如何高效完成工作任務(wù).ppt

物華聚北天人和元 如何高效地完成工作任務(wù) 案例 分析 上述伐木工人 工作可謂兢兢業(yè)業(yè) 他不辭辛勞 埋頭苦干 甚至加班加點(diǎn) 卻仍然做不好工作 原因就在于 我把所有的時(shí)間都花在砍樹上了 哪里有時(shí)間去磨斧子 工作之所以累 是因?yàn)椴粫?huì)講方法 埋頭苦干是很好的做事態(tài)度 可是 這并不意味著只要我們花上大量的時(shí)間 事情自然就會(huì)解決 實(shí)踐告訴我們 不是不做事 也不是只做事 而是要注意做事的方式和方法 掌握一種好的工作方法是工作高效的根本 做正確的事比什么都重要 P D C A工作法 P Plan 制定計(jì)劃D Do 立即行動(dòng)C Check 檢查A Action 修正 P 制定計(jì)劃 夫未戰(zhàn)而廟算勝者 得算多也 未戰(zhàn)而廟算不勝者 得算少也 多算勝 少算不勝 而況于無算乎 吾以此觀之 勝負(fù)見矣 計(jì)劃工作是一座橋梁 它把我們所處的此岸和我們要去的彼岸連接起來 以克服這一天塹 為何要制定計(jì)劃 古人講 凡事預(yù)則立 不預(yù)則廢 在日常學(xué)習(xí)或工作中 計(jì)劃是常用并意義重大的 一切有組織的活動(dòng) 不管大小 重要與不重要 全局性的或是局部性的 都必須有計(jì)劃 計(jì)劃工作又是一切管理活動(dòng)的前提 只有有了計(jì)劃以后 人們才能開展其他的管理活動(dòng) 因此 責(zé)任接到您的職務(wù)時(shí) 必須清楚地了解您的工作內(nèi)容 同時(shí)也要能清楚地了解您的上司對(duì)您這項(xiàng)職務(wù)的期待 因?yàn)橥鷮?duì)工作內(nèi)容的看法和您的上司有差距 了解并記錄你的工作內(nèi)容 該做什么 如何去做 權(quán)限為了完成每個(gè)人的責(zé)任 必須配合完成責(zé)任應(yīng)有的力量 這個(gè)力量稱為權(quán)限 義務(wù)當(dāng)您承擔(dān)了責(zé)任 您就必須百分之百地完成您的責(zé)任 百分之百完成您的責(zé)任就是您的義務(wù) 因此 一旦您有了正式的職務(wù) 您同時(shí)就有了完成職務(wù)的義務(wù) 二者是同時(shí)發(fā)生 不可分割的 先了解你的工作 制定計(jì)劃的原則 案例 新品促銷會(huì)的目標(biāo)設(shè)定 目的 明確化 告知客戶我們推出新產(chǎn)品 費(fèi)用預(yù)算目標(biāo) 可量化 各種支出的預(yù)算場(chǎng)地費(fèi) 布展費(fèi) 交通費(fèi)等 時(shí)間 有時(shí)間限制 簽到時(shí)間 會(huì)議開始 每個(gè)環(huán)節(jié)的時(shí)間節(jié)奏等 邀請(qǐng)人數(shù) 切實(shí)可行可量化的 你是 寒號(hào)鳥 嗎 有一只鳥 在一個(gè)寒風(fēng)凜冽的冬夜 站在一個(gè)枯樹枝上 凍得直叫 我明天一定要做一個(gè)溫暖的窩 可是到了第二天 太陽出來了 大地變得暖和起來 這只鳥心想 天氣這么好 我做什么窩 還是盡快玩啥吧 到了夜里 太陽下山了 寒風(fēng)吹起來了 這只鳥又凍得直叫 我明天一定要做一個(gè)溫暖的窩 可是 沒有 明天 了 天亮的時(shí)候 人們發(fā)現(xiàn)這只鳥凍死在樹枝上 