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如何制作精美的流程圖 二 一六年七月 一 制作流程圖基礎(chǔ)知識 流程的基本理念 1 2 流程圖編制方法和技巧 1 流程的基本理念 生活中 我們處處都要和流程打交道 如果你準(zhǔn)備一頓豐富的晚餐 那么 1 到菜市場買菜2 洗菜 淘米下鍋煮飯3 切菜4 炒菜5 吃飯6 洗碗 1 流程的基本理念 什么是流程 流程是跨部門 跨職能的業(yè)務(wù)活動流轉(zhuǎn)的程序 并在業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)過程中所發(fā)生的業(yè)務(wù)活動內(nèi)容 業(yè)務(wù)活動主要包括 資金流 信息流 人力流和實物流等 總而言之 是一組共同為顧客創(chuàng)造價值的相互關(guān)聯(lián)的活動進(jìn)程 1 流程的基本理念 輸入資源活動活動的相互作用輸出結(jié)果過程記錄 我滿意是因為流程為我創(chuàng)造了價值 1 流程的基本理念 流程的特征 目標(biāo)性 有明確的目標(biāo)和輸出成果 目標(biāo)和任務(wù) 關(guān)聯(lián)性 至少有兩個活動組成 按一定的時間順序 邏輯關(guān)系 從一個活動到另一個活動 層次性 流程由橫向按照價值鏈 縱向按照不同層級分層形成一個有機(jī)整體 使組織結(jié)構(gòu)關(guān)系合理性的綜合體現(xiàn) 1 流程的基本理念 目標(biāo)性 吃一頓豐盛的晚餐關(guān)聯(lián)性 7個活動 按照先后的時序關(guān)系順序流轉(zhuǎn) 從活動1到活動7層次性 活動1也可以是一個流程 2 流程圖編制方法和技巧 什么是流程圖 流程圖是以可視的方式 運用特定符號展示某一業(yè)務(wù)過程的一種符號 其意義在于簡明扼要的幫助人們認(rèn)識重要交易是如何生成 記錄 獲得授權(quán)并被處理和匯報的 2 流程圖編制方法和技巧 流程圖的作用 明確每個流程步驟的執(zhí)行部門及崗位 明確每個具體步驟的操作內(nèi)容 明確每個步驟的輸入和輸出文檔 明確流程控制點 清晰 直觀 有助于向不熟悉的人解釋流程 有助于與最佳實踐進(jìn)行比較 發(fā)現(xiàn)可進(jìn)一步改善的區(qū)域流程圖對業(yè)務(wù)流程中可能出現(xiàn)風(fēng)險的環(huán)節(jié)及所存在的控制環(huán)節(jié)進(jìn)行了描述 2 流程圖編制方法和技巧 通常 流程圖主要包括以下內(nèi)容 主要的輸入性資料重要的數(shù)據(jù)文檔 文件和記錄重要流程的處理程序重要的輸出文檔 報告和檔案功能性職責(zé)分離流程編號及名稱步驟編號 并與流程文檔的編號一致涉及的部門附注 若有 2 流程圖編制方法和技巧 流程圖元素說明 2 流程圖編制方法和技巧 第一步 熟悉流程 列出流程階段及涉及的所有部門 崗位第二步 確認(rèn)流程的起點及終點第三步 確認(rèn)各部門有關(guān)授權(quán) 記錄 處理 呈報等主要動作第四步 通過預(yù)先設(shè)定的圖例 將各部門具體步驟列示出來第五步 通過流程圖連接線 將各步驟圖形連接起來第六步 列出流程輸出文檔 加上控制符號 缺陷標(biāo)識 流程圖編制的基本思路 二 如何用word