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xx有限公司合同管理辦法1 主題內(nèi)容與適用范圍 本規(guī)定包含了工程合同、物資采購合同、行政合同、租賃合同等各類合同的管理職責、審查簽訂程序、合同履行、合同的監(jiān)督與檢查等內(nèi)容。本規(guī)定適用于老撾xx有限公司（以下簡稱公司）各部門、各分子公司、辦事處。2 職責2.1 公司董事長是合同管理的主管領導。2.2 總經(jīng)理辦公室法律事務專員是公司合同管理的主管，負責制定公司合同管理規(guī)定并負責合同的監(jiān)督管理。3合同專用章3.1 公司所有合同專用章由公司總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理，并在歸口業(yè)務范圍內(nèi)使用，不得用于其他業(yè)務。3.2 簽訂合同必須使用合同專用章。3.3 經(jīng)評審后的合同交法律事務專員審核后加蓋合同專用章后生效。3.4 總經(jīng)理辦公室應建立合同專用章使用臺帳，對合同專用章的使用情況進行登記。4簽訂合同的職權(quán)4.1 工程合同的簽訂：4.1.1 經(jīng)公司法人代表授權(quán)，公司總經(jīng)理具有簽訂工程合同的職權(quán)。公司總經(jīng)理根據(jù)具體情況可授權(quán)公司副總經(jīng)理簽訂工程合同，受委托人無權(quán)再轉(zhuǎn)授權(quán)，接受委托的人與委托人共同對簽訂的合同承擔責任。4.1.3 公司副總經(jīng)理在授權(quán)范圍內(nèi)可以代表公司簽訂50萬元以下的工程合同。4.1.4 50萬元以上（含50萬元）的工程合同，由公司董事長或其授權(quán)代表審查并代表公司簽訂。4.2 物資采購合同的簽訂：4.2.1 經(jīng)公司法人代表授權(quán)，公司昆明辦事處具有簽訂物資采購合同的職權(quán)。公司總經(jīng)理根據(jù)具體情況可授權(quán)公司昆明辦事處簽訂物資采購合同，受委托人無權(quán)再轉(zhuǎn)授權(quán)，接受委托的人與委托人共同對簽訂的合同承擔責任。4.2.3 公司昆明辦事處在授權(quán)范圍內(nèi)可以代表公司簽訂50萬元以下（含10萬元）的物資采購合同。4.2.4 50萬元以上（含50萬元）的物資采購合同，由公司董事長或其授權(quán)代表審查并代表公司簽訂合同。4.3 租賃合同的簽訂：4.3.1 經(jīng)公司法人代表授權(quán)，市場營銷部具有簽訂租賃合同的職權(quán)，市場營銷部無權(quán)再轉(zhuǎn)授權(quán)，接受委托的人與委托人共同對簽訂的合同承擔責任。5合同審查5.1合同審查的目標5.1.1確保合同審查率百分之百。5.1.2將合同審查同企業(yè)管理相結(jié)合，確保公司效益最大化同時控制合同風險。5.2.合同審查的范圍：公司對外簽訂的所有合同。5.3.責任分工5.3.1合同預審：公司所有對外合同需經(jīng)法律事務專員預審；5.3.2合同審簽： 5.3.2.1 5萬元以上或5萬元以下無標準文本合同，預審后由法律事務專員審查簽訂。5.3.2.2 對公司有較大影響的合同，經(jīng)法律事務專員簽署審核意見后由公司法定代表人或受委托人簽訂。5.4.要求5.4.1時間要求：日常性標準文本合同力爭1日內(nèi)審查完成，重大合同或其他無標準文本的合同由總經(jīng)理辦公室根據(jù)實際情況確定審簽時間。5.4.2審查要求：法律事務專員在審查合同時，要做到嚴謹細致。應當對合同做認真的推敲，審查合同的標的、內(nèi)容、主體等方面合法合規(guī)，合同條款是否齊全、完備、嚴謹，以保證所簽訂的合同合法有效，切實可行。