月度計劃管理常見問題及對策.doc

月度計劃管理常見問題及對策凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢。計劃管理是企業(yè)管理職能中最基本的一項職能,是做好其它管理工作的基礎(chǔ)。筆者在工業(yè)企業(yè)中從事計劃管理工作多年,在實踐中遇到了諸多月度計劃管理方面的問題,并摸索出了一些具體的應(yīng)對之策。 月度計劃管理方面常見的問題主要有下列十種: 1.計劃管理的意識不足 部門主管認(rèn)為車到山前必有路,計劃跟不上變化,編制計劃沒有意義,只是增加了工作量,于是便胡亂編制一番,應(yīng)付差事,這樣一來,徒費精力,浪費紙張,對工作沒有一點的幫助;更有甚者,還認(rèn)為計劃工作純粹是計劃管理部門的事情,搞不好跟自己沒有關(guān)系,甚至一些高管從不審核管轄部門的計劃,只是形式上簽個名。 2.不能按時編制計劃 部門主管天天忙得像陀螺,工作無計劃性、系統(tǒng)性,毫無效率,還總借工作太忙,沒有時間編制計劃,或說在編制計劃時間段出差,或說有事請假不在公司,或說在忙更重要的事情等,以拖延計劃的編報時間,有的在月度中旬才把本月的計劃搞好報送到公司備案,導(dǎo)致計劃管理嚴(yán)重失控。 3.計劃編制的知識技能不足 部門主管缺乏計劃編制的基本知識和能力,所編制的計劃目標(biāo)不符合基本的SMART原則,標(biāo)準(zhǔn)制定的不明確,無法衡量是否完成,甚至有的計劃沒有具體的措施、責(zé)任人和完成時間,計劃內(nèi)容全是日常工作,沒有一點創(chuàng)新性和挑戰(zhàn)性,對業(yè)績提升沒有促進作用。 4.計劃管理缺乏系統(tǒng)性 這不僅表現(xiàn)在部門計劃與公司的年度目標(biāo)脫節(jié),還表現(xiàn)在部門和高層之間的計劃目標(biāo)缺乏協(xié)調(diào)一致性。計劃管理本身是一個環(huán)環(huán)相扣很嚴(yán)謹(jǐn)?shù)南到y(tǒng),不同時段不同級別的計劃內(nèi)容相互支撐,相互促進。然而,部門主管在制定計劃時,卻不考慮公司的年度計劃、目標(biāo),也不考慮自己上級的工作計劃,只考慮自己當(dāng)前的工作狀況,如此一年下來,發(fā)現(xiàn)年、月度計劃符合率出奇的低,高管和部門的計劃也很不協(xié)調(diào),未擰成一股繩形成合力,無法實現(xiàn)公司的年度經(jīng)營目標(biāo)。 5.計劃缺乏合理的規(guī)劃,不能保證達成目標(biāo) 一些比較重要且難度較大的計劃任務(wù)規(guī)劃得不具體周詳,比如:確定完成的時間表不準(zhǔn)確,如需要20天完成的計劃,搞成了10天完成;要求配置的資源不充分,完成計劃沒有資源保障;如開發(fā)某項新產(chǎn)品項目,當(dāng)前沒有這方面的開發(fā)人才和相關(guān)的資金準(zhǔn)備,導(dǎo)致計劃無法順利實施。 6.只管計劃制定,不管計劃執(zhí)行 部門主管在計劃編制完畢審批發(fā)布后就束之高閣,不再問津,落實與否好像與己無關(guān),平時計劃檢查中經(jīng)常遇到類似可笑的問題,當(dāng)問及某個部門計劃的落實情況時,部門主管想了半天竟想不起來部門還有這項計劃,還要臨時去翻箱倒柜找計劃,還談何執(zhí)行? 7.沒有及時向下屬傳達工作計劃 詢問計劃擔(dān)責(zé)人月度計劃完成進度時,他們不清楚自己有這項工作計劃,追根究底,原來部門主管根本沒有將計劃內(nèi)容向他們布置,導(dǎo)致部門計劃只有部門主管一人知道,其他人都不清楚。 8.計劃避重就輕,規(guī)避考核風(fēng)險 為了規(guī)避考核風(fēng)險,部門主管在制定計劃時,專揀容易完成的工作來寫,甚至是千篇一律,每月都是一樣的計劃項目、目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn),而對公司經(jīng)營目標(biāo)有強大推動作用或有適度難度的工作項目卻總不在計劃編制的行列。 9.計劃編制、審批和調(diào)整程序有問題 部門主管編制完計劃之后,不經(jīng)過自己的上級審閱,直接向計劃管理部門傳遞,結(jié)果導(dǎo)致上級根本不知道下級部門本月份有或完成了哪些計劃。另外,由于環(huán)境的變化需要調(diào)整計劃時,部門主管不向上級申請調(diào)整,也不將調(diào)整后的計劃報到計劃管理部門備案,當(dāng)檢查計劃時,推脫說環(huán)境變化,需要調(diào)整計劃。 10.監(jiān)督檢查考核機制問題 首先,沒有相應(yīng)的計劃責(zé)任追究考核機制,直接導(dǎo)致計劃管理的不力。其次,完全依賴計劃檢查部門去監(jiān)控部門計劃的落實,直接上級對下級部門計劃完成情況不介入、不關(guān)心,直接導(dǎo)致計劃擔(dān)責(zé)人對執(zhí)行計劃不重視,大搞形式主義。因為檢查部門對相關(guān)部門的業(yè)務(wù)不熟悉,不能對完成計劃工作的質(zhì)量進行準(zhǔn)確的衡量、判斷,很容易被蒙混過關(guān)。 