辦公室行政管理制度.doc

全國人力資源實(shí)務(wù)崗位培訓(xùn)項(xiàng)目管理中心辦公室行政管理制度（一）員工守則第一條遵法制學(xué)習(xí)理解并模范遵守國家的政策法律、本市的法規(guī)條例和本公司的規(guī)章行政管理制度，爭(zhēng)當(dāng)一名好公民，好市民、好職員。第二條愛集體和集團(tuán)榮辱與共，關(guān)心集團(tuán)的經(jīng)營(yíng)管理和效益，學(xué)習(xí)經(jīng)濟(jì)及管理知識(shí)，提高工作能力，多提合理化建議，牢固樹立“人文高尚、管理高標(biāo)、服務(wù)優(yōu)質(zhì)、經(jīng)營(yíng)高效”的企業(yè)形象。第三條聽指揮服從領(lǐng)導(dǎo)聽指揮，全面優(yōu)質(zhì)完成行政管理制度本職工作和領(lǐng)導(dǎo)交辦的一切任務(wù)。要按照民主集中制原則，堅(jiān)決支持、熱情協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開展工作。第四條嚴(yán)紀(jì)律不遲到，不早退，出滿勤，干滿點(diǎn)。工作時(shí)間不串崗，不辦私事，不飲酒，不在禁煙區(qū)吸煙，不私拿或損壞公物，不做有損團(tuán)結(jié)之事。第五條重儀表保持衣冠、頭發(fā)整潔。男員工不準(zhǔn)留長(zhǎng)發(fā)、留胡須，女員工要淡妝上崗，打扮適度。第六條講禮貌使用您好、歡迎您、不客氣等禮貌用語。與客人相遇要主動(dòng)相讓，與客人同行時(shí)，應(yīng)禮讓客人先行。第七條講衛(wèi)生常剪指甲，注意衛(wèi)生，無汗味，異味，工作前不得飲酒、吃蒜等異味食品，保持口腔衛(wèi)生。第八條敬客戶1、接待客人時(shí)面帶微笑，與賓客談話時(shí)應(yīng)站立端正，講究禮貌，用心聆聽，不搶話，插話，爭(zhēng)辯，講話時(shí)聲音適度，有分寸，語氣溫和文雅，不大聲喧嘩。聽到意見、批評(píng)時(shí)不辯解、冷靜對(duì)待，及時(shí)上報(bào)。2、遇到服務(wù)對(duì)象詢問，做到有問必答。不能說不、不知道、不會(huì)、不管、不明白、不行、不懂等，不得以生硬、冷淡的態(tài)度待客。3、尊重服務(wù)對(duì)象風(fēng)俗習(xí)慣，不議論、指點(diǎn)，不譏笑有生理缺陷的客人。4、接轉(zhuǎn)電話時(shí)，要先說“您好，XXX部門”，然后仔細(xì)聆聽，聲調(diào)溫和，勿忘使用本崗位禮貌用語。第九條守機(jī)密不向客戶或外部人員談?wù)摷瘓F(tuán)的一切事內(nèi)部務(wù)。一切內(nèi)部文件、資料、報(bào)表、總結(jié)等，都應(yīng)做到先收鎖再離人，保證桌上無泄密。第十條保廉潔不以拉關(guān)系圖私利。不貪污、不受賄、不挪用公款，不以權(quán)謀私。勇于揭發(fā)問題，敢于同不良的現(xiàn)象作斗爭(zhēng)，要打擊歪風(fēng)，樹立正氣。第十一條勤節(jié)約消滅長(zhǎng)明燈，長(zhǎng)流水，節(jié)約使用文具和器材，愛惜各種設(shè)備和物品。（二）行政辦公紀(jì)律管理規(guī)定1、凡本公司員工上班需堅(jiān)守行政管理制度工作崗位，不要串崗。2、上班時(shí)間不要看報(bào)紙、上網(wǎng)聊天、玩電腦游戲、打瞌睡或做與工作無關(guān)的事情。3、辦公桌上應(yīng)保持整潔，并注意辦公室的安靜4、不要因私事長(zhǎng)期占用電話。5、不要遲到早退。6、請(qǐng)假須經(jīng)總經(jīng)理書面批準(zhǔn)，到辦公室備案。如假條未在辦公室備案，以曠工論處，扣減工資。7、平時(shí)加班必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，事后備案不發(fā)加班費(fèi)。8、在月末統(tǒng)計(jì)考勤時(shí)，辦公室對(duì)任何空白考勤不予補(bǔ)簽。9、不準(zhǔn)在辦公室吸煙，如有需要請(qǐng)自動(dòng)離開，否則將被罰款。10、請(qǐng)病假如無假條，一律認(rèn)同為事假。11、請(qǐng)假條應(yīng)于事前交辦公室，否則將視為曠工。12、因故臨時(shí)外出，必須請(qǐng)示部門經(jīng)理，本部門全體外出，必須給集團(tuán)辦公室打招呼。13、不得將集團(tuán)煙缸、茶杯、文具和其他公物帶回家私用。14、在業(yè)務(wù)宴請(qǐng)中，勿飲酒過量。15、無工作需要不要進(jìn)入經(jīng)理辦公室、財(cái)務(wù)部、以及會(huì)議室、接待室。