外貿(mào)信函實(shí)例范文.doc

外貿(mào)信函實(shí)例范文 例一:150KensingtonRoadBrooklyn,NewYork12,N.Y.June101985例二:Established1900TELEPHONE:CHICAGOENVELOPEPANYCABLEADDRESS:CALUMET42512901-2917INDIANAAVENUEENVELOPECHICAGORef.No.CHICAGO,ILLINOISCODESUSED:March161982ALLCODESRENTLEYSPREFERRED注:實(shí)例中央上面Established1900是指該公司創(chuàng)立于1900年。因公司的歷史悠久,可證明公司的信用良好,所以常常被采用。中間大寫(xiě)的是公司名稱“芝加哥信封公司”和公司所在地“伊利諾斯州,芝加哥市印地安街2901-2917號(hào)”。左邊的細(xì)小字(Telephone)是電話號(hào)碼,Ref.No(等于CorrespondenceReferenceNo.)是“信件編號(hào)”,其用途是便于索引,按此號(hào)碼可將信件歸案存檔,因而又可稱為“索引號(hào)碼”。右邊的細(xì)小字(CableAddress)電報(bào)掛號(hào),用于發(fā)收電報(bào)。這個(gè)公司只有“ENVELOPECHICAGO”二個(gè)字就夠了,其手續(xù)費(fèi)和電報(bào)費(fèi)均能節(jié)省。(CodesUsed)即“使用電訊密碼簿”。(AllCodes,Rentlevspreferred)即“在所有密碼簿中,請(qǐng)選用(Rentley)密碼簿”。例三:17.PhilpotLane,London,E.C.3,25April,1991寫(xiě)信頭還需要注意的一點(diǎn)是,在寫(xiě)日期時(shí),要區(qū)分開(kāi)英國(guó)習(xí)慣和美國(guó)習(xí)慣。如1995年5月2日,按英國(guó)習(xí)慣,應(yīng)寫(xiě)為“2ndMay,1995”按美國(guó)習(xí)慣是“May2,1995”。(3)收信人名址。與信封上的收信人地址相同,一般寫(xiě)在信紙的左上部,即在寄信日期下隔二行起寫(xiě)。如:Messrs.Allen&Son(1919)Pty,Ltd.,155,FlindersLane,Melbourne,C.1.AustraliaMarch16,1991Messrs.Smith&James,Inc.500NortonBldg.Seattle4,WashU.S.A寫(xiě)收信人地址特別要注意的是,不僅要詳細(xì),而且必須按照收信人自身所固定的寫(xiě)法來(lái)寫(xiě),不能隨意改變,因?yàn)槁殬I(yè)、職位不同,以及在不同的國(guó)家,其頭銜、區(qū)域的寫(xiě)法是完全不一樣的。(4)稱呼。商貿(mào)英文書(shū)信稱呼的寫(xiě)法與中文信件的寫(xiě)法也是不一樣的。這里所指的稱呼,相當(dāng)于中文書(shū)信“敬啟者”,例如:DearSirDearsirs,DearMadam,DearLadies,Gentlemen:DearMesdames,DearSirandMadam,LadiesandGentlemen:在不同的信件中,稱呼是多種多樣的,但最常見(jiàn)的不外是Gentlemen(美國(guó)式)和Dearsirs(英國(guó)式)二種?？梢?jiàn),在商貿(mào)英文書(shū)信的稱呼中,由于在“稱呼”前已專門有收信人名址一欄,所以一般不再寫(xiě)收信人的姓名,通常就寫(xiě)Dearsirs或Gentlemen即可。只有在雙方關(guān)系較為密切時(shí),才加上人名,如DearMr.Small。在這里,DearSirs就相當(dāng)于中文信件的“敬啟者”之類的禮節(jié)性用語(yǔ),是公文中常用的,不宜直譯為“親愛(ài)的先生”。另外,由于英、美習(xí)慣的不同,還要注意在“DearSirs”之后,通常用“,”號(hào),而美國(guó)式“Gentlemen”之后,則應(yīng)用“:”號(hào)。(5)正文。這是一封信的核心部分。寫(xiě)作要求是要做到五個(gè)“C”,即禮貌(Courtesy)、簡(jiǎn)潔(Conciseness)、明了(Clarity)、正確(Correctness)和完整(Completeness),以準(zhǔn)確表達(dá)自己的商貿(mào)意圖。正文應(yīng)從稱呼下一行開(kāi)始寫(xiě),信紙?jiān)谧笥覂蛇叾家艏s一寸寬的空白,以保持書(shū)信應(yīng)有的齊整格式。同時(shí),一封信要按內(nèi)容分成幾段,不要把一封長(zhǎng)信寫(xiě)成單獨(dú)的一段。