旅行社團(tuán)隊(duì)部操作流程.doc

團(tuán)隊(duì)部計(jì)調(diào)操作流程一、接受組團(tuán)社發(fā)來的接待信息：1. 大交通：飛機(jī)、火車、汽車了解客戶來的大交通是否需要我們訂。2. 時(shí)間：抵達(dá)時(shí)間、離開時(shí)間、特殊事項(xiàng)時(shí)間。3. 地點(diǎn)：接團(tuán)地點(diǎn)，送團(tuán)地點(diǎn)，期望參觀的城市地點(diǎn)。4. 景點(diǎn)：包括參觀景點(diǎn)和特殊要求。5. 人數(shù)：人數(shù)決定價(jià)格和接待方式。6. 用餐：用餐標(biāo)準(zhǔn)和用餐要求7. 要求：游客要求及組團(tuán)社要求。二、針對(duì)組團(tuán)社要求和具體情況做出相應(yīng)的報(bào)價(jià)：1. 交通費(fèi)用（飛機(jī)、火車、輪船等）2. 車費(fèi)3. 住宿4. 餐費(fèi)5. 門票費(fèi)用及特殊要求的消費(fèi)6. 導(dǎo)游費(fèi)7. 旅行社利潤的掌握，根據(jù)不同標(biāo)準(zhǔn)的客人利潤相應(yīng)的掌控8. 并要求組團(tuán)社確認(rèn)價(jià)格備注：跟組團(tuán)的報(bào)價(jià)盡量用文字的形式，做為記錄。三、 接到確認(rèn)（接團(tuán)通知書）后，進(jìn)入操作階段：1. 接到組團(tuán)社確認(rèn)單，蓋章確認(rèn)，寫清結(jié)款方式，按照與組團(tuán)社達(dá)成的協(xié)議進(jìn)行。打印保留文檔。2. 做團(tuán)隊(duì)標(biāo)簽寫清空房、空車、空導(dǎo)游。3. 開始做預(yù)定，票務(wù)落實(shí)好時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格，宿落實(shí)好酒店名稱、入住時(shí)間、價(jià)格。用餐地點(diǎn)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)游。4. 預(yù)定好開始錄系統(tǒng)，打印出收支明細(xì)交給財(cái)務(wù)。預(yù)算收支明細(xì)，需計(jì)調(diào)簽字申請(qǐng)主管簽字復(fù)核財(cái)務(wù)簽字審核總經(jīng)理簽字終審，如有超出預(yù)算部分，需寫出書面說明，審核后一并交給財(cái)務(wù)。5. 派團(tuán)：1 旅游局系統(tǒng)電子行程單。2 復(fù)印原始行程去掉組團(tuán)社信息和結(jié)算價(jià)格給導(dǎo)游。給導(dǎo)游客人/領(lǐng)隊(duì)聯(lián)系方式。3 簽單，領(lǐng)用人和團(tuán)號(hào)一定填寫無誤，便于后期做帳。4 系統(tǒng)打印出陪同支付單明細(xì)：給導(dǎo)游付款的說明。酒店名稱聯(lián)系人和價(jià)格，有沒有 免房，陪同住宿方式，景點(diǎn)價(jià)格，餐標(biāo)，簽單餐廳，現(xiàn)付餐標(biāo)，現(xiàn)付車費(fèi)。兒童所含項(xiàng)目、注意事項(xiàng)。人頭標(biāo)準(zhǔn)。5 游客意見單，報(bào)賬單，領(lǐng)隊(duì)結(jié)算確認(rèn)單，全陪書。6. 導(dǎo)游預(yù)借團(tuán)款，需由計(jì)調(diào)填寫請(qǐng)款單，寫明部門、團(tuán)號(hào)、產(chǎn)品名稱等詳細(xì)信息、收款人名稱、開戶行及賬號(hào)，計(jì)調(diào)簽字申請(qǐng)主管簽字復(fù)核財(cái)務(wù)簽字審核總經(jīng)理簽字終審，計(jì)調(diào)憑請(qǐng)款單和當(dāng)天打印出來的陪同支付表一同去財(cái)務(wù)申請(qǐng)付款。四、 團(tuán)隊(duì)操作中：1. 操作計(jì)調(diào)24小時(shí)開機(jī)，掛微信，保證團(tuán)隊(duì)遇到問題第一時(shí)間聯(lián)系到計(jì)調(diào)。2. 關(guān)注團(tuán)隊(duì)實(shí)到人數(shù)，有變化及時(shí)通知酒店，餐廳，車隊(duì)。