公共會(huì)議室會(huì)務(wù)管理工作規(guī)范

公共會(huì)議室會(huì)務(wù)管理工作規(guī)范 （一）會(huì)務(wù)組織工作 1.操作流程 確定會(huì)議主題、時(shí)間、與會(huì)人員、議程 確定會(huì)議地點(diǎn) 制作會(huì)議方案（含時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、議程、組織機(jī)構(gòu)及籌備工作分工） 部署籌備工作 下發(fā)會(huì)議通知單（電話、短信、書面通知） 會(huì)議材料 含會(huì)議須知（ 含注意事項(xiàng)、議程、與會(huì)人員名單、食宿、座位、車輛安排、醫(yī)療、安全保衛(wèi)等）、講話材料、相關(guān)文件等 會(huì)場布置（含會(huì)標(biāo)、鮮花、茶水、座位擺布、座位牌、座區(qū)圖、報(bào)到處等） 組織報(bào)到（發(fā)放資料、清點(diǎn)人數(shù)） 會(huì)場服務(wù)（清點(diǎn)人數(shù)、保障音響、茶水、電力、會(huì)議記錄） 清理會(huì)場 會(huì)場總結(jié)（資料歸檔、會(huì)議記錄等） 2.操作規(guī)范 （ 1）確定會(huì)議主題必須使用規(guī)范統(tǒng)一的會(huì)標(biāo)，會(huì)議時(shí)間必須精確劃分，與會(huì)人員必須注明主席臺(tái)人數(shù)和與會(huì)人數(shù)，并載明與會(huì)主要領(lǐng)導(dǎo)，會(huì)議規(guī)格等級(jí)，會(huì)議議程必須細(xì)致具體，會(huì)議地點(diǎn)必須統(tǒng)一使用規(guī)范名稱。 （ 2）制作會(huì)議方案。必須分工具體、責(zé)任明確，與會(huì)務(wù)籌備有關(guān)內(nèi)容必須周到具體，并及時(shí)送交領(lǐng)導(dǎo)審閱參考。 （ 3）下發(fā)會(huì)議通知單必須載明會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)對象、會(huì)議 主題、會(huì)議要求等具體事項(xiàng)，電話通知會(huì)議必須做好文字記載，并注明接聽電話人員基本情況。 （ 4）會(huì)議材料（含會(huì)議須知、注意事項(xiàng)、會(huì)議議程、與會(huì)人員名單、食宿、座位、車輛、醫(yī)療安排、安全保衛(wèi)等工作內(nèi)容）相關(guān)文件和講話材料，必須按照文件操作程序辦理。 （ 5）會(huì)場布置須對照會(huì)務(wù)準(zhǔn)備督查事項(xiàng)明細(xì)表逐一準(zhǔn)備落實(shí)：含會(huì)標(biāo)內(nèi)容的準(zhǔn)備、會(huì)議用具數(shù)量清點(diǎn)、會(huì)議用具擺放、鮮花擺放要求、茶水、茶具準(zhǔn)備、座位排序領(lǐng)導(dǎo)銘牌制作及擺放、報(bào)到處的設(shè)立、座位分區(qū)平面示意圖的張貼，空調(diào)、燈光、音響、頒獎(jiǎng)曲的準(zhǔn)備及檢修、室外歡迎牌、拱門汽球、 橫幅的規(guī)劃制作等內(nèi)容。 （ 6）組織報(bào)到必須清點(diǎn)人數(shù)，提交到會(huì)情況統(tǒng)計(jì)表到會(huì)務(wù)組，并及時(shí)發(fā)放會(huì)務(wù)相關(guān)資料及物品。 （ 7）會(huì)場服務(wù)必須按會(huì)議要求提前半小時(shí)開門，提供茶水、音響、燈光、空調(diào)和保潔服務(wù)，并按要求做好會(huì)議記錄。 （ 8）會(huì)議結(jié)束以后，必須及時(shí)打掃衛(wèi)生、清點(diǎn)會(huì)議用具，會(huì)議用具及時(shí)歸位，檢查登記物品損壞情況，及時(shí)關(guān)閉水電、空調(diào)、燈光、音響，并及時(shí)關(guān)門落鎖。 （ 9）會(huì)議結(jié)束以后，及時(shí)將會(huì)議記錄、會(huì)務(wù)資料整理歸檔。 （二）公共會(huì)議室安排 1.操作流程 使用單位來函來電咨詢 會(huì)議室察看、具體銜接、意見反 饋 會(huì)議室租用手續(xù)辦理 會(huì)務(wù)組接納通知單、簽字 對照通知單、督查表準(zhǔn)備會(huì)務(wù)， 會(huì)前督查 正式會(huì)議、會(huì)中察看 會(huì)后保潔，用具清點(diǎn)、歸位，會(huì)后督查 會(huì)議室設(shè)備檢查、調(diào)試 填寫會(huì)議室使用通知單、督查通知單 會(huì) 務(wù) 服 務(wù) 意 見 反 饋 2.操作規(guī)范 （ 1）及時(shí)統(tǒng)計(jì)機(jī)關(guān)會(huì)議室設(shè)置情況，含會(huì)議室規(guī)格、會(huì)議設(shè)施設(shè)備、會(huì)議用具數(shù)量及擺放形式、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、會(huì)議室使用管理有關(guān)規(guī)定，致函各單位備案。 （ 2）凡須使用公共會(huì)議室的單位須提前 1 3 天聯(lián)系會(huì)議室使用意向，須致電或來函至機(jī)關(guān)后勤服務(wù)中心事務(wù)一科，并提前一天辦理好租用手續(xù)，除四大家使用公共會(huì)議室，其他單位一律按標(biāo)準(zhǔn)收取會(huì)場租金、會(huì)議變更或調(diào)整，須提前一天與后勤事務(wù)一科銜接。 （ 3）會(huì)議室使用單位來函來電，須銜接好會(huì)務(wù)服務(wù)相關(guān)內(nèi)容，即會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、與會(huì)人數(shù)（含主席臺(tái)人數(shù)）、會(huì)議規(guī)格、與會(huì)主要領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)標(biāo)內(nèi)容、會(huì)議用具擺放要求是否需要鮮花、果盤、歡迎標(biāo)牌、領(lǐng)導(dǎo)銘牌、座位牌、會(huì)議室分區(qū)布局圖等，并陪同察看會(huì)議室情況。 （ 4）所有會(huì)場租用須提前一天布置并及時(shí)檢查相關(guān)內(nèi)容是否到位，一級(jí)規(guī)格會(huì)議須認(rèn)真填寫重要會(huì)議督查清單，逐一檢查落實(shí)。 （ 5）所有會(huì)議安排一律開具會(huì)議通知單，后勤事務(wù)一科會(huì)務(wù)安排人員簽字，物業(yè)公司會(huì)務(wù)組會(huì)務(wù)接納人員簽字，并做到會(huì)前督查、會(huì)中察看、會(huì)后意見反饋三落實(shí)。 （ 6）所有會(huì)議均須提前半小時(shí)開門，做好保潔、音響、燈光、空調(diào)、茶水的服務(wù)。 （ 7）會(huì)后，及時(shí)打掃衛(wèi)生，清點(diǎn)會(huì)議用具數(shù)量、檢查物品損壞