Excel應用技巧.ppt

1 Excel2003基礎應用技巧 2020年2月3日 2 篇前說明首選技巧善用Excel幫助常用快捷鍵快速凍結標題行完整顯示18位的身份證號碼快速準確選取單元格區(qū)域在指定單元格區(qū)域內(nèi)移動單元格內(nèi)強制換行快速移動或復制單元格 目錄 3 快速畫圓快速畫對角線快速將圖形與單元格帖合突出顯示特定的單元格讓中文輸入法智能出現(xiàn)快速刪除工作表中的空行鼠標左鍵雙擊的妙用快速填充有規(guī)律的數(shù)字實用小技巧匯集 4 Excel主要功能分類 錄入與導入編輯格式化自定義環(huán)境打印 宏錄制與運行窗體與控件VBA類模塊 圖表圖表美化自選圖形交互式圖表 公式基礎函數(shù)應用函數(shù)嵌套數(shù)組公式自定義函數(shù) 排序 篩選 分類匯總有效性 數(shù)據(jù)透視圖表 5 網(wǎng)上流行的Excel水平層次劃分 6 編制說明 編制平臺 操作系統(tǒng) WindowsXP應用系統(tǒng) Office2003 Excel2003Excel2003向下兼容Excel2000等版本 本講義所述功能在Excel2007中都是可用的 只是菜單位置不同 需要自己掌握 Excel2007和2010版在功能上有所提升 但在界面上與2003相比有很大的差別 7 鼠標指令說明 指向 移動鼠標到指定位置 移至 單擊 按壓鼠標左鍵一次 點擊 雙擊 快速按壓鼠標左鍵二次右鍵 按壓鼠標右鍵一次拖動 按住鼠標左鍵移動到指定位置 8 序號說明 操作步驟 操作方法 步驟1 1 第1種方法 步驟2 2 第2種方法 步驟3 3 第3種方法 操作步驟 遞進關系 可選方法 并列關系 9 狀態(tài)欄 工作表標簽 工具欄常用 格式 幫助欄 應用程序和工作薄名稱 菜單欄 標題欄 熟悉一下Excel界面中各部位的名稱 10 編輯欄 行標 列標 名稱框 垂直滾動條 活動單元格 窗口拆分柄 水平 單元格區(qū)域邊框 單元格區(qū)域 單元格填充柄 水平滾動條 窗口拆分柄 垂直 11 對話框 12 選項卡 列表框 數(shù)據(jù)框 文本框 按鈕 對話框標題欄 13 單選框 復選框 對話框標題欄 控制欄 14 首選技巧善用Excel幫助 15 善用Excel的幫助系統(tǒng) 是個人學習Excel的首要技巧 獲取幫助時 常用有四種方法 1 利用快捷鍵2 利用 幫助欄 3 利用傳統(tǒng)幫助文件4 向高手求助 16 1 利用快捷鍵 按快捷鍵 或點擊菜單 幫助 MicrosoftExcel幫助 選項 出現(xiàn) Excel幫助 對話框 在 搜索 欄內(nèi)輸入自己想要查找內(nèi)容的關鍵字 按回車顯示 搜索結果 17 2 利用 幫助欄 單擊Excel窗口右上角 幫助欄 輸入自己想要查找內(nèi)容的關鍵字 按回車顯示 搜索結果 18 3 利用傳統(tǒng)幫助文件 如果不習慣用聯(lián)機幫助 可用帶有幫助目錄的傳統(tǒng)模式 Excel2003的脫機幫助文件名是 xlmain11 chm 文件存放位置為 C ProgramFiles MicrosoftOffice Office11 2052 xlmain11 chm按快捷鍵 也可以用在Windows系統(tǒng)桌面上點擊 打開搜索窗口 輸入查找文件名xlmain11 chm 找出后雙擊打開文件 19 此幫助文件內(nèi)容全面 條理清晰 比世面上的任何一本書都要全面 