Excel應(yīng)用技巧.ppt

1 Excel2003基礎(chǔ)應(yīng)用技巧 2020年2月3日 2 篇前說明首選技巧善用Excel幫助常用快捷鍵快速凍結(jié)標(biāo)題行完整顯示18位的身份證號(hào)碼快速準(zhǔn)確選取單元格區(qū)域在指定單元格區(qū)域內(nèi)移動(dòng)單元格內(nèi)強(qiáng)制換行快速移動(dòng)或復(fù)制單元格 目錄 3 快速畫圓快速畫對(duì)角線快速將圖形與單元格帖合突出顯示特定的單元格讓中文輸入法智能出現(xiàn)快速刪除工作表中的空行鼠標(biāo)左鍵雙擊的妙用快速填充有規(guī)律的數(shù)字實(shí)用小技巧匯集 4 Excel主要功能分類 錄入與導(dǎo)入編輯格式化自定義環(huán)境打印 宏錄制與運(yùn)行窗體與控件VBA類模塊 圖表圖表美化自選圖形交互式圖表 公式基礎(chǔ)函數(shù)應(yīng)用函數(shù)嵌套數(shù)組公式自定義函數(shù) 排序 篩選 分類匯總有效性 數(shù)據(jù)透視圖表 5 網(wǎng)上流行的Excel水平層次劃分 6 編制說明 編制平臺(tái) 操作系統(tǒng) WindowsXP應(yīng)用系統(tǒng) Office2003 Excel2003Excel2003向下兼容Excel2000等版本 本講義所述功能在Excel2007中都是可用的 只是菜單位置不同 需要自己掌握 Excel2007和2010版在功能上有所提升 但在界面上與2003相比有很大的差別 7 鼠標(biāo)指令說明 指向 移動(dòng)鼠標(biāo)到指定位置 移至 單擊 按壓鼠標(biāo)左鍵一次 點(diǎn)擊 雙擊 快速按壓鼠標(biāo)左鍵二次右鍵 按壓鼠標(biāo)右鍵一次拖動(dòng) 按住鼠標(biāo)左鍵移動(dòng)到指定位置 8 序號(hào)說明 操作步驟 操作方法 步驟1 1 第1種方法 步驟2 2 第2種方法 步驟3 3 第3種方法 操作步驟 遞進(jìn)關(guān)系 可選方法 并列關(guān)系 9 狀態(tài)欄 工作表標(biāo)簽 工具欄常用 格式 幫助欄 應(yīng)用程序和工作薄名稱 菜單欄 標(biāo)題欄 熟悉一下Excel界面中各部位的名稱 10 編輯欄 行標(biāo) 列標(biāo) 名稱框 垂直滾動(dòng)條 活動(dòng)單元格 窗口拆分柄 水平 單元格區(qū)域邊框 單元格區(qū)域 單元格填充柄 水平滾動(dòng)條 窗口拆分柄 垂直 11 對(duì)話框 12 選項(xiàng)卡 列表框 數(shù)據(jù)框 文本框 按鈕 對(duì)話框標(biāo)題欄 13 單選框 復(fù)選框 對(duì)話框標(biāo)題欄 控制欄 14 首選技巧善用Excel幫助 15 善用Excel的幫助系統(tǒng) 是個(gè)人學(xué)習(xí)Excel的首要技巧 獲取幫助時(shí) 常用有四種方法 1 利用快捷鍵2 利用 幫助欄 3 利用傳統(tǒng)幫助文件4 向高手求助 16 1 利用快捷鍵 按快捷鍵 或點(diǎn)擊菜單 幫助 MicrosoftExcel幫助 選項(xiàng) 出現(xiàn) Excel幫助 對(duì)話框 在 搜索 欄內(nèi)輸入自己想要查找內(nèi)容的關(guān)鍵字 按回車顯示 搜索結(jié)果 17 2 利用 幫助欄 單擊Excel窗口右上角 幫助欄 輸入自己想要查找內(nèi)容的關(guān)鍵字 按回車顯示 搜索結(jié)果 18 3 利用傳統(tǒng)幫助文件 如果不習(xí)慣用聯(lián)機(jī)幫助 可用帶有幫助目錄的傳統(tǒng)模式 Excel2003的脫機(jī)幫助文件名是 xlmain11 chm 文件存放位置為 C ProgramFiles MicrosoftOffice Office11 2052 xlmain11 chm按快捷鍵 也可以用在Windows系統(tǒng)桌面上點(diǎn)擊 打開搜索窗口 輸入查找文件名xlmain11 chm 找出后雙擊打開文件 19 此幫助文件內(nèi)容全面 條理清晰 比世面上的任何一本書都要全面 沒事看看 絕對(duì)錯(cuò)不了 不足之處 內(nèi)容不系統(tǒng) 只是逐個(gè)介紹單項(xiàng)說明 沒有更深層次的介紹 也沒有組合 聯(lián)合功能介紹 20 以上三種方法是Excel系統(tǒng)自帶的幫助 