養(yǎng)老院管理信息系統使用說明書.doc

編號 DXINFO 20101001 01 養(yǎng)老院管理信息系統使用說明書養(yǎng)老院管理信息系統使用說明書 鄭州大象通信信息技術有限公司 編制 軟件技術開發(fā)中心 日期 2010 年 10 月 01 日 目錄目錄 養(yǎng)老院管理信息系統使用說明書養(yǎng)老院管理信息系統使用說明書 1 目錄目錄 2 1引言引言 5 1 1系統說明 5 1 2編寫目的 5 1 3運行要求 5 1 4人員技能要求 5 2系統操作說明系統操作說明 6 2 1系統登陸 7 2 2角色權限管理 8 2 2 1角色管理 8 2 2 2權限管理 9 2 3系統用戶管理 10 2 4系統參數維護 11 2 5數據上報 12 2 6密碼修改 13 2 7基本操作 14 2 7 1添加 14 2 7 2修改 15 2 7 3刪除 16 2 7 4查詢 17 2 7 5排序和右鍵快捷菜單 18 3老人管理老人管理 19 3 1老人檔案管理 19 3 2請假管理 21 3 3特殊護理管理 22 3 4護理記錄 23 3 5事故記錄 24 4費用管理費用管理 25 4 1交費方法 26 4 2備用金交費 27 4 2 1報表打印 28 4 3入住交費 30 4 4退住結款 31 4 5續(xù)費管理 32 4 6特殊護理交費 33 4 7階段性交費 34 4 8交費明細查詢 35 5接待管理接待管理 36 5 1接待咨詢 36 5 2來訪登記 37 6人事管理人事管理 38 6 1員工資料管理 38 6 2調動管理 39 6 3離職管理 40 6 4請假 加班管理 41 7護理管理護理管理 42 7 1交班管理 42 8倉庫管理倉庫管理 43 8 1入庫管理 43 8 2出庫管理 45 8 3庫存管理 46 9內部銀行內部銀行 47 9 1老人銀行 47 9 2財務出納 48 9 3老人銀行清單管理 49 10資料管理資料管理 50 10 1數據字典管理 50 10 2月收費標準設定 51 10 3入住初始費設定 52 10 4特殊護理收費設定 53 10 5階段性收費設定 54 10 6樓宇管理 55 10 7房間管理 56 10 8床位管理 57 11滿意度調查管理滿意度調查管理 58 11 1問卷問題管理 59 11 2答卷 61 11 3問卷統計 62 1引言 1 1 系統說明 本系統主要用于養(yǎng)老機構對養(yǎng)老院的管理工作 通過信息化提高管理效率 提高服務水平和核心競爭力 降低管理成本 通過信息化為老人營造一個服務 功能完善 居住環(huán)境舒適 管理手段先進 人際關系和諧 親情友情并重的現 代化新型養(yǎng)老環(huán)境 讓老人感受到社會的進步 讓老人安享晚年 1 2 編寫目的 編寫本使用手冊的目的 主要是能夠很好的幫助管理操作人員更好 更快 的熟悉系統功能 掌握系統各模塊功能的基本操作 本手冊在編寫的時候 附帶了大量的插圖 能夠更真實地反映系統平臺的 功能 系統平臺使用人員可以一目了然的掌握平臺的功能 插圖中顯示的界面樣式一般都是最新的頁面的樣式 操作人員通過插圖與 頁面的對比 可以更快的掌握系統平臺的基本操作 如果某一頁面本說明書中 沒有做出說明 那么可能是由于此頁面是后來根據實際需求增加上去的 請索 取最新的操作說明書 1 3 運行要求 1 請在 512M 以上 CPU 運行本軟件 否則數據處理速度將受到影響 2 建議使用正版的應用程序軟件 