如何撰寫崗位說(shuō)明書.ppt

如何撰寫崗位說(shuō)明書 6W2H 首先要從工作分析入手 工作分析是對(duì)某工作進(jìn)行完整的描述或說(shuō)明以便為管理活動(dòng)提供有關(guān)工作方面的信息而進(jìn)行的一系列工作信息的收集 分析和綜合的人力資源管理基礎(chǔ)性活動(dòng) 工作分析從以下八個(gè)要素著手 6W2H WHO 誰(shuí)從事此項(xiàng)工作 責(zé)任人是誰(shuí) 對(duì)人員的學(xué)歷及文化程度 專業(yè)知識(shí)與技能 經(jīng)驗(yàn)以及職業(yè)化素質(zhì)等資格要求 WHAT 做什么 即本職工作或工作內(nèi)容是什么 負(fù)什么責(zé)任 WHOM 為誰(shuí)做 即顧客是誰(shuí) 這里的顧客不僅指外部的客戶 也指企業(yè)內(nèi)部的員工 包括與從事該工作的人有直接關(guān)系的人 直接上級(jí) 下級(jí) 同事 客戶等 WHY 為什么做 即工作對(duì)其從事者的意義所在 WHEN 工作的時(shí)間要求 WHERE 工作的地點(diǎn) 環(huán)境等 HOW 如何從事此項(xiàng)工作 即工作程序 規(guī)范以及為從事該工作所需的權(quán)利 HOWMUCH 為此向工作所需支付的費(fèi)用 報(bào)酬等 工作分析是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程 企業(yè)進(jìn)行工作分析必須統(tǒng)籌規(guī)劃 分階段 按步驟地進(jìn)行 進(jìn)行工作分析通常使用的的方法有 問(wèn)卷調(diào)查 總結(jié)分析 員工記錄 直接面談 觀察等方法 定義 崗位說(shuō)明書 又稱工作說(shuō)明書 是對(duì)工作分析的結(jié)果 如工作描述 工作資格等 進(jìn)行整合而形成的具有企業(yè)法規(guī)效果的正式文本 內(nèi)容 包括崗位名稱 所在部門 報(bào)告關(guān)系 職責(zé)要求 工作聯(lián)系 任職資格 資歷 所需資格證書 知識(shí)技能要求 能力素質(zhì)要求等 一 什么是崗位說(shuō)明書 二 內(nèi)容填寫要領(lǐng) 1 如何填寫 崗位名稱 崗位名稱是對(duì)工作名稱的進(jìn)一步明確 規(guī)范崗位的名稱有利于進(jìn)行崗位管理 崗位名稱應(yīng)言簡(jiǎn)意賅的反映崗位的主要工作內(nèi)容 并與其他崗位清晰界定 避免使用 協(xié)調(diào) 督導(dǎo) 等模糊詞匯 崗位名稱長(zhǎng)度應(yīng)適宜 不宜過(guò)長(zhǎng) 2 如何填寫 所屬部門 所屬部門是指該崗位所屬的部門 原則上應(yīng)該寫到該崗位所屬的最小組織細(xì)胞一般會(huì)有以下幾種情況 各部門的部門級(jí)崗位只需填寫 所屬部門 如果部門內(nèi)還有室 二級(jí)部 則一般員工還應(yīng)該寫到屬于哪個(gè)室 二級(jí)部 3 如何填寫 工作職責(zé) 工作的責(zé)任與任務(wù)是編寫說(shuō)明書最為繁雜的部分 為了了解和描述崗位的情況 至關(guān)重要的是要明確提供崗位的職責(zé)范圍和權(quán)限 崗位的職責(zé)來(lái)自于公司的使命和戰(zhàn)略的分解 按照工司的要求 本崗位應(yīng)做什么 在編寫職責(zé)時(shí) 首先應(yīng)該將被該崗位職責(zé)的幾個(gè)大塊找出來(lái) 即本崗位應(yīng)該做那幾方面的事情 然后對(duì)每塊的事情進(jìn)行具體的描述 在具體描述時(shí) 每一條職責(zé)都應(yīng)該盡量以流程的形式描述 盡量清楚每件事的輸入和輸出 描述的格式為 動(dòng)詞 名詞賓語(yǔ) 進(jìn)一步描述任務(wù)的詞語(yǔ) 4 如何填寫 工作聯(lián)系 直接上級(jí)一般會(huì)有以下幾種情況 部門副級(jí)的直接上級(jí)是正職各部門正職的直接上級(jí)是對(duì)應(yīng)的分管領(lǐng)導(dǎo)各部門內(nèi)人員的直接上級(jí)一般是該部門的正職 但如果部門內(nèi)還有室 則室負(fù)責(zé)人的直接上級(jí)是部門正職 