沒事看看 絕對錯不了 不足之處 內(nèi)容不系統(tǒng) 只是逐個介紹單項說明 沒有更深層次的介紹 也沒有組合 聯(lián)合功能介紹 20 以上三種方法是Excel系統(tǒng)自帶的幫助 是我們學習的第一個技巧 是首先要用的 經(jīng)常要用的 也是最應該要用的一種方法 對于初學者來說 Excel幫助是領航員 對于Excel高手來說 是通向Excel深層學習的一座橋梁 善用Excel幫助 受益無窮 21 4 向高手求助 向身邊的同事求助 相互學習 共同提高 向互聯(lián)網(wǎng)求助 提供2個Excel網(wǎng)站 Excel之家 Excel精英培訓 可以免費注冊 相互學習 交流 有問題 可以向高手提問 請教 水平提高后 可以再去幫助別人 22 本節(jié)總結 利用 幫助欄 最常用利用傳統(tǒng)幫助文件自學好幫手向高手求助最直接 23 常用快捷鍵 24 俗話說 懶人用鼠標 高手用鍵盤 大凡電腦高手從來不只是依賴鼠標 他們更偏愛鍵盤與鼠標的結合 輸入數(shù)據(jù)時多用鍵盤快捷鍵 功能操作時多用鼠標 鍵盤快捷鍵與鼠標的結合 將提高你的工作效率 在Excel中 個別功能的操作 只能用鍵盤快捷鍵 而無法用鼠標進行操作 比如 在查找和替換對話框中 菜單欄功能和鼠標右鍵是不起作用的 要進行復制和粘貼 必須使用鍵盤快捷鍵 25 如何查找快捷鍵 26 常用快捷鍵 啟動幫助系統(tǒng) 重復上一次操作 撤銷最后一次操作 剪切 復制 粘貼 查找 替換 選定全部內(nèi)容 27 進入單元格編輯狀態(tài) 在單元格編輯狀態(tài)下用于相對引用 絕對引用 混合引用的切換 在工作表狀態(tài)下是重復上一次操作或 顯示 定位 對話框 擴展 選中區(qū)域 添加 其他區(qū)域 顯示 定義名稱 對話框 顯示 單元格格式 對話框 1是主鍵盤上的 不是數(shù)字小鍵盤上的 28 分號 自動輸入當前日期 用當前輸入內(nèi)容同時填充到當前選定區(qū)域的所有單元格 單元格內(nèi)強制換行 數(shù)組公式 唯一方法 等號 插入 自動求和 公式 相當于SUM 函數(shù) 波浪號 在顯示公式本身和計算結果之間切換 29 常用快捷鍵附于菜單選項后面 30 快速凍結標題行 31 常規(guī)用法 先拆分窗口 拖動拆分柄 將拆分窗口調(diào)整至合適位置時 再凍結窗格 快捷用法 先定位到非凍結區(qū)域的首個單元格 點擊菜單 窗口 凍結窗格 32 常規(guī)用法 先拆分窗口 拖動拆分柄 將拆分窗口調(diào)整至合適位置時 再凍結窗格 快捷用法 先定位到非凍結區(qū)域的首個單元格 點擊菜單 窗口 凍結窗格 如何定位非凍結區(qū)域的首個單元格 下面分三種情況進行說明 33 1 如果凍結首行 定位單元格 A2 34 2 如果凍結首列 定位單元格 B1 35 3 如果凍結首行和首列 定位單元格 B2 36 完整顯示18位的身份證號碼 37 選定單元格 鍵入西文單引號 18位身份證號碼 即可完整顯示18位數(shù)字 如輸入身份證號38 如果在單元格內(nèi)直接輸入18位數(shù)字 則以科學計數(shù)的形式顯示 且15位以后的所有數(shù)字變?yōu)? 