04_Email寫作.ppt

EmailWriting 2010 03 05 Contents 寫email前后的考慮Email正文的原則格式一些經(jīng)驗(yàn)例子與練習(xí) 寫email前后的考慮 必要性 email是否良好的溝通方式是否需要當(dāng)時(shí)得到反饋是否需要保留以便查閱對方是否方便收email是否可以通過email發(fā)送某些敏感信息可以結(jié)合其它的溝通方式 如面談 電話等主題明確 一般一封email說一件事 這樣對方記得比較清楚 且便于查閱 寫email前后的考慮 確定接收者 不漏不多收信人在 收件人 還是 抄送 欄上跟蹤 對方是否收到 是否理解 是否執(zhí)行 Email正文的原則 簡潔郵件的正文一般應(yīng)當(dāng)不需要翻頁就可以看全 如果有比較多的內(nèi)容 可以把它放到附件中 表達(dá)清楚從對方角度出發(fā)考慮 如何表達(dá)使對方最容易理解 一般采用主題句加幾個(gè)描述句的方式 格式規(guī)范禮貌 親切 表達(dá)感謝 適度恭維 風(fēng)格恰當(dāng) 格式 標(biāo)題明確 email的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)足夠詳細(xì) 又不太羅嗦 應(yīng)當(dāng)包含此email的關(guān)鍵詞 Aboutthemeeting 不如 pleaseattendthekickoffmeetingon2005 1 1 可以在標(biāo)題中提醒收件人此email的重要性 如URGENT SubmityourreportbeforethisFriday 適當(dāng)?shù)目s寫 簡明而顯得職業(yè)化 但是應(yīng)當(dāng)只用最常見的 否則容易引起誤解或歧義 比如 ASAP很常用 而AFAIK AsFarAsIKnow 就需要去猜 格式 文本的格式不建議在email中用復(fù)雜的格式 字體 字號 顏色不推薦用背景中英文的標(biāo)點(diǎn)格式不要混用 應(yīng)當(dāng)有簽名檔 整個(gè)公司應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一 可以適當(dāng)用表情符號 格式 空行 稱呼和正文之間 正文和信尾客套話之間一般空一行 英文郵件段落開頭無須空格 中文郵件段落開頭空2個(gè)字 DearTom Doyouhavetimetochecktheattachment PleasegivesomecommentsonthePPTfile Whatshouldbeaddedtothedoc Ineedtosendittoourcustomerby16 00today Sopleasesendmeyouradvicebefore15 30 BrZhangSanDearTom Doyouhavetimetochecktheattachment PleasegivesomecommentsonthePPTfile Whatshouldbeaddedtothedoc Ineedtosendittoourcustomerby16 00today Sopleasesendmeyouradvicebefore15 30 BrZhangSan第一種看起來舒服一些 格式 強(qiáng)調(diào)可以用全部大寫來強(qiáng)調(diào)某些內(nèi)容 例如 PleasedoNOTmissthemeeting 中文郵件使用不同顏色 字體的文字 結(jié)束語結(jié)束語一般用Regards BR Thanks即可 不用很復(fù)雜 拼寫檢查Outlook的拼寫檢查可以在很大程度上避免筆誤 格式 為了清楚的列出內(nèi)容 可以加編號或符號 如 PleasefinishfollowingtasksbeforethisFriday XXfeaturetest weeklyreport 或PleasefinishfollowingtasksbeforethisFriday 1 XXfeaturetest2 Weeklyreport 一些技巧 回復(fù)email時(shí) 應(yīng)當(dāng)引用原文 避免不必要的誤解 中文姓名的寫法 姓的第一個(gè)字母大寫 名的第一個(gè)字母也大寫 二者之間有空格 名的字之間不要空格 如 Hi GuYuhua地名的寫法 一般只首字母大寫 中間沒有空格 如 北京 Beijing 杭州 Hangzhou 粘貼附件 一個(gè)小的技巧是當(dāng)你確定要發(fā)附件時(shí) 用右鍵點(diǎn)擊要發(fā)送的附件 然后選擇 發(fā)送到收件人 一些技巧 可以在email中對不同的人分別寫不同的內(nèi)容 下面是一個(gè)例子 Hi allWewillhaveameetingontheperformanceevaluation Pleaseattendontime Tom Pleasemakesurethemeetingroomisavailable BrZhangShan 一些技巧 自動(dòng)回復(fù) 可以在通過web方式登錄郵箱 在設(shè)置中設(shè)定自動(dòng)回復(fù)的內(nèi)容 一般的郵箱都有這個(gè)功能 典型的應(yīng)用是當(dāng)你暫時(shí)無法訪問郵箱 比如休假時(shí)通知?jiǎng)e人你的狀態(tài) 下面是一個(gè)例子 Thanksforemailing IwillbeoutofofficefromApril5to7 Icanbereachedat 86 137xxxforurgentmatters Thanks Regards ZhangShan 一些技巧 適當(dāng)設(shè)定優(yōu)先級 可以讓對方重視 發(fā)送前檢查一下 是否發(fā)對了人 附件有沒有粘 內(nèi)容有沒有問題 由于程序 網(wǎng)絡(luò)的原因 按 發(fā)送 后email不一定就正常發(fā)送出去 要看看 已發(fā)送郵件 中是否有剛發(fā)的email 另外 可能過一段時(shí)間系統(tǒng)返回信息 通知郵件發(fā)送失敗 例子與練習(xí) 常用縮寫 BR Br BestRegards BTW ByTheWay FYI ForYourInformation ASAP AsSoonAsPossible常用詞語 例子與練習(xí) 一些例句I mpleasedtodo 我很愿意 Pleasebeinformedthat 特通知您 Pleasegoahead 請辦理 同意 表達(dá)類似意思的 Approved 一般用在上級批準(zhǔn)的時(shí)候 I mOKwithit 一般情況都可以用 XXishighlyappreciated若XX會(huì)很感激 如 Yourconfirmationontheattendanceishighlyappreciated HerecomesXX有XX到了 例子與練習(xí) Willyouhaveanyquestions pleaseletmeknow Anyproblem