以避免與管理軟件出現沖突 造成不必要 的數據丟失 3 本軟件運行于微軟 Windows 2000 各種版本 Windows XP 或 Windows 2003 Windows 98 win7 1 4 人員技能要求 本系統平臺對使用者基本沒有特殊的技能要求 只要使用人員基本會使用 電腦操作 并能熟練上網即可 即便不會電腦操作的人員 經過短期的培訓也 能對本系統平臺的操作熟練掌握 這充分的體現了本平臺的易用性 2系統操作說明 本節(jié)主要說明本系統的一些基本操作 絕大部分操作都是由這些操作組 合而成的 像添加 修改刪除功能等 另外 本節(jié)主要說明 使用本系統的必要操作 如登陸系統 修改密碼等 2 1 系統登陸 只有登陸系統才能對系統執(zhí)行各種操作 登陸界面如下 操作人員輸入正確的賬號密碼 就可以登陸系統進行管理了 如果連續(xù)三次輸 入錯誤 程序將會退出 以下操作說明都默認為操作人擁有對應的權限 2 2 角色權限管理 2 2 1 角色管理 角色管理的功能可以讓登陸的員工 只有分配有該權限的角色用戶才能夠 進行這些操作 能夠添加 修改 刪除 只有當沒有用戶屬于這個角色時 角色才 能被刪除 角色等 操作人員可以在登陸后的系統菜單中單擊打開角色管理 頁面 如下圖所示 其中左邊的列表顯示的是 當前所有角色的角色名 單擊其中的角色名 右邊 將會顯示對應角色的權限信息 當前選中的角色的角色名會顯示在文本框中 在文本 框中輸入新的角色名 然后在右邊的權限窗口中選擇角色的權限 選擇 按鈕就可以添加一個角色了 新增加 的角色會顯示在角色的列表中 不過此時角色下并沒有用戶 需要在 用戶管理中增加或指定用戶的角色為新增加的角色 刪除角色 請先確定要刪除的角色 已經沒有任何用戶被指定為該角色了 否 則將無法刪除 2 2 2 權限管理 權限管理功能能夠讓用戶控制各各用戶的相應權限 可以為某個角色的所有 用戶刪除或添加相應的權限 角色創(chuàng)建時可以為角色分配相應的權限 另外如果有 需要可以隨時修改角色的權限 需要有權限的用戶來操作 同一角色不同用戶的權限是相同的 修改角色權限將會影響到所有該角色的 用戶 修改權限 先選中角色列表需要修改權限的角色 然后再在右邊權限列表中 選擇或取消相應的權限 單擊就能修改角色的相應權限了 不過相應菜 單的改變需要等到下一次登陸才能看出來 2 3 系統用戶管理 用戶管理功能能夠方便的控制各個用戶 改變用戶所屬的角色 修改用戶的信 息 添加和刪除用戶 選擇系統菜單中的就可以打開用戶的管理界面了 如下頁 圖所示 類似角色管理 左邊的列表是角色列表 在角色列表中選擇角色名 則屬于該 角色的用戶將顯示在右邊的網格中 再在網格中 選擇相應的用戶 用戶相應的信 息將會顯示在網上方 用戶編輯 上方的可編輯區(qū)域的信息都可以修改 例如角色項 賬號 姓名 狀態(tài) 和備注信息 編輯完成單擊即可 添加用戶 單擊按鈕 以前選中的角色信息將會被清除 增加按鈕也 會變成 填寫完用戶相應的信息 再按即可新增一個用戶 其狀態(tài)會 在下面的狀態(tài)欄中顯示 刪除用戶 只需要在網格中選擇一個用戶 單擊按鈕即可 同樣結果會 顯示在下面的狀態(tài)欄中 2 4 系統參數維護 系統參數維護 提供用戶對系統參數控制的功能 通過設置系統參數 可以使 得管理軟件更好的和養(yǎng)老機構協同工作 系統參數 保存的是一些系統比較重要的參數信息 用戶也可以自己定義一些 參數 在填寫好參數信息后 單擊 按鈕即可 修改參數 選中具體的系統參數 