如何撰寫崗位說明書.ppt

如何撰寫崗位說明書 6W2H 首先要從工作分析入手 工作分析是對某工作進行完整的描述或說明以便為管理活動提供有關工作方面的信息而進行的一系列工作信息的收集 分析和綜合的人力資源管理基礎性活動 工作分析從以下八個要素著手 6W2H WHO 誰從事此項工作 責任人是誰 對人員的學歷及文化程度 專業(yè)知識與技能 經(jīng)驗以及職業(yè)化素質等資格要求 WHAT 做什么 即本職工作或工作內容是什么 負什么責任 WHOM 為誰做 即顧客是誰 這里的顧客不僅指外部的客戶 也指企業(yè)內部的員工 包括與從事該工作的人有直接關系的人 直接上級 下級 同事 客戶等 WHY 為什么做 即工作對其從事者的意義所在 WHEN 工作的時間要求 WHERE 工作的地點 環(huán)境等 HOW 如何從事此項工作 即工作程序 規(guī)范以及為從事該工作所需的權利 HOWMUCH 為此向工作所需支付的費用 報酬等 工作分析是一項復雜的系統(tǒng)工程 企業(yè)進行工作分析必須統(tǒng)籌規(guī)劃 分階段 按步驟地進行 進行工作分析通常使用的的方法有 問卷調查 總結分析 員工記錄 直接面談 觀察等方法 定義 崗位說明書 又稱工作說明書 是對工作分析的結果 如工作描述 工作資格等 進行整合而形成的具有企業(yè)法規(guī)效果的正式文本 內容 包括崗位名稱 所在部門 報告關系 職責要求 工作聯(lián)系 任職資格 資歷 所需資格證書 知識技能要求 能力素質要求等 一 什么是崗位說明書 二 內容填寫要領 1 如何填寫 崗位名稱 崗位名稱是對工作名稱的進一步明確 規(guī)范崗位的名稱有利于進行崗位管理 崗位名稱應言簡意賅的反映崗位的主要工作內容 并與其他崗位清晰界定 避免使用 協(xié)調 督導 等模糊詞匯 崗位名稱長度應適宜 不宜過長 2 如何填寫 所屬部門 所屬部門是指該崗位所屬的部門 原則上應該寫到該崗位所屬的最小組織細胞一般會有以下幾種情況 各部門的部門級崗位只需填寫 所屬部門 如果部門內還有室 二級部 則一般員工還應該寫到屬于哪個室 二級部 3 如何填寫 工作職責 工作的責任與任務是編寫說明書最為繁雜的部分 為了了解和描述崗位的情況 至關重要的是要明確提供崗位的職責范圍和權限 崗位的職責來自于公司的使命和戰(zhàn)略的分解 按照工司的要求 本崗位應做什么 在編寫職責時 首先應該將被該崗位職責的幾個大塊找出來 即本崗位應該做那幾方面的事情 然后對每塊的事情進行具體的描述 在具體描述時 每一條職責都應該盡量以流程的形式描述 盡量清楚每件事的輸入和輸出 描述的格式為 動詞 名詞賓語 進一步描述任務的詞語 4 如何填寫 工作聯(lián)系 直接上級一般會有以下幾種情況 部門副級的直接上級是正職各部門正職的直接上級是對應的分管領導各部門內人員的直接上級一般是該部門的正職 但如果部門內還有室 則室負責人的直接上級是部門正職 各室內的員工直接上級是該室負責人 直接下級一般會有以下幾種情況 各部門正職的直接下級是部門副職和各室負責人室負責人的直接下級是室內各崗位 工作聯(lián)系一般分為外部聯(lián)系 公司部門與其他公司 機關的聯(lián)系 和內部聯(lián)系 公司內部各部門的聯(lián)系 5 如何填寫 任職資格 任職資格是決定崗位價值 招募 培訓的重要依據(jù) 任職資格是對應職者的要求 不是針對現(xiàn)有人員的要求 任職資格包括以下項目 資歷 所需資格證書 知識要求 技能要求 能力要求 素質要求 如何填寫 資歷 資歷包括學歷 學位 所學專業(yè) 或接受何種培訓 職稱和工作經(jīng)驗 包括一般工作經(jīng)驗和特殊工作經(jīng)驗 工作年限的要求應與崗位的職責相匹配 一般情況下 普通基層崗位1 3年工作經(jīng)驗 主管崗位4 5年 部門級崗位8年以上 例如 薪酬福利崗位的資歷要求是 人力資源管理或工商管理專業(yè) 大學本科畢業(yè) 從事過人力資源管理工作三年以上 如何填寫 所需資格證書 所需資格證書不是職稱 而是指從事本工作所必須的證照 例如 出納必須有會計證才能上崗股票投資經(jīng)理需要 證券從業(yè)資格證書 如何填寫 知識要求 知識要求包括業(yè)務知識和管理知識業(yè)務知識是指該崗位開展業(yè)務工作所必須具備的知識使用計算機辦公已是公司所有內勤崗位工作之必須無需再知識要求中填寫 熟練應用辦公軟件 等類似信息 但特殊要求除外 