度 程序 規(guī)定等文件材料永久8 7 2執(zhí)法檢查情況匯總 通報 整改通知等永久8 7 3行政管理工作中形成的審批 審查 核準等文件材料8 7 3 1固定資產投資 科技計劃等項目的審批 核準 管理 驗收 評估 等文件材料永久 三 文件的整理 8 7 3 2不動產 自然資源的所有權 使用權確認的文件材料永久8 7 3 320年 含 以上有效或未注明有效期的許可證 執(zhí)照 資質證 資格證等的審批 管理文件材料永久8 7 3 420年以下有效的許可證 執(zhí)照 資質證 資格證等的審批 管理文件材料30年8 7 4行政管理工作中形成的備案文件材料10年8 7 5行政處罰 處分 復議 國家賠償?shù)裙ぷ髦行纬傻奈募牧? 7 5 1重要的永久8 7 5 2一般的30年 三 文件的整理 8 8計劃 總結 統(tǒng)計 調研等方面的文件材料8 8 1年度和年度以上的計劃 總結 統(tǒng)計材料永久8 8 2年度以下的計劃 總結 統(tǒng)計材料10年8 8 3重要職能活動的總結 重要專題的調研材料永久8 8 4一般活動的總結 一般問題的調研材料10年 三 文件的整理 8 9出國或出境訪問考察 參加國際會議 接待來訪等外事活動形成的文件材料8 9 1發(fā)表的公報 簽訂的協(xié)議 協(xié)定 備忘錄 重要的會談記錄 紀要等永久8 9 2出國審批手續(xù) 執(zhí)行日程 考察報告 一般性會談記錄30年 三 文件的整理 9本機關機構編制 干部人事 黨 團 紀檢 工會 保衛(wèi) 信訪工作文件材料9 1機構設置 機構撤并 名稱更改 組織簡則 人員編制 印信啟用和作廢等文件材料永久9 2人事工作制度 規(guī)定 辦法等文件30年9 3人事任免文件永久9 4先進單位 勞動模范 先進工作者的文件材料9 4 1受縣級 含 以上表彰 獎勵的永久9 4 2受縣級以下表彰 獎勵的30年 三 文件的整理 9 5對本機關有關人員的處分材料9 5 1受到警告 不含 以上處分的永久9 5 2受到警告處分的30年9 6職工錄用 轉正 聘任 調資 定級 停薪留職 辭職 離退休 死亡 撫恤等文件材料永久9 7人事考核 職稱評審工作文件材料永久9 8職工調動工作的行政 工資 黨團組織關系的介紹信及存根永久 三 文件的整理 9 9職工名冊永久9 10黨 團 工會工作活動中形成的文件材料9 10 1工作報告 總結 換屆選舉結果永久9 10 2重要專項活動的報告 總結等永久9 10 3黨團員 工會會員名冊 批準加入黨團 工會組織的文件材料永久9 10 4情況反映 工作簡報10年 三 文件的整理 9 11紀檢 監(jiān)察工作中形成的綜合性報告 調查材料9 11 1重要的永久9 11 2一般的30年9 12保衛(wèi)部門的安全檢查 調查記錄10年9 13本機關處理人民來信來訪的文件材料9 13 1有領導重要批示和處理結果的永久9 13 2其他有處理結果的30年 三 文件的整理 10 1房產 土地所有權和使用權的文件材料永久10 2與有關單位簽訂的合同 協(xié)定 協(xié)議 議定書等文件材料10 2 1重要的永久10 2 2一般的10年10 3接待工作的計劃 方案10 3 1重要的30年10 3 2一般的10年10 4機關財務預算30年 三 文件的整理 10 5機關物資 辦公設備及用品 機動車等 采購計劃 審批手續(xù) 招標投標 購置等文件材料 機動車調撥 保險 事故 轉讓等文件材料30年10 6國有資產管理 登記 統(tǒng)計 核查清算 交接等 文件材料10 6 1重要的永久10 6 2一般的10年10 7職工承租 購置本單位住房的合同 協(xié)議和有關手續(xù)永久10 8職工住房分配 