因為Excel能處理的數(shù)字精度最大為15位 所以15位以后的數(shù)字按0處理 對于大于11位的數(shù)字 默認以科學計數(shù)的形式顯示 39 說明 西文單引號 Enter左邊 只是個標識符 本身沒有任何意義 表示其后面輸入的內(nèi)容是文本串 在單元格顯示中看不到這個符號 但在編輯欄內(nèi)可以看到 以這種方式在單元格內(nèi)輸入純數(shù)字時 其類型是 以文本形式存儲的數(shù)字 此單元格可以直接參與簡單的四則運算 當做為單元格引用 被公式引用時 單元格類型為文本 無法參與數(shù)學運算 40 應用1 顯示有前導零的數(shù)字 001 鍵入西文單引號 001 單元格顯示為帶有前導零的數(shù)字序列 001 如直接輸入001 則顯示數(shù)字 1 41 應用2 顯示帶區(qū)號的電話號碼 鍵入西文單引號 帶區(qū)號的電話號碼 單元格顯示為完整的電話號碼 如 037966996114 42 應用3 在單元格內(nèi)顯示公式形式 鍵入西文單引號 后再輸入 A1 B1 則單元格顯示為 A1 B1 此法多用于函數(shù)講義中 以展示公式 如果直接輸入 A1 B1 則表示是公式 顯示的是公式計算結果 43 應用4 在單元格內(nèi)顯示分數(shù)形式 鍵入西文單引號 后再輸入1 5 則單元格顯示為分數(shù)形式的 1 5 實際值是1 5的結果 0 2 如果直接輸入1 5 則單元格顯示為日期格式的 1月5日 實際值是當年1月5日的日期序列數(shù)字39818 2009年1月5日 44 本節(jié)總結 西文單引號 用于顯示其后所輸入內(nèi)容的原樣 另一方法 先將單元格設置為 文本 格式 然后再在單元格內(nèi)輸入相應的內(nèi)容 顯示的是輸入的內(nèi)容形式 注意順序不能顛倒 必須是先設置為文本格式 再輸入內(nèi)容 45 從網(wǎng)頁或ERP系統(tǒng)中倒入EXCEL中的數(shù)字 多是文本型數(shù)字 每個單元格左上角都有一個綠色的小三角 雖然不影響打印和存儲 但看起來很不舒服 也會影響函數(shù)的運算結果 反向技巧 將文本型數(shù)字快速轉(zhuǎn)換為數(shù)字型 46 快速準確選取單元格區(qū)域 47 一般情況下 選取一個范圍比較小的單元格區(qū)域時 可用鼠標拖動的方式 在目標區(qū)域起點單元格按下鼠標左鍵 拖動至終點單元格 松開鼠標左鍵 完成單元格區(qū)域選取 如果要選取的單元格區(qū)域超出屏幕可顯示范圍 或單元格區(qū)域上百行時 單用鼠標去選取會出現(xiàn)無法準確定位的情況 要么選少了 要么拖過了 如果需要選取不連續(xù)的單元格區(qū)域 或特殊的單元格區(qū)域時 單用鼠標可能就無法完成 48 說明 選取區(qū)域B1 C10B1 C10為要選取的目標區(qū)域B1區(qū)域左上角 為起點單元格C10區(qū)域右下角 為終點單元格下面分幾種情況簡單介紹如何選取單元格區(qū)域 49 一 用鍵選取較大的單元格區(qū)域 選定目標區(qū)域的起點單元格 用鼠標撥輪撥動或拖動垂直滾動條 不可用翻頁鍵 找到目標區(qū)域的終點單元格的位置 注意不要單擊 先按住鍵 再單擊終點單元格 松開鍵即可選取目標區(qū)域 如果用純鍵盤操作 先按住鍵 再通過鍵和四個 移動到目標區(qū)域的終點單元格 松開鍵即可選取目標區(qū)域 50 二 用選取當前最大數(shù)據(jù)區(qū)域 選定數(shù)據(jù)區(qū)域內(nèi)的任意一個單元格 按組合鍵 即可選取包含選定單元格在內(nèi)的最大連續(xù)數(shù)據(jù)區(qū)域 