接待管理制度.doc

無錫市萬里實(shí)業(yè)發(fā)展有限公司接待管理制度文 件 號WL/XZ-2014-02/27受控狀態(tài)發(fā) 放 號編 制：審 核：批 準(zhǔn)：2014年02月27日編制 V0版本一、總則1、為規(guī)范公司接待活動，在保證接待效果的前提下，加強(qiáng)接待費(fèi)用控制，特制訂本制度。2、接待工作是公司重要的對外窗口之一，參加接待的工作人員要遵守紀(jì)律，有禮有節(jié)、熱情大方，樹立公司的良好形象。3、本辦法規(guī)定了公司接待的管理職能、管理內(nèi)容與要求、檢查與考核，適用于公司的全部接待活動的管理。二、管理職能行政管理部是公司接待工作的管理部門，負(fù)責(zé)公司接待活動的統(tǒng)一安排。三、接待工作原則1、對等接待、各負(fù)其責(zé)、相互配合的原則。接待工作涉及面廣，必須堅(jiān)持重點(diǎn)、兼顧一般，按照對等接待、各負(fù)其責(zé)、相互配合的原則，上下一致，齊心協(xié)力，共同做好接待工作。2、規(guī)范高效、安全節(jié)儉、服務(wù)一流的原則。接待工作應(yīng)規(guī)范服務(wù)，提高辦事效率、熱情周到，視客情適度接待，提倡節(jié)儉，反對浪費(fèi)，注重思想情感交流，不推諉扯皮，不應(yīng)付拖拉。3、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算管理、嚴(yán)格控制的原則。按照公司接待標(biāo)準(zhǔn)，對各項(xiàng)接待費(fèi)用實(shí)行預(yù)算管理，由行政管理部負(fù)責(zé)人根據(jù)核定的預(yù)算嚴(yán)格控制使用，接待費(fèi)用原則上不得超過限額，如需追加預(yù)算，由董事長另行審批。四、接待職責(zé)分工1、接待工作是公司窗口式工作，對于塑造公司良好形象、實(shí)現(xiàn)公司經(jīng)營目標(biāo)，具有十分重要的意義。各相關(guān)部門及人員必須高度重視且規(guī)范行為。2、接待內(nèi)容包括：迎客引入、詢問讓座、接待洽談、參觀介紹及招待服務(wù)等。分工如下：行政管理部：提供良好的接待環(huán)境保障及備品準(zhǔn)備，負(fù)責(zé)來客引入及會議室的環(huán)境保持，提供信息溝通保障及調(diào)度控制和來客記錄，安排來賓行程、食宿等。接口部門：負(fù)責(zé)接待洽談并陪同始終。3、運(yùn)行經(jīng)理對接待工作負(fù)有全面責(zé)任。五、接待標(biāo)準(zhǔn)接待部門須嚴(yán)格遵守公司的接待標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)來訪者的人員級別及訪問目的不同選擇合適的標(biāo)準(zhǔn)，如需超標(biāo)則須征得董事長同意。餐飲：依公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。交通：原則上使用公司的小車、商務(wù)車，如需使用公司高級車輛須得到董事長的批準(zhǔn)。住宿：依公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。禮品：饋贈禮品原則上以帶有地方或公司特色的紀(jì)念品為主，如有特殊需要須得到董事長的批準(zhǔn)。娛樂：原則上公司不安排娛樂活動（地方特色景點(diǎn)游玩除外），如需要安排娛樂活動須得到董事長的批準(zhǔn)。接待標(biāo)準(zhǔn)詳見附件。六、接待流程 1、接待的申請與審批 各部門實(shí)施接待前，應(yīng)填寫接待申請表，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)行政管理部申請安排接待；申請部門在接待申請表內(nèi)應(yīng)明確來賓人數(shù)、接待時(shí)間、接待事由、接待負(fù)責(zé)人、接待標(biāo)準(zhǔn)等信息及相關(guān)接待要求建議；公司高層領(lǐng)導(dǎo)的接待活動，由行政管理部填寫接待申請表，并作為接待負(fù)責(zé)人；行政管理部接到接待申請表后，應(yīng)根據(jù)公司接待標(biāo)準(zhǔn)核定接待預(yù)算后報(bào)公司財(cái)務(wù)部，作為預(yù)支、報(bào)銷接待費(fèi)用的預(yù)算憑證；2、接待的實(shí)施行政管理部依據(jù)獲批的接待申請表，落實(shí)各項(xiàng)接待安排的責(zé)任人及物品置辦；行政管理部依據(jù)接待行程安排，協(xié)調(diào)接待負(fù)責(zé)人和公司車輛或租用車輛的時(shí)間安排； 接待責(zé)任人應(yīng)根據(jù)接待行程安排，前往車站、機(jī)場接送來賓，并陪同來賓辦理入住、結(jié)算手續(xù)。