是我們學(xué)習(xí)的第一個(gè)技巧 是首先要用的 經(jīng)常要用的 也是最應(yīng)該要用的一種方法 對(duì)于初學(xué)者來說 Excel幫助是領(lǐng)航員 對(duì)于Excel高手來說 是通向Excel深層學(xué)習(xí)的一座橋梁 善用Excel幫助 受益無窮 21 4 向高手求助 向身邊的同事求助 相互學(xué)習(xí) 共同提高 向互聯(lián)網(wǎng)求助 提供2個(gè)Excel網(wǎng)站 Excel之家 Excel精英培訓(xùn) 可以免費(fèi)注冊(cè) 相互學(xué)習(xí) 交流 有問題 可以向高手提問 請(qǐng)教 水平提高后 可以再去幫助別人 22 本節(jié)總結(jié) 利用 幫助欄 最常用利用傳統(tǒng)幫助文件自學(xué)好幫手向高手求助最直接 23 常用快捷鍵 24 俗話說 懶人用鼠標(biāo) 高手用鍵盤 大凡電腦高手從來不只是依賴鼠標(biāo) 他們更偏愛鍵盤與鼠標(biāo)的結(jié)合 輸入數(shù)據(jù)時(shí)多用鍵盤快捷鍵 功能操作時(shí)多用鼠標(biāo) 鍵盤快捷鍵與鼠標(biāo)的結(jié)合 將提高你的工作效率 在Excel中 個(gè)別功能的操作 只能用鍵盤快捷鍵 而無法用鼠標(biāo)進(jìn)行操作 比如 在查找和替換對(duì)話框中 菜單欄功能和鼠標(biāo)右鍵是不起作用的 要進(jìn)行復(fù)制和粘貼 必須使用鍵盤快捷鍵 25 如何查找快捷鍵 26 常用快捷鍵 啟動(dòng)幫助系統(tǒng) 重復(fù)上一次操作 撤銷最后一次操作 剪切 復(fù)制 粘貼 查找 替換 選定全部內(nèi)容 27 進(jìn)入單元格編輯狀態(tài) 在單元格編輯狀態(tài)下用于相對(duì)引用 絕對(duì)引用 混合引用的切換 在工作表狀態(tài)下是重復(fù)上一次操作或 顯示 定位 對(duì)話框 擴(kuò)展 選中區(qū)域 添加 其他區(qū)域 顯示 定義名稱 對(duì)話框 顯示 單元格格式 對(duì)話框 1是主鍵盤上的 不是數(shù)字小鍵盤上的 28 分號(hào) 自動(dòng)輸入當(dāng)前日期 用當(dāng)前輸入內(nèi)容同時(shí)填充到當(dāng)前選定區(qū)域的所有單元格 單元格內(nèi)強(qiáng)制換行 數(shù)組公式 唯一方法 等號(hào) 插入 自動(dòng)求和 公式 相當(dāng)于SUM 函數(shù) 波浪號(hào) 在顯示公式本身和計(jì)算結(jié)果之間切換 29 常用快捷鍵附于菜單選項(xiàng)后面 30 快速凍結(jié)標(biāo)題行 31 常規(guī)用法 先拆分窗口 拖動(dòng)拆分柄 將拆分窗口調(diào)整至合適位置時(shí) 再凍結(jié)窗格 快捷用法 先定位到非凍結(jié)區(qū)域的首個(gè)單元格 點(diǎn)擊菜單 窗口 凍結(jié)窗格 32 常規(guī)用法 先拆分窗口 拖動(dòng)拆分柄 將拆分窗口調(diào)整至合適位置時(shí) 再凍結(jié)窗格 快捷用法 先定位到非凍結(jié)區(qū)域的首個(gè)單元格 點(diǎn)擊菜單 窗口 凍結(jié)窗格 如何定位非凍結(jié)區(qū)域的首個(gè)單元格 下面分三種情況進(jìn)行說明 33 1 如果凍結(jié)首行 定位單元格 A2 34 2 如果凍結(jié)首列 定位單元格 B1 35 3 如果凍結(jié)首行和首列 定位單元格 B2 36 完整顯示18位的身份證號(hào)碼 37 選定單元格 鍵入西文單引號(hào) 18位身份證號(hào)碼 即可完整顯示18位數(shù)字 如輸入身份證號(hào)38 如果在單元格內(nèi)直接輸入18位數(shù)字 則以科學(xué)計(jì)數(shù)的形式顯示 且15位以后的所有數(shù)字變?yōu)? 