文書印信管理制度.doc

文書印信管理(試行)第一條 為規(guī)范集團(tuán)文書印信管理，提高工作效率和公文的質(zhì)量，制訂本制度。 一、 文書管理第二條 文書管理范圍：政府職能部門函件、來文，集團(tuán)內(nèi)部上報下發(fā)的各種文件、資料。包括各種書面資料、傳真、電子郵件等。第三條 集團(tuán)收到的文書和發(fā)出的文書都應(yīng)按檔案管理相關(guān)規(guī)定歸檔。第四條 文書按機(jī)密程度可分為以下幾類。（一）絕密。指極為重要并且不得向集團(tuán)內(nèi)外無關(guān)人員泄漏內(nèi)容的文書。（二）機(jī)密。指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向集團(tuán)內(nèi)外無關(guān)人員透露的文書 。（三）秘密。指不宜向集團(tuán)以外人員透露內(nèi)容的文書。（四）普通。一般性決定、決議、行政管理資料等非機(jī)密文書。 （五）傳閱。指在本集團(tuán)內(nèi)廣為傳閱或傳達(dá)的文書。第五條 公文的簽收(一) 集團(tuán)所有外來文書，由集團(tuán)綜合部負(fù)責(zé)簽收（文件指名專收的除外）。（二）綜合部對簽收后的文書按收到的先后順序進(jìn)行編號，并記錄于收文處理簿中，對文書的收文時間、資料內(nèi)容、發(fā)件人、收件人等進(jìn)行詳細(xì)登記并及時送達(dá)、呈報。1、不需要收件人回復(fù)處理的資料（如計劃、報價單、通知、財務(wù)報表、資料復(fù)印件等）送交收件人，由收件人簽收。2、需要收件人回復(fù)處理的文書、資料，填寫來文處理單后送交收件人，由收件人簽收，綜合部負(fù)責(zé)督促辦理。3、需要總經(jīng)理、副總經(jīng)理閱批的文書、資料，附寫文件處理簽后呈報總經(jīng)理、副總經(jīng)理，綜合部負(fù)責(zé)督促辦理。第六條 普通文書的處理原則如下。（一）由綜合部文書主管，負(fù)責(zé)對文書進(jìn)行審閱、回答、照會以及其他必要的處理，或者指定下屬對文書進(jìn)行具體處理。（二）如果遇到重要或異常事項，征求綜合部上一級主管領(lǐng)導(dǎo)意見后，及時作出處理。（三）如果與各部門、各公司有關(guān)聯(lián)的事項，必須經(jīng)與各部門、各公司會商后方能予以處理。第七條 機(jī)密、絕密文書的處理原則如下。（一）機(jī)密、絕密文書原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理。（二）指名或親啟文書的寄發(fā)，原則上在封面上注明發(fā)文者姓名，由發(fā)文者封緘。（三） 到達(dá)的指名或親啟文書，原則上由信封上所指名者開啟，其他人不得擅自啟封。 如果某主管在職務(wù)上有權(quán)替代來件所指名者，不受本條規(guī)定約束。第八條 文書的閱覽原則如下。(一)文書閱覽后，閱覽者須簽字，表示已經(jīng)閱覽完畢。有必要的情況下，在文書的空白處填寫閱覽后的意見，交還文書主管。（二）有必要在各部門、各公司傳閱的文書，必須附上傳閱登記單，按傳閱登記單規(guī)定欄目填寫，并最終交還文書主管。第九條 文件的催辦及督辦（一）對需要收件人回復(fù)的文書、資料由綜合部負(fù)責(zé)催辦，及時給予回復(fù)。（二）集團(tuán)總經(jīng)理、副總經(jīng)理閱批后返回的文件、資料，按領(lǐng)導(dǎo)批示要求及時下發(fā)反饋給相關(guān)責(zé)任部門（公司）并進(jìn)行督辦。（三） 對領(lǐng)導(dǎo)批示意見及督辦結(jié)果在來文處理單中進(jìn)行登記。第十條 發(fā)文的管理（一）發(fā)文規(guī)定1、集團(tuán)上報下發(fā)的紅頭文件統(tǒng)一由集團(tuán)綜合部負(fù)責(zé)印發(fā)。集團(tuán)發(fā)文，須由起草人定稿抄正，經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后方能打印。公司各部門、在宜各二級公司一律不得自行上報下發(fā)紅頭文件。