為了明確起見(jiàn),商貿(mào)英文書(shū)信常將各段加上編號(hào)或以每段之間加空行來(lái)分隔。但要特別注意的是,商貿(mào)英文書(shū)信原則上應(yīng)符合“一事一信”的要求,即一封信原則上只談一件事或主要只談一件事,不要把幾件事放在一信內(nèi)敘述,以利于所談事情能及時(shí)得到處理。(6)結(jié)束語(yǔ)。是指在正文之后,簽名之前所使用的客套用語(yǔ),一般在正文最后一行的下一行或空一行書(shū)寫(xiě)。常用的客套語(yǔ)是:Yourstruly(你的真誠(chéng)的),Yourssincerely(你的忠誠(chéng)的)Yoursfaithfully(你的忠實(shí)的),等等。在需要特別禮貌或帶有特殊的官方性質(zhì)的信件中,還可用YoursmostCordially(你的最真誠(chéng)的)或Yoursrespectfully(你的恭順的)等。(7)簽名。是指寫(xiě)信人在書(shū)信的末尾用鋼筆簽上個(gè)人名字或公司名稱,相當(dāng)于我國(guó)的簽字蓋章。在商貿(mào)英文書(shū)信中,簽名通常要占三至四行,第一行常用作公司名稱,全部要用大寫(xiě);第二行用于個(gè)人簽字,通常是既有簽名,又有打印名,以便易于辨認(rèn)簽名;第三行常用于簽名人的頭銜。例如:Yourstruly,FIDELITYTRADINGCO.ING.(簽名)H.B.HaslehurstGeneralManagerVerytrulyyours,I.T.INPORMATION(簽名)DirectorhoseM.NetVerytrulyyours,UNITEDEXPORTERSPANY(簽名)MaxdeHesVerytrulyyours,LEWERS&COOKE,LIMITED(簽名)E.W.TwelmeyerPurchasingDepartmentVerytrulyyours,STERN,MCRGENTHAU&CO.,INC.(簽名)EdwardN.MegayMachineryDivision在商貿(mào)英文書(shū)信中,即使是對(duì)認(rèn)識(shí)的收信人,也要簽上全名,即使信是打印的,也要親自簽名。在簽名后打印上寫(xiě)信人的職務(wù)是很重要的,這是告訴對(duì)方你有處理信中所談事務(wù)的權(quán)威。商貿(mào)英文書(shū)信除了信頭、收信人名址、稱呼、正文、結(jié)束語(yǔ)和簽名外,有的信還要注明收發(fā)信編號(hào),載入特別注意事項(xiàng),如注意事項(xiàng)或特別指定閱信人、書(shū)信主題、附言和附件等(當(dāng)然這些都不是必需的,可視情況而定。),都有其固定的位置。如下圖:發(fā)文編號(hào)收文編號(hào)信頭日期收信人名址特別指定閱信人稱呼書(shū)信主題正文結(jié)尾簽名附件 例一:150KensingtonRoadBrooklyn,NewYork12,N.Y.June101985例二:Established1900TELEPHONE:CHICAGOENVELOPEPANYCABLEADDRESS:CALUMET42512901-2917INDIANAAVENUEENVELOPECHICAGORef.No.CHICAGO,ILLINOISCODESUSED:March161982ALLCODESRENTLEYSPREFERRED注:實(shí)例中央上面Established1900是指該公司創(chuàng)立于1900年。因公司的歷史悠久,可證明公司的信用良好,所以常常被采用。中間大寫(xiě)的是公司名稱“芝加哥信封公司”和公司所在地“伊利諾斯州,芝加哥市印地安街2901-2917號(hào)”。左邊的細(xì)小字(Telephone)是電話號(hào)碼,Ref.No(等于CorrespondenceReferenceNo.)是“信件編號(hào)”,其用途是便于索引,按此號(hào)碼可將信件歸案存檔,因而又可稱為“索引號(hào)碼”。右邊的細(xì)小字(CableAddress)電報(bào)掛號(hào),用于發(fā)收電報(bào)。這個(gè)公司只有“ENVELOPECHICAGO”二個(gè)字就夠了,其手續(xù)費(fèi)和電報(bào)費(fèi)均能節(jié)省。(CodesUsed)即“使用電訊密碼簿”。(AllCodes,Rentlevspreferred)即“在所有密碼簿中,請(qǐng)選用(Rentley)密碼簿”。例三:17.PhilpotLane,London,E.C.3,25April,1991寫(xiě)信頭還需要注意的一點(diǎn)是,在寫(xiě)日期時(shí),要區(qū)分開(kāi)英國(guó)習(xí)慣和美國(guó)習(xí)慣。