GPM文件管理制度.doc

尖銳濕疣康復(fù)網(wǎng) 頒發(fā)部門(mén)GMP文件管理制度接收部門(mén)生效日期制定人制定日期文件編號(hào)審核人審核日期文件頁(yè)數(shù)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)日期分發(fā)部門(mén)1 目的制定GMP文件管理制度，以規(guī)范本企業(yè)GMP文件的管理工作，使文件管理全過(guò)程符合國(guó)家“藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范”要求，保證藥品生產(chǎn)各工作場(chǎng)所使用的文件均為有效版本，以保證藥品生產(chǎn)的質(zhì)量。2 范圍本制度適用于本廠自行編制的“藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范”文件管理的全過(guò)程，包括：文件的系統(tǒng)設(shè)計(jì)、制訂、修訂、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、登記、保管、回收、銷毀、培訓(xùn)、執(zhí)行、歸檔等方面各項(xiàng)工作。3 定義3.1 GMP文件是指涉及藥品生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中預(yù)先制定的文件系統(tǒng)，它包括貫穿于藥品生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理全過(guò)程的所有文件。3.2 文件控制中心和文件控制員3.2.1 實(shí)施廠藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范文件和資料管理的部門(mén)為廠文件控制中心。3.2.2 實(shí)施藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范文件和資料管理的人為文件控制員。3.2.3 辦公室是廠文件控制中心的管理部門(mén)。3.2.4 廠部、各車(chē)間、部門(mén)負(fù)責(zé)文件、資料管理的人員為文件控制員。3.3 受控文件3.3.1 指在各工作場(chǎng)所所使用的文件在文件作廢、版本更新時(shí)，必須從各工作場(chǎng)所收回舊版本。3.3.2 受控文件的受控狀態(tài)用相應(yīng)的控制印章加以識(shí)別。4 責(zé)任4.1 所有承擔(dān)“藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范”文件管理過(guò)程的人員（包括：文件的系統(tǒng)設(shè)計(jì)、制訂、修訂、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、登記、保管）都必須執(zhí)照本制度的要求嚴(yán)格執(zhí)行。4.2 廠文件控制員負(fù)責(zé)全廠文件的接收、印刷、分發(fā)、登記，對(duì)原文件和文件收發(fā)過(guò)程中形成的各類表格的保存、歸檔、整理，對(duì)作廢文件及舊版文件的回收和銷毀，以車(chē)間、部門(mén)文件控制員的工作指導(dǎo)。4.3 車(chē)間、部門(mén)文件控制員負(fù)責(zé)本部門(mén)、車(chē)間文件的接收、分發(fā)、保存、歸檔及舊版文件的回收工作。5 內(nèi)容5.1 文件系統(tǒng)（見(jiàn)圖） 標(biāo)準(zhǔn) 管理標(biāo)準(zhǔn) 管理標(biāo)準(zhǔn)分類文件（管理制度） 部門(mén)工作標(biāo)準(zhǔn)（部門(mén)職能） 崗位職責(zé) 操作標(biāo)準(zhǔn) 操作規(guī)程文件系統(tǒng) 標(biāo)準(zhǔn)操作程序 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)分類文件 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) 工藝規(guī)程 工藝標(biāo)準(zhǔn)分類文件 記錄 各類標(biāo)準(zhǔn)記錄 （圖）5.2 文件的識(shí)別系統(tǒng)5.2.1 藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范文件的識(shí)別系統(tǒng)由受控狀態(tài)、文件編號(hào)、生效日期、頁(yè)次等組成。 