七、費(fèi)用結(jié)算 1、接待結(jié)束后，接待責(zé)任人應(yīng)在5天內(nèi)將相關(guān)票據(jù)交至財(cái)務(wù)管理部辦理報(bào)銷手續(xù)； 2、實(shí)際發(fā)生費(fèi)用在已獲批預(yù)算額度內(nèi)的，由財(cái)務(wù)管理部予以核銷；實(shí)際發(fā)生費(fèi)用超出獲批預(yù)算額度的，由責(zé)任人填寫接待費(fèi)用超額審批表進(jìn)行審批，獲批后方可報(bào)銷；八、接待要求1、接待環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)物品擺放整齊，且表面無灰塵；地面干凈無臟物，空氣流通清新；室溫適度，燈光合適；備品齊全。2、公司參觀規(guī)定安排來賓參觀公司，須報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；參觀介紹以接待部門為主，行政管理部配合；參觀過程中，原則上介紹者在來賓前，接待負(fù)責(zé)人在來賓后；參觀所到之處，作業(yè)人員須集中精力做事，不得東張西望，更不許與參觀人員交談，如有必要可禮貌示意。 3、接待禮儀要求 參與接待人員應(yīng)著正裝，舉止禮貌；接待人員到車站、機(jī)場迎接來賓，應(yīng)提前1020分鐘到達(dá)，對不熟悉的來賓應(yīng)事先準(zhǔn)備迎接牌，注明單位名稱和來賓稱謂；接來賓到達(dá)住宿地點(diǎn)后，接待人員應(yīng)協(xié)助辦理入住手續(xù)，并提行李送至房間；接待人員到車站、機(jī)場送行，應(yīng)根據(jù)航班、列車時(shí)刻合理提前到達(dá)，主動幫助來賓拿取、托運(yùn)行李，辦理相關(guān)手續(xù)。九、附則 1、本制度為公司接待的規(guī)范性文件，各部門應(yīng)嚴(yán)格參照執(zhí)行； 2、本制度由行政管理部依據(jù)實(shí)際情況變化，不定期進(jìn)行修訂； 3、本制度由行政管理部負(fù)責(zé)最終解釋，于公告之日起執(zhí)行。附件：公司接待標(biāo)準(zhǔn)類別標(biāo)準(zhǔn)備注餐飲用 餐標(biāo)準(zhǔn)A標(biāo)準(zhǔn)B含酒水，A標(biāo)準(zhǔn)人均不超過200元，B標(biāo)準(zhǔn)人均不超過300元。住宿經(jīng)濟(jì)型酒店200元/間左右如有特殊情形須得到董事長的批準(zhǔn)星級酒店500元/間左右交通公司車輛別克車商務(wù)車公司高級車輛寶馬奔馳使用公司高級車輛須得到董事長的批準(zhǔn)禮品公司紀(jì)念品ABA（100元以下）、B（300元以下）地方特產(chǎn)AB特殊禮品ABA（500元以下）、B（500元以上）娛樂娛樂/游覽按實(shí)際發(fā)生的金額娛樂活動需得到董事長的批準(zhǔn)接待申請表申請部門： 負(fù)責(zé)人： 1、客人信息：姓 名單 位職 務(wù)人數(shù)2、接待時(shí)間： 年 月 日 至 年 月 日共 日3、接待人員： 4、接待項(xiàng)目：交通：別克 商務(wù)車 寶馬 奔馳住宿：經(jīng)濟(jì)型酒店 星級酒店 餐飲：中餐 晚餐 禮品：紀(jì)念品A（份數(shù)： ） 紀(jì)念品B（份數(shù)： ） 地方特產(chǎn)A（份數(shù)： ） 地方特產(chǎn)B（份數(shù)： ） 特殊禮品A（份數(shù)： ） 特殊禮品B（份數(shù)： ）娛樂/游覽： 5、其它要求： 6、費(fèi)用預(yù)算：（由行政管理部填寫）住宿： 餐飲： 禮品： 娛樂/游覽： 合計(jì)： 接待部門簽字： 日期： 主管副總簽字： 日期： 總 經(jīng) 理簽字： 日期： 董事長助理/董 事 長簽字： 日期： 接待費(fèi)用超額審批表申請部門： 負(fù)責(zé)人： 1、招待對象：來賓單位事 由人 數(shù)2、接待時(shí)間： 年 月 日至 年 月 日