時間管理培訓(xùn)課程PPT課件.ppt

高效的時間管理 主講 蔣東青 主講 蔣東青助理1 可編輯 常見的問題 這個來電話 那個來請示 投訴比誰都忙 到處救火 工作越做越多計劃趕不上變化 或計劃從未兌現(xiàn)過對什么都不放心 每天忙于事務(wù)性工作工作抓不住重點(diǎn) 也沒空去想何為重點(diǎn)總無法說 不 因此總要打亂時間計劃 可編輯 您的解決辦法 無能為力 盡量加班 減少自己的休閑時間 求助于老板 把一些事情向后推遲 可編輯 格言 浪費(fèi)他人的時間 無異于謀財害命 魯迅 浪費(fèi)自己的時間呢 可編輯 學(xué)習(xí)目的 學(xué)會合理應(yīng)用時間掌握時間管理的幾個原則提高時間管理的技能 并在最差的方面做出改變 向時間要效益 可編輯 必須建立的觀念 失去的時間是永遠(yuǎn)無法追回的我們都有相同的時間 真正的價值在于我們利用它做什么事?lián)p失了時間就等于抵押你的未來時間是經(jīng)不起浪費(fèi)的時間一流逝 我們就一無所獲 可編輯 我們?yōu)楹蚊y 電話干擾會議沒有計劃和控制上司召見太隨意下屬不斷請示匯報不放心下屬工作 幫下屬做事事必親躬工作沒有程序 做事沒有主次和輕重緩急太關(guān)注細(xì)節(jié)和小事不知道如何說 不 對喜歡和熟悉的事盡快做完 對棘手的事一拖再拖不授權(quán) 下屬閑 自己忙 可編輯 時間管理的障礙 障礙一 我的時間安排得挺好 我是一個有序的人障礙二 時間管理有什么用 計劃趕不上變化障礙三 時間掌握在別人手中障礙四 時間管理太麻煩障礙五 習(xí)慣不同 我就這樣 不好改 可編輯 中層經(jīng)理時間管理的特點(diǎn) 特點(diǎn)一 關(guān)聯(lián)多 經(jīng)常把時間平均分配給上下左右 沒有主次特點(diǎn)二 難于抓住重點(diǎn)特點(diǎn)三 沒有自己可支配的自由時間 完全被動應(yīng)付特點(diǎn)四 專注于小事 忽略對事件的預(yù)測 耽誤時機(jī)特點(diǎn)五 不能很好利用零散時間特點(diǎn)六 會議多 沒有會議計劃 時間哪里去了 對時間的分析 主講 蔣東青助理10 可編輯 十大無效時間應(yīng)用法 老是在做別人喜歡你做的事 老是用同樣的方式完成事 做你不擅長的事 做無樂趣可言的事 總是被打斷的事 別人也不感興趣的事 超出預(yù)計兩倍時間的事 合作者不可信賴或沒有品質(zhì)保償障的事 不可預(yù)期進(jìn)行過程的事 煲電話粥 可編輯 分析一 計算時間價值 每天工作8小時 每年242個工作日 可編輯 價值啟示 你的每一天 每一小時 每一分鐘都有很大的價值錢是一分一分掙來的 時間是一分鐘一分鐘擠出來的浪費(fèi)多少時間 就會浪費(fèi)多少錢規(guī)劃時間 讓有限的時間產(chǎn)生最大的效益和收益 可編輯 分析二 你能支配你的時間嗎 見附件 測試一 您了解您的節(jié)奏嗎 測試二 您能支配您自己的時間嗎 可編輯 分析三 時間清單分析 目標(biāo) 分析每天 或每周 月 的法定工作時間都是怎樣用掉的方法 運(yùn)用 時間清單分析表 附件 內(nèi)容 計劃性如何有多少時段記不起來做什么了浪費(fèi) 超時多少 可編輯 分析四 工作清單分析 目標(biāo) 分析一個工作日內(nèi)都做了哪些工作事項(xiàng) 用時如何方法 見附件 工作清單分析表 內(nèi)容 時間利用率延誤 浪費(fèi)多少時間尋找原因與對策 可編輯 分析五 工作 活動 分項(xiàng)分析 目標(biāo) 分析一個工作日內(nèi)各項(xiàng)工作分別花費(fèi)了多少時間方法 運(yùn)用附件 工作分項(xiàng)分析表 內(nèi)容 計劃用時與實(shí)際用時差異最大的是哪三項(xiàng)浪費(fèi) 延誤最多的是哪三項(xiàng)無計劃用時最多的是哪三項(xiàng) 可編輯 分析六 每周時間分析 目標(biāo) 分析一周時間使用狀況方法 運(yùn)用附件 每周時間分析表 內(nèi)容 各項(xiàng)工作每周總計用多少時間用時排序 找出前三項(xiàng)各項(xiàng)工作實(shí)際用時順序 找出前三項(xiàng)誤差最大的前三項(xiàng)工作 分析原因一周里 誤差的總小時數(shù) 可編輯 分析七 工作分析 目標(biāo)分析自身職位在組織中的地位和作用 觀察和分析工作內(nèi)容 責(zé)任 特征 必要條件等了解自身職位與時間管理的關(guān)系方法 運(yùn)用附件 工作分析表 內(nèi)容工作的時間 目標(biāo) 概要 內(nèi)容等費(fèi)用支出 失誤造成的損失內(nèi)部接觸 外部接觸監(jiān)督 管理 能力要求 可編輯 其他分析 工作緊急性分析工作重要性分析高效益活動分析低效益活動分析授權(quán)分析會見分析會議分析出差分析干擾因素分析 時間管理的原則 主講 蔣東青助理21 可編輯 原則一 80 20原則 20 的工作占整個工作80 的價值集中80 的精力做好20 的工作投入20 的精力做另外80 的工作 2020 1 27 23 可編輯 如何堅持這一原則 