powerpoint制作流程圖 任務(wù)要求 1 2 頁面和段落的設(shè)置 制作繪制流程圖表格及框架 3 4 流程圖的對齊與修飾 5 添加連接符和說明性文字 這里我們還是以制作合同簽訂流程圖為例 該工作流程圖表達(dá)的是合同訂立過程 1 任務(wù)要求 為了流程圖有較大的繪制空間 我們先來設(shè)置一下頁面 啟動Word2003 打開一個空白文檔 并切換到頁面視圖 選擇菜單 文件 頁面設(shè)置 命令 打開 頁面設(shè)置 對話框 在 頁邊距 選項卡中 設(shè)置上下邊距為 1厘米 左右邊距為 2厘米 圖2 完成后單擊 確定 按鈕 2 頁面和段落的設(shè)置 由于后面要在自選圖形中輸入文字 為了讓輸入的文字在垂直方向上看起來居中 這里順便設(shè)置一下段前距 選擇菜單 格式 段落 命令 打開 段落 對話框 在 縮進(jìn)和間距 選項卡中設(shè)置段前間距為 1行 完成后單擊 確定 圖3 2 頁面和段落的設(shè)置 接下來我們開始繪制流程圖的框架 所謂框架就是畫出表格 圖形 把圖形大致布局并在其中輸入文字 在這里大家可以體會到 如果已經(jīng)作好了草圖 這里的操作將是比較輕松的 如果在這里邊想邊畫 可能會耽擱很多時間 單擊窗口底部工具欄上的 自選圖形 按鈕 在彈出的菜單中選擇 流程圖 接著選擇 流程圖 中的 準(zhǔn)備 圖形 圖11 3 制作繪制流程圖框架 這時 在頁面中標(biāo)題的下方也會出現(xiàn)一個 在此創(chuàng)建圖形 的畫布 拖動鼠標(biāo) 在畫布的恰當(dāng)位置畫出 準(zhǔn)備 圖形 選中 準(zhǔn)備 圖形 單擊鼠標(biāo) 右鍵 在彈出的菜單中選擇 添加文字 命令 接著在其中輸入文字 開始 如果覺得 開始 文字的位置過于靠近底部 則可以適當(dāng)調(diào)整它的段前距為 0 5 行 3 制作繪制流程圖框架 然后設(shè)置其對齊方式為 居中對齊 完成后的效果如下圖 圖13 接下來先拖動 畫布 右下角控制點 使其擴(kuò)大面積到頁面底部邊緣 以便能容納流程圖的其它圖形 用同樣的方法 繪制其它圖形 并在其中輸入相應(yīng)的文字 完成后效果如下圖 3 制作繪制流程圖框架 3 制作繪制流程圖框架 初審 修訂合同 復(fù)審 修訂合同 修訂合同 審核 審核 審核 審核 審核 審批 決策 決策 蓋公章 蓋合同章 歸檔 擬訂合同 由于的框架的制作都是手工的 因此在對齊上可能不太準(zhǔn)確 下面使用對齊命令精確對齊 同時我們將對圖形作一些修飾 讓它們有更漂亮的外觀 按住Shift 同時選中左邊一列的所有圖形 單擊窗口底部 繪圖 工具欄上的 繪圖 按鈕 依次選擇 對齊或分布 水平居中 命令 將所有選中的圖形 水平居中 對齊 4 流程圖的對齊與修飾 同樣的 同時選擇同一行的圖形 執(zhí)行 對齊或分布 垂直居中 命令 讓它們 垂直居中 對齊 為了文字看起來更醒目 可以設(shè)置每個圖形內(nèi)的文字為 粗體 接下來為圖形設(shè)置三維效果 按住Shift鍵 同時選中所有的圖形 單擊底部 繪圖 工具欄上的 三維效果樣式 按鈕 在彈出的列表中 三維樣式1 可以看到所有的圖形被應(yīng)用了三維效果樣式 4 流程圖的對齊與修飾 在所有圖形保持被選中的狀態(tài)下 再次單擊 三維效果樣式 按鈕 選擇 三維設(shè)置 命令 打開 三維設(shè)置 工具欄 