淺議辦公室工作計(jì)劃的制訂原則.doc

淺議辦公室工作計(jì)劃的制訂原則摘要：辦公室工作計(jì)劃是進(jìn)行管理的第一步，為組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制的前提，是為了更好地貫徹和落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)的決策和指示，確立辦公人員與整個(gè)環(huán)境之間的持續(xù)協(xié)調(diào)。制定辦公室工作計(jì)劃要貫徹統(tǒng)籌、重點(diǎn)、連鎖、穩(wěn)定和發(fā)展等原則。關(guān)鍵詞：辦公室；計(jì)劃；原則為了把領(lǐng)導(dǎo)的指示落實(shí)下去，為了使決策付諸實(shí)施，預(yù)先進(jìn)行的行動(dòng)安排就是計(jì)劃，它包括對(duì)事項(xiàng)的敘述、目標(biāo)和指標(biāo)的排列、所采取手段的選擇，以及進(jìn)度的規(guī)定等。計(jì)劃內(nèi)容通常用“5w1h”來(lái)表示：即why為什么做？原因和目的；what做什么？活動(dòng)與內(nèi)容；who誰(shuí)去做？人員；where在什么地方做？地點(diǎn)；when在什么時(shí)間做？時(shí)間；how怎樣做？手段和安排。一個(gè)企業(yè)面對(duì)未來(lái)不確定性和環(huán)境的變化，要時(shí)刻保持正確的航向，明白目前的位置和處境，以免在變化面前和瑣雜事務(wù)中迷失方向。對(duì)辦公室工作來(lái)講，不論情況發(fā)生了怎樣的改變，辦公室人員都要將主要的注意力集中在目標(biāo)上，集中在領(lǐng)導(dǎo)的工作上。計(jì)劃就是使所有的行動(dòng)能夠保持同一方向，促使目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。完整地制訂一個(gè)工作計(jì)劃，需要考慮計(jì)劃的各個(gè)方面：統(tǒng)籌、重點(diǎn)、穩(wěn)定性、期限性等。計(jì)劃的各個(gè)方面之間常常存在著各種關(guān)系模式，影響計(jì)劃的成功實(shí)施與最終績(jī)效獲得。制定工作計(jì)劃時(shí)的原則應(yīng)從考慮這些相關(guān)因素。如，長(zhǎng)期綜合計(jì)劃是高層管理部門和辦公室負(fù)責(zé)人主要關(guān)心的問(wèn)題，而這種計(jì)劃常牽涉到復(fù)雜的多方面的問(wèn)題，所產(chǎn)生的戰(zhàn)略計(jì)劃通常十分靈活，并能適應(yīng)變化的情況。而短期的經(jīng)營(yíng)計(jì)劃在范圍上將受到更多的限制，一般均屬于下級(jí)管理部門和辦公室人員的職責(zé)，并且通常都是比較固定的。統(tǒng)籌原則。在制定計(jì)劃時(shí)，要全面考慮到計(jì)劃對(duì)象這個(gè)系統(tǒng)內(nèi)所有的各個(gè)構(gòu)成部分及其相互關(guān)系，同時(shí)還要考慮到計(jì)劃對(duì)象和相關(guān)系統(tǒng)的關(guān)系，按照系統(tǒng)內(nèi)外的必然聯(lián)系，進(jìn)行統(tǒng)一籌劃。這是因?yàn)椋河?jì)劃的目的是要通過(guò)系統(tǒng)整體的最優(yōu)化實(shí)現(xiàn)決策目標(biāo)，而系統(tǒng)整體的最優(yōu)化的關(guān)鍵在于系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)的有序和合理，在于系統(tǒng)內(nèi)部關(guān)系與系統(tǒng)外部關(guān)系的協(xié)調(diào)。在制訂計(jì)劃時(shí)，要留有充分余地，各種因素尤其是正向作用的因素不能估計(jì)太高，否則，環(huán)境稍有變化就可能前功盡棄。因此，工作計(jì)劃的統(tǒng)籌原則是基本原則。重點(diǎn)原則。在制定計(jì)劃時(shí)，不僅要堅(jiān)持統(tǒng)籌原則，全面考慮問(wèn)題，認(rèn)清它們的地位和作用，同時(shí)還要分清主次輕重，抓住主要矛盾。