列出全部工作項(xiàng)目對工作按價值進(jìn)行分類分配自己的時間和精力 常見誤區(qū) 面面俱到 都想做好完全主義 都想做完平均分配時間和精力 可編輯 原則二 目標(biāo)ABC A 必須做的B 應(yīng)該做的C 暫時可以不做的 可編輯 原則三 排列優(yōu)先次序 緊急 不緊急 重要 不重要 A 緊急重要 B 不緊急重要 C 緊急不重要 D 不緊急不重要 時間管理四象限 可編輯 四象限原理解析 A 緊急狀況迫切問題限期完成突發(fā)事件 B 準(zhǔn)備工作預(yù)防措施計劃人際關(guān)系的建立真正的再創(chuàng)造能力自身能力的提升 C 造成干擾的訪問 電話 信件 報告某些會議迫在眉睫的急事符合別人期望的急事 D 忙碌瑣碎的事處理文件等函件電話浪費(fèi)性時間逃避性活動 可編輯 時間管理矩陣使用技巧 不要總是做滅火員 尤其是滅自己的火 B做得多了 A就自然做得少了 尋求調(diào)整自己情緒的有效辦法 提高工作效率 比做 緊急且重要的事情 更重要的是把重要的事變成緊急的事去做 勤于計劃 好記性不如爛筆頭 并學(xué)會分解大的計劃 盡量將每件事情一次性做對 可編輯 原則四 制訂計劃 對工作做出計劃 并按計劃去執(zhí)行必須留出處理不可預(yù)計事務(wù)的時間列出日 周 月的工作清單 可編輯 原則五 養(yǎng)成習(xí)慣 Watchyourthoughts注意你的思想 Watchyourwords注意你的話 theybecomewords它會成為你的話 theybecomeactions它會成為行動 Watchyouractions注意你的行動 theybecomehabits它會成為習(xí)慣 Watchyourhabits注意你的習(xí)慣 theybecomecharacter它會成為你的個性 WatchyourCharacter注意你的個性 itbecomeyourdestiny它決定你的命運(yùn) 高效時間管理的方法 主講 蔣東青助理31 可編輯 有效管理時間四大法則 法則一 明確目標(biāo)樹立時間觀念設(shè)計職業(yè)生涯切實(shí)的短期目標(biāo)合理進(jìn)行目標(biāo)管理法則二 分清輕重緩急運(yùn)籌時間 充分應(yīng)用只做最重要的事情時間管理矩陣20 80原理的運(yùn)用 法則三 制訂計劃表六項(xiàng)工作法制訂有效計劃逐步實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)期目標(biāo)自我激勵法則四 立即行動克服拖延有頭有尾重視今日 可編輯 方法之一 只做重要的事情 六項(xiàng)工作法 請您按順序列出每天工作上的六件重要的事情 可編輯 如何選擇 對于所有要做和想做的事情 都要有如下判斷 我內(nèi)心深處的潛意識是什么 我真的必須做這些事嗎 假如我不做 會發(fā)生什么事情 如果我拖延 會對我的生存環(huán)境有什么影響 可編輯 方法二 日計劃AB表 A表六項(xiàng)工作每項(xiàng)工作開始及結(jié)束時間每項(xiàng)工作完成情況 B表未完成事項(xiàng)未完成原因是否需要移到明天繼續(xù)做 明天能否完成 每天只要五分鐘 可編輯 方法之三 標(biāo)準(zhǔn)化操作 電梯測試 由于客戶的決策人答應(yīng)參加你的方案討論會 為此你精心準(zhǔn)備了約40分鐘的方案介紹演講 會議開始前 客戶決策人對你說 實(shí)在對不起 我必須馬上去參加一個重要會議 無法聽你的介紹了 你看能否這樣 利用乘電梯的時間 你把要點(diǎn)大概和我說一下 如何 現(xiàn)在 你只有30秒 可編輯 用標(biāo)準(zhǔn)化來提高效率 環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)化 保證辦公環(huán)境的整潔有序時間標(biāo)準(zhǔn)化 計算時間 保證守時講解標(biāo)準(zhǔn)化 對于新客戶 擬定一套標(biāo)準(zhǔn)的講解資料和若干種標(biāo)準(zhǔn)講解方式流程標(biāo)準(zhǔn)化 建立標(biāo)準(zhǔn)的運(yùn)作流程 以此促進(jìn)溝通和高速解決問題操作標(biāo)準(zhǔn)化 針對各項(xiàng)工作的具體操作 建立操作標(biāo)準(zhǔn) 并以此來培訓(xùn)員工 還有哪些 可編輯 方法四 利用零星時間 最好的時間管理方法是 充分利用零星時間 可編輯 討論 在各自的部門中 在自己的工作中 我們?nèi)绾卫昧阈菚r間呢 可編輯 如何充分利用零星時間 唯一的答案 培養(yǎng)習(xí)慣 有時僅僅需要調(diào)整一下工作的順序 可編輯 回顧 做好時間管理的方法 六項(xiàng)工作法排列優(yōu)先順序 運(yùn)用AB表標(biāo)準(zhǔn)化操作養(yǎng)成好習(xí)慣 充分利用零星時間 可編輯 時間管理的革命可行嗎 我別無選擇 我無法自己運(yùn)用自己的時間 老板不會答應(yīng) 我得換工作 但我承受不起換工作