（三）考勤管理制度集團(tuán)所屬各部門、中心必須嚴(yán)格執(zhí)行考勤紀(jì)律，制定具體的實(shí)施辦法，切實(shí)作好員工上班的考勤工作。對(duì)上班經(jīng)常遲到、早退、曠工者應(yīng)認(rèn)真作好考勤登記，對(duì)出勤不出力、紀(jì)律渙散等現(xiàn)象，應(yīng)進(jìn)行批評(píng)教育并令其改正。1、凡集團(tuán)上崗員工都必須嚴(yán)格執(zhí)行集團(tuán)的考勤行政管理制度。2、各部門、中心根據(jù)實(shí)際情況，指定專人負(fù)責(zé)考勤。對(duì)所有考勤情況按月匯總。3、各部門中心應(yīng)在每月5日前，將上月考勤情況及有關(guān)附件如實(shí)上報(bào)集團(tuán)辦公室（考勤表由集團(tuán)統(tǒng)一印制）備查。4、有以下情況之一者視為曠工：未辦理請(qǐng)假手續(xù)擅自離開工作崗位者；要求請(qǐng)假，未經(jīng)批準(zhǔn)而擅自離開工作崗位者；準(zhǔn)假期滿（包括事、病、探親、產(chǎn)育、婚、喪假等），未經(jīng)續(xù)假或申請(qǐng)續(xù)假未經(jīng)批準(zhǔn)而又無正當(dāng)理由，未按時(shí)到崗者；請(qǐng)假理由經(jīng)查明是編造假情況者；經(jīng)教育仍不服從分配調(diào)動(dòng)，拒不到新崗位工作者或無故拖延超過報(bào)到日期者（包括集團(tuán)內(nèi)部調(diào)整）。5、曠工期間檔案工資按學(xué)校有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。6、當(dāng)月累計(jì)曠工十天以上（含十天）的，除停發(fā)當(dāng)月的檔案工資、效益工資和其他福利待遇、本人應(yīng)寫書面檢查外，并給予以下行政紀(jì)律處分：曠工十天以上（含十天），給予行政警告處分；連續(xù)曠工三十天的給予行政嚴(yán)重警告處分；連續(xù)曠工超過一個(gè)月的，后勤服務(wù)集團(tuán)將予以除名。7、員工的出勤、考勤情況將與員工的年終考核和考評(píng)掛鉤，員工無故曠工十五天以上者，考核定為不合格。8、對(duì)嚴(yán)格執(zhí)行考勤行政管理制度的部門、中心以及自覺出滿勤、辦事效率高的個(gè)人，結(jié)合年度考核給予表揚(yáng)；對(duì)經(jīng)常遲到早退、辦公時(shí)間干私事或擅離職守的應(yīng)及時(shí)給予批評(píng)教育；對(duì)教育不改者，應(yīng)將其缺勤累計(jì)時(shí)間做曠工處理。（四）辦公物品管理規(guī)定1、集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)集團(tuán)辦公用品、辦公設(shè)備、低值易耗品、通信設(shè)備的采購、保管與發(fā)放。2、各部門將所需辦公用品提前半個(gè)月報(bào)至辦公室、由辦公室列表報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，統(tǒng)一購買。3、各部門需設(shè)立耐用辦公用品檔案，由辦公室定期檢查使用情況，如非正常損壞或丟失由當(dāng)事人賠償。4、辦公室負(fù)責(zé)收回集團(tuán)調(diào)離人員移交的辦公用品和物品。5、各部門應(yīng)本著節(jié)約的原則領(lǐng)取、使用辦公用品，并指定專人管理辦公用品。（五）印信使用和管理辦法一、總則為保證印章、介紹信使用的合法性、嚴(yán)肅性和可靠性，有效地維護(hù)集團(tuán)利益，杜絕違法行為的發(fā)生，特制定本辦法。二、印章的刻制1、集團(tuán)印章刻制均須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由行政辦公室憑集團(tuán)介紹信統(tǒng)一到公安機(jī)關(guān)辦理刻制手續(xù)。2、印章的形體和規(guī)格，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3、選用國際、國內(nèi)先進(jìn)、適用的質(zhì)料和種類。4、下屬企業(yè)和部門的根據(jù)需要可以申請(qǐng)刻制內(nèi)部或?qū)ν庥谜拢毥?jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可刻制。三、印章的啟用1、新印章要做好戳記，并留樣保存，以便備查。2、印章啟用事先須發(fā)啟用通知，注明啟用日期、發(fā)放單位和使用范圍。啟用印模應(yīng)用藍(lán)色印油，以示首次使用。四、印章的保管、交接和停用(一)集團(tuán)各類印章必須有專人保管。