也叫最大活動數(shù)據(jù)區(qū)域 根據(jù)選定單元格 向四周輻射 涉及到的有數(shù)據(jù)單元格的 連續(xù)的最大矩形區(qū)域 51 三 選取不連續(xù)的單元格區(qū)域 先選取第一個單元格或單元格區(qū)域 按住鍵不放 再用鼠標拖動選取第二個 第三個 單元格區(qū)域 完成選取任務時 松開鍵即可 52 四 利用 名稱框 選取單元格區(qū)域 用鼠標單擊 名稱框 輸入單元格區(qū)域 如 A1 B60 回車即可 不連續(xù)區(qū)域 A1 B60 D1 D20整行形式 1 5整列形式 A B 名稱框 在單元格區(qū)域命名時 也會用到 以后交流 53 1 用鼠標單擊工作表全選標志 就是行標和列標交叉點的空區(qū) 即可選取整個工作表 2 任意選定一個單元格 連續(xù)按2次組合鍵 選取整個工作表 五 選取整個工作表 54 本節(jié)總結 1 選取區(qū)域比較小時 直接用鼠標拖動選取 2 選取區(qū)域比較大時 用鼠標加選取 3 選取超大或不連續(xù)區(qū)域時 用 名稱框 選取 4 選取整個數(shù)據(jù)區(qū)域時 用選取 選取單元格區(qū)域后 有什么用途呢 單元格編輯 設置格式 查找與替換 排序 有效性設置 定位操作 函數(shù)參數(shù) 55 在指定單元格區(qū)域內(nèi)移動 56 如果需要在一個或多個特定的單元格區(qū)域內(nèi)進行移動 順序錄入數(shù)據(jù) Excel提供了一個便捷的方法 選取一個或多個目標單元格區(qū)域 鍵入一個數(shù)據(jù) 按向下移動一個單元格 再鍵入一個數(shù)據(jù) 再按 移動方向 鍵向下 鍵向右 鍵向上 鍵向左 移動到最后一個單元格時 再按或鍵 會從選定區(qū)域的第一個單元格重新開始 單擊任一單元格退出單元格選定狀態(tài) 57 說明 活動單元格的移動過程 只限定在已選取好的單元格區(qū)域之內(nèi) 選定區(qū)域只有一行時 按向右移動 特別適于 用數(shù)字小鍵盤 在選定區(qū)域內(nèi)錄入數(shù)字的操作 58 單元格內(nèi)強制換行 59 選定要編輯的單元格 并進入編輯狀態(tài) 將光標移動到想要強制換行的位置 按組合鍵 即可強制換行 進入單元格編輯狀態(tài)方法有三 按F2鍵 單元格上雙擊 編輯框內(nèi)單擊一個笨辦法 設置自動換行后 用空格將要換行的內(nèi)容擠到下一行去 60 注意 強制換行只用于文本單元格 如果對單元格內(nèi)的公式進行了強制換行設置 則應該在運算符 分隔符 括號處進行換行 但不能破壞函數(shù)名 參數(shù)的整體性 如果對數(shù)字單元格的內(nèi)容進行了強制換行設置 則單元格內(nèi)的數(shù)字按文本對待 單元格無法再進行算術運算 運算時出現(xiàn) 值錯誤 提示 VALUE 61 根據(jù)單元格寬度自動換行的設置 通過設置 單元格格式 對齊 勾選 自動換行 自動換行 隨寬而動 強制換行 隨需而動 62 快速移動或復制單元格 63 單元格的操作有復制 粘貼 刪除 移動 插入等 常規(guī)方法是 選定一個單元格 或單元格區(qū)域 下同 單擊鼠標右鍵 或點擊菜單欄 編輯 選擇相應的操作項 如選擇插入或刪除時 會有單選項供選擇 這種方法思路清晰 容易理解 便于操作 只是步驟比較多些而已 具體看個人習慣 下面介紹鼠標和鍵盤聯(lián)用的幾種快速操作法 