按下圖設(shè)置其 深度 為 12磅 圖17 完成后三維效果的厚度看起來更薄 更自然 4 流程圖的對齊與修飾 下面的工作是為流程圖的各個圖形之間添加連接符 讓閱讀者更準(zhǔn)確快速地把握工作流程的走向 在繪制連接符之前 為了能夠讓繪出的箭頭完全水平或者垂直 一定要在前面利用 對齊 命令對圖形進(jìn)行過對齊 如果前面沒有對齊過 則可以在繪制之間將相應(yīng)圖形 水平對齊 或 垂直對齊 下面進(jìn)入添加連接符的操作 選擇窗口底部的 自選圖形 按鈕 在彈出的列表依次選擇 連接符 直箭頭連接符 5 添加連接符和說明性文字 接著在兩個需要添加連接符的圖形之間拖動鼠標(biāo) 當(dāng)鼠標(biāo)移動到圖形對象上時 圖形會顯示藍(lán)色的連接點 這些點表示可以附加連接符 將鼠標(biāo)在兩個圖形的下方連接點和上方連接點之間拖動即可將兩個圖形連接在一起 用同樣的方法為其它圖形間添加直箭頭連接符 在這個過程中 如果需要對某個圖形進(jìn)行移動 可選中圖形后用方向鍵移動 如果要微移 則按住Ctrl的同時 使用方向鍵 5 添加連接符和說明性文字 接下來我們要添加折線 肘形 連接符選擇窗口底部的 自選圖形 按鈕 在彈出的列表依次選擇 連接符 肘形箭頭連接符 5 添加連接符和說明性文字 先在 修訂合同 圖形左側(cè)的連接點點一下 接著向左側(cè)拖動鼠標(biāo) 然后向下再往右 在 審核 圖形左側(cè)的連接點上點一下即可 完成后可以看到連接線上有一個黃色的小點 利用鼠標(biāo)拖動這個小點可以調(diào)整肘形線的幅度 其他肘形線連接基本相同 5 添加連接符和說明性文字 接下來 在這個小黃點處畫一個矩形框 在其中添加文字 有爭議 同時設(shè)置該矩形框的線條顏色為 無線條顏色 即不顯示邊框 5 添加連接符和說明性文字 設(shè)置完成后效果如下圖 其它肘形線和說明文字的添加完全一樣 可以仿照操作 所有操作完成后最好選擇所有圖形和連接符 按組合按鈕 把所有圖形和連接符組合 5 添加連接符和說明性文字 三 如何用visio制作跨職能流程圖 Visio的特點 1 2 跨職能流程圖編制方法和技巧 專業(yè)的圖表制作軟件使用功能多有專門跨職能流程圖模塊使用方便 1 Visio的特點 2 跨職能流程圖編制方法和技巧 打開模板使用模板開始創(chuàng)建MicrosoftOfficeVisio圖表 模板是一種文件 用于打開包含創(chuàng)建圖表所需的形狀的一個或多個模具 模板還包含適用于該繪圖類型的樣式 設(shè)置和工具 1 在 文件 菜單上 指向 新建 然后單擊 選擇繪圖類型 2 在 選擇繪圖類型 窗口的 類別 下 單擊 流程圖 3 在 模板 下 單擊 跨職能流程圖 2 跨職能流程圖編制方法和技巧 添加形狀通過將 形狀 窗口中模具上的形狀拖到繪圖頁上 可以將形狀添加到圖表中 將流程圖形狀拖到繪圖頁上時 可以使用動態(tài)網(wǎng)格 將形狀拖到繪圖頁上時顯示的虛線 快速將形狀與繪圖頁上的其他形狀對齊 也可以使用繪圖頁上的網(wǎng)格來對齊形狀 打印圖表時 這兩種網(wǎng)格都不會顯示 刪除形狀刪除形狀很容易 只需單擊形狀 然后按DELETE鍵 注 不能將形狀拖回 形狀 窗口中的模具上進(jìn)行刪除 2 跨職能流程圖編制方法和技巧 放大和縮小繪圖頁圖表中的形狀太小而不便使用時 希望放大形狀 使用大型的圖表時 可能需要縮小圖表以便可以看到整個視圖 