參數信息將會顯示在上方 修改其值 然后單 擊就可以保存了 參數名字無法修改 系統參數界面如圖 2 5 數據上報 在系統菜單選擇數據上報即可打開主界面 如圖 其中的數據 部分來自系統參數配置 如機構號等 其它來自數據庫內 或數據 庫內分析而來 單擊可以查看是否能夠正常的連接服務器 單擊 將頁面顯示的相應數據上傳到上級養(yǎng)老機構 如果上傳服務地址或機 構號錯誤 請與上級養(yǎng)老機構聯系 獲取正確的數據上報地址 并在系統參數中修 改對應的選項 服務器地址 機構號 2 6 密碼修改 密碼修改功能 允許用戶修改自己的密碼 打開系統菜單單擊密碼修改 正確 的輸入舊密碼和二次輸入正確的新密碼 就可以修改密碼了 修改后下次登陸生效 2 7 基本操作 系統的各個模塊 各個功能 都是由這些基本操作組成 主要包含了添加 修改 刪除 查找和一些通用性的操作 2 7 1 添加 添加功能 在各個功能模塊名字都 不一樣 比如在出庫管理界面 出庫按鈕就 是添加功能按鈕 在接待管理界面 接待按鈕就是添加功能按鈕 以員工管理的添加功能為例來說明添加操作 單擊增加按鈕后 一般會彈出一個窗口 在這個窗口添加需要添加的數據 不同的操作 彈出來的窗口都是不一樣的 完成后單擊確定就可以了 系統會 提示是否操作成功 2 7 2 修改 修改功能 主要是修改添加操作時填寫錯誤的內容 或修改一些數據的狀態(tài)等 以 問卷調查管理的修改為例來說明修改操作 單擊修改按鈕會彈出一個窗口 里面默認會有需要修改的數據 不同的操作 彈出來的窗口都是不一樣的 完成后單擊確定就可以了 系統會 提示是否操作成功 2 7 3 刪除 刪除操作 主要用來刪除一些系統不再需要的數據 或一些錯誤的數據 以問卷調查管理為例來說明刪除操作 刪除操作不會彈出窗口 但會彈出一個對話框 詢問用戶是否確定刪除 選擇是 就可以刪除數據了 2 7 4 查詢 絕大部分功能模塊都支持查詢功能 不過不同的模塊查詢的條件都不一樣 所 有查詢都支持模糊查詢功能 凡是有多個查詢條件的都支持組合查詢 填寫需要查詢的條件 單擊查詢按鈕就可以看到查詢結果了 2 7 5 排序和右鍵快捷菜單 所有數據都能夠隨意排序 單擊需要排序的數據列標頭 所有數據都會根據該 列自動排序 再次點擊排序的須序會變反 所有的數據列表 都可以單擊右鍵彈出快捷菜單 不同的功能模塊的數據列表 彈 出的菜單都不相同 3老人管理 老人管理模塊由多個關于老人的功能組成 能夠實現 老人從入住 交費 改變 床位 到享受特殊護理 最后退住的所有功能 3 1 老人檔案管理 老人檔案功能 能夠添加修改和刪除老人檔案 列表中顯示的所有相關的老人 基本信息 其中不同入住狀態(tài)的老人 用不同的顏色顯示加以區(qū)分 單擊添加或修改彈出老人檔案的界面如下 3 2 請假管理 請假管理 提供管理老人的請假和銷假的功能 通過打開老人管理菜單中的請 假外出管理 可以打開管理頁面 如下圖 3 3 特殊護理管理 特殊護理管理 提供老人的特殊護理服務的管理 可以為老人添加特殊護理服 務 中止和刪除老人特殊護理服務 選擇老人管理菜單中的特殊護理管理 將顯示特殊護理界面 如圖 其中列表 顯示的是所有正在享受或已經停止了特殊護理的老人信息 中止特殊護理服務 中止特殊護理只需要選中相關老人 右鍵單擊選擇菜單是 的修改或單擊修改按鈕 彈出類似添加服務的按鈕 不過里面的數據全部已經自己 填上 將結束時間修改到想要終止的那天 即可提前中止特殊護理 3 4 護理記錄 護理記錄 提供老人的日常護理情況的記錄 