64 1 快速移動單元格 選定一個單元格 鼠標移至單元格的邊框上 此時 光標變?yōu)閹膫€小箭頭的 十 字形狀 按住左鍵不松 注意觀察狀態(tài)欄會有信息提示 拖動鼠標向四周移動 此時光標處會有一個虛線的邊框 繼續(xù)拖動鼠標到目標位置 松開鼠標左鍵 選定單元格移動至目標位置 目標單元格內(nèi)如有數(shù)據(jù) 將會提示 是否替換目標單元格內(nèi)容 快速移動單元格 直接拖動 65 2 快速復制單元格 選定一個單元格 鼠標移至單元格的邊框上 此時 光標變?yōu)閹膫€小箭頭的 十 字形狀 按住鍵 拖動到目標位置 松開鍵和鼠標左鍵 選定單元格的內(nèi)容復制到目標位置 目標單元格內(nèi)如有數(shù)據(jù) 將會被覆蓋 快速復制單元格 拖動 最常用 66 67 快速畫圓 68 畫圓是對圖形的一種操作 操作前 要先調(diào)出 繪圖 工具欄 方便以后創(chuàng)建文本框 畫線 圖形等 1 菜單欄 視圖 工具欄 勾選 繪圖 2 常用工具欄點擊 繪圖 圖標 3 工具欄空白區(qū)單擊鼠標右鍵 勾選 繪圖 69 右鍵單擊 點擊 繪圖 圖標 70 點擊 繪圖 工具欄中的 橢圓 圖標 光標變?yōu)?十 字形狀 按住鍵的同時 按住鼠標左鍵在工作表內(nèi)劃動 即可得到一個圓 71 快速畫對角線 72 點擊 繪圖 工具欄中的 直線 圖標 光標變?yōu)?十 字形狀 將光標移到要畫對角線的單元格內(nèi) 按住鍵的同時 按住鼠標左鍵在單元格內(nèi)畫一對角線 位置不需要十分準確 即可得到與單元格對角位置匹配的對角線 而且會隨著單元格大小的變化而變化 73 快速將圖形與單元格帖合 74 單擊創(chuàng)建好的圖形 鼠標移動到邊框任意一角的縮放鈕 光標變雙箭頭形狀 同時按住鍵和鼠標左鍵不松 光標變?yōu)樾?十 字形狀 拖動鼠標進行縮放 鼠標拖動至目標單元格內(nèi)時 松開鍵和鼠標左鍵 圖形相應的兩個邊框與單元格帖合 再按第 步的方法操作另一角 即可將整個圖形與單元格帖合 75 上正下合 鍵在上面 用于畫圓 正三角形 正方形等正形圖形 移動方向是水平和垂直 鍵在下面 用于與單元格邊框帖合 以上兩個功能鍵與圖形的創(chuàng)建 縮放 移動操作進行配合使用時 方便 快速 76 以上操作技巧 同樣適合于文本框 圖形 圖片 圖表 窗體的操作 邊框帶陰影的 是可以輸入文本的文本框或標注框 邊框上的小空心圓是縮放鈕 綠色的小空心圓是旋轉(zhuǎn)鈕 黃色的小菱形是扭曲鈕 文本框 縮放鈕 扭曲鈕 旋轉(zhuǎn)鈕 77 突出顯示特定的單元格 78 運用 條件格式 可以突出顯示特定的單元格 讓數(shù)據(jù)精美而又易于閱讀 條件格式 的作用不同于 單元格格式 它是動態(tài)變化的 但得到的結果中部分形式與單元格格式相同 點擊菜單欄 格式 條件格式 打開對話框 79 如圖所示 設置 顯示學生的成績表 將不及格的成績 小于60分 顯示為藍色 粗體 傾斜 底色為淺綠色 將優(yōu)秀的成績 大于或等于90分 顯示為紅色 粗體 80 步驟 選定成績區(qū)域 即 B3 D9 也可以先設置一個單元格的條件格式 然后再用 格式刷 刷其它單元格區(qū)域 點擊菜單欄 格式 條件格式 打開 條件格式 對話框 81 在對話框中設置 條件1 選擇 單元格數(shù)值 小于 60 點擊 格式 按鈕 彈出 單元格格式 對話框 選擇 字體 圖案 選項卡設置字形 顏色 