5.5.審查5.5.1：合同手續(xù)完備性審查：5.5.1.1合同承辦人員持合同承辦部門負責人、財務部、簽署意見的合同審簽表5.5.1.2 新增客商簽約方的營業(yè)執(zhí)照、身份證或護照復印件（加蓋對方公章并經(jīng)合同承辦人員核對）5.5.1.3 合同文本。5.5.2 合同主體資格審查5.5.2.1 訂立合同的主體資格是否合法和適當5.5.2.1.1簽約人合法性5.5.2.1.2 擔保人的合法性。5.5.2.1.3新增客商，付款方式對公司具有一定風險的，可要求合同承辦部門出具資信情況調(diào)查情況說明。5.5.3 合同可行性審查5.5.3.1根據(jù)對方企業(yè)的條件和能力，分析、預見、判定合同能否履行，保證合同的順利履行。審查項目主要包括商業(yè)信用、生產(chǎn)供貨能力、支付能力。5.5.4合同內(nèi)容審查5.5.4.1合同名稱合法準確5.5.4.2合同條款完備5.5.4.3 合同的文字準確5.6.審查意見的簽署5.6.1對于合同條款要進行嚴格審查，對于發(fā)現(xiàn)的問題，將審簽意見寫入合同審簽表內(nèi)，要求承辦部門進行修改，并對修改情況進行檢查。5.6.2對于公司重大合同或所存在的問題具有普遍性，法律事務專員可以下發(fā)法律意見書。5.7.重大合同的審查5.7.1重大合同為合同標的超過人民幣50萬元，或其他重大復雜的，對公司有重大影響的合同。 5.7.2對于重大合同，實行法律事務專員提前參與制度，法律事務專員可以對重大合同的招標、議標、合同談判、簽訂、履行進行全程參與。通過參與了解合同簽訂背景，確定合同審查的關(guān)鍵點，在參與過程中，適時提出相關(guān)的法律建議。5.8.合同審查評價5.8.1評價時間：次月的5日前對上月審簽的合同的簽訂情況進行審查評價5.8.2評價內(nèi)容：合同審查中存在的問題，合同的修改情況，是否需要修訂文本格式等，總結(jié)經(jīng)驗和不足。6合同的簽訂6.1 工程合同簽訂6.1.1 法定代表人對工程合同實行授權(quán)委托、統(tǒng)一管理的制度。6.1.2 公司對外簽訂的工程合同，除及時結(jié)清者外，應當采用書面形式。6.1.3 書面形式是指合同書、信件和數(shù)據(jù)電文（包括電報、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式。6.1.4 簽訂合同的各方必須具有合法的主體資格，在合同上簽字的人必須具有職權(quán)或授權(quán)。未經(jīng)有職權(quán)的領導授權(quán)，任何人都不能以公司名義簽訂合同。6.1.5 在工程業(yè)務中與對方簽訂合同，由合同承辦人在合同審查表上做出情況說明，按本辦法第5條規(guī)定辦理。6.1.6 合同經(jīng)全面審查并由有職權(quán)的領導或其授權(quán)的人簽字后方可加蓋合同專用章。蓋章前應查驗合同審查表，對于審查人員提出的關(guān)系到公司的重大利益，或?qū)撅@著不利的問題，或有合同的簽訂程序、內(nèi)容有嚴重違反法律、法規(guī)或本規(guī)定的情況沒有在合同中更正的，不予加蓋合同專用章。6.1.7 因情況特殊未按程序簽訂的合同，合同承辦人事后應及時按本規(guī)定補辦手續(xù)。原則上不得先實際履行，后補簽合同。6.2 物資采購合同的簽訂6.2.1 物資采購合同要進行審批，合同審批的主要內(nèi)容有：供貨廠商的資信情況、詢價情況、商務合同（含一般技術(shù)條款）和技術(shù)附件（如果有技術(shù)附件）。 