WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn).ppt

1 培訓(xùn)內(nèi)容 培訓(xùn)目標(biāo)WPSOffice簡(jiǎn)介與MSOffice的版本對(duì)比文件的格式及建立方式WPS實(shí)用功能與技巧WPS文字 表格 演示插入圖片的方式對(duì)比WPS表格生成圖表功能WPS表格函數(shù) 統(tǒng)計(jì)及數(shù)據(jù)對(duì)比 WPS文字 郵件合并工具 功能WPS演示模板套用WPS應(yīng)用小技巧問(wèn)題 討論 2 一 培訓(xùn)目標(biāo) 熟悉WPSOffice的高級(jí)功能提高日常辦公效率解決日常工作中的WPS應(yīng)用問(wèn)題 3 二 WPSOffice簡(jiǎn)介1 與MSOffice的版本對(duì)比 4 2 文件的格式及建立方式 5 三種建立方式 模板建立建立空白右鍵菜單建立建立方式一 點(diǎn)選 開(kāi)始 菜單 WPSOffice個(gè)人版 中相應(yīng)WPS軟件 開(kāi)啟軟件 6 如圖 可選擇在線模板或本地模板建立方式二 同上 也可以選擇新建空白文件 7 建立方式三 不推薦點(diǎn)擊右鍵彈出右鍵菜單中 新建 菜單中選中需要新建WPS文件類(lèi)型 如 WPS表格工作簿 8 修改文件名稱(chēng)雙擊文件即可進(jìn)入編輯注意 方法三生成的檔案是WPS專(zhuān)用格式 會(huì)造成其他公司電腦無(wú)法打開(kāi) 9 三 WPS實(shí)用功能與技巧1 WPS文字 表格 演示插入圖片的方式對(duì)比 標(biāo)準(zhǔn)正確操方式打開(kāi)表格文件點(diǎn)擊 插入 菜單下 圖片 子菜單中的 來(lái)自文件 10 彈出 插入圖片 對(duì)話框選擇需要插入的圖片點(diǎn)擊 打開(kāi) 完成插入圖片 11 非標(biāo)準(zhǔn)操作方式敲擊鍵盤(pán)PrScrn建或使用截圖軟件Ctrl Alt A進(jìn)行獲取圖片打開(kāi)演示文件按Ctrl C粘貼圖片 完成圖片插入 12 標(biāo)準(zhǔn)操作與非標(biāo)準(zhǔn)操作的顯示效果完全一致 13 14 2 WPS表格生成圖表功能 開(kāi)啟表格文件選中需要制表的內(nèi)容 15 點(diǎn)擊 插入 菜單下 圖標(biāo) 16 彈出 圖表類(lèi)型 向?qū)?duì)話框選擇你所需要圖表類(lèi)型 能看到簡(jiǎn)單的圖表預(yù)覽預(yù)覽雙擊其圖標(biāo) 17 將出現(xiàn) 配色方案 可根據(jù)需要選擇方案 達(dá)到美化圖表的作用選完圖表類(lèi)型點(diǎn)擊 下一步 18 出現(xiàn) 數(shù)據(jù)源 對(duì)話框 數(shù)據(jù)區(qū)域 選項(xiàng)卡中選定表中數(shù)據(jù)的來(lái)源指定數(shù)據(jù)源的行列格式 系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)判斷 也可手動(dòng)指定 點(diǎn)擊 系列 選項(xiàng)卡 19 添加或刪除 系列 選擇 分類(lèi) X 軸標(biāo)志 點(diǎn)擊 下一步 20 出現(xiàn)的 圖表選項(xiàng) 對(duì)話框可以在 標(biāo)題 選項(xiàng)卡中輸入 圖表標(biāo)題 分類(lèi)軸 數(shù)值軸 可以馬上看到預(yù)覽效果如圖 21 點(diǎn)選 坐標(biāo)軸 選項(xiàng)卡對(duì) 主坐標(biāo)軸 進(jìn)行調(diào)整 22 點(diǎn)選 網(wǎng)格線 選項(xiàng)卡對(duì) 分類(lèi) X 軸 數(shù)值 Y 軸 選擇是否增加主 次要網(wǎng)格線 23 點(diǎn)選 圖表 選項(xiàng)卡設(shè)定是否 顯示圖例 設(shè)定圖例在圖表中的 位置 24 