管理和查詢 可以為老人添加護 理記錄 中止和刪除老人護理記錄 選擇老人管理菜單中的護理記錄 將顯示護理記錄界面 如圖 其中列表顯示 的是所有老人的護理記錄 3 5 事故記錄 事故記錄 提供老人的意外事故的記錄 管理和查詢 可以添加事故記錄 修改 和刪除老人的事故記錄 4費用管理 費用管理 主要功能是收費 選擇菜單中的老人費用交費 可以管理所有老人所有需要交費的項目 在列表 中顯示有所有老人信息 并用顏色區(qū)分不同入住狀態(tài)的老人 選擇老人后 右鍵可 以管理該老人的各種費用的交費情況了 如圖 4 1 交費方法 費用管理 能夠交各種費用 其方法都是相同的 下面一節(jié)通過備用金交費來 演示交費方法 其它的交費不再說明 其中各種交費項目可以在資料管理中來管理 4 2 備用金交費 在交費管理中選中的老人信息上單擊右鍵 在彈出菜單中選擇備用金交費 選擇好交費狀態(tài) 交費方式 實際交費以及是否打印后點擊交費保存即可完成 交費 如果選擇了打印框的話 就可以按下節(jié)方法打印憑條 4 2 1 報表打印 當交費成功時 打印功能就可用了 先選擇備用金交費打印設計按鈕 打開如下界面 此時報打印表內是沒有任何東西的 現在可以選擇載入系統自帶的模板或設 計自己想打印的樣式 單擊備用金交費下的預覽按鈕 打開一個空白的預覽界面 再單擊按鈕 打 開打印方案 如下圖 選擇其中的一個方案打開 就可以看到打印的預覽了 單擊備用金交費下的預覽按鈕打印按鈕將會打開一個打印設置界面 可以設 置打印的方案和其它一些內容 就可以打印了 4 3 入住交費 入住交費 收取的是一些入住的基本費用 4 4 退住結款 退住結款之前 必須先申請退住 否則會彈出沒有辦理退住手續(xù)不能結算的提 示 打開老人管理菜單中的老人檔案 顯示老人檔案列表 就可以右鍵單擊需要退 住的老人 在彈出來的菜單中選擇退住申請 就可以為老人辦理住手續(xù)了 退住結款 單擊費用管理菜單中的老人費用交費菜單 在顯示的老人列表中右 鍵單擊退住老人 在彈出的的右鍵菜單中 選擇退住結款 彈出退住結款的窗口 列表中顯示了老人入住以來的所有交費信息 在退款操作欄 按照實際情況選 擇相應的信息 比如老人在 12 月 12 日退住 那么 12 月交納的費用就應該部分退 而 11 月分的費用就應該全部扣 而下年預交的費用就應該全部退 選擇之后 會自動算出應退金額 而如果老人有欠費的話 需要使用 界面左下 角的追加月費用來補交以前的欠費 退住的老人會以灰色在列表中加以區(qū)分 4 5 續(xù)費管理 在續(xù)費管理中 能夠快速的給老人續(xù)費 單擊續(xù)費管理菜單后 將彈出如下窗 口 系統根據數據字典保存的數據 獲取需要續(xù)費的項目 并且根據老人交費的實 際情況來判斷出老人應該交的費用 及費用的服務日期 交費方式和前面?zhèn)溆媒鸾?費的方式一樣 單擊窗口左下角可以再繼續(xù)追加費用 4 6 特殊護理交費 特殊護理交費 管理的是申請了特殊護理的老人的護理費用 如果沒有特殊護 理 那么打開菜單 在列表中將看不到任何數據 如果有的話如下圖 系統根據特殊護理的申請情況 自動在列表中 列出需要交納的特殊護理費 4 7 階段性交費 階段性交費 管理的是可以階段性交納的費用 其操作方式和備用金交費完全 一樣 但是只有在那個階段性收費項目所規(guī)定的時間段 才需要收取那個項目的費 用 4 8 交費明細查詢 選擇菜單費用管理中的交費明細查詢 打開交費明細查詢窗口 在列表中顯示 了所有老人的交費信息 