6.2.1.1 供貨廠商的資信情況應包括是否已納入公司合格供應商的范圍、廠商的營業(yè)執(zhí)照、技術(shù)資質(zhì)等級證、生產(chǎn)許可證、經(jīng)營許可證等。詢價對象原則上要三個或三個以上供貨廠商，特殊情況應在合同審批表中予以說明。招標采購應符合中華人民共和國招標投標法的相應規(guī)定。6.2.1.2 商務合同（含一般技術(shù)條款），由總經(jīng)理辦公室根據(jù)中華人民共和國合同法及老撾人民民主共和國相應法規(guī)，分類起草相應合同條款，在此基礎上與出賣方達成一致約定。6.2.1.3 技術(shù)附件由技術(shù)負責部門起草，并由合同雙方授權(quán)代表簽字確定。6.2.2 相關(guān)人員審查合同時， 應在合同審批表上提出意見并簽字。合同承辦人應根據(jù)審查提出的意見對合同進行修改,并與出賣方或委托方達成一致。6.2.3 價格6.2.3.1 在確定合同價格時應當遵循比質(zhì)比價、貨比三家的原則。質(zhì)量相同比價格，價格相同比服務。6.2.3.2 在簽訂重大合同、技術(shù)比較復雜的合同或關(guān)鍵設備采購合同時，法律事務專員應召集相關(guān)職能部門和使用部門進行市場調(diào)研并參與合同談判。6.2.3.3 采用招標方式進行設備、材料采購，其程序按公司相關(guān)規(guī)定辦理。6.2.4 預付款和定金6.2.4.1 在合同簽訂中，預付款比例一般不得超過合同總價的30%。因供需關(guān)系、市場狀況等原因，確需預付超過30%貨款的，應報請公司總經(jīng)理批準。6.2.4.2 定金的支付比例一般不得超過合同總價的15%，經(jīng)公司總經(jīng)理批準的可超過15%，但最高不得超過擔保法規(guī)定的20%。6.2.5 檢驗6.2.5.1 合同檢驗條款應當有檢驗的內(nèi)容、范圍、方法以及驗收標準，明確雙方共同檢驗的地點。由合同一方委托另一方單獨檢驗的，委托方應當根據(jù)委托范圍并接受委托方的檢驗結(jié)果。6.2.5.2 第三方檢驗。對于技術(shù)復雜設備、關(guān)鍵設備，采購業(yè)務員應結(jié)合技術(shù)附件規(guī)定，明確第三方檢驗的內(nèi)容和責任，并簽訂監(jiān)檢合同。6.2.6 付款條件6.2.6.1 一般情況下，在簽訂合同時盡量避免支付定金或預付款。對時間要求緊急、技術(shù)復雜、加工難度高、原材料所占比重大的設備、市場供需條件限制等情況，對方堅持要求支付定金或預付款的，在公司總經(jīng)理簽字批準后，可以支付。6.2.6.2 對于初次打交道的客商，原則上不支付定金或預付款。特殊情況時，應當根據(jù)客商的市場信譽度和現(xiàn)場的需求情況確定是否支付，以減少資金運作風險。6.2.6.3 物資采購的主要貨款原則上應在貨物到齊，經(jīng)驗收合格后支付，在可能的條件下盡量使用承兌匯票形式支付。 6.2.6.4 原則上物資采購合同應當滯留質(zhì)量保證金，且保證金的比例應不低于合同總價的10%。質(zhì)量保證金滯留期限原則上在物資投用后1年以下三個月以上。6.2.6.5所有書面合同的預付款、定金、價款的支付，必須經(jīng)公司法律事務專員審核簽字后財務才能付款。6.2.7 違約責任6.2.7.1 物資采購合同的違約責任的基本內(nèi)容應當包括：出賣方所交貨物的包裝責任、內(nèi)在質(zhì)量和外在質(zhì)量責任、時間責任和其它合同履行責任等。6.2.7.2 采購業(yè)務員應在物資采購合同中明確違約責任，對于比較重要的內(nèi)容和特殊要求應提出來加以強調(diào)，確定具體承擔違約責任的比例和方式。