5.2.2 質(zhì)量記錄的識(shí)別系統(tǒng)由文件編號(hào)組成。5.2.3 文件的識(shí)別系統(tǒng)具體書(shū)寫(xiě)格式見(jiàn)GMP文件書(shū)寫(xiě)格式。5.2.4 文件編號(hào)見(jiàn)GMP文件編號(hào)方法。5.2.5 版本表示同一份文件的修改狀態(tài)。依照制訂文件的先后順序，用由“00”開(kāi)始的整數(shù)表示。5.2.6 頁(yè)次文件頁(yè)次采用的格式為：第一頁(yè)在首頁(yè)文件頭格式的“文件頁(yè)數(shù)”欄填共頁(yè)，后續(xù)頁(yè)在橫線右上角位置填第頁(yè)/共頁(yè)。5.2.7 受控狀態(tài)藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)文件必須受控，受控狀態(tài)分為受控（絕密、機(jī)密、秘密），在文件發(fā)放時(shí)必須在文件右上角位置做相應(yīng)的密級(jí)標(biāo)志，文件受控狀態(tài)的確定見(jiàn)GMP文件受控狀態(tài)等級(jí)確定方法5.3 文件管理的相關(guān)記錄5.3.1 每份藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)文件的發(fā)、收、存都需要填寫(xiě)文件制訂（修訂）記錄表（附件一）文件發(fā)（收）登記表（附件二）。5.3.2 文件管理過(guò)程中必須建立文件目錄檔案，填有相應(yīng)的文件目錄表（附件三），文件目錄表每半年必須進(jìn)行更新新版。5.3.3 在GMP文件體系運(yùn)行中需要新增、更改、刪除的文件，廠文件控制員應(yīng)用文件新增、更改、刪除記錄表（見(jiàn)附表四）進(jìn)行動(dòng)態(tài)記錄，車(chē)間部門(mén)文件控制員應(yīng)在文件目錄中及時(shí)作出增刪的標(biāo)識(shí)。5.4 文件的制訂、修訂、審核、批準(zhǔn)5.4.1 編制標(biāo)準(zhǔn)文件的基本要求 GMP文件必須符合醫(yī)藥行業(yè)有關(guān)法律、法規(guī)、法令及GMP要求。 文件內(nèi)容適合本企業(yè)的實(shí)際情況，即文件具有可操作。 文字用語(yǔ)要規(guī)范、簡(jiǎn)明、確切、易懂，順序有邏輯性，文件標(biāo)題能說(shuō)明文件的性質(zhì)。 管理標(biāo)準(zhǔn)、操作標(biāo)準(zhǔn)與記錄要相結(jié)合。 記錄的內(nèi)容要與標(biāo)準(zhǔn)一致，關(guān)鍵數(shù)據(jù)必須在記錄中有所反映，記錄的操作項(xiàng)均需要有操作者簽名、關(guān)鍵操作應(yīng)有核對(duì)人簽名的欄目。5.4.2 文件的制訂 文件由文件制訂部門(mén)熟悉本專業(yè)技術(shù)和管理、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富的人員按照GMP基本要求進(jìn)行編寫(xiě)制訂。 制訂文件要按照GMP文件制訂程序進(jìn)行。5.4.3 文件的修訂 文件在執(zhí)行了一段時(shí)間后，定期對(duì)文件進(jìn)行修訂；文件在執(zhí)行過(guò)程中如發(fā)生執(zhí)行困難，應(yīng)即時(shí)對(duì)文件進(jìn)行修訂。不斷完善、健全文件系統(tǒng)。 文件的修訂應(yīng)由原制訂文件的部門(mén)負(fù)責(zé)。 制訂文件要按照GMP文件修訂程序進(jìn)行。