如圖 通過查詢條件 可以快速查看各交費信 通過導出功能 能夠快速將數據備份成 Excel 格式表格 也可以通過打印功能 將數據打印出來 5接待管理 5 1 接待咨詢 接待咨詢 登記來訪的咨詢養(yǎng)老機構相關詳情的人 員和老人的相關信息 5 2 來訪登記 來訪登記功能 用于記錄老人家屬 朋友的來訪 可以編輯 修改的刪除來訪登 記的記錄 在接待管理菜單中 選擇來訪登記即可打開來訪登記的管理界面 如圖 6人事管理 6 1 員工資料管理 員工資料管理功能 管理所有的員工基本資料信息 點擊從事管理菜單中的員工資料菜單 可以打開員工將被管理界面 如下圖 6 2 調動管理 調動管理功能 管理所有的員工的職位更換 調動信息 6 3 離職管理 離職管理功能 管理所有的員工的離職相關信息 單擊人事管理菜單中的員工離職 打開員工離職的界面 如下圖 6 4 請假 加班管理 請假 加班管理功能 管理所有的員工的請假和加班相關信息 單擊人事管理菜單中的員工離職 打開員工離職的界面 如下圖 7護理管理 7 1 交班管理 交班管理用于護理人員交接班 分為白班交班管理和夜班交班管理 在護理部 管理的菜單中可以分別選擇 白班交班記錄表 和夜班交班記錄表來分別打開它們 的主界面 白班交班記錄表 夜班交班記錄表 8倉庫管理 倉庫管理提供 物資的入庫 出庫以及庫存管理等 8 1 入庫管理 入庫管理功能 提供物資的入庫功能 選擇倉庫管理菜單中的入庫管理菜單 打開入庫管理界面 如下圖 列出了最 近入庫記錄 點擊入庫打開如下界面 物資入庫 先輸入采購人員姓名如果不是當天入庫的話 然后選擇日期 如果有送貨單的號 填寫 再輸入付款方式 就 已經輸入必要的入庫信息了 然后添加入庫物資 單擊入庫物品列表中的 彈出添加物品對話框 填寫好物資信息 單擊就可以在入庫物品列表中看到新增的物資了 確定 后物資信息并不會被清除 接下來可以單擊來清空數據增加不同的物資 或 手動修改部分信息來添加類似物資 當添加完成后可以單擊來退出 此時 入庫物品列表 已經列出了 所有剛添加的物資 可以通過單擊來 查看入庫物品大致的統計信息 如果發(fā)現有錯誤輸入 可以通過來刪除 錯誤輸入 或來重新輸入 如果有漏輸的話 可以單擊再次添 加物資 填寫好入庫物資后 選擇入庫倉庫 以及物資的驗收人員與審核人員后 單擊 就可以正常入庫了 8 2 出庫管理 出庫管理功能 提供物資的出庫管理功能 擇倉庫管理菜單中的入庫管理菜單 打開入庫管理界面 如圖 點擊出庫按鈕 彈出如下界面 物資出庫 先選擇領取物資員工的部門 然后姓名中會刷新出選定部門的所有 員工 選擇員工 如果需要的話 可以把員工的領導也填寫在內 選擇出庫物品列表內的 會打開添加物品的窗口 如圖 列表中顯 示的是當前庫存的所有物資 可以通過上面的搜索功能來快速定位需要出庫的物 資 雙擊物資或選擇物資后單擊確定將會彈出對話框用于選擇出庫此物資的數量 確定以后選擇的物資就會出現在出庫物品列表中了 單擊退出物資選擇 此時可以通過出庫物品列表上的和來清除錯誤的輸入 當選定出庫物品后 輸入物品的審核人員和物資的出庫員后就可以點擊 來出庫了 8 3 庫存管理 庫存管理 提供用戶查看庫存物資的功能 用戶可以通過搜索功能 快速了解 庫存內的物資情況 擇倉庫管理菜單中的庫存管理菜單 打開入庫管理界面 如圖 記錄著倉庫中 現在可以出庫的所有物資名稱和數量 9內部銀行 9 1 老人銀行 老人銀行是一個養(yǎng)老機構內部的銀行系統 老人家屬可以為老人在內部銀行 存些錢 用來交納各種費用 