因?yàn)镋xcel能處理的數(shù)字精度最大為15位 所以15位以后的數(shù)字按0處理 對(duì)于大于11位的數(shù)字 默認(rèn)以科學(xué)計(jì)數(shù)的形式顯示 39 說明 西文單引號(hào) Enter左邊 只是個(gè)標(biāo)識(shí)符 本身沒有任何意義 表示其后面輸入的內(nèi)容是文本串 在單元格顯示中看不到這個(gè)符號(hào) 但在編輯欄內(nèi)可以看到 以這種方式在單元格內(nèi)輸入純數(shù)字時(shí) 其類型是 以文本形式存儲(chǔ)的數(shù)字 此單元格可以直接參與簡單的四則運(yùn)算 當(dāng)做為單元格引用 被公式引用時(shí) 單元格類型為文本 無法參與數(shù)學(xué)運(yùn)算 40 應(yīng)用1 顯示有前導(dǎo)零的數(shù)字 001 鍵入西文單引號(hào) 001 單元格顯示為帶有前導(dǎo)零的數(shù)字序列 001 如直接輸入001 則顯示數(shù)字 1 41 應(yīng)用2 顯示帶區(qū)號(hào)的電話號(hào)碼 鍵入西文單引號(hào) 帶區(qū)號(hào)的電話號(hào)碼 單元格顯示為完整的電話號(hào)碼 如 037966996114 42 應(yīng)用3 在單元格內(nèi)顯示公式形式 鍵入西文單引號(hào) 后再輸入 A1 B1 則單元格顯示為 A1 B1 此法多用于函數(shù)講義中 以展示公式 如果直接輸入 A1 B1 則表示是公式 顯示的是公式計(jì)算結(jié)果 43 應(yīng)用4 在單元格內(nèi)顯示分?jǐn)?shù)形式 鍵入西文單引號(hào) 后再輸入1 5 則單元格顯示為分?jǐn)?shù)形式的 1 5 實(shí)際值是1 5的結(jié)果 0 2 如果直接輸入1 5 則單元格顯示為日期格式的 1月5日 實(shí)際值是當(dāng)年1月5日的日期序列數(shù)字39818 2009年1月5日 44 本節(jié)總結(jié) 西文單引號(hào) 用于顯示其后所輸入內(nèi)容的原樣 另一方法 先將單元格設(shè)置為 文本 格式 然后再在單元格內(nèi)輸入相應(yīng)的內(nèi)容 顯示的是輸入的內(nèi)容形式 注意順序不能顛倒 必須是先設(shè)置為文本格式 再輸入內(nèi)容 45 從網(wǎng)頁或ERP系統(tǒng)中倒入EXCEL中的數(shù)字 多是文本型數(shù)字 每個(gè)單元格左上角都有一個(gè)綠色的小三角 雖然不影響打印和存儲(chǔ) 但看起來很不舒服 也會(huì)影響函數(shù)的運(yùn)算結(jié)果 反向技巧 將文本型數(shù)字快速轉(zhuǎn)換為數(shù)字型 46 快速準(zhǔn)確選取單元格區(qū)域 47 一般情況下 選取一個(gè)范圍比較小的單元格區(qū)域時(shí) 可用鼠標(biāo)拖動(dòng)的方式 在目標(biāo)區(qū)域起點(diǎn)單元格按下鼠標(biāo)左鍵 拖動(dòng)至終點(diǎn)單元格 松開鼠標(biāo)左鍵 完成單元格區(qū)域選取 如果要選取的單元格區(qū)域超出屏幕可顯示范圍 或單元格區(qū)域上百行時(shí) 單用鼠標(biāo)去選取會(huì)出現(xiàn)無法準(zhǔn)確定位的情況 要么選少了 要么拖過了 如果需要選取不連續(xù)的單元格區(qū)域 或特殊的單元格區(qū)域時(shí) 單用鼠標(biāo)可能就無法完成 48 說明 選取區(qū)域B1 C10B1 C10為要選取的目標(biāo)區(qū)域B1區(qū)域左上角 為起點(diǎn)單元格C10區(qū)域右下角 為終點(diǎn)單元格下面分幾種情況簡單介紹如何選取單元格區(qū)域 49 一 用鍵選取較大的單元格區(qū)域 選定目標(biāo)區(qū)域的起點(diǎn)單元格 用鼠標(biāo)撥輪撥動(dòng)或拖動(dòng)垂直滾動(dòng)條 不可用翻頁鍵 找到目標(biāo)區(qū)域的終點(diǎn)單元格的位置 注意不要單擊 先按住鍵 再單擊終點(diǎn)單元格 松開鍵即可選取目標(biāo)區(qū)域 如果用純鍵盤操作 先按住鍵 再通過鍵和四個(gè) 移動(dòng)到目標(biāo)區(qū)域的終點(diǎn)單元格 松開鍵即可選取目標(biāo)區(qū)域 50 二 用選取當(dāng)前最大數(shù)據(jù)區(qū)域 選定數(shù)據(jù)區(qū)域內(nèi)的任意一個(gè)單元格 按組合鍵 即可選取包含選定單元格在內(nèi)的最大連續(xù)數(shù)據(jù)區(qū)域 也叫最大活動(dòng)數(shù)據(jù)區(qū)域 根據(jù)選定單元格 向四周輻射 涉及到的有數(shù)據(jù)單元格的 連續(xù)的最大矩形區(qū)域 51 三 