點(diǎn)選 數(shù)據(jù)標(biāo)志 選項(xiàng)卡設(shè)定 數(shù)據(jù)標(biāo)簽包括 的內(nèi)容 25 點(diǎn)選 數(shù)據(jù)表 選項(xiàng)卡勾選 顯示數(shù)據(jù)表 點(diǎn)擊 完成 按鈕 26 生成圖表如圖所示出現(xiàn) 圖表 工具條選中圖表調(diào)整其到合適大小 27 在 圖表 工具條中選擇 系列完成率 28 再選擇圖表類(lèi)型為 折線圖 這樣在同一圖表中便可包含兩種不同的圖表類(lèi)型 29 選擇 完成率 的折線單擊鼠標(biāo)右鍵右鍵菜單中選擇 數(shù)據(jù)系列格式 30 彈出 系列完成率格式 對(duì)話框 31 選擇 坐標(biāo)軸 選項(xiàng)卡在 系列繪制在 中選 次坐標(biāo)軸 點(diǎn)選 確定 按鈕 32 如圖產(chǎn)生一條次坐標(biāo)軸在次坐標(biāo)軸上點(diǎn)右鍵選擇 坐標(biāo)軸格式 33 彈出 次數(shù)值軸格式 對(duì)話框 34 選中 數(shù)字 選項(xiàng)卡選擇 分類(lèi) 中的 百分比 格式 因?yàn)?完成率 是以百分比來(lái)顯示的 所以要選擇百分比格式 35 完成圖表結(jié)果如圖所示 36 3 WPS表格函數(shù) 統(tǒng)計(jì)及數(shù)據(jù)對(duì)比 統(tǒng)計(jì)函數(shù) COUNTIF 區(qū)域 條件 作用 用于統(tǒng)計(jì)區(qū)域內(nèi)滿足條件的記錄個(gè)數(shù) 如圖所示 37 先點(diǎn)選單元格再點(diǎn)擊 插入 菜單中 函數(shù) 功能 38 彈出 插入函數(shù) 對(duì)話框 39 選中 全部函數(shù) 選項(xiàng)卡點(diǎn)選 或選擇類(lèi)別 中得 統(tǒng)計(jì) 將所有統(tǒng)計(jì)函數(shù)列出來(lái) 40 選擇 COUNTIF 函數(shù)點(diǎn) 確定 按鈕 41 彈出 函數(shù)參數(shù) 對(duì)話框點(diǎn)選 區(qū)域選擇按鈕 42 鼠標(biāo)框選非空數(shù)據(jù)區(qū)域再點(diǎn) 區(qū)域選擇按鈕 返回函數(shù)參數(shù)設(shè)定畫(huà)面 43 輸入 條件 點(diǎn)擊 確定 按鈕完成函數(shù)參數(shù)設(shè)定 44 結(jié)果如圖 45 數(shù)據(jù)對(duì)比函數(shù) VLOOKUP 查找值 數(shù)據(jù)表 列序數(shù) 匹配條件 作用 在匹配條件為假時(shí) 返回查找值在數(shù)據(jù)表中對(duì)應(yīng)的列序數(shù)中的數(shù)據(jù) 實(shí)例為 表2中人員工資數(shù)據(jù)取來(lái)自表1中的對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù) 46 點(diǎn)擊 插入函數(shù) 按鈕彈出 插入函數(shù) 對(duì)話框選擇 查找與引用 類(lèi)別 47 選擇VLOOKUP函數(shù)點(diǎn)擊 確定 48 輸入查找值數(shù)據(jù)表序列數(shù)匹配條件按 確定 按鈕完成 49 將表格G19一拖拽 公式便應(yīng)用到下面的表格中 50 結(jié)果如圖 51 郵件合并工具 功能應(yīng)用 批量打印 打印邀請(qǐng)函 打印工資條批量生成文件 制作人事文檔批量發(fā)郵件 發(fā)邀請(qǐng)郵件 郵件合并工具 功能應(yīng)用條件 WPS文字文件 相當(dāng)是模板文件 數(shù)據(jù)文件 數(shù)據(jù)源 4 WPS文字 郵件合并工具 功能 52 開(kāi)啟WPS文字文件點(diǎn)選 工具 菜單下 郵件合并工具欄 53 出現(xiàn) 郵件合并工具欄 點(diǎn)選 打開(kāi)數(shù)據(jù)源 54 彈出 