因?yàn)檫@只鳥凍得直叫喚 所以人們叫這種鳥做 寒號(hào)鳥 D 立刻行動(dòng) 你曾經(jīng)買了一件很喜歡的衣裳卻舍不得穿 鄭重地供奉在衣柜里 許久之后 當(dāng)你再看見它的時(shí)候 卻發(fā)現(xiàn)它已經(jīng)過時(shí)了 所以 你就這樣與它錯(cuò)過了 你也曾經(jīng)買了一塊漂亮的蛋糕卻舍不得吃 鄭重地供奉在冰箱里 許久之后 當(dāng)你再看見它的時(shí)候 卻發(fā)現(xiàn)它已經(jīng)過期了 所以 你也這樣與它錯(cuò)過了 沒有在最喜歡的時(shí)候上身的衣裳 沒有在最可口的時(shí)候品嘗的蛋糕 就像沒有在最想做的時(shí)候去做的事情 都是遺憾 生命也有保存期限 想做的事該趁早去做 如果你只是把你的心愿鄭重地供奉在心里 卻未曾去實(shí)行 那么唯一的結(jié)果 就是與它錯(cuò)過 一如那件過時(shí)的衣裳 一如那塊過期的蛋糕 D 立刻行動(dòng) 抓住最好的時(shí)機(jī)絕不錯(cuò)過 執(zhí)行方式 ABC法則 把你的工作按照以下標(biāo)準(zhǔn)分成三種類型 考慮一項(xiàng)任務(wù)的優(yōu)先程度 A型 今天必須做 重要并且緊急的任務(wù) B型 今天應(yīng)該做 重要或緊急 但不是既重要又緊急的任務(wù) C型 今天可以做 既不重要也不緊急的日常任務(wù) 執(zhí)行方式 28定律 以一個(gè)小的誘因 投入或者努力 通常可以產(chǎn)生大的結(jié)果 產(chǎn)出或者酬勞 因此 要學(xué)會(huì)集中精力處理工作中比較重要的20 的那份 就可以解決全部的80 尋求捷徑 而非全程參與 練習(xí)用最少的努力去控制工作 選擇性尋找 而非巨細(xì)無遺地觀察 在幾件工作上追求出色 不必事事都有好表現(xiàn) 完成最重要的工作 不必事必躬親 執(zhí)行方式 雙管齊下法 實(shí)例實(shí)戰(zhàn) 執(zhí)行方式 分解法 將一件困難的事情細(xì)分成幾件比較容易完成的事情 確定行動(dòng)方案 初步了解并記錄你的工作內(nèi)容 要對(duì)每個(gè)事項(xiàng)擬定具體 清晰的行動(dòng)方案 行動(dòng)方案的七大要素為 5W2H What 做什么 事項(xiàng)清單 達(dá)成命令事項(xiàng)后的狀態(tài) Why 為什么做 目的是 Who 誰去做 聯(lián)系誰 Where 何地做 When 何時(shí)做 何時(shí)完成 How 怎樣做 實(shí)施戰(zhàn)術(shù) Howmuch 所需資源 需多大代價(jià) 原則 注意事項(xiàng) 記下需處理的事項(xiàng)的重點(diǎn) 理解命令的內(nèi)容和含義 不清楚的地方 詢問清楚為止 進(jìn)一步確認(rèn) 盡量以具體化方式 確認(rèn)任務(wù)的內(nèi)容 要讓主管把話說完后 再提出意見或疑問 C 檢查 原因 無目標(biāo) 無計(jì)劃 工作無規(guī)律 做事拖拉 時(shí)常抱著 還有明天 的想法 時(shí)間管理不善 做事不分先后 主次 問題 工作越來越?jīng)]效率 文件積壓越來越厚 每天的預(yù)定目標(biāo)只完成了一半 下班時(shí)發(fā)現(xiàn)今天幾乎什么也沒干 