選取不連續(xù)的單元格區(qū)域 先選取第一個(gè)單元格或單元格區(qū)域 按住鍵不放 再用鼠標(biāo)拖動(dòng)選取第二個(gè) 第三個(gè) 單元格區(qū)域 完成選取任務(wù)時(shí) 松開鍵即可 52 四 利用 名稱框 選取單元格區(qū)域 用鼠標(biāo)單擊 名稱框 輸入單元格區(qū)域 如 A1 B60 回車即可 不連續(xù)區(qū)域 A1 B60 D1 D20整行形式 1 5整列形式 A B 名稱框 在單元格區(qū)域命名時(shí) 也會(huì)用到 以后交流 53 1 用鼠標(biāo)單擊工作表全選標(biāo)志 就是行標(biāo)和列標(biāo)交叉點(diǎn)的空區(qū) 即可選取整個(gè)工作表 2 任意選定一個(gè)單元格 連續(xù)按2次組合鍵 選取整個(gè)工作表 五 選取整個(gè)工作表 54 本節(jié)總結(jié) 1 選取區(qū)域比較小時(shí) 直接用鼠標(biāo)拖動(dòng)選取 2 選取區(qū)域比較大時(shí) 用鼠標(biāo)加選取 3 選取超大或不連續(xù)區(qū)域時(shí) 用 名稱框 選取 4 選取整個(gè)數(shù)據(jù)區(qū)域時(shí) 用選取 選取單元格區(qū)域后 有什么用途呢 單元格編輯 設(shè)置格式 查找與替換 排序 有效性設(shè)置 定位操作 函數(shù)參數(shù) 55 在指定單元格區(qū)域內(nèi)移動(dòng) 56 如果需要在一個(gè)或多個(gè)特定的單元格區(qū)域內(nèi)進(jìn)行移動(dòng) 順序錄入數(shù)據(jù) Excel提供了一個(gè)便捷的方法 選取一個(gè)或多個(gè)目標(biāo)單元格區(qū)域 鍵入一個(gè)數(shù)據(jù) 按向下移動(dòng)一個(gè)單元格 再鍵入一個(gè)數(shù)據(jù) 再按 移動(dòng)方向 鍵向下 鍵向右 鍵向上 鍵向左 移動(dòng)到最后一個(gè)單元格時(shí) 再按或鍵 會(huì)從選定區(qū)域的第一個(gè)單元格重新開始 單擊任一單元格退出單元格選定狀態(tài) 57 說明 活動(dòng)單元格的移動(dòng)過程 只限定在已選取好的單元格區(qū)域之內(nèi) 選定區(qū)域只有一行時(shí) 按向右移動(dòng) 特別適于 用數(shù)字小鍵盤 在選定區(qū)域內(nèi)錄入數(shù)字的操作 58 單元格內(nèi)強(qiáng)制換行 59 選定要編輯的單元格 并進(jìn)入編輯狀態(tài) 將光標(biāo)移動(dòng)到想要強(qiáng)制換行的位置 按組合鍵 即可強(qiáng)制換行 進(jìn)入單元格編輯狀態(tài)方法有三 按F2鍵 單元格上雙擊 編輯框內(nèi)單擊一個(gè)笨辦法 設(shè)置自動(dòng)換行后 用空格將要換行的內(nèi)容擠到下一行去 60 注意 強(qiáng)制換行只用于文本單元格 如果對(duì)單元格內(nèi)的公式進(jìn)行了強(qiáng)制換行設(shè)置 則應(yīng)該在運(yùn)算符 分隔符 括號(hào)處進(jìn)行換行 但不能破壞函數(shù)名 參數(shù)的整體性 如果對(duì)數(shù)字單元格的內(nèi)容進(jìn)行了強(qiáng)制換行設(shè)置 則單元格內(nèi)的數(shù)字按文本對(duì)待 單元格無法再進(jìn)行算術(shù)運(yùn)算 運(yùn)算時(shí)出現(xiàn) 值錯(cuò)誤 提示 VALUE 61 根據(jù)單元格寬度自動(dòng)換行的設(shè)置 通過設(shè)置 單元格格式 對(duì)齊 勾選 自動(dòng)換行 自動(dòng)換行 隨寬而動(dòng) 強(qiáng)制換行 隨需而動(dòng) 62 快速移動(dòng)或復(fù)制單元格 63 單元格的操作有復(fù)制 粘貼 刪除 移動(dòng) 插入等 常規(guī)方法是 選定一個(gè)單元格 或單元格區(qū)域 下同 單擊鼠標(biāo)右鍵 或點(diǎn)擊菜單欄 編輯 選擇相應(yīng)的操作項(xiàng) 如選擇插入或刪除時(shí) 會(huì)有單選項(xiàng)供選擇 這種方法思路清晰 容易理解 便于操作 只是步驟比較多些而已 具體看個(gè)人習(xí)慣 下面介紹鼠標(biāo)和鍵盤聯(lián)用的幾種快速操作法 