各室內(nèi)的員工直接上級(jí)是該室負(fù)責(zé)人 直接下級(jí)一般會(huì)有以下幾種情況 各部門正職的直接下級(jí)是部門副職和各室負(fù)責(zé)人室負(fù)責(zé)人的直接下級(jí)是室內(nèi)各崗位 工作聯(lián)系一般分為外部聯(lián)系 公司部門與其他公司 機(jī)關(guān)的聯(lián)系 和內(nèi)部聯(lián)系 公司內(nèi)部各部門的聯(lián)系 5 如何填寫 任職資格 任職資格是決定崗位價(jià)值 招募 培訓(xùn)的重要依據(jù) 任職資格是對(duì)應(yīng)職者的要求 不是針對(duì)現(xiàn)有人員的要求 任職資格包括以下項(xiàng)目 資歷 所需資格證書 知識(shí)要求 技能要求 能力要求 素質(zhì)要求 如何填寫 資歷 資歷包括學(xué)歷 學(xué)位 所學(xué)專業(yè) 或接受何種培訓(xùn) 職稱和工作經(jīng)驗(yàn) 包括一般工作經(jīng)驗(yàn)和特殊工作經(jīng)驗(yàn) 工作年限的要求應(yīng)與崗位的職責(zé)相匹配 一般情況下 普通基層崗位1 3年工作經(jīng)驗(yàn) 主管崗位4 5年 部門級(jí)崗位8年以上 例如 薪酬福利崗位的資歷要求是 人力資源管理或工商管理專業(yè) 大學(xué)本科畢業(yè) 從事過(guò)人力資源管理工作三年以上 如何填寫 所需資格證書 所需資格證書不是職稱 而是指從事本工作所必須的證照 例如 出納必須有會(huì)計(jì)證才能上崗股票投資經(jīng)理需要 證券從業(yè)資格證書 如何填寫 知識(shí)要求 知識(shí)要求包括業(yè)務(wù)知識(shí)和管理知識(shí)業(yè)務(wù)知識(shí)是指該崗位開(kāi)展業(yè)務(wù)工作所必須具備的知識(shí)使用計(jì)算機(jī)辦公已是公司所有內(nèi)勤崗位工作之必須無(wú)需再知識(shí)要求中填寫 熟練應(yīng)用辦公軟件 等類似信息 但特殊要求除外 比如 熟練使用CAD制圖軟件 等 管理知識(shí)指針對(duì)管理崗位或兼有管理職的崗位而言的 是指該崗位在進(jìn)行崗位工作時(shí)所必須具備的知識(shí) 例 作為一個(gè)室主任 必須知曉必要的財(cái)務(wù)知識(shí) 人力資源管理知識(shí) 時(shí)間管理知識(shí)等 三 編寫職位說(shuō)明書時(shí)的常見(jiàn)問(wèn)題 1 混淆職位概要的內(nèi)容職位概要 實(shí)際上是要求用一句話概述該職位的使命及作用 但如果簡(jiǎn)單從字面上理解 很可能犯兩類錯(cuò)誤 其一 將其與職位標(biāo)識(shí)混淆 進(jìn)而省略對(duì)該部分的描述 其二 將其定位為對(duì)崗位職責(zé)的簡(jiǎn)單陳述 導(dǎo)致該項(xiàng)目與 工作職責(zé) 項(xiàng)目之間內(nèi)容邊界的模糊 最終演變?yōu)楣ぷ髀氊?zé)的簡(jiǎn)略版 2 核心項(xiàng)目的遺漏或贅述 工作職責(zé)是職位說(shuō)明書的核心部分之一 在描述時(shí) 如果忽視與工作分析調(diào)查和訪談結(jié)果的結(jié)合 就可能影響其周全性和完備性 任職資格是職位說(shuō)明書的另一核心部分 它是任職者履行職位職責(zé)時(shí) 所應(yīng)具備的最低資格條件 或稱必備要求 包括學(xué)歷 工作經(jīng)驗(yàn) 核心知識(shí) 核心能力 通用技能 素質(zhì)要求 工作環(huán)境等 如果不能區(qū)分各類項(xiàng)目的內(nèi)涵 可能導(dǎo)致重復(fù)描述 3 用語(yǔ)隨意 遣詞粗糙職位說(shuō)明書的很多項(xiàng)目需要以規(guī)格化的模式和語(yǔ)詞加以描述 如果不能謹(jǐn)慎用詞 斟酌用語(yǔ) 將可能產(chǎn)生歧義或弱化說(shuō)明書的精準(zhǔn)性 比如 將人力資源部經(jīng)理的一項(xiàng)工作職責(zé)描述為 負(fù)責(zé)企業(yè)人力資源管理制度 計(jì)劃等的制定和執(zhí)行 就會(huì)產(chǎn)生以下疑問(wèn) 首先是語(yǔ)義不清 負(fù)責(zé) 指的是親力親為 是組織安排 還是工作監(jiān)督 