6.2.7.3 對有定金、預付款或已經(jīng)支付進度款的合同，除應強調(diào)違約責任、確定違約金比例明確雙倍返還定金、如數(shù)返還預付款或進度款等內(nèi)容。 6.2.7.4 對自然災害、戰(zhàn)爭等不可抗力事件也應當加以說明。6.2.8 訴訟管轄。訴訟管轄地一般應確定在公司住所所在地。6.2.9 其它約定事項。根據(jù)需要，前面條款中未能表達詳盡的內(nèi)容，可以在“其他約定事項”中進一步明確、完善或加以闡釋。6.2.10 索賠6.2.10.1 在進行專項物資采購時，必須簽訂書面合同。未簽訂書面合同的物資一旦出現(xiàn)質(zhì)量問題、遲交貨物等合同情況，影響工程進度或生產(chǎn)，或造成資金損失的，由采購業(yè)務員負主要責任。同時，采購業(yè)務員除按合同進行催貨或要求供應商進行更換外，應積極協(xié)助法律事務專員進行索賠或訴訟。 6.2.10.2 采購業(yè)務員在履行采購合同過程中，發(fā)現(xiàn)簽約方有不正確、不適當或不完全履行合同的行為（如交貨時間過分延長、交貨質(zhì)量有不可修復缺陷等），應當及時提出書面異議，對方接到我方的書面異議后未答復的，采購業(yè)務員應當及時與法律事務專員報告，商定索賠方案。6.2.10.3 法律事務專員接到采購業(yè)務員關(guān)于合同違約的通知后，應積極依據(jù)法律和合同規(guī)定指導采購業(yè)務員與對方進行交涉，并提出合理解決合同糾紛的方案。通過交涉不能解決的，應向司法部門提請訴訟解決。6.2.10.4 解決合同糾紛時應本著實事求是、互諒互讓的原則，進行平等協(xié)商，尋求妥善解決辦法。6.2.11 合同編號統(tǒng)一按附錄A執(zhí)行。6.3 租賃合同的簽訂6.3.1 市場營銷部對租賃合同實行授權(quán)委托、統(tǒng)一管理的制度。6.3.2 公司對外簽訂的租賃合同，應當采用書面形式。6.3.3 書面形式是指合同書、信件和數(shù)據(jù)電文（包括電報、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式。6.3.4 公司原則上不簽訂先用后付款的租賃合同，如需作例外處理，除查明對方資信情況和履約能力外，必要時應要求對方提供擔保，并需經(jīng)公司總經(jīng)理批準。6.3.5 公司發(fā)出的要約和承諾應當內(nèi)容合法、主要條款完備、意思表示清楚。6.3.6 簽訂合同的各方必須具有合法的主體資格，在合同上簽字的人必須具有職權(quán)或經(jīng)授權(quán)。6.3.7 在商鋪租賃業(yè)務中與客戶簽訂合同，由合同承辦人在合同審查表上做出情況說明并經(jīng)法律事務專員審查后按本辦法第4條程序?qū)徟炗啞?.3.8 在商鋪租賃業(yè)務中，臨時租賃非書面合同由合同承辦人報請主管領導批準后施行。6.3.9 因情況特殊未按程序簽訂的合同，合同承辦人事后應及時按本規(guī)定補辦手續(xù)。原則上不得先實際履行，后補簽合同。7 合同的履行7.1 合同生效后，承辦人應依法全面履行合同。7.2 合同承辦人在合同履行過程中，應密切注意對方當事人履行情況的進展，防范和控制資金風險。7.3 合同簽訂后，出現(xiàn)或可能出現(xiàn)因我方責任造成違約的，合同承辦人應及時向有職權(quán)的領導和法律事務專員報告，采取恰當?shù)难a救措施，避免或減少公司可能遭受的損失。出現(xiàn)對方違約，合同承辦人應及時向有職權(quán)的領導和法律事務專員報告，由分管該項業(yè)務的公司領導書面指示是否追究違約責任。合同承辦人不得擅自放棄追究違約責任的權(quán)利。7.4 通過合同評審程序簽訂的合同，在履行完畢后，合同承辦人應及時通報法律事務專員，由法律事務專員填寫合同履行情況表報公司總經(jīng)理辦公室。