底色等內(nèi)容 82 在對話框中 點擊 添加 按鈕 增加 條件2 選項 在 條件2 中選擇 單元格數(shù)值 大于或等于 90 點擊 格式 按鈕設置字形 顏色 底色等內(nèi)容 83 點擊 確定 完成設置 84 條件格式 的更大 更靈活用途 是與公式 函數(shù)聯(lián)合應用 發(fā)揮其深層次的 強大的功能 因此需要掌握函數(shù)基本知識才能更好地運用 以后交流 這里舉幾個應用的例子 85 突出顯示雙休日 函數(shù)weekday 返回日期在一星期中的第幾天 參數(shù)2表示星期一到星期天的數(shù)字為1 7 86 標記與目標值相同的單元格 函數(shù)match 返回指定數(shù)值在數(shù)組中的相應位置 參數(shù)0表示精確匹配 MATCH B3 B 1 H 1 0 也可以將公式改為 COUNTIF B 1 H 1 B3 87 標記內(nèi)容重復的單元格 函數(shù)countif 統(tǒng)計指定數(shù)值在目標區(qū)域中出現(xiàn)的次數(shù) 88 標記數(shù)據(jù)庫中不存在的單元格 函數(shù)EXACT 比較兩個單元格是否完全相同 區(qū)分大小寫 但忽略格式上的差異 OR EXACT B2 A 2 A 11 FALSE此公式是目標單元格與數(shù)據(jù)庫中每個數(shù)據(jù)進行比較 全部為FALSE時才設置格式 89 讓中文輸入法智能出現(xiàn) 90 在編輯經(jīng)常用到的工作表時 有的單元格中要輸入英文 有的要輸入中文 反復切換輸入法實在是不方便 技巧 通過設置單元格的數(shù)據(jù)有效性 讓輸入法根據(jù)需要智能出現(xiàn) 要求 設置好以后 當選中需要輸入中文的單元格時 中文輸入法就會自動打開 選中其它單元格時 中文輸入法就自動關閉 91 操作步驟 選定需要輸入中文的單元格區(qū)域 點擊菜單欄 數(shù)據(jù) 有效性 命令 進入 數(shù)據(jù)有效性 對話框 點擊 輸入法模式 選項卡 在 模式 中選擇 打開 點擊 確定 92 注意 智能出現(xiàn)中文輸入法時 默認打開的是輸入法列表中的第一個中文輸入法 新工作表中所有單元格的 數(shù)據(jù)有效性 的 輸入法模式 均默認為 隨意 返回目錄 93 快速刪除工作表中的空行 94 先介紹網(wǎng)上的一個方法 打開自動篩選 將每列都選擇空白 將所有空白行全部顯示出來 然后一次性刪除完 再取消自動篩選 這種方法的缺點 1 太麻煩 每列都要進行一次選擇空白 2 只能對連續(xù)的單元格區(qū)域進行篩選 如果中間有任意一個完全意義上的空行 則空行以下的區(qū)域無法進行篩選 3 所謂的空白 包括顯示為空的單元格 包括返回結果為空的公式 空格 空 95 用網(wǎng)上流傳的方法來試一下快速刪除工作表中的空行 所以說 利用自動篩選功能 要真正刪除工作表中的空白行 是不可能的 96 現(xiàn)介紹2種比較方便 可行的方法第1種方法 如果數(shù)據(jù)行的順序無關緊要時 利用排序功能 選定全部數(shù)據(jù)區(qū)域 比如 2 88 單擊菜單欄 數(shù)據(jù) 排序 選項 在 排序 對話框中 任意選擇一列做為 主要關鍵字 其他選擇默認選項 單擊 確定 排序 所有空行會集中到篩選區(qū)域的底部 然后選取所有空行將其刪除 97 注意 因為數(shù)據(jù)區(qū)域內(nèi)有空行 