上述是筆者在月度計劃管理中曾經(jīng)遇到過的一些問題,為了擺脫這些問題的困擾,筆者曾嘗試著運用一些方法進行解決,并與一些業(yè)界同仁進行了深入細(xì)致的研究探討,逐步在實踐中摸索出一套自認(rèn)為行之有效而且比較系統(tǒng)的對策: 1.充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用 與公司領(lǐng)導(dǎo)溝通,取得公司領(lǐng)導(dǎo)的支持,為之后計劃管理工作的有效開展打下基礎(chǔ),鋪平道路。 2.通過培訓(xùn),提高管理人員的計劃管理意識和技能 通過培訓(xùn),要讓各級管理人員認(rèn)識到:計劃管理是管理人員的一項最基本的技能,它在日常管理工作中發(fā)揮著不可替代的作用,每個管理者都有責(zé)任做好這項工作,計劃管理部門在當(dāng)中起到的只是引導(dǎo)、輔助、統(tǒng)籌的作用,抓的是總體、全局、系統(tǒng),而每一個部門又都是計劃管理系統(tǒng)中的關(guān)鍵一環(huán),直接關(guān)系著公司整體計劃落實的效果。同時培訓(xùn)各級管理人員相關(guān)的計劃編制方面的知識和技能,讓他們掌握計劃管理程序和運用好計劃管理工具。 3.建立健全計劃的編制、審批和調(diào)整程序 (1)編制計劃。高管和部門編制計劃時,必須考慮的內(nèi)容有:公司的年度計劃目標(biāo),直接上級的工作安排,本部門年度計劃或?qū)嶋H工作的需要,環(huán)境變化的要求以及本月要繼續(xù)改進的上月所發(fā)生的問題。通過綜合統(tǒng)籌,部門內(nèi)部討論并初步確定月度工作計劃,具體內(nèi)容要包括:計劃項目、目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)(非量化指標(biāo):要列明每個工作階段的標(biāo)準(zhǔn);對于可量化的指標(biāo),要列出具體的目標(biāo)值)、完成時間(包括階段性的時間)、責(zé)任人以及具體措施,每項計劃的考核要求。 (2)審核計劃。部門上級領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)審核分管部門的計劃,審核內(nèi)容主要是確保各部門的計劃與公司方針目標(biāo)是否一致,和上級的計劃內(nèi)容是否協(xié)調(diào),輕重緩急和措施辦法是否合理,是不是當(dāng)前的工作重點,并有利于達成公司的總目標(biāo)。 (3)調(diào)整計劃。需要變更工作計劃時,由部門主管提出變更申請,報到直接上級進行審核,最后經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,到計劃管理部門備案,納入考核。 4.建立健全計劃評審制度 公司成立計劃評審小組,對計劃上交的及時性和編制質(zhì)量定期進行評審。 (1)對計劃上交及時性進行評審。要求各部門在規(guī)定時間內(nèi)將經(jīng)過上級審核通過的工作計劃交到公司計劃管理部門,逾期不交則納入考核。如發(fā)生請假、出差情況,可選提前編制,委托助理編制或在異地編制后再通過傳真/電子郵箱等方式來遞交計劃。 (2)對各部門工作計劃的編制質(zhì)量進行評審。出現(xiàn)下列情況之一者,對部門主管及其上級均要納入考核:計劃項的完成標(biāo)準(zhǔn)模糊,無法衡量完成程度;計劃內(nèi)容有漏項(計劃項目、完成標(biāo)準(zhǔn)、每項工作的考核分值、完成時間、具體的責(zé)任人、完成計劃的措施)現(xiàn)象;脫離開年度計劃以及上月份未完成的計劃進行編制,且沒有說明理由。 評審當(dāng)日公布評審結(jié)果,并要求在責(zé)任部門次日修訂完畢。 5.計劃分解、培訓(xùn)執(zhí)行和監(jiān)督檢查考核 (1)計劃分解和培訓(xùn)。部門主管要將月度計劃分解到每周,并宣傳到具體的計劃擔(dān)責(zé)人,讓其重點瞄準(zhǔn)計劃展開各項工作。 (2)實施四級檢查制度,編制檢查網(wǎng)絡(luò)。 一級檢查:部門主管及時對部門各項計劃執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查,必要時要進行在職輔導(dǎo),確保計劃的按時按量達成; 二級檢查:部門分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)不定期的對分管部門的計劃執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查,確保有效落實; 三級檢查:總經(jīng)理對高管人員的計劃隨時進行抽查,督促其按計劃落實; 四級檢查:在計劃執(zhí)行時間到期后,計劃檢查部門按完成標(biāo)準(zhǔn)進行監(jiān)督檢查,對未完成的計劃及時填寫跟蹤記錄,并按規(guī)定納入考核。 6.加強過程溝通,達成共識 (1)部門主管檢查下屬計劃時,要及時了解和解決計劃執(zhí)行當(dāng)中存在的問題。 (2)計劃檢查部門在檢查各部門計劃落實情況遇到專業(yè)性的問題不能確認(rèn)時