2、集團(tuán)各部門、在宜各二級公司需要以集團(tuán)名義向上反映匯報重要情況或向下安排重要工作需要印發(fā)紅頭文的，應(yīng)向集團(tuán)綜合部提出發(fā)文申請，并將文字底稿交綜合部審核，呈報集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由綜合部統(tǒng)一以“集團(tuán)號”發(fā)文。3、在宜各二級公司需要以獨(dú)立法人身份對外印發(fā)紅頭文的，應(yīng)向集團(tuán)綜合部提出發(fā)文申請，并將文字底稿交綜合部審核，呈報集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由綜合部統(tǒng)一以“公司號”發(fā)文，綜合部存檔一份。屬于需保密的文件，核稿人應(yīng)標(biāo)注“秘密”字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送。4、董事會文件由董事長簽發(fā)，集團(tuán)文件由集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)。5、集團(tuán)各部門需要對外郵發(fā)的文件，一律由綜合部負(fù)責(zé)辦理。(二) 發(fā)文范圍：凡是以集團(tuán)名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、批復(fù)、通知、通報、會議記要等，均屬發(fā)文范圍。集團(tuán)發(fā)文主要用于：1、公布集團(tuán)的規(guī)章制度。2、轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的集團(tuán)文件。3、公布集團(tuán)體制機(jī)構(gòu)變動或重要人事任免事項。4、公布集團(tuán)的重大決定。5、其它需要發(fā)文的事項。二、請示審批第十一條 請示審批是集團(tuán)經(jīng)營、管理的一項重要程序，凡集團(tuán)經(jīng)營、管理重要事項，都必須經(jīng)請示，獲得董事會、總經(jīng)理、副總經(jīng)理審查、裁決和批復(fù)之后，方能實(shí)行。第十二條 須請示審批事項如下：（一）職務(wù)及重要人事安排。（二）各種規(guī)章制度的頒布與變更。（三）重要契約的締結(jié)、解除與變更。（四）訴訟行為。（五）與官方機(jī)構(gòu)有關(guān)的、各種重要的請求、回執(zhí)、申請等等。（六）土地、建筑物以及其它固定資產(chǎn)的購買、轉(zhuǎn)讓或處置。（七）大額饋贈、謝禮，以及宣傳廣告費(fèi)用的開支。（八）分支機(jī)構(gòu)的增變與升格。（九）預(yù)算與決算事宜。（十）借款與貸款，以及借貸銀行的開設(shè)與變更。（十一）須請示審批的重要或高額物品的采購，不急用或不需要物品的轉(zhuǎn)讓與廉價出售。 （十二）須請示審批的定期或不定期刊物的發(fā)刊、修改與廢除，以及費(fèi)用開支的修訂。（十三）有關(guān)集團(tuán)經(jīng)營（生產(chǎn)）、管理的重要計劃與企劃。（十四）其它上述未涉及的重要事項。第十三條 請示審批的事項，必須以文書形式上報。為便于工作開展，上報書面請示前應(yīng)口頭匯報溝通。如果事情緊急，允許直接以非文書形式請示，但事后必須盡快撰寫請示文書上報。第十四條 請示文書的內(nèi)容和順序，包括標(biāo)題、正文、理由、說明和附錄。第十五條 請示文書必須編號，并注明起草或請示者，所屬分支機(jī)構(gòu)及部門，并簽名蓋章。第十六條 請示文書經(jīng)研究作出決定后，以批復(fù)形式下達(dá)請示部門。三、文印室管理第十七條 文印室由綜合部負(fù)責(zé)管理，并指定專人負(fù)責(zé)。第十八條 公司文字資料需打字復(fù)印的，經(jīng)綜合部主管審批后，根據(jù)輕重緩急統(tǒng)一安排。打字（復(fù)印）員不準(zhǔn)私自接受打字（復(fù)?。┤蝿?wù)。第十九條 技術(shù)規(guī)范（一） 打字員打字錯誤一般不超過5，打字速度不少于100字分鐘。（二）復(fù)印用紙損耗率應(yīng)不超過2%。（三）電腦、復(fù)印機(jī)完好率超過95%。第二十條 文印室人員必須按時、按質(zhì)、按量完成各項打字、復(fù)印、傳真、電子郵件收發(fā)等工作任務(wù)，做到書面整潔、排版美觀，不得積壓遲誤。電子郵件、傳真、文件、復(fù)印件應(yīng)及時送達(dá)有關(guān)人員。