所以 排序之前一定要先選定全部數(shù)據(jù)區(qū)域 否則 EXCEL自動選取的區(qū)域會不準確 排序之前 也可以選定任意一列 比如點擊B列 再進行排序 然后有提示 是否要擴展選定區(qū)域 排序之前 仍然要確認顯示為空行的單元格里面 有沒有公式等內(nèi)容 98 第2種方法 如果數(shù)據(jù)行的順序不可改變時 利用輔助列和排序功能 在數(shù)據(jù)區(qū)域中任意插入一個輔助列 比如 在A列前面插入一個新列 原來的A列變?yōu)锽列 在輔助列內(nèi)填入順序數(shù) 不需再講了吧 然后利用第1種方法 以其他任意一列為主要關鍵字 對數(shù)據(jù)進行排序 排序后將數(shù)據(jù)區(qū)域底部的所有空行刪除 按輔助列重新排序 排序后再刪除輔助列 恢復工作表數(shù)據(jù)行原來的順序 99 鼠標左鍵雙擊的妙用 100 鼠標左鍵快速雙擊以下簡稱 雙擊在單元格內(nèi)雙擊 進入單元格編輯狀態(tài) 在工具欄右側的空白區(qū)域雙擊 快速打開 自定義 對話框 在常用工具欄中的 格式刷 按鈕鍵上雙擊 格式刷可以反復多次使用 直至按Esc鍵或再次單擊 格式刷 按鈕 取消格式刷功能 在標題欄上雙擊 Excel窗口在 最大化 和 還原窗口 之間轉(zhuǎn)換 在標題欄最左端的Excel標志上雙擊 退出Excel應用程序 文件未保存會有系統(tǒng)提示 101 如果工具條浮動在工作表區(qū)域中 在工具條標題欄上雙擊 將工具條還原到默認位置 在工作表標簽的名稱上雙擊 對工作表名稱進行 重命名 在工作表拆分按鈕上雙擊 直接將工作表編輯區(qū)域拆分為2個窗口 在2個窗口分界線上雙擊 撤銷工作表拆分 在列標右側分界線上雙擊 將本列設為 最適合的列寬 同樣適用于多列 行標也一樣 在菜單欄的菜單上雙擊 將菜單全部展開 默認是展開部分常用選項 102 在單元格邊框的上邊雙擊 活動單元格直接跳轉(zhuǎn)至本列最上面一個有數(shù)據(jù)的單元格 對于空白區(qū)域 活動單元格直接跳轉(zhuǎn)至本列第1行或空白區(qū)域內(nèi)最上面一個空白單元格 左右下 方向一樣道理 當單元格右面或下面再無數(shù)據(jù)時 跳轉(zhuǎn)無效 在單元格填充柄上雙擊 將單元格內(nèi)容向下填充至連續(xù)數(shù)據(jù)區(qū)域的底部 如果單元格下方有空白單元格 則首先填充空白單元格 否則 向下填充并覆蓋數(shù)據(jù)單元格 在單元格區(qū)域的填充柄上雙擊時 向下填充序列 此法只適于在數(shù)據(jù)區(qū)域內(nèi)部向下填充 103 在自選圖形上雙擊 打開 設置自選圖形格式 對話框 在文本框的邊框上雙擊 打開 設置文本框格式 對話框 在單元格編輯狀態(tài)下 雙擊則選取光標附近的 系統(tǒng)默認的詞組 還有函數(shù) 數(shù)據(jù)透視圖表 控件 VBA等等 104 Alt 數(shù)字小鍵盤的妙用 105 一些常用的 無法通過鍵盤直接輸入的 特殊的符號 可以通過Alt 數(shù)字來輸入 注意 這里的數(shù)字是數(shù)字小鍵盤上的 如 Alt 137 Alt 177 Alt 178 Alt 179 Alt 41446 Alt 42709 此法在Windows和Office系統(tǒng)中是通用的 共有1120個符號 Alt 10 用Alt Enter得到的強制換行符 無法在單元格中直接輸入 在 查找和替換 對話框中使用 106 返回目錄 107 快速填充有規(guī)律的數(shù)字 108 1 填充自然序列數(shù) 1 2 3 4 5 在A1單元格中輸入數(shù)字1 按住鍵 點擊填充柄 光標變?yōu)閷嵭氖旨有∈?