3. 遙控關(guān)注導(dǎo)游、餐廳、車隊(duì)、酒店等行程中項(xiàng)目的服務(wù)。4. 預(yù)知游客的將要發(fā)生項(xiàng)目的具體情況并核實(shí)。不讓意見建議變化成投訴。5. 如果發(fā)生投訴或問題及時(shí)解決問題。不讓問題帶回組團(tuán)社。五、 回團(tuán)后報(bào)賬：1. 賬單：賬單分為兩張，對(duì)賬單和決算單。對(duì)賬單顯示的是對(duì)外收款明細(xì)，決算單體現(xiàn)的是團(tuán)隊(duì)實(shí)際的利潤以及應(yīng)付明細(xì)。團(tuán)隊(duì)的對(duì)賬單和決算單都需要給外辦提交，短線散拼只需要提交對(duì)賬單。2. 導(dǎo)游報(bào)賬單：由導(dǎo)游填寫的花費(fèi)明細(xì)，確認(rèn)無誤后需要計(jì)調(diào)簽字確認(rèn)。3. 對(duì)賬單：全陪導(dǎo)游與地陪導(dǎo)游之前費(fèi)用發(fā)生的確認(rèn)單。4. 客人意見單：由客人填寫，作為受理投訴的唯一憑據(jù)。5. 簽單：對(duì)餐廳，部分景點(diǎn)結(jié)賬時(shí)所用。效力跟人民幣是一樣的。從財(cái)務(wù)領(lǐng)用簽單的時(shí)候，計(jì)調(diào)需在簽單領(lǐng)用簿上簽字，并按要求登記領(lǐng)用日期、簽單起止號(hào)碼、項(xiàng)目名稱等，導(dǎo)游交回的是第三聯(lián)，簽單的時(shí)候要寫明簽單日期、小寫人數(shù)、大寫人數(shù)，如果藍(lán)色財(cái)務(wù)聯(lián)丟失讓導(dǎo)游去簽單單位拍照交回，作廢的簽單要交回一式三聯(lián)。操作計(jì)調(diào)對(duì)領(lǐng)用的簽單負(fù)責(zé)。6. 行程單：在旅游局系統(tǒng)里做的行程單。7. 行程：去掉抬頭和報(bào)價(jià)的行程復(fù)印件。8. 以上所列八項(xiàng)內(nèi)容是派團(tuán)計(jì)調(diào)給導(dǎo)游派團(tuán)是所要發(fā)放的所有物件。團(tuán)隊(duì)結(jié)束后，所有的物件必須一件不落的交回公司，作為審帳憑證。9. 查收憑證：除了八項(xiàng)之外，還有住宿發(fā)票（沒有發(fā)票的需要開收據(jù)），景點(diǎn)門票，正餐10. 簽單（早餐一般是收據(jù)），司機(jī)的車費(fèi)收條，調(diào)換景點(diǎn)時(shí)需要有客人簽字同意的單子，11. 因天氣等不可抗力原因不能去景點(diǎn)的，也需要有客人的簽字同意的單子。12. 審帳：對(duì)照導(dǎo)游提交的憑證以及與全陪之間的對(duì)賬單，檢查導(dǎo)游填寫的對(duì)賬單是否正確。13. 做賬單：在公司的業(yè)務(wù)系統(tǒng)里錄入團(tuán)隊(duì)的應(yīng)收應(yīng)付款，打印出系統(tǒng)里的對(duì)賬單和決算單。六、財(cái)務(wù)交單流程：1.團(tuán)檔交到財(cái)務(wù)時(shí)，原則上所有單據(jù)必須齊全。2.每一個(gè)團(tuán)檔需填寫交回返單明細(xì)表，交接時(shí)計(jì)調(diào)、財(cái)務(wù)雙方簽字。3.團(tuán)隊(duì)結(jié)束三天之內(nèi)計(jì)調(diào)必須將團(tuán)檔整理好交給財(cái)務(wù)，三天之內(nèi)導(dǎo)游不報(bào)賬或缺少票據(jù)的將由財(cái)務(wù)接管，向?qū)в未咭獔?bào)賬單以及票據(jù)。4.團(tuán)隊(duì)結(jié)束三天之內(nèi)，計(jì)調(diào)催促導(dǎo)游及時(shí)將團(tuán)款轉(zhuǎn)入公司賬戶，務(wù)必做到當(dāng)團(tuán)當(dāng)結(jié)，不和其他團(tuán)款抵扣。5.交回團(tuán)檔結(jié)算，如應(yīng)付組團(tuán)社或應(yīng)付導(dǎo)游的錢，計(jì)調(diào)需填寫請(qǐng)款單，寫明部門、團(tuán)號(hào)、產(chǎn)品