出售的規(guī)定 方案 細則 職工住房情況統(tǒng)計 調查表 職工住房申請30年 三 文件的整理 11上級機關制發(fā)的文件材料11 1上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的文件材料11 1 1重要的永久11 1 2一般的10年11 2上級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料10年11 3上級機關制發(fā)的關于本機關機構設置 領導人任免 人員編制等文件材料永久 三 文件的整理 12同級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料10年13下級機關報送的文件材料13 1重大問題的專題報告30年13 2年度和年度以上的計劃 總結 統(tǒng)計材料10年 六 修整文件1 檢查已歸檔文件材料的質量 對有請示缺批復的處理 2 整理歸檔文件所使用的書寫材料 紙張 裝訂材料等應符合檔案保護要求 三 文件的整理 七 裝訂裝訂是歸檔文件整理工作的基礎環(huán)節(jié) 1 裝訂要求 三 文件的整理 三 文件的整理 歸檔文件應以 件 為單位逐件進行裝訂 裝訂時 正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 復制件在后 批轉或轉發(fā)文件在前 被批轉或轉發(fā)文件在后 收文處理閱辦單在前 正式文件在后 來文和復文作為一件時 復文在前 來文在后 漢文本在前 少數(shù)民族文本在后 中文本在前 外文本在后 有特殊規(guī)定除外 重要法規(guī)性文件的歷次修改稿依次排列在定稿之后 出版期刊 樣本在前 定稿在后 三 文件的整理 裝訂時 應將 件 內的各頁按一定方式對齊 在左上角裝訂的 左側與上側對齊 左側裝訂的 右側與下側 底邊 對齊 三 文件的整理 2 裝訂方法歸檔文件應以件為單位裝訂 裝訂方式可采用線裝 不銹鋼訂等 三 文件的整理 線裝法 根據(jù)文件的厚薄 選擇粗細適中的棉線進行裝訂 文件頁數(shù)較少時 采用 兩孔一線 細線 左上角裝訂 背后打活結 文件頁數(shù)較多時 采用 三孔一線 左側裝訂 對于裝訂成冊不便拆釘?shù)臅?刊物 由于其金屬物已嚴密封裝在其中 拆除有損其原貌 因此也可以不拆除 三 文件的整理 八 排列文件1 按事由排列法2 按文號 或按文件形成時間 排列法3 零散文件的排列 三 文件的整理 1 按事由排列法按事由排列法 就是將同一事由的相關文件排列在一起 按事由排列的具體步驟如下 在一個全宗內將同一年度的歸檔文件分別按其劃定的保管期限排列 即按永久 定期分別排列 不同保管期限的文件不得混在一起排列 在同一期限內的文件按其劃定的類別分別排列 類與類之間 類與屬類之間的文件排列 要按照分類方案進行 采用組織機構分類法分類的歸檔文件 可依據(jù)編委下達的編制文件中的內設組織機構 處室 位序或習慣位序結合重要程度排列 即 黨群下設部門在前 行政下設部門在后 綜合性部門在前 業(yè)務部門在后 三 文件的整理 采用問題分類的歸檔文件 可依據(jù)黨群工作類在前 行政管理類 業(yè)務工作類在后 綜合類在前 專題類在后 并結合重要程度排列 在同一類別內的文件按事由結合時間 重要程度來排列 即在同一類別內 將文件先按不同事由分開 將同一事由的相關文件排列在一起 再采用一定的方法對不同事由的文件進行排列 三 文件的整理 單一事由 單一責任者的文件 按歸檔文件形成時間的先后順序排列 幾個事由 單一責任者的文件 先把不同事由的文件分開 在每個事由里按文件形成時間的先后順序排列 然后再按事由的重要程度排列 