酒店備用金管理.docVIP

制度名稱： 備用金 制度目標： 保證備用金按經營管理要求而設置，運作及控制。制度程序： 1、 備用金之設置11 備用金乃按照酒店前臺及各營業(yè)部門實際運作需要而設立；12 財務部另設零用現(xiàn)金，由專人負責，以便各部門報銷符合零用金報銷規(guī)定之小額費用。13 各營業(yè)點備用金及零用金之金額由財務總監(jiān)與總經理決定。財務總監(jiān)每季度重新按業(yè)務情形調整或維持各項備用金或零用金之額度；14 備用金采取補充定額制，各備用金保管人須經常檢查其金額與未補款單據須相等于其核發(fā)金額。15 各職能人員獲發(fā)備用金者，均須填妥備用金申請單（表格ACF009），由財務總監(jiān)審批后到總出納處領取。16 備用金申請單一式四份，分發(fā)如下：a) 總出納處作為支付憑證；b) 總出納處存檔備查及作退款時紀錄；c) 存入該員工之人事檔案中；d) 員工本人存根；2、 備用金分類21 營運性備用金a) 專管備用金（Individual Float）由保管人專人專用，只限于保管人當班時間在指定當班地點運作，下班時須鎖入指定的保險箱中；b) 滾存?zhèn)溆媒穑?Rotating Float）按照某部門營運特點（例如前臺為24小時運作）而授予該職能運作而非個人。此類備用金由當班保管人下班時移交給接班的保管人，雙方點算金額無誤后在特設的備用金交接本上簽署交收；c) 臨時備用金（Temporary Float）各營業(yè)點按特殊情形需領用額外之臨時備用金時，填妥備用金申請單注明該臨時備用金的金額、用途及退還時間，由財務總監(jiān)審批。21 總出納處備用金總出納處備用金用于應付營業(yè)性備用金的變化情形及臨性需要。總出納員下班時須將備用金鎖入其專用保險箱中。22 零用現(xiàn)金詳見1。2。3 備用金使用范圍備用金之使用范圍只限于備用金申請單上指定之用途，保管人不不得移作他用。4 備用金之保管與控制41 保管人對其保管之備用金負全部責任，備用金只限于上述第3項規(guī)定范圍內，下班時須按上述2。1項保存，不得帶離酒店范圍；42 總出納員按照備用金發(fā)出情形制作備用金匯總表，經收人審核員核實后呈交財務總監(jiān)核準后之匯總表一式兩份由財務總監(jiān)與總經理存檔；43 備用金若有變動，總出納員須按最新情形重新編制匯總表按以上4。2程序處理；44 收入審核員每月不定期由另一財務人員見證下核點各備用金，將點算結果填寫備用金審核表（表格ACF010），記錄點算日期、時間、保管人、見證人、實點金額、長短款等，并由收入審核員備用金保管人及見證人簽署確認后呈交財務總監(jiān)簽署存檔；45 填寫點算表，外幣與本位幣須分別列出，外幣按當日酒店牌價折算，其中如有票據則須注明票據日期及名稱、金額等；46 備用金發(fā)現(xiàn)長款，保管人員提交書面報告，解釋長款原因，收入審計將現(xiàn)金點算表復印件交總出納處跟進，保管人須即日向總出納處繳付長款，總出納處開出收據作實；47 長款的繳付由總出納員跟進，如保管人未按規(guī)定繳付，總出納員于月底將有關資料交工資核算處從工資中扣繳；48 備用金發(fā)現(xiàn)短款，須由保管人負責賠償；4 9 收入審計員每月最少點算零用現(xiàn)金一次，并按上述4.4至4。5程序記錄點算結果，發(fā)現(xiàn)長短款情形按上述4。6至4。9項處理；4.10財務總監(jiān)每年度至少隨機檢查各備用金及零用金一次；4.11每月收入審計員列出當月之備用金長短情形經財務總簽署后報總經理核準，不可追回的短款作為費用列支。5 備用金之增減變化51 財務總監(jiān)每季度按營業(yè)情形檢討備用金水平是否適 當；52 臨時性之備用金增加按2。1c項辦理；53 長期性之備用金增加由財務總監(jiān)建議，總經理核準后按1。5項辦理；54 長期性之備用金減少由財務總監(jiān)書面通告，總出納處收集各保管人交來之退款并開出收據確認后，當日存入銀行；55 備用金保管人離職或調離崗位前須先向總出納處退還備用金，憑總出納處收據取回總出納處及人事部存檔之備用金申請單副本，總出納員及人事部退還簽收單上蓋上作廢章以示手續(xù)完成；56 特殊情形，例如在營業(yè)額中之現(xiàn)金不足，須由備用金中墊付時，收銀員填妥補款單經收人審核員核實后翌日向總出納員領回；57 零用現(xiàn)金之增減手續(xù)與備用金相同；58 總出納員根據備用金變動情形重新編制備用金匯總表，按4。2項處理。6 零用現(xiàn)金之補充61 零用現(xiàn)金采用補充定額制管理，保管人根據制度與標準程序AC-10付款審批第5項辦理操作；62 保管人對其保管之金額負全部責任；63 當零用現(xiàn)金降低至定額之25%以下時，保管人根據已報銷單據制作匯總表，填具付款申請書，一并交財務部復核后呈交財務總監(jiān)與總經理審批；64 審批后由總出納處開出現(xiàn)金支票，以維持其定額現(xiàn)金7 安全守則71 所有備用金均須時刻置于安全地點，保管人離開崗位前須將備用金鎖入指定的保險箱內；72 保險箱鑰匙隨意亂放或交他人代存；73 以下情形時，保險箱密碼與需立即更換；a) 轉換保管人b) 有跡象顯示其他人可能