5.4.4 審核文件制訂部門(mén)負(fù)責(zé)人為文件的審核人，負(fù)責(zé)對(duì)文件的內(nèi)容、編號(hào)、格式、制訂程序等進(jìn)行審核，必要時(shí)組織文件使用部門(mén)負(fù)責(zé)人會(huì)審。5.4.5 批準(zhǔn)廠長(zhǎng)為本企業(yè)GMP文件的批準(zhǔn)人，負(fù)責(zé)對(duì)文件的內(nèi)容、編號(hào)、格式等進(jìn)行復(fù)審，對(duì)該文件與其他相關(guān)文件的統(tǒng)一性、各部門(mén)之間的協(xié)調(diào)性、文件內(nèi)容的先進(jìn)性、合理性及可操作性進(jìn)行把關(guān)。5.4.6 文件編寫(xiě)、審核、批準(zhǔn)人員分別在文件首頁(yè)表頭相應(yīng)欄中簽名，并注明日期。5.5 文件的發(fā)放、登記、保管5.5.1 為了確保文件的管理有效和受控，設(shè)置廠文件控制中心，對(duì)已經(jīng)批準(zhǔn)執(zhí)行的所有GMP文件進(jìn)行統(tǒng)一管理。同時(shí)分別設(shè)置廠級(jí)、部門(mén)級(jí)的專兼職文件管理員，各級(jí)文件管理人員由各部門(mén)負(fù)責(zé)人確定，報(bào)廠文件控制中心備案。5.5.2 文件一經(jīng)批準(zhǔn)，由制訂文件部門(mén)將文件交廠文件控制中心負(fù)責(zé)頒發(fā)。5.5.3 文件的發(fā)放必須受控，文件控制中心文件管理員按照經(jīng)批準(zhǔn)的發(fā)放范圍、份數(shù)數(shù)量印刷。5.5.4 文件接收人必須在“文件發(fā)（收）登記表”中簽名，登記表由廠文件控制員保存作為回收文件的依據(jù)。5.5.5 保管文件必須有“文件目錄”，并按文件類別及編號(hào)順序歸檔存放。5.5.6 文件管理員在辦理工作移交的同時(shí)必須同時(shí)移交GMP文件，核實(shí)所管轄的GMP文件的內(nèi)容和數(shù)量。5.5.7 文件管理員在辦理工作移交的同時(shí)必須同時(shí)移交GMP文件，核實(shí)所管轄的GMP文件的內(nèi)容和數(shù)量。5.6 文件的回收和銷毀5.6.1 文件若需要作廢或更換新的版本，由文件制訂部門(mén)通知廠文件管理員實(shí)施。5.6.2 文件作廢必須回收原文件，在工作現(xiàn)場(chǎng)不能出現(xiàn)作廢的文件。5.6.3 在發(fā)放修訂版本文件時(shí)必須將前一版本的文件回收。在生產(chǎn)工作現(xiàn)場(chǎng)不能同進(jìn)出現(xiàn)二個(gè)或二個(gè)以上不同版本的文件。5.6.4 舊版本或作廢文件收回，應(yīng)經(jīng)文件批準(zhǔn)人批準(zhǔn)，予以銷毀，銷毀時(shí)應(yīng)有監(jiān)銷人并有銷毀記錄。5.6.5 舊版或作廢的GMP文件，廠文件控制中心應(yīng)留檔一份備查。5.7 文件目錄的管理5.7.1 各級(jí)文件管理人員對(duì)所保管的文件必須有相應(yīng)的文件目錄。5.7.2 廠文件控制員應(yīng)建立廠級(jí)文件目錄檔案，每半年按收文件部門(mén)分類打印新版的文件目錄，分別發(fā)至各部門(mén)供核對(duì)，以保證目錄與文件的相一致。5.8 文件的培訓(xùn)、生效、執(zhí)行5.8.1 文件執(zhí)行部門(mén)在收到文件后，應(yīng)由部門(mén)負(fù)責(zé)人組織安排該文件的執(zhí)行前培訓(xùn)，培訓(xùn)按照廠員工培訓(xùn)管理制度要求進(jìn)行。5.8.2 文件的培訓(xùn)工作應(yīng)在該文件的生效之日前完成。5.8.3 文件的培訓(xùn)對(duì)象為該文件所規(guī)定的責(zé)任人，文件的培訓(xùn)、考核形式由部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)具體情況而定。5.8.4 對(duì)培訓(xùn)要求執(zhí)行廠員工培訓(xùn)管理制度的有關(guān)規(guī)定。5.8.5 對(duì)培訓(xùn)有特別規(guī)定的文件，應(yīng)該文件內(nèi)容中的“培訓(xùn)”項(xiàng)寫(xiě)