64 1 快速移動(dòng)單元格 選定一個(gè)單元格 鼠標(biāo)移至單元格的邊框上 此時(shí) 光標(biāo)變?yōu)閹膫€(gè)小箭頭的 十 字形狀 按住左鍵不松 注意觀察狀態(tài)欄會(huì)有信息提示 拖動(dòng)鼠標(biāo)向四周移動(dòng) 此時(shí)光標(biāo)處會(huì)有一個(gè)虛線的邊框 繼續(xù)拖動(dòng)鼠標(biāo)到目標(biāo)位置 松開鼠標(biāo)左鍵 選定單元格移動(dòng)至目標(biāo)位置 目標(biāo)單元格內(nèi)如有數(shù)據(jù) 將會(huì)提示 是否替換目標(biāo)單元格內(nèi)容 快速移動(dòng)單元格 直接拖動(dòng) 65 2 快速復(fù)制單元格 選定一個(gè)單元格 鼠標(biāo)移至單元格的邊框上 此時(shí) 光標(biāo)變?yōu)閹膫€(gè)小箭頭的 十 字形狀 按住鍵 拖動(dòng)到目標(biāo)位置 松開鍵和鼠標(biāo)左鍵 選定單元格的內(nèi)容復(fù)制到目標(biāo)位置 目標(biāo)單元格內(nèi)如有數(shù)據(jù) 將會(huì)被覆蓋 快速復(fù)制單元格 拖動(dòng) 最常用 66 67 快速畫圓 68 畫圓是對(duì)圖形的一種操作 操作前 要先調(diào)出 繪圖 工具欄 方便以后創(chuàng)建文本框 畫線 圖形等 1 菜單欄 視圖 工具欄 勾選 繪圖 2 常用工具欄點(diǎn)擊 繪圖 圖標(biāo) 3 工具欄空白區(qū)單擊鼠標(biāo)右鍵 勾選 繪圖 69 右鍵單擊 點(diǎn)擊 繪圖 圖標(biāo) 70 點(diǎn)擊 繪圖 工具欄中的 橢圓 圖標(biāo) 光標(biāo)變?yōu)?十 字形狀 按住鍵的同時(shí) 按住鼠標(biāo)左鍵在工作表內(nèi)劃動(dòng) 即可得到一個(gè)圓 71 快速畫對(duì)角線 72 點(diǎn)擊 繪圖 工具欄中的 直線 圖標(biāo) 光標(biāo)變?yōu)?十 字形狀 將光標(biāo)移到要畫對(duì)角線的單元格內(nèi) 按住鍵的同時(shí) 按住鼠標(biāo)左鍵在單元格內(nèi)畫一對(duì)角線 位置不需要十分準(zhǔn)確 即可得到與單元格對(duì)角位置匹配的對(duì)角線 而且會(huì)隨著單元格大小的變化而變化 73 快速將圖形與單元格帖合 74 單擊創(chuàng)建好的圖形 鼠標(biāo)移動(dòng)到邊框任意一角的縮放鈕 光標(biāo)變雙箭頭形狀 同時(shí)按住鍵和鼠標(biāo)左鍵不松 光標(biāo)變?yōu)樾?十 字形狀 拖動(dòng)鼠標(biāo)進(jìn)行縮放 鼠標(biāo)拖動(dòng)至目標(biāo)單元格內(nèi)時(shí) 松開鍵和鼠標(biāo)左鍵 圖形相應(yīng)的兩個(gè)邊框與單元格帖合 再按第 步的方法操作另一角 即可將整個(gè)圖形與單元格帖合 75 上正下合 鍵在上面 用于畫圓 正三角形 正方形等正形圖形 移動(dòng)方向是水平和垂直 鍵在下面 用于與單元格邊框帖合 以上兩個(gè)功能鍵與圖形的創(chuàng)建 縮放 移動(dòng)操作進(jìn)行配合使用時(shí) 方便 快速 76 以上操作技巧 同樣適合于文本框 圖形 圖片 圖表 窗體的操作 邊框帶陰影的 是可以輸入文本的文本框或標(biāo)注框 邊框上的小空心圓是縮放鈕 綠色的小空心圓是旋轉(zhuǎn)鈕 黃色的小菱形是扭曲鈕 文本框 縮放鈕 扭曲鈕 旋轉(zhuǎn)鈕 77 突出顯示特定的單元格 78 運(yùn)用 條件格式 可以突出顯示特定的單元格 讓數(shù)據(jù)精美而又易于閱讀 條件格式 的作用不同于 單元格格式 它是動(dòng)態(tài)變化的 但得到的結(jié)果中部分形式與單元格格式相同 點(diǎn)擊菜單欄 格式 條件格式 打開對(duì)話框 79 如圖所示 設(shè)置 顯示學(xué)生的成績表 將不及格的成績 小于60分 顯示為藍(lán)色 粗體 傾斜 底色為淺綠色 將優(yōu)秀的成績 大于或等于90分 顯示為紅色 粗體 80 步驟 選定成績區(qū)域 即 B3 D9 也可以先設(shè)置一個(gè)單元格的條件格式 然后再用 格式刷 刷其它單元格區(qū)域 點(diǎn)擊菜單欄 格式 條件格式 打開 條件格式 