在費用管理中 所有的交費都可以直接從老人銀行扣 除 單擊內部銀行菜單中的老人銀行 可以打開老人銀行主界面 如圖 單擊老人姓名輸入框后的省略號 可以打開老人選擇界面 通過界面提供的搜 索功能能夠快速找到相應的老人 選擇老人后相應的信息都會自動填入表單了 在余款的文本框中顯示了老人還剩余的金額 選擇存款或取款 以及資金類 型和相關數據就可以點擊確定來存取款了 如果選擇了老人以后 就可以點擊查看明細按鈕來顯示當前選中老人的所有 存取款的記錄了 9 2 財務出納 財務出納管理的是養(yǎng)老機構的現金和存款 以及每筆出納記錄 單擊內部銀行菜單中的財務出納 可以打開財務出納主界面 如圖 其中現金的銀行分別代表 養(yǎng)老機構的兩本賬本 分別都是收入記入借方 支 出記入貸方 具體財務方面的知識請自己學習 9 3 老人銀行清單管理 老人銀行清單管理 主要提供數據查詢功能和數據 老人銀行記錄了所有的老人銀行的操作信息 可以提供快速查詢功能以及數 據的打印和導出 10 資料管理 資料管理提供管理數據字典 收費標準設定 樓宇 房間和床位等管理功能 其中的收費標準設定為老人費用管理中的交費提供數據支持 交費管理中的 自動生成的收費項目都是從數據字典中獲取的相應數據 10 1數據字典管理 數據字典管理 能夠添加修改刪除各類基礎數據 在資料管理菜單中 選擇數據字典維護 將會打開數據字典的管理界面 如圖 單擊左側分類列表中的分類 在右側中 將會顯示具體的分類內容 單擊右下 方的操作按鈕可以執(zhí)行各種相應的操作 單擊將會彈出增加分類項的對話框 填寫好相應的數據后單擊確定 按鈕數據就被添加到列表中了 單擊同樣會彈出項目編輯窗口 修改窗口內相應數據點擊確定就可以 修改相應的數據了 單擊按鈕 將會刪除當前選中的具體項 10 2月收費標準設定 月收費標準 月收費標準是根據護理和房間類型兩項數據來確定相應的收費 標準 不同的護理級別和房間類型收費標準不同 單擊資料管理菜單中的月收費標準設定菜單 將顯示月收費標準的具體界面 其中列表中顯示的是全部的相應設定 可以根據需求增加 修改或刪除相應數 據 其增加修改或刪除方法與前面類似只是填寫的數據內容不同詳情請參考前面 內容 10 3入住初始費設定 入住初始費設定 入住費是老人入住時應該交納的費用 當然這并不是入住費 用的全部 還有相關費用是從另外的收費項目中讀取的 單擊資料管理菜單中的入住初始費設定菜單 將顯示入住初始費的具體界面 在相應的收費管理中可以看到 這些項目都自動顯示在了入住交費的窗口中 見下圖 其中列表中顯示的是全部的相應設定 可以根據需求增加 修改或刪除相應數 據 其增加修改或刪除方法與前面類似只是填寫的數據內容不同詳情請參考前面 內容 10 4特殊護理收費設定 特殊護理費設定 入住費是老人享受特殊護理應該交納的費用 列表中的內容 顯示的是所有特殊護理對應的收費標準 單擊資料管理菜單中的入住初始費設定菜單 將顯示特殊護理收費設定的具 體界面 同樣根據需求 用戶可以變更特殊護理收費 增加新的特殊護理或刪除特殊護 理 也可以改變特殊護理的收費標準 其修改方法與前面講到的類似 請參數前面 內容 10 5階段性收費設定 階段性收費 是有階段性的收費項目 具有時段性 如冬季的取暖等 單擊資料管理菜單中的階段性收費設定可以打開 階段性收費認定的主界面 如下圖 同樣根據需求 用戶可以變更階段性收費 增加新的階段性收費或刪除階段性 收費 也可以改變特殊護理的收費標準 其修改方法與前面講到的類似 請參數前 面內容 10 6樓宇管理 樓宇管