pleasefeelfreetoaskme ThanksandlookforwardtohearingfromyousoonCouldyoupleasekindlyhelpuswithXX 在同事之間以及給上級寫email 要多用Couldyou Wouldyoudo 或Couldyouplease Wouldyoupleasedo 因?yàn)轱@得比較禮貌 尤其是后者 Pleasegiveyourcommentson 請對XX提出建議 Ienclosedthetemplateforyourreference 附上模版供參考 例子與練習(xí) email例子 Introduction介紹Hi allIwouldliketotakethisopportunitytowelcomeMr TomHanksonboard Hestartstoworkinourteamfromtoday Hehas2yearsexperienceinsoftwaretestingfield Tomsurelywillplayanimportantroleinthisteam Hiscontactinformation Name TomHanksPhone 0571 12345678ext 12356Mobilemail tomhanks Tom Ibelieveyouwillbeproudofbeingamemberoftheteam Hopeyouenjoyyourworkhere Regards ZhangShan 例子與練習(xí) email例子 Introduction介紹練習(xí) 李明是剛從學(xué)校畢業(yè)的學(xué)生 計(jì)算機(jī)專業(yè) 下周一要加入本組 作測試工程師 由李四帶他 請寫email向全組人介紹 例子與練習(xí) email例子 Meeting開會(huì)Hi allPleasebeinformedthatthereisakickoffmeetingoftheprojectXX Time 15 00 2005 2 20Place CDMAmeetingroom2Attendee allmembersofprojectXXIt saveryimportantmeetingandnooneshouldbelate BrZhangShan 例子與練習(xí) email例子 Meeting開會(huì)練習(xí) 本組將有一個(gè)總結(jié)會(huì)議 主要議題是對上一階段的工作總結(jié) 分析工作中出現(xiàn)的問題 交流 分享工作經(jīng)驗(yàn) 時(shí)間和地點(diǎn)請自己設(shè)定 要求所有本組成員參加 不要遲到 例子與練習(xí) email例子 Training培訓(xùn)Hi allToimproveourteam stestingskillweaskMr Tomtogiveustraining Tomisanexperiencedsoftwaretestingengineerandalsoagoodlecturer Thetrainingwillbeheldatmeetingroom3andstartfrom18 00 tomorrow Pleaseattendthetrainingontime Regards ZhangShan 例子與練習(xí) email例子 Training培訓(xùn)練習(xí) 明天晚上18 00將有一個(gè)培訓(xùn) 主要關(guān)于3G的基本原理和系統(tǒng)結(jié)構(gòu) 由資深工程師李四講解 請大家盡可能參加 如果對此次培訓(xùn)還有問題 請直接與李四聯(lián)系 例子與練習(xí) email例子 Help請求幫助Hi TomIhaveaverytightschedulethesedays IfoundmyworkcannotbefinishedbythisFriday Ineedsomeonetosharemyworkload Couldyoudomeafavor Regards ZhangShan 例子與練習(xí) email例子 Help請求幫助練習(xí) 你需要一個(gè)人和你一起做某項(xiàng)測試 請自己設(shè)定 但是你原來的搭檔有其它任務(wù) 所以請email的接收者幫忙 估計(jì)2個(gè)小時(shí)可以完成 時(shí)間是明天上午10點(diǎn) 請對方在今天下班前給答復(fù) 例子與練習(xí) email例子 Sendingadocument發(fā)送文檔Hi TomThedocumentyouaskedforisattached Pleasecheckitandgiveyourcomments AnyquestionpleasecontactsmeASAP Regards ZhangShan 例子與練習(xí) email例子 Sendingadocument發(fā)送文檔練習(xí) 1 因?yàn)樽约汗ぷ髦姓蒙婕暗较嚓P(guān)內(nèi)容 你希望對方能在當(dāng)天下班前把一份文檔發(fā)給自己 如果不違反保密的話 2 回復(fù)上面的email 由于保密規(guī)定 自己不能把這個(gè)文檔發(fā)給對方 但是知道相關(guān)的資料可以在網(wǎng)上查到 給對方一個(gè)網(wǎng)址 例子與練習(xí) email例子 Acknowledgement感謝DearTom Ihavereceivedthedocumentyousenttomeyesterday Wefoundlotsofusefulinformationinit It sagreathelptoourcurrentwork Thanksalot BrZhangShan 例子與練習(xí) email例子 Acknowledgement感謝練習(xí) 對于對方幫助自己做測試的事表示感謝 參照前面請求幫助一節(jié) 例子與練習(xí) email例子 Askingforleave請假Hi TomIhavetoaskforonedaysickleavebecauseofmyseveretoothache SorryforanyinconvenienceImake ButIdon tthinkthetotalworkwilldelayafterIcomebacktooffice Couldyougiveyourapproval BrZhangShan 例子與練習(xí) email例子 Askingforleave請假練習(xí) 由于自己有某件事 如搬家 考試 家里有事等 希望能請2天事假 請批準(zhǔn) 自己會(huì)在離開前做好交接 回來后及時(shí)做好自己的工作 例子與練習(xí) email例子 Apology道歉Hi TomI mterriblysorryforthemistakeImadeyesterday It sallmyfault Ipromisethatwillneverhappenagain BrZhangShan 例子與練習(xí) email例子 Apology道歉練習(xí) 由于沒有領(lǐng)會(huì)對方的意思 所以