重要事由在前 次要事由在后 三 文件的整理 單一事由 幾個責任者的文件 先把不同責任者的文件分開 在每個責任者的文件內 按文件形成時間的先后順序排列 然后再接責任者地位高低依次排列 一般是上級機關在前 本級 同級 下級機關在后 例 幾個事由 幾個責任者的文件 首先把不同事由的文件分開 在每個事由里再把不同責任者的文件分開 在每個責任者里 按照文件形成時間的先后順序排列 其次按責任者的地位高低排列 最后按事由的重要程度排列 三 文件的整理 單一事由 單一責任者 涉及單一地區(qū)的文件 按文件形成時間的先后順序排列 單一事由 單一責任者 涉及幾個地區(qū)的文件 先把不同地區(qū)的文件分開 在每個地區(qū)里 按文件形成時間的先后順序排列 然后按地區(qū)所處的地理位置或習慣排法排列 例 市計委關于下達各縣 市 區(qū)二000年重點工程項目投資計劃的一系列文件 按習慣排法首先是先排縣 市 后排區(qū) 三 文件的整理 單一事由 幾個責任者 涉及一個地區(qū)的文件 先把不同責任者的文件分開 在每個責任者里 按文件形成時間的先后順序排列 然后再接責任者的地位高低排列 例 省 市政府 土地局關于土地糾紛問題的系列文件 就應采取此法排列 三 文件的整理 單一事由 幾個責任者 涉及幾個地區(qū)的文件 首先把不同地區(qū)的文件分開 在每個地區(qū)里再把不同責任者的文件分開 在每個責任者文件內按文件形成時間的先后順序排列 其次 按責任者的地位高低排列 最后按地區(qū)的地理位置排列 如 國家 省 市 縣 三 文件的整理 本機關與外機關協(xié)商某項工作或某一事項形成的文件 應以本機關在前 外機關在后的順序排列 報刊雜志 簡報 信息等 指本機關編輯出版的 不包括新聞單位 按期刊號的先后順序排列 九 文件編號歸檔文件編號 指將歸檔文件在全宗中的位置 標識為符號 并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明 1 件號2 頁號3 檔號4 全宗號5 蓋歸檔章 三 文件的整理 三 文件的整理 1 件號件號 是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內的排列順序號 其編制方法和要求 1 歸檔文件排列順序固定之后 應逐件編寫件號 2 在同一年度 同一保管期限內 按照歸檔文件排列的先后順序 從 1 開始編制件號 即一年三個流水號 永久從 1 開始 30年從 1 開始 10年從 1 開始 依次編制 3 不得斷號 重號 跳號 三 文件的整理 2 頁號頁號 是每份歸檔文件頁次的順序號 頁號編寫方法和要求 以件為單位 逐頁編寫順序號 一份文件為一個流水號 歸檔文件自身已有頁碼的不再編號 自身無頁碼的要補編頁號 如一份文件由幾部分組成 而且每個組成部分各自編有頁碼的 如 正文和附件 正文和定稿 請示和批復 函與復函 報告與批示 轉發(fā)件與被轉發(fā)件 辦法與實施細則 收文處理單與正式文件等作為一份文件編制件號歸檔 要重新編寫頁號 即要給這份文件以完整連貫的總頁碼 三 文件的整理 編寫頁號 統(tǒng)一在有文字的每頁文件正面的右上角 背面的左上角 單面印刷的為一頁 編一個號 雙面印刷的為兩頁 編兩個號 折疊的大張文字材料或圖表 不管折幾折 凡是單面有字的為一頁 編一個號 雙面有字的為兩頁 編兩個號 不得重編 漏編頁號 三 文件的整理 3 檔號在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼 已體現(xiàn)歸檔文件的類別和排列順序 檔號的結構宜為 全宗號 檔案門類代碼 年度 保管期限 機構 問題 代碼 件號 上下位代碼之間用 連接 