1 要放大圖表中的形狀 按下CTRL SHIFT鍵的同時拖動形狀周圍的選擇矩形 指針將變?yōu)橐粋€放大工具 表示可以放大形狀 2 要縮小圖表以查看整個圖表外觀 將繪圖頁在窗口中居中 然后按CTRL W組合鍵 還可以使用工具欄上的 顯示比例 框與 掃視和縮放 窗口來縮放繪圖頁 移動一個形狀移動形狀很容易 只需單擊任意形狀選擇它 然后將它拖到新的位置 單擊形狀時將顯示選擇手柄 還可以單擊某個形狀 然后按鍵盤上的箭頭鍵來移動該形狀 2 跨職能流程圖編制方法和技巧 移動多個形狀要一次移動多個形狀 首先選擇所有想要移動的形狀 1 使用 指針 工具拖動鼠標(biāo) 也可以在按下SHIFT鍵的同時單擊各個形狀 2 將 指針 工具放置在任何選定形狀的中心 指針下將顯示一個四向箭頭 表示可以移動這些形狀 向形狀添加文本1 雙擊某個形狀然后鍵入文本 MicrosoftOfficeVisio會放大以便可以看到所鍵入的文本 刪除文本 雙擊形狀 然后在文本突出顯示后 按DELETE鍵 2 將 指針 工具放置在任何選定形狀的中心 指針下將顯示一個四向箭頭 表示可以移動這些形狀 2 跨職能流程圖編制方法和技巧 整形狀的大小1 可以通過拖動形狀的角 邊或底部選擇手柄來調(diào)整形狀的大小 2 將 指針 工具放置在任何選定形狀的中心 指針下將顯示一個四向箭頭 表示可以移動這些形狀 添加獨立文本向繪圖頁添加與任何形狀無關(guān)的文本 例如標(biāo)題或列表 這種類型的文本稱為獨立文本或文本塊 使用 文本 工具只單擊并進(jìn)行鍵入 刪除文本 單擊 文本 然后按DELETE鍵 移動獨立文本可以像移動任何形狀那樣來移動獨立文本 只需拖動即可進(jìn)行移動 實際上 獨立文本就像一個沒有邊框或顏色的形狀 設(shè)置文本格式右擊工具欄 使用 設(shè)置文本格式 工具欄 2 跨職能流程圖編制方法和技巧 各種圖表 如流程圖 組織結(jié)構(gòu)圖 框圖和網(wǎng)絡(luò)圖 都有一個共同點 連接 在Visio中 通過將一維形狀 稱為連接線 附加或粘附到二維形狀來創(chuàng)建連接 移動形狀時 連接線會保持粘附狀態(tài) 例如 移動與另一個形狀相連的流程圖形狀時 連接線會調(diào)整位置以保持其端點與兩個形狀都粘附 2 跨職能流程圖編制方法和技巧 使用 連接線 工具連接形狀使用 連接線 工具時 連接線會在您移動其中一個相連形狀時自動重排或彎曲 連接線 工具會使用一個紅色框來突出顯示連接點 表示可以在該點進(jìn)行連接 從第一個形狀上的連接點處開始 將 連接線 工具拖到第二個形狀頂部的連接點上 連接線的端點會變成紅色 這是一個重要的視覺提示 如果連接線的某個端點仍為綠色 請使用 指針 工具將該端點連接到形狀 如果想要形狀保持相連 兩個端點都必須為紅色 2 跨職能流程圖編制方法和技巧 使用模具中的連接線連接形狀拖動 直線 曲線連接線 并調(diào)整其位置向連接線添加文本可以將文本與連接線一起使用來描述形狀之間的關(guān)系 向連接線添加文本的方法與向任何形狀添加文本的方法相同 只需單擊連接線并鍵入文本 設(shè)置二維形狀的格式填充顏色 形狀內(nèi)的顏色 填充圖案 形狀內(nèi)的圖案 圖案顏色 構(gòu)成圖案的線條的顏色 線條顏色和圖案線條粗細(xì) 線條的粗細(xì) 填充透明度和線條透明度還可以向二維形狀添加陰影并控制圓角 2 跨職能流程圖編制方法和技巧 設(shè)