公文處理培訓(xùn)講義(襄垣).ppt

公文處理培訓(xùn) 李翠平 一 重要意義 條例 是繼1996年5月中共中央辦公廳發(fā)布的 中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例 和2000年8月國(guó)務(wù)院發(fā)布的 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法 之后 黨和國(guó)家為進(jìn)一步規(guī)范黨政機(jī)關(guān)公文處理工作新出臺(tái)的重要法規(guī) 條例 