因積壓遲誤導(dǎo)致工作失誤或損失的，追究當(dāng)事人的責(zé)任。第二十一條 集團(tuán)文印設(shè)備由文印人員專人操作，禁止無關(guān)人員操作和使用，文印室工作人員應(yīng)愛護(hù)辦公設(shè)備，按規(guī)范操作，及時保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)故障應(yīng)及時聯(lián)系專業(yè)人員維修。第二十二條 文印人員保密要求（一） 應(yīng)樹立嚴(yán)格的保密觀念，嚴(yán)格遵守保密制度，不得將打印、復(fù)印或傳真資料中需保密的事項透露給他人，不得截留任何文件，認(rèn)真保管好密級文稿，涉及集團(tuán)機(jī)密的打印、復(fù)印、傳真的廢稿不得隨意丟棄，一律使用碎紙機(jī)清除。（二）集團(tuán)保密材料復(fù)印須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)；絕密文件須經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。第二十三條 文印室嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入和逗留，文印人員應(yīng)將涉密的文稿、資料及時歸檔、妥善保管，進(jìn)入文印室的人員不得隨便翻閱文稿、資料。四、印信管理第二十四條 集團(tuán)各類印章的刻制須報總經(jīng)理批準(zhǔn)，由綜合部統(tǒng)一辦理刻制手續(xù)。第二十五條 集團(tuán)行政印章只用于集團(tuán)對外行政事務(wù)專用，由集團(tuán)綜合部保管。財務(wù)印章只用于財務(wù)經(jīng)濟(jì)往來專用，由財務(wù)人員按規(guī)定分開保管。第二十六條 集團(tuán)行政印章的使用須由經(jīng)辦人簽字，集團(tuán)總經(jīng)理簽字同意后方可蓋章。各公司的行政印章經(jīng)公司負(fù)責(zé)人簽字同意后方可蓋章。集團(tuán)及各公司對外辦理擔(dān)保手續(xù)、證明文件等相關(guān)法律文書的，一律由集團(tuán)總經(jīng)理簽字同意后方可對外出具證明文件。第二十七條 集團(tuán)合同專用章和在宜各公司合同專用章由綜合部統(tǒng)一保管。合同專用章只用于集團(tuán)和各公司簽訂經(jīng)濟(jì)類合同專用。經(jīng)濟(jì)合同通過合同評審會簽，按審批權(quán)限批準(zhǔn)同意后方可蓋章。第二十八條 集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的私人印章分為行政專用和財務(wù)專用兩種，兩者嚴(yán)禁混淆。行政專用的私人印章由綜合部負(fù)責(zé)保管，財務(wù)專用的私人印章指定財務(wù)人員負(fù)責(zé)保管。第二十九條 集團(tuán)所有需蓋章的介紹信、委托書、說明及對外開具的任何公文，由經(jīng)辦人簽字，集團(tuán)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可辦理，并由綜合部統(tǒng)一編號登記、存檔，以備查詢。第三十條 集團(tuán)所有印章的使用必須登記，注明所蓋文件名稱、份數(shù)、時間等，由經(jīng)辦人簽字，往來文件需在綜合部存檔一份備查。第三十一條 印章一旦遺失，保管人應(yīng)及時向集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)報告，并應(yīng)依法公告作廢，否則造成的損失，由保管人承擔(dān)責(zé)任。第三十二條 印章的印文磨損申請換發(fā)時，由保管人填寫“換發(fā)印章申請表”，并于備注欄拓具印模，經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后再行刻制。第三十三條 廢舊、注銷或遺失尋獲的印章，應(yīng)由保管人填寫“銷毀印章申請表”，經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由綜合部統(tǒng)一銷毀。第三十四條 調(diào)離、辭職、辭退人員，須提前辦理印章移交手續(xù)。員工調(diào)離、辭職、辭退前違規(guī)使用印