對(duì)話框 81 在對(duì)話框中設(shè)置 條件1 選擇 單元格數(shù)值 小于 60 點(diǎn)擊 格式 按鈕 彈出 單元格格式 對(duì)話框 選擇 字體 圖案 選項(xiàng)卡設(shè)置字形 顏色 底色等內(nèi)容 82 在對(duì)話框中 點(diǎn)擊 添加 按鈕 增加 條件2 選項(xiàng) 在 條件2 中選擇 單元格數(shù)值 大于或等于 90 點(diǎn)擊 格式 按鈕設(shè)置字形 顏色 底色等內(nèi)容 83 點(diǎn)擊 確定 完成設(shè)置 84 條件格式 的更大 更靈活用途 是與公式 函數(shù)聯(lián)合應(yīng)用 發(fā)揮其深層次的 強(qiáng)大的功能 因此需要掌握函數(shù)基本知識(shí)才能更好地運(yùn)用 以后交流 這里舉幾個(gè)應(yīng)用的例子 85 突出顯示雙休日 函數(shù)weekday 返回日期在一星期中的第幾天 參數(shù)2表示星期一到星期天的數(shù)字為1 7 86 標(biāo)記與目標(biāo)值相同的單元格 函數(shù)match 返回指定數(shù)值在數(shù)組中的相應(yīng)位置 參數(shù)0表示精確匹配 MATCH B3 B 1 H 1 0 也可以將公式改為 COUNTIF B 1 H 1 B3 87 標(biāo)記內(nèi)容重復(fù)的單元格 函數(shù)countif 統(tǒng)計(jì)指定數(shù)值在目標(biāo)區(qū)域中出現(xiàn)的次數(shù) 88 標(biāo)記數(shù)據(jù)庫中不存在的單元格 函數(shù)EXACT 比較兩個(gè)單元格是否完全相同 區(qū)分大小寫 但忽略格式上的差異 OR EXACT B2 A 2 A 11 FALSE此公式是目標(biāo)單元格與數(shù)據(jù)庫中每個(gè)數(shù)據(jù)進(jìn)行比較 全部為FALSE時(shí)才設(shè)置格式 89 讓中文輸入法智能出現(xiàn) 90 在編輯經(jīng)常用到的工作表時(shí) 有的單元格中要輸入英文 有的要輸入中文 反復(fù)切換輸入法實(shí)在是不方便 技巧 通過設(shè)置單元格的數(shù)據(jù)有效性 讓輸入法根據(jù)需要智能出現(xiàn) 要求 設(shè)置好以后 當(dāng)選中需要輸入中文的單元格時(shí) 中文輸入法就會(huì)自動(dòng)打開 選中其它單元格時(shí) 中文輸入法就自動(dòng)關(guān)閉 91 操作步驟 選定需要輸入中文的單元格區(qū)域 點(diǎn)擊菜單欄 數(shù)據(jù) 有效性 命令 進(jìn)入 數(shù)據(jù)有效性 對(duì)話框 點(diǎn)擊 輸入法模式 選項(xiàng)卡 在 模式 中選擇 打開 點(diǎn)擊 確定 92 注意 智能出現(xiàn)中文輸入法時(shí) 默認(rèn)打開的是輸入法列表中的第一個(gè)中文輸入法 新工作表中所有單元格的 數(shù)據(jù)有效性 的 輸入法模式 均默認(rèn)為 隨意 返回目錄 93 快速刪除工作表中的空行 94 先介紹網(wǎng)上的一個(gè)方法 打開自動(dòng)篩選 將每列都選擇空白 將所有空白行全部顯示出來 然后一次性刪除完 再取消自動(dòng)篩選 這種方法的缺點(diǎn) 1 太麻煩 每列都要進(jìn)行一次選擇空白 2 只能對(duì)連續(xù)的單元格區(qū)域進(jìn)行篩選 如果中間有任意一個(gè)完全意義上的空行 則空行以下的區(qū)域無法進(jìn)行篩選 3 所謂的空白 包括顯示為空的單元格 包括返回結(jié)果為空的公式 空格 空 95 用網(wǎng)上流傳的方法來試一下快速刪除工作表中的空行 所以說 利用自動(dòng)篩選功能 要真正刪除工作表中的空白行 是不可能的 96 現(xiàn)介紹2種比較方便 可行的方法第1種方法 如果數(shù)據(jù)行的順序無關(guān)緊要時(shí) 利用排序功能 選定全部數(shù)據(jù)區(qū)域 比如 2 88 單擊菜單欄 數(shù)據(jù) 排序 選項(xiàng) 在 排序 對(duì)話框中 任意選擇一列做為 主要關(guān)鍵字 其他選擇默認(rèn)選項(xiàng) 單擊 確定 排序 所有空行會(huì)集中到篩選區(qū)域的底部 然后選取所有空行將其刪除 97 注意 