還要根據(jù)時(shí)間、地點(diǎn)和條件的不同具體應(yīng)用。重點(diǎn)原則并不是說(shuō)只顧重點(diǎn)，不及其他，而是要主攻重點(diǎn)，兼顧一般，協(xié)調(diào)發(fā)展，整體推進(jìn)。只是在工作計(jì)劃中把重點(diǎn)工作放在計(jì)劃的中心位置，重點(diǎn)工作的解決有可能推動(dòng)整個(gè)工作的前進(jìn)，從整體上獲取最大的效益。確定重點(diǎn)一定要十分慎重，要充分調(diào)查、研究和論證。辦公室負(fù)責(zé)人要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖，化大力氣研究自己工作的重點(diǎn)，明確辦公室的主要目標(biāo)。確定重點(diǎn)必須有科學(xué)的態(tài)度。做到以下幾點(diǎn)：1.對(duì)辦公室工作有透徹了解。如自身的基礎(chǔ)條件，人員實(shí)力等，確定重點(diǎn)工作實(shí)現(xiàn)的可行性等。2.對(duì)環(huán)境要有透徹了解。現(xiàn)代辦公室不可能脫離環(huán)境獨(dú)立存在與發(fā)展。對(duì)有關(guān)環(huán)境因素徹底了解，才能準(zhǔn)確確定重點(diǎn)工作。3.對(duì)未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)徹底了解。未來(lái)充滿著許多可變的因素，不可能有固定的答案，這就需要在對(duì)現(xiàn)有因素的分析上盡可能做出準(zhǔn)確的預(yù)測(cè)。預(yù)測(cè)既不能過(guò)于穩(wěn)妥，失去發(fā)展機(jī)會(huì)，也不能冒進(jìn)，過(guò)于承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)重點(diǎn)工作確定的準(zhǔn)確與否，取決于對(duì)未來(lái)因素判斷分析的透徹程度。連鎖原則。制定計(jì)劃要充分考慮對(duì)象系統(tǒng)中內(nèi)部結(jié)構(gòu)各個(gè)因素間以及其他相關(guān)系統(tǒng)之間的相互作用、相互反饋的因果連鎖關(guān)系。因?yàn)樵谙到y(tǒng)內(nèi)，一種因素的變化必然引起其他因素的連鎖反應(yīng)，相關(guān)系統(tǒng)的變化也一定會(huì)影響本系統(tǒng)的變化。而且，這種連鎖反應(yīng)一般是復(fù)雜的、多向的、多變量的。在制定規(guī)劃或計(jì)劃時(shí)，如果不充分注意到這一點(diǎn)，計(jì)劃的內(nèi)容就難以實(shí)現(xiàn)。譬如，辦公室與其他職能部門的關(guān)系，辦公室人員之間的相互配合和相互作用等。另外，系統(tǒng)外部因素的變化也會(huì)對(duì)系統(tǒng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)產(chǎn)生連鎖反應(yīng)。穩(wěn)定原則。政策在制定后在相當(dāng)一段時(shí)間內(nèi)是穩(wěn)定的、持續(xù)的，在政策的指導(dǎo)下，所制定的工作計(jì)劃也呈現(xiàn)出一定的穩(wěn)定性，不能朝令夕改，失去信用。工作計(jì)劃中的某些執(zhí)行步驟、操作流程及某些細(xì)節(jié)表現(xiàn)出重復(fù)和持續(xù)的特點(diǎn)。但計(jì)劃從制定到最終執(zhí)行也不可能一成不變，在某些數(shù)量和質(zhì)量上可稍加改變，但這種變化不能在短時(shí)間內(nèi)表現(xiàn)劇烈。為非重復(fù)性問(wèn)題定的計(jì)劃，既一次性計(jì)劃規(guī)定出適合某一具體情況的行動(dòng)方案，當(dāng)目標(biāo)達(dá)到后即可廢棄，如辦公室對(duì)某一突發(fā)事件的處理方案。這是與持續(xù)性計(jì)劃相反的，而持續(xù)性計(jì)劃具有持續(xù)的用途。一次性計(jì)劃有一個(gè)等級(jí)次序，可以分為主要規(guī)劃、項(xiàng)目條件、特殊任務(wù)、細(xì)節(jié)計(jì)劃。