很多新進(jìn)員工在確定目標(biāo)后就埋頭苦干 不去檢查 有沒有偏離目標(biāo) 或者隨著情況的變化 原定的目標(biāo)本身要不要調(diào)整 這是很容易忽視的一個(gè)步驟 世事變幻無窮 沒有任何事是處在一成不變的環(huán)境中的 同樣 你的工作順序也總是不斷變化 因?yàn)槲覀兊闹車h(huán)境總在不斷變化 往往一則新的信息就可能將一項(xiàng)任務(wù)的重要性或緊急性完全改變 如果明天召開的會(huì)議延遲三天后舉行 你還認(rèn)為它是A型的任務(wù)嗎 一旦得知任何影響你工作優(yōu)先順序的新信息 你就應(yīng)該重新評(píng)估你工作的優(yōu)先順序 C 檢查 秉持強(qiáng)烈的 目的意識(shí) 及 問題意識(shí) 小溪的理想一條小溪決定尋找大海 實(shí)現(xiàn)自己波瀾壯闊的理想 它告別大山上路了 沒多遠(yuǎn) 遇上一條小河 小河知道小溪要尋找大海 就熱情邀請(qǐng)道 快與我匯合 一起奔向大海吧 小溪輕蔑地說 我的理想是投奔大海 可不是投奔一條小河啊 說完 頭也不回地向前奔去 又沒多遠(yuǎn) 小溪遇上了一條大江 大江也熱情邀請(qǐng)小溪一起去尋找大海 可小溪還是拒絕了 繼續(xù)埋頭走自己的路 走啊走啊 小溪的水越來越少了 最后被太陽曬干了 修正不管用的行動(dòng) 直至達(dá)成目標(biāo)為止 A 修正 期望目標(biāo) 實(shí)際情況 差距 所謂 問題 是指 期望目標(biāo) 與 實(shí)際情況 間的差距 差距 越大 問題 就越大 如果沒有差距 就是沒有 問題 找出問題的真正的原因找出解決問題的重點(diǎn)對(duì)策訂出問題解決行動(dòng)計(jì)劃 要做什么 What 誰來做 Who 什么時(shí)候完成 When 各項(xiàng)行動(dòng)如何進(jìn)行 Howto 解決問題的三個(gè)重點(diǎn) 當(dāng)問題發(fā)生時(shí) 我們應(yīng)當(dāng)怎樣解決它 解決問題的九個(gè)步驟 明確的目標(biāo) 標(biāo)準(zhǔn) 發(fā)現(xiàn)問題點(diǎn) 分析問題點(diǎn)的產(chǎn)生原因 確定要解決的課題 擬訂對(duì)策 做出行動(dòng)計(jì)劃 執(zhí)行行動(dòng)計(jì)劃 效果確認(rèn) 標(biāo)準(zhǔn)化 案例 進(jìn)行新品促銷會(huì)議 action check do plan 去哪里 怎么去 多少人 檢查會(huì)議是否能依計(jì)劃進(jìn)行 修正下次會(huì)議計(jì)劃及方案 首先我們要計(jì)劃 plan 去哪里開會(huì) 怎么去 多少人 準(zhǔn)備什么資料 工具 準(zhǔn)備多少份 什么時(shí)候去 等等準(zhǔn)備的工作 計(jì)劃好后開始進(jìn)行 do 事前的準(zhǔn)備工作 如會(huì)場(chǎng)布置 人員分工及會(huì)議的召開 在準(zhǔn)備及活動(dòng)進(jìn)行中我們需檢查 check 是否東西準(zhǔn)備齊全 活動(dòng)是否能依計(jì)劃進(jìn)行 最后我們可將檢討這次會(huì)議的結(jié)果做為下次舉辦類似會(huì)議的參考及改善 action 案例回顧 異速聯(lián)移動(dòng)應(yīng)用新