向下 或右 拖動至合適位置 松開鍵和鼠標左鍵 自然數(shù)就填充到相應單元格中 如果不按鍵 向下重復填充的是數(shù)字1 109 2 填充等差序列數(shù) 1 2 3 1 4 7 在A1 A2單元格中分別輸入等差序列數(shù)起始的前2個數(shù)字 如1 2 或者1 4等 選取A1 A2單元格區(qū)域 點擊填充柄 光標變?yōu)閷嵭氖?向下拖動至合適位置 松開鼠標左鍵即可 如果按鍵 向下填充的只是1 2或1 4的重復 拖動填充柄的方法只能填充等差序列數(shù) 110 3 填充日期序列 在A1單元格中輸入起始日期 A2中輸入第二個日期 選取A1 A2單元格區(qū)域 點擊填充柄向下拖動至合適位置 松開鼠標左鍵即可 相當于填充等差序列 111 實用小技巧匯集 112 小技巧1 打印時 希望每頁都有一個表頭 而不是在分頁符處手動插入表頭 這樣可以不破壞數(shù)據(jù)區(qū)域的連續(xù)性 解決辦法 點擊菜單欄 文件 頁面設置 對話框 工作表 選項卡 在 打印標題 欄下面點擊 頂端標題行 或者 左端標題列 文本框 輸入需要的標題行或標題列 或者通過點擊文本框右端的折疊對話框按鈕后 用鼠標選取設置為標題行的區(qū)域即可 113 小技巧2 打印時 使單元格中的顏色和底紋不打印出來 單元格設置顏色和底紋 是為了增加數(shù)據(jù)的易讀性 一目了然 但在打印時 尤其是黑白打印時 連顏色和底紋都打出來 表格的可視性就大打折扣 解決辦法 點擊菜單欄 文件 頁面設置 對話框 工作表 選項卡 在 打印 欄下面勾選 單色打印 復選框 114 小技巧3 打印時 使單元格中的錯誤提示值不打印出來 單元格中公式或函數(shù)遇到名稱錯誤 值錯誤 被0除等錯誤時 單元格會以錯誤值顯示 讓我們知道公式出錯了 但打印出來的表格也顯示錯誤值 可視性就不太好 解決辦法 點擊菜單欄 文件 頁面設置 對話框 工作表 選項卡 在 打印 欄下面 錯誤單元格打印為 后面的下拉列表框中選擇 空白 115 小技巧4 打印時 使打印出來的表格帶行號和列標 當需要對簡單的表格進行書面研究時 需要將行號和列標一同打印出來 便于核對公式引用的位置 解決辦法 點擊菜單欄 文件 頁面設置 對話框 工作表 選項卡 在 打印 欄下面勾選 行號列標 復選框 116 小技巧5 加快打印速度 工作表行數(shù)比較多時 不便修改 可打印出來進行修改 此時不要求太高的打印精度 能看就行 但需要快速打印 解決辦法 點擊菜單欄 文件 頁面設置 對話框 工作表 選項卡 在 打印 欄下面勾選 按草稿方式 復選框 117 小技巧6 對Excel工作薄中的多個工作表 同時進行一項設置 解決辦法 按住Ctrl鍵或Shift鍵的同時 用鼠標點擊需要設置的工作表 如果針對全部工作表 可將鼠標移工作表的名稱處 點擊右鍵 在彈出的菜單中選擇 選擇全部工作表 所有工作表名的底色全部變?yōu)榘咨?這時在當前工作表中的操作都是針對全部工作表的 如輸入數(shù)據(jù) 設置單元格格式 設置頁眉和頁腳 打印工作表等 操作完成后點擊任意一個工作表名 即恢復到單工作表狀態(tài) 118 小技巧7 去