比如 熟練使用CAD制圖軟件 等 管理知識指針對管理崗位或兼有管理職的崗位而言的 是指該崗位在進行崗位工作時所必須具備的知識 例 作為一個室主任 必須知曉必要的財務知識 人力資源管理知識 時間管理知識等 三 編寫職位說明書時的常見問題 1 混淆職位概要的內容職位概要 實際上是要求用一句話概述該職位的使命及作用 但如果簡單從字面上理解 很可能犯兩類錯誤 其一 將其與職位標識混淆 進而省略對該部分的描述 其二 將其定位為對崗位職責的簡單陳述 導致該項目與 工作職責 項目之間內容邊界的模糊 最終演變?yōu)楣ぷ髀氊煹暮喡园?2 核心項目的遺漏或贅述 工作職責是職位說明書的核心部分之一 在描述時 如果忽視與工作分析調查和訪談結果的結合 就可能影響其周全性和完備性 任職資格是職位說明書的另一核心部分 它是任職者履行職位職責時 所應具備的最低資格條件 或稱必備要求 包括學歷 工作經(jīng)驗 核心知識 核心能力 通用技能 素質要求 工作環(huán)境等 如果不能區(qū)分各類項目的內涵 可能導致重復描述 3 用語隨意 遣詞粗糙職位說明書的很多項目需要以規(guī)格化的模式和語詞加以描述 如果不能謹慎用詞 斟酌用語 將可能產生歧義或弱化說明書的精準性 比如 將人力資源部經(jīng)理的一項工作職責描述為 負責企業(yè)人力資源管理制度 計劃等的制定和執(zhí)行 就會產生以下疑問 首先是語義不清 負責 指的是親力親為 是組織安排 還是工作監(jiān)督 第二是職責不明 企業(yè)人力資源管理制度 計劃等文件的制定和執(zhí)行 是一個連續(xù)性的管理過程 涉及組織 管理 制定 核批 審查 督導 實施等諸多工作環(huán)節(jié) 僅以一句話粗略帶過 造成職責描述不清 也顯然與人力資源部經(jīng)理實際的工作內容不符 四 撰寫崗位說明書的幾個要點把握 1 明確職位說明書各項目的邊界 撰寫職位說明書之前 應準確定位各項目的內涵和邊界 職位標識是一個職位最基本 獨特的信息 幫助人們形成對該職位的直觀印象 并與其他職位相區(qū)別 職位標識包括職位名稱 職位所在部門 職位編碼以及編制日期等四個內容 工作職責則是對職位概要的具體化和明細化 是對特定職位主要的職能及對應職能下所涵蓋的主要職責的詳細描述 而職位概要則是從宏觀層面把握職位職責的一種概括性表述 不同于職位標識和工作職責 職位概要一般要求按照 職責 范圍 目的 的范式進行 比如 人力資源部經(jīng)理的職位概要是 組織管理公司人力資源的選 用 育 留工作 保證公司發(fā)展和管理工作對人力資源數(shù)量和質量的要求 2 認真梳理工作分析的結果 力求全面 無遺漏 無論是工作職責的描述 還是任職資格的規(guī)定 都應遵循 窮舉 互斥 原則 達到 既包括所有工作內容 又避免相互重疊 的目的 為確保工作職責描述的完備性 對于部門 科室等負責人的職能 原則上可分為 制度 計劃 文件管理 業(yè)務管理 部門 科室管理 其他 等四大類 其中 如果 業(yè)務管理 類涉及的內容較多 還可以進 步細分為具體的業(yè)務職能 一般員工的職能 可按照其工作的流程劃分 為避免任職資格規(guī)定的反復性 首先要明確各項目的內涵 比如 核心知識是完成本職位工作所需的關鍵知識 核心能力是職位對任職者的關鍵能力要求 通用技能則是一種實際操作能力 包括計算機使用技能 寫作技能 外語運用技能等 進而圈定各項目書寫的內容或格式 3 拿捏語詞 描述準確 切合實際 描述工作職責時應特別注意用詞的恰當性 最好選擇比較專業(yè)的詞匯因而 人力資源部經(jīng)理 負責企業(yè)人力資源管理制度 計劃等的制定和執(zhí)行 這一職能 就可擴展為諸如 組織建立 健全人力資源管理相關各項制度 報批后組織實施 組織編制年度人力資源管理工作計劃 報批后組織實施 審核人力資源管理相關文件并督導實施 督導人力資源管理制度 計劃等文件執(zhí)行 等若干明晰 具體的工作職責 另外 在描述職位所需的 核心知識 核心能力 通用技能 等項目時 應注意運用程度性詞匯 比如 核心知識可分成 非常熟悉 熟悉 了解 三個層次 再比如 核心能力可分成 很強 較強 一般 三個層次 4 主次分明 突出重點 工作職責包括職能和具體職責兩個部分 職能是根據(jù)業(yè)務流程或工作性質 內容對各項職責的概括 具體職責是對某項職能執(zhí)行過程的描述 為體現(xiàn)條理性 二者最好都按照業(yè)務流程的順序加以描述 若職能