選取數(shù)據(jù)源 對(duì)話框選擇數(shù)據(jù)文件 點(diǎn) 打開(kāi) 55 彈出 選擇表格 選擇相應(yīng)數(shù)據(jù)表單如 Sheet1 點(diǎn) 確定 56 點(diǎn) 收件人 按鈕 57 在彈出 郵件合并收件人 中選擇相應(yīng)數(shù)據(jù)記錄點(diǎn) 確定 58 將光標(biāo)設(shè)定到需要插入數(shù)據(jù)的位置點(diǎn)選 插入合并域 按鈕 59 彈出 插入域 對(duì)話框選擇 域 中 姓名 點(diǎn)擊 插入 插入完成后 點(diǎn)選 取消 60 插入數(shù)據(jù)后如圖 61 合并到新文檔將數(shù)據(jù)與文件合并后生成一個(gè)文件 適合打印工資條等應(yīng)用 62 合并到不同新文檔將數(shù)據(jù)按記錄條數(shù)合成成記錄數(shù)個(gè)文件 適合應(yīng)用生成人事資料等 63 合并到打印機(jī)將合并后的數(shù)據(jù)進(jìn)行輸出作業(yè) 適合打印工資條等應(yīng)用 64 合并到電子郵件合并后作為電子郵件按指定郵件地址進(jìn)行發(fā)送 適合發(fā)送邀請(qǐng)函應(yīng)用 65 點(diǎn)擊 合并到電子郵件 彈出 合并到電子郵件 對(duì)話框在 郵件選項(xiàng) 收件人 中選數(shù)據(jù)的郵件 地址 項(xiàng)輸入 主題行 點(diǎn) 確定 66 出現(xiàn) 文件轉(zhuǎn)換 對(duì)話框能看到 預(yù)覽 信件內(nèi)容確認(rèn)無(wú)誤后點(diǎn)擊 確定 67 彈出 OutlookExpress 發(fā)送確定框點(diǎn) 發(fā)送 就將合并好的郵件發(fā)送出去 68 如圖 完成批量發(fā)送郵件 69 5 WPS演示模板套用 開(kāi)啟 WPS演示 可以選擇 在線模板 可以選擇 我的模板 也可以 切換到本地模板資源 選擇模板類(lèi)型如 選擇 報(bào)告總結(jié) 再雙擊 年終總結(jié) 70 經(jīng)過(guò)短時(shí)間Download 年終總結(jié) 模板被開(kāi)啟 71 點(diǎn)擊各頁(yè)面進(jìn)行相應(yīng)修改 輸入數(shù)據(jù)便可完成一個(gè)漂亮的年終總結(jié)報(bào)告模板就是要簡(jiǎn)化我們制作演示文檔的繁瑣 72 6 WPS應(yīng)用小技巧 WPS設(shè)定用戶信息修改文件編輯者信息WPS方便的人民幣格式表格文件中得數(shù)字格式能快速轉(zhuǎn)換成人民幣格式WPS文件轉(zhuǎn)PDF檔案如果有需要 文件檔案能通過(guò)WPS直接轉(zhuǎn)成PDF檔案 73 開(kāi)啟WPS軟件點(diǎn)選 工具 菜單中的 選項(xiàng) 功能WPS表格 文件 演示的 選項(xiàng) 都在 工具 菜單下 WPS設(shè)定用戶信息 74 選擇WPS表格 選項(xiàng) 的 常規(guī)與保存 選項(xiàng)卡輸入 用戶名 點(diǎn)擊 確定 完成 75 選擇WPS文字 選項(xiàng) 的 用戶信息 選項(xiàng)卡輸入 用戶信息 點(diǎn)擊 確定 完成 76 選擇WPS演示 選項(xiàng) 的 常規(guī)與保存 選項(xiàng)卡輸入 用戶信息 點(diǎn)擊 確定 完成 77 WPS方便的人民幣格式 開(kāi)啟表格文件框選要轉(zhuǎn)換格式的數(shù)字區(qū)域 78 框選區(qū)域上點(diǎn)鼠標(biāo)右鍵彈出右鍵菜單中選擇 設(shè)置單元格格式 79 在 數(shù)字 選項(xiàng)卡中 選中 特殊 分類(lèi)再選中 人民幣大寫(xiě) 點(diǎn) 確定 完成 80 轉(zhuǎn)換出結(jié)果如圖所示 81 WPS文件轉(zhuǎn)PDF檔案 用WPS開(kāi)啟要轉(zhuǎn)換文件點(diǎn)選 文件 菜單中得 輸出為PDF格式 82 彈出 輸出Adob