第二是職責(zé)不明 企業(yè)人力資源管理制度 計(jì)劃等文件的制定和執(zhí)行 是一個(gè)連續(xù)性的管理過(guò)程 涉及組織 管理 制定 核批 審查 督導(dǎo) 實(shí)施等諸多工作環(huán)節(jié) 僅以一句話粗略帶過(guò) 造成職責(zé)描述不清 也顯然與人力資源部經(jīng)理實(shí)際的工作內(nèi)容不符 四 撰寫崗位說(shuō)明書的幾個(gè)要點(diǎn)把握 1 明確職位說(shuō)明書各項(xiàng)目的邊界 撰寫職位說(shuō)明書之前 應(yīng)準(zhǔn)確定位各項(xiàng)目的內(nèi)涵和邊界 職位標(biāo)識(shí)是一個(gè)職位最基本 獨(dú)特的信息 幫助人們形成對(duì)該職位的直觀印象 并與其他職位相區(qū)別 職位標(biāo)識(shí)包括職位名稱 職位所在部門 職位編碼以及編制日期等四個(gè)內(nèi)容 工作職責(zé)則是對(duì)職位概要的具體化和明細(xì)化 是對(duì)特定職位主要的職能及對(duì)應(yīng)職能下所涵蓋的主要職責(zé)的詳細(xì)描述 而職位概要?jiǎng)t是從宏觀層面把握職位職責(zé)的一種概括性表述 不同于職位標(biāo)識(shí)和工作職責(zé) 職位概要一般要求按照 職責(zé) 范圍 目的 的范式進(jìn)行 比如 人力資源部經(jīng)理的職位概要是 組織管理公司人力資源的選 用 育 留工作 保證公司發(fā)展和管理工作對(duì)人力資源數(shù)量和質(zhì)量的要求 2 認(rèn)真梳理工作分析的結(jié)果 力求全面 無(wú)遺漏 無(wú)論是工作職責(zé)的描述 還是任職資格的規(guī)定 都應(yīng)遵循 窮舉 互斥 原則 達(dá)到 既包括所有工作內(nèi)容 又避免相互重疊 的目的 為確保工作職責(zé)描述的完備性 對(duì)于部門 科室等負(fù)責(zé)人的職能 原則上可分為 制度 計(jì)劃 文件管理 業(yè)務(wù)管理 部門 科室管理 其他 等四大類 其中 如果 業(yè)務(wù)管理 類涉及的內(nèi)容較多 還可以進(jìn) 步細(xì)分為具體的業(yè)務(wù)職能 一般員工的職能 可按照其工作的流程劃分 為避免任職資格規(guī)定的反復(fù)性 首先要明確各項(xiàng)目的內(nèi)涵 比如 核心知識(shí)是完成本職位工作所需的關(guān)鍵知識(shí) 核心能力是職位對(duì)任職者的關(guān)鍵能力要求 通用技能則是一種實(shí)際操作能力 包括計(jì)算機(jī)使用技能 寫作技能 外語(yǔ)運(yùn)用技能等 進(jìn)而圈定各項(xiàng)目書寫的內(nèi)容或格式 3 拿捏語(yǔ)詞 描述準(zhǔn)確 切合實(shí)際 描述工作職責(zé)時(shí)應(yīng)特別注意用詞的恰當(dāng)性 最好選擇比較專業(yè)的詞匯因而 人力資源部經(jīng)理 負(fù)責(zé)企業(yè)人力資源管理制度 計(jì)劃等的制定和執(zhí)行 這一職能 就可擴(kuò)展為諸如 組織建立 健全人力資源管理相關(guān)各項(xiàng)制度 報(bào)批后組織實(shí)施 組織編制年度人力資源管理工作計(jì)劃 報(bào)批后組織實(shí)施 審核人力資源管理相關(guān)文件并督導(dǎo)實(shí)施 督導(dǎo)人力資源管理制度 計(jì)劃等文件執(zhí)行 等若干明晰 具體的工作職責(zé) 另外 在描述職位所需的 核心知識(shí) 核心能力 通用技能 等項(xiàng)目時(shí) 應(yīng)注意運(yùn)用程度性詞匯 比如 核心知識(shí)可分成 非常熟悉 熟悉 了解 三個(gè)層次 再比如 核心能力可分成 很強(qiáng) 較強(qiáng) 一般 三個(gè)層次 4 主次分明 突出重點(diǎn) 工作職責(zé)包括職能和具體職責(zé)兩個(gè)部分 職能是根據(jù)業(yè)務(wù)流程或工作性質(zhì) 內(nèi)容對(duì)各項(xiàng)職責(zé)的概括 具體職責(zé)是對(duì)某項(xiàng)職能執(zhí)行過(guò)程的描述 為體現(xiàn)條理性 二者最好都按照業(yè)務(wù)流程的順序加以描述 若職能