同一級代碼之間用 隔開 如 Z109 WS 2011 Y BGS 0001 文件的整理 4 全宗號檔案館給立檔單位編制的代號 用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結合標識 DA T13 1994編制 三 文件的整理 5 蓋歸檔章文件編號項目固定之后 要以歸檔章的形式逐件標識在每一份歸檔文件上 以明確歸檔文件在全宗中的 坐標 確保歸檔文件借閱后正確歸位 三 文件的整理 式樣 3 152 8 三 文件的整理 歸檔章的位置歸檔章一般加蓋在每份文件的首頁上端居中空白位置 如此位置有領導批示或收發(fā)章等 可加蓋在首頁上端其它空白處 不要壓字跡 盡量不要與收發(fā)章或領導批示文字交叉在一起 三 文件的整理 歸檔章的項目及填寫方法歸檔章的項目有全宗號 年度 保管期限 件號 頁數(shù) 類別名稱 機構或問題 等 全宗號 是檔案館給立檔單位編制的代號 年度 是文件的形成年度 采用公元紀元 以四位阿拉件數(shù)字標注 如2006年 應標注為 2006 而不能簡化為 06 三 文件的整理 保管期限 按歸檔文件劃定的保管期限填寫 是哪種保期限就填寫哪一種 件號 歸檔文件應逐件編寫目錄來文和復文作為一件時 只對復文進行編目 如請示與批復作為一件時 只登錄批復件 轉發(fā)與被轉發(fā)件 只登錄轉發(fā)件 其中屬于上級轉發(fā) 批復本機關的文件 要同時登錄本機關的發(fā)文字號 以便查找 但如果是重要法規(guī)性文件 歷次修改稿或定稿太厚 只能與正式文件分開各作為一件時 則分別登錄 三 文件的整理 頁數(shù) 填寫一份文件的總頁數(shù) 即一份文件最后一頁的頁碼 沒有重新編寫文件頁號的 按文件的原有頁數(shù)填寫 一份文件由幾部分組成的 把幾個組成部分的頁碼相加之和 即是這份文件的頁數(shù) 機構 問題 也就是類別名稱 填寫類別的規(guī)范化簡稱 采用機構分類的 填寫機構名稱 采用問題分類法分類的 填寫問題類名 文件的整理 十 編制頁碼 1 紙質歸檔文件一般應以件為單位編制頁碼 2 頁碼應逐頁編制 宜分別標注在文件正面右上角或背面左上角空白位置 3 文件材料已印制成冊并編有頁碼的 擬編制頁碼與文件原有頁碼相同 可以保持原有頁碼不變 三 文件的整理 十一 編制歸檔文件目錄歸檔文件目錄 三 文件的整理 1 序號 填寫歸檔文件的順序號 2 檔號 在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼 已體現(xiàn)歸檔文件的類別和排列順序 3 文號 填寫文件的發(fā)文字號 即由發(fā)文代字 發(fā)文年度和發(fā)文順序號組成 如 X檔字 1999 第52號 聯(lián)合發(fā)文 填寫主辦單位文號即可 期刊類文件 如簡報 信息 動態(tài) 雜志等 只填寫期刊號即可 三 文件的整理 報告與批示 轉發(fā)與被轉發(fā) 請示與批復等 只填寫批示 轉發(fā) 批復件文號即可 如在請示 報告原件上批復 批示的 只填寫請示 報告的文號即可 三 文件的整理 4 責任者 填寫制發(fā)文件的機關或個人 標明職務 即文件的發(fā)文機關或署名者 填寫通用簡稱 以落款 蓋章 單位為準填寫 不能把承辦文件或擬稿的內設組織機構或個人作為責任者填寫 報表的責任者 應填寫填報單位 即蓋章單位 而不是報表的印制或發(fā)送單位 三 文件的整理 聯(lián)合發(fā)文 只填寫主辦單位 即聯(lián)合發(fā)文的文件字號屬于哪個單位 哪個單位就是主辦單位 如發(fā)文字號較多 則根據(jù)該文件涉及的主要內容屬于哪個單位的職能業(yè)務 責任者即為這個單位 如