如1995年5月2日,按英國(guó)習(xí)慣,應(yīng)寫(xiě)為“2ndMay,1995”按美國(guó)習(xí)慣是“May2,1995”。(3)收信人名址。與信封上的收信人地址相同,一般寫(xiě)在信紙的左上部,即在寄信日期下隔二行起寫(xiě)。如:Messrs.Allen&Son(1919)Pty,Ltd.,155,FlindersLane,Melbourne,C.1.AustraliaMarch16,1991Messrs.Smith&James,Inc.500NortonBldg.Seattle4,WashU.S.A寫(xiě)收信人地址特別要注意的是,不僅要詳細(xì),而且必須按照收信人自身所固定的寫(xiě)法來(lái)寫(xiě),不能隨意改變,因?yàn)槁殬I(yè)、職位不同,以及在不同的國(guó)家,其頭銜、區(qū)域的寫(xiě)法是完全不一樣的。(4)稱呼。商貿(mào)英文書(shū)信稱呼的寫(xiě)法與中文信件的寫(xiě)法也是不一樣的。這里所指的稱呼,相當(dāng)于中文書(shū)信“敬啟者”,例如:DearSirDearsirs,DearMadam,DearLadies,Gentlemen:DearMesdames,DearSirandMadam,LadiesandGentlemen:在不同的信件中,稱呼是多種多樣的,但最常見(jiàn)的不外是Gentlemen(美國(guó)式)和Dearsirs(英國(guó)式)二種?？梢?jiàn),在商貿(mào)英文書(shū)信的稱呼中,由于在“稱呼”前已專門有收信人名址一欄,所以一般不再寫(xiě)收信人的姓名,通常就寫(xiě)Dearsirs或Gentlemen即可。只有在雙方關(guān)系較為密切時(shí),才加上人名,如DearMr.Small。在這里,DearSirs就相當(dāng)于中文信件的“敬啟者”之類的禮節(jié)性用語(yǔ),是公文中常用的,不宜直譯為“親愛(ài)的先生”。另外,由于英、美習(xí)慣的不同,還要注意在“DearSirs”之后,通常用“,”號(hào),而美國(guó)式“Gentlemen”之后,則應(yīng)用“:”號(hào)。(5)正文。這是一封信的核心部分。寫(xiě)作要求是要做到五個(gè)“C”,即禮貌(Courtesy)、簡(jiǎn)潔(Conciseness)、明了(Clarity)、正確(Correctness)和完整(Completeness),以準(zhǔn)確表達(dá)自己的商貿(mào)意圖。正文應(yīng)從稱呼下一行開(kāi)始寫(xiě),信紙?jiān)谧笥覂蛇叾家艏s一寸寬的空白,以保持書(shū)信應(yīng)有的齊整格式。同時(shí),一封信要按內(nèi)容分成幾段,不要把一封長(zhǎng)信寫(xiě)成單獨(dú)的一段。為了明確起見(jiàn),商貿(mào)英文書(shū)信常將各段加上編號(hào)或以每段之間加空行來(lái)分隔。但要特別注意的是,商貿(mào)英文書(shū)信原則上應(yīng)符合“一事一信”的要求,即一封信原則上只談一件事或主要只談一件事,不要把幾件事放在一信內(nèi)敘述,以利于所談事情能及時(shí)得到處理。(6)結(jié)束語(yǔ)。是指在正文之后,簽名之前所使用的客套用語(yǔ),一般在正文最后一行的下一行或空一行書(shū)寫(xiě)。常用的客套語(yǔ)是:Yourstruly(你的真誠(chéng)的),Yourssincerely(你的忠誠(chéng)的)Yoursfaithfully(你的忠實(shí)的),等等。在需要特別禮貌或帶有特殊的官方性質(zhì)的信件中,還可用YoursmostCordially(你的最真誠(chéng)的)或Yoursrespectfully(你的恭順的)等。(7)簽名。是指寫(xiě)信人在書(shū)信的末尾用鋼筆簽上個(gè)人名字或公司名稱,相當(dāng)于我國(guó)的簽字蓋章。在商貿(mào)英文書(shū)信中,簽名通常要占三至四行,第一行常用作公司名稱,全部要用大寫(xiě);第二行用于個(gè)人簽字,通常是既有簽名,又有打印名,以便易于辨認(rèn)簽名;第三行常用于簽名人的頭銜。例如:Yourstruly,FIDELITYTRADINGCO.ING.(簽名)H.B.HaslehurstGeneralManagerVerytrulyyours,I.T.INPORMATION(簽名)DirectorhoseM.NetVerytrulyyours,UNITEDEXPORTERSPANY(簽名)MaxdeHesVerytrulyyours,LEWERS&COOKE,LIMITED(簽名)E.W.TwelmeyerPurchasingDepartmentVerytrulyyours,STERN,MCRGENTHAU&CO.,INC.(簽名)E