7.5 承辦人應將合同的履行情況做成記錄，發(fā)貨、收款、質(zhì)量記錄和與合同相關(guān)的信件、資料應妥善保管。8 合同的變更、中止、解除和轉(zhuǎn)讓8.1 與對方協(xié)商一致后可以變更和解除合同。8.2 合同成立后合同承辦人應關(guān)注對方的變化，發(fā)現(xiàn)對方有經(jīng)營情況惡化、轉(zhuǎn)移財產(chǎn)、抽逃資金以逃避債務，或喪失商業(yè)信譽等可能喪失履行合同能力的情況，應當及時收集相關(guān)證據(jù)，經(jīng)我方要求對方不能提供恰當擔保的，應及時向法律事務專員報告，并采取相應措施或者中止履行。在上述情形消失或?qū)Ψ教峁┣‘敁：髴謴吐男小?.3 因不可抗力或?qū)Ψ竭`約致使不能實現(xiàn)合同目的，無履行必要的，可以解除合同。8.4 根據(jù)實際情況需要可對合同進行轉(zhuǎn)讓。 8.5 合同的變更、中止、解除和轉(zhuǎn)讓，應按原合同的簽訂程序辦理，并向公司法律事務專員及時通報。9合同糾紛的處理9.1 合同發(fā)生糾紛后，合同承辦人應及時向有職權(quán)領導報告并按其指示會同法律事務專員與對方（顧客）協(xié)商解決。9.1.1 如對發(fā)生的爭議協(xié)商解決不成，應及時向有職權(quán)的領導報告，并向法律事務專員提供完整的原始證據(jù)材料（包括發(fā)貨記錄、往來書件、電報、電傳、電話記錄、會議記要、補充協(xié)議以及物證等），法律事務專員根據(jù)實際情況擬定處置方案，向公司總經(jīng)理報告，公司法律事務專員認為需要采取訴訟或仲裁方式解決的，報公司法定代表人決定。9.2 合同糾紛在進行協(xié)商處理時，應考慮協(xié)商不成時，有足夠的時間申請仲裁和起訴，以免喪失法定時效。對確實無法協(xié)商解決的合同糾紛，應在法定時效屆滿六個月前上報公司法律事務專員。9.3 公司法定代表人決定采取訴訟或仲裁方式解決合同糾紛或者對方因合同糾紛起訴或申請仲裁的，由法定代表人授權(quán)有關(guān)人員代表公司辦理訴訟或仲裁的相關(guān)事宜。9.4 合同糾紛經(jīng)協(xié)商達成一致意見的，應按原合同簽訂程序訂立協(xié)議。10 合同的公證10.1 采用招投標方式訂立的合同應進行公證。10.2 公司相關(guān)部門認為需要公證的合同經(jīng)公司總經(jīng)理審批后也可以進行公證。11 監(jiān)督檢查與考核11.1 法律事務專員是公司合同監(jiān)督的主體11.2法律事務專員職責11.2.1對法定代表人授權(quán)委托代理人簽訂、履行合同情況進行檢查；11.2.2對合同簽訂、履行過程中的存在的各種違法問題進行糾正，提出處理建議；11.3.監(jiān)督的方式11.3.1不定期對合同的執(zhí)行情況進行檢查，出具合同檢查情況書面報告；11.3.2每月對上月合同簽訂、履行情況進行調(diào)查，出具合同簽訂、履行情況報表。11.3.3對合同履行情況檢查中發(fā)現(xiàn)問題及時出具法律意見書;11.3.4對合同價款的支付進行審核、檢查、監(jiān)督。11.4.具體措施和方法11.4.1 合同的檢查11.4.1.1每年安排不少于2次對合同簽訂、執(zhí)行情況的檢查并出具合同檢查報告。11.4.1.2合同檢查報告應當明確所抽查合同的基本情況，合同執(zhí)行中存在的問題，解決的建議。11.4.1.3 合同檢查的對象主要為合同承辦部門和合同執(zhí)行單位。檢查的內(nèi)容主要是合同簽訂、到貨、檢驗、工作程序、質(zhì)量管理和索賠等。11.4.1.4 合同檢查可以同合同承辦部門、