1、董事會(huì)、集團(tuán)的正式印章、專用印章、鋼印、手章應(yīng)指定辦公室保管；2、各部門、中心印章由各部門指定專人負(fù)責(zé)保管；3、印章保管須有記錄，注明印章名稱、頒發(fā)機(jī)關(guān)、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、批準(zhǔn)人、圖樣等信息。(二)印章保管必須安全可靠，須加鎖保存。特制印章要放在保險(xiǎn)柜。印章要放在辦公室，不準(zhǔn)委托他人代管。(三)印章保管有異?，F(xiàn)象或遺失，應(yīng)保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)，及進(jìn)匯報(bào)，配合安保部門查處。(四)印章移交須辦理手續(xù)，簽署移交手續(xù)證明，注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時(shí)間、圖樣等信息。(五)有下列情況，印章須停用：1、機(jī)構(gòu)變動(dòng)機(jī)構(gòu)名稱改變；2、上級(jí)部門通知改變印章圖樣；3、印章使用損壞；4、印章遺失或被竊，聲明作廢。(六)印章停用要提出處理辦法，并報(bào)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，及時(shí)將停用印章送制發(fā)機(jī)關(guān)封存或銷毀，建立印章上交、清退、存檔、銷毀的登記檔案。五、印章的使用(一)使用范圍。1、凡屬以集團(tuán)名義對(duì)外發(fā)文、開具介紹信、報(bào)送報(bào)表簽訂協(xié)議等一律加蓋集團(tuán)印章；2、凡屬集團(tuán)內(nèi)部行文、通知，使用集團(tuán)內(nèi)部印章；3、凡屬部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)加蓋部門印章；4、凡屬合同類的用合同專用章；5、凡屬財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的用財(cái)務(wù)專用章。(二)使用印章，一律實(shí)行審批制度。凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可蓋印，其權(quán)限分級(jí)掌握，使用哪級(jí)印章，由哪級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由其負(fù)責(zé)。凡不符合用印需要的，均應(yīng)拒絕蓋印。用印人填寫用印登記簿，領(lǐng)導(dǎo)在該表上簽批。(三)使用印章，一律實(shí)行登記制度，注明用印事由、數(shù)量、申請(qǐng)人、批準(zhǔn)人、用印日期。1、使用印章時(shí)，保管人應(yīng)對(duì)蓋印的文書內(nèi)容、手續(xù)、格式把關(guān)檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，妥善解決。2、嚴(yán)禁在空白的信箋、介紹信、合同上用印，印章保管人長(zhǎng)期外出時(shí)須將印章妥善移交，以免貽誤工作。六、介紹信管理1、介紹信種類：存根介紹；信箋介紹；證明信（材料）。2、介紹信一般由辦公室負(fù)責(zé)保存。3、介紹信開具要嚴(yán)格履行審批手續(xù)。一般事宜由部門經(jīng)理簽字后辦公室審批，重要事宜需由集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批，方可開具。4、嚴(yán)禁開出空白介紹信。七、附則1、未按本辦法要求使用印信、保管印信，造成丟失、盜用、仿制等，依情節(jié)輕重，對(duì)責(zé)任者分別進(jìn)行批評(píng)教育、行政處分、經(jīng)濟(jì)處罰直至追究法律責(zé)任。2、本辦法由辦公室解釋、補(bǔ)充，由集團(tuán)總經(jīng)理頒布生效。（六）招待用餐管理規(guī)定第一條用餐程序1、各部門、中心在集團(tuán)安排用餐須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并提前將用餐通知書送交辦公室，由辦公室統(tǒng)一安排。用餐通知書要列明來客單位、時(shí)間、標(biāo)準(zhǔn)、人數(shù)。2、如遇特殊情況，可口頭請(qǐng)示，同意后先用餐，再補(bǔ)辦手續(xù)。第二條用餐標(biāo)準(zhǔn)餐費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)分為A、B、C三個(gè)檔次（酒水除外）。即一般客人用C檔，較重要客人用B檔，重要客人為A檔。第三條酒水標(biāo)