因?yàn)閿?shù)據(jù)區(qū)域內(nèi)有空行 所以 排序之前一定要先選定全部數(shù)據(jù)區(qū)域 否則 EXCEL自動(dòng)選取的區(qū)域會(huì)不準(zhǔn)確 排序之前 也可以選定任意一列 比如點(diǎn)擊B列 再進(jìn)行排序 然后有提示 是否要擴(kuò)展選定區(qū)域 排序之前 仍然要確認(rèn)顯示為空行的單元格里面 有沒有公式等內(nèi)容 98 第2種方法 如果數(shù)據(jù)行的順序不可改變時(shí) 利用輔助列和排序功能 在數(shù)據(jù)區(qū)域中任意插入一個(gè)輔助列 比如 在A列前面插入一個(gè)新列 原來的A列變?yōu)锽列 在輔助列內(nèi)填入順序數(shù) 不需再講了吧 然后利用第1種方法 以其他任意一列為主要關(guān)鍵字 對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序 排序后將數(shù)據(jù)區(qū)域底部的所有空行刪除 按輔助列重新排序 排序后再刪除輔助列 恢復(fù)工作表數(shù)據(jù)行原來的順序 99 鼠標(biāo)左鍵雙擊的妙用 100 鼠標(biāo)左鍵快速雙擊以下簡稱 雙擊在單元格內(nèi)雙擊 進(jìn)入單元格編輯狀態(tài) 在工具欄右側(cè)的空白區(qū)域雙擊 快速打開 自定義 對(duì)話框 在常用工具欄中的 格式刷 按鈕鍵上雙擊 格式刷可以反復(fù)多次使用 直至按Esc鍵或再次單擊 格式刷 按鈕 取消格式刷功能 在標(biāo)題欄上雙擊 Excel窗口在 最大化 和 還原窗口 之間轉(zhuǎn)換 在標(biāo)題欄最左端的Excel標(biāo)志上雙擊 退出Excel應(yīng)用程序 文件未保存會(huì)有系統(tǒng)提示 101 如果工具條浮動(dòng)在工作表區(qū)域中 在工具條標(biāo)題欄上雙擊 將工具條還原到默認(rèn)位置 在工作表標(biāo)簽的名稱上雙擊 對(duì)工作表名稱進(jìn)行 重命名 在工作表拆分按鈕上雙擊 直接將工作表編輯區(qū)域拆分為2個(gè)窗口 在2個(gè)窗口分界線上雙擊 撤銷工作表拆分 在列標(biāo)右側(cè)分界線上雙擊 將本列設(shè)為 最適合的列寬 同樣適用于多列 行標(biāo)也一樣 在菜單欄的菜單上雙擊 將菜單全部展開 默認(rèn)是展開部分常用選項(xiàng) 102 在單元格邊框的上邊雙擊 活動(dòng)單元格直接跳轉(zhuǎn)至本列最上面一個(gè)有數(shù)據(jù)的單元格 對(duì)于空白區(qū)域 活動(dòng)單元格直接跳轉(zhuǎn)至本列第1行或空白區(qū)域內(nèi)最上面一個(gè)空白單元格 左右下 方向一樣道理 當(dāng)單元格右面或下面再無數(shù)據(jù)時(shí) 跳轉(zhuǎn)無效 在單元格填充柄上雙擊 將單元格內(nèi)容向下填充至連續(xù)數(shù)據(jù)區(qū)域的底部 如果單元格下方有空白單元格 則首先填充空白單元格 否則 向下填充并覆蓋數(shù)據(jù)單元格 在單元格區(qū)域的填充柄上雙擊時(shí) 向下填充序列 此法只適于在數(shù)據(jù)區(qū)域內(nèi)部向下填充 103 在自選圖形上雙擊 打開 設(shè)置自選圖形格式 對(duì)話框 在文本框的邊框上雙擊 打開 設(shè)置文本框格式 對(duì)話框 在單元格編輯狀態(tài)下 雙擊則選取光標(biāo)附近的 系統(tǒng)默認(rèn)的詞組 還有函數(shù) 數(shù)據(jù)透視圖表 控件 VBA等等 104 Alt 數(shù)字小鍵盤的妙用 105 一些常用的 無法通過鍵盤直接輸入的 特殊的符號(hào) 可以通過Alt 數(shù)字來輸入 注意 這里的數(shù)字是數(shù)字小鍵盤上的 如 Alt 137 Alt 177 Alt 178 Alt 179 Alt 41446 Alt 42709 此法在Windows和Office系統(tǒng)中是通用的 共有1120個(gè)符號(hào) Alt 10 用Alt Enter得到的強(qiáng)制換行符 無法在單元格中直接輸入 在 查找和替換 對(duì)話框中使用 106 返回目錄 107 快速填充有規(guī)律的數(shù)字 108 1 填充自然序列數(shù) 1 2 3 4 5 在A1單元格中輸入數(shù)字1 