在企業(yè)中，主要規(guī)劃如一個(gè)快速運(yùn)輸系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、試制和建造等。先進(jìn)的工藝技術(shù)要求對(duì)大規(guī)模規(guī)劃進(jìn)行長(zhǎng)期計(jì)劃。一個(gè)主要規(guī)劃的成功取決于對(duì)總系統(tǒng)內(nèi)的特殊項(xiàng)目所制定的更加詳細(xì)的一次性計(jì)劃。這些一次性計(jì)劃應(yīng)全部納入總的計(jì)劃等級(jí)體系。為重復(fù)行動(dòng)定的計(jì)劃常常稱為持續(xù)性計(jì)劃。它們包括為了解決企業(yè)經(jīng)常面臨的各種各樣的重復(fù)問(wèn)題的方法、標(biāo)準(zhǔn)的作業(yè)程序。這些計(jì)劃對(duì)任何已建立的企業(yè)來(lái)說(shuō)都是重要的，甚至那些非正式的群體也都要制定計(jì)劃。而對(duì)比較正式的群體來(lái)說(shuō)，持續(xù)性計(jì)劃是把各個(gè)分系統(tǒng)連接起來(lái)的主要內(nèi)聚力。政策是最廣泛的持續(xù)性計(jì)劃，在辦公室工作計(jì)劃中是人們行為的一般指南。在戰(zhàn)略層，政策通常為今后的計(jì)劃活動(dòng)確定出大量前提和限制條件。政策是在進(jìn)行辦公室的作業(yè)活動(dòng)中指導(dǎo)其成員的總的行動(dòng)計(jì)劃。每個(gè)大型組織、集團(tuán)都有大量不同形式的指導(dǎo)政策，這些政策通常都形成了書面文字。即使在政策未形成書面文字的情況下，辦公室也應(yīng)有為其成員所知曉并理解的政策。這些非正式政策都是既定的，因?yàn)樵谵k公室工作遇到一系列類似問(wèn)題時(shí)會(huì)產(chǎn)生決策的慣用模式。期限原則。計(jì)劃是以過(guò)去歷史、當(dāng)前情況和對(duì)未來(lái)的估計(jì)為基礎(chǔ)。人們對(duì)長(zhǎng)期計(jì)劃給予很大關(guān)注，因其與戰(zhàn)略層的管理部門制定目標(biāo)的職責(zé)密切相關(guān)。企業(yè)戰(zhàn)略計(jì)劃決定了企業(yè)在相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)的競(jìng)爭(zhēng)能力、技術(shù)創(chuàng)新、人力和物力等資源的分配。辦公室工作中的長(zhǎng)期計(jì)劃就必須與之相適應(yīng)，因此，戰(zhàn)略性計(jì)劃的規(guī)范性更顯得重要。短期和中期作業(yè)計(jì)劃是以戰(zhàn)略計(jì)劃為基礎(chǔ)并被納入戰(zhàn)略計(jì)劃中。辦公室工作的戰(zhàn)略或長(zhǎng)期計(jì)劃不是單獨(dú)類型的計(jì)劃，而是總計(jì)劃中的一個(gè)組成部分，在這個(gè)范圍內(nèi)，可以建立起更詳細(xì)的行動(dòng)步驟和作業(yè)計(jì)劃。長(zhǎng)期和中期計(jì)劃為主要涉及當(dāng)前工作的短期計(jì)劃規(guī)定了范圍，規(guī)定了具體工作完成的時(shí)間段，使計(jì)劃設(shè)想有了大致明確的空間與時(shí)間范圍。辦公室工作計(jì)劃應(yīng)該通過(guò)長(zhǎng)期、中期和短期計(jì)劃的有機(jī)結(jié)合，形成既包括明確的戰(zhàn)略指向，又含有若干數(shù)字化計(jì)劃的比較合理計(jì)劃體系。發(fā)展原則。計(jì)劃的時(shí)間有長(zhǎng)有短，但無(wú)論長(zhǎng)短都是對(duì)未來(lái)做出的安排。發(fā)展原則有兩層含義：一是辦公室工作計(jì)劃要有遠(yuǎn)見(jiàn)，注重自身的發(fā)展。制定計(jì)劃時(shí)要依據(jù)自身現(xiàn)狀，本著不斷進(jìn)步、不斷發(fā)展的思路。既不能好高騖遠(yuǎn)，不顧領(lǐng)導(dǎo)工作實(shí)際狀況，不顧自身?xiàng)l件