按住鍵 點(diǎn)擊填充柄 光標(biāo)變?yōu)閷?shí)心十字加小十字 向下 或右 拖動(dòng)至合適位置 松開鍵和鼠標(biāo)左鍵 自然數(shù)就填充到相應(yīng)單元格中 如果不按鍵 向下重復(fù)填充的是數(shù)字1 109 2 填充等差序列數(shù) 1 2 3 1 4 7 在A1 A2單元格中分別輸入等差序列數(shù)起始的前2個(gè)數(shù)字 如1 2 或者1 4等 選取A1 A2單元格區(qū)域 點(diǎn)擊填充柄 光標(biāo)變?yōu)閷?shí)心十字 向下拖動(dòng)至合適位置 松開鼠標(biāo)左鍵即可 如果按鍵 向下填充的只是1 2或1 4的重復(fù) 拖動(dòng)填充柄的方法只能填充等差序列數(shù) 110 3 填充日期序列 在A1單元格中輸入起始日期 A2中輸入第二個(gè)日期 選取A1 A2單元格區(qū)域 點(diǎn)擊填充柄向下拖動(dòng)至合適位置 松開鼠標(biāo)左鍵即可 相當(dāng)于填充等差序列 111 實(shí)用小技巧匯集 112 小技巧1 打印時(shí) 希望每頁都有一個(gè)表頭 而不是在分頁符處手動(dòng)插入表頭 這樣可以不破壞數(shù)據(jù)區(qū)域的連續(xù)性 解決辦法 點(diǎn)擊菜單欄 文件 頁面設(shè)置 對(duì)話框 工作表 選項(xiàng)卡 在 打印標(biāo)題 欄下面點(diǎn)擊 頂端標(biāo)題行 或者 左端標(biāo)題列 文本框 輸入需要的標(biāo)題行或標(biāo)題列 或者通過點(diǎn)擊文本框右端的折疊對(duì)話框按鈕后 用鼠標(biāo)選取設(shè)置為標(biāo)題行的區(qū)域即可 113 小技巧2 打印時(shí) 使單元格中的顏色和底紋不打印出來 單元格設(shè)置顏色和底紋 是為了增加數(shù)據(jù)的易讀性 一目了然 但在打印時(shí) 尤其是黑白打印時(shí) 連顏色和底紋都打出來 表格的可視性就大打折扣 解決辦法 點(diǎn)擊菜單欄 文件 頁面設(shè)置 對(duì)話框 工作表 選項(xiàng)卡 在 打印 欄下面勾選 單色打印 復(fù)選框 114 小技巧3 打印時(shí) 使單元格中的錯(cuò)誤提示值不打印出來 單元格中公式或函數(shù)遇到名稱錯(cuò)誤 值錯(cuò)誤 被0除等錯(cuò)誤時(shí) 單元格會(huì)以錯(cuò)誤值顯示 讓我們知道公式出錯(cuò)了 但打印出來的表格也顯示錯(cuò)誤值 可視性就不太好 解決辦法 點(diǎn)擊菜單欄 文件 頁面設(shè)置 對(duì)話框 工作表 選項(xiàng)卡 在 打印 欄下面 錯(cuò)誤單元格打印為 后面的下拉列表框中選擇 空白 115 小技巧4 打印時(shí) 使打印出來的表格帶行號(hào)和列標(biāo) 當(dāng)需要對(duì)簡單的表格進(jìn)行書面研究時(shí) 需要將行號(hào)和列標(biāo)一同打印出來 便于核對(duì)公式引用的位置 解決辦法 點(diǎn)擊菜單欄 文件 頁面設(shè)置 對(duì)話框 工作表 選項(xiàng)卡 在 打印 欄下面勾選 行號(hào)列標(biāo) 復(fù)選框 116 小技巧5 加快打印速度 工作表行數(shù)比較多時(shí) 不便修改 可打印出來進(jìn)行修改 此時(shí)不要求太高的打印精度 能看就行 但需要快速打印 解決辦法 點(diǎn)擊菜單欄 文件 頁面設(shè)置 對(duì)話框 工作表 選項(xiàng)卡 在 打印 欄下面勾選 按草稿方式 復(fù)選框 117 小技巧6 對(duì)Excel工作薄中的多個(gè)工作表 同時(shí)進(jìn)行一項(xiàng)設(shè)置 解決辦法 按住Ctrl鍵或Shift鍵的同時(shí) 用鼠標(biāo)點(diǎn)擊需要設(shè)置的工作表 如果針對(duì)全部工作表 可將鼠標(biāo)移工作表的名稱處 點(diǎn)擊右鍵 在彈出的菜單中選擇 選擇全部工作表 所有工作表名的底色全部變?yōu)榘咨?這時(shí)在當(dāng)前工作表中的操作都是針對(duì)全部工作表的 如輸入數(shù)據(jù) 設(shè)置單元格格式 設(shè)置頁眉和頁腳 打印工作表等 操作完成后點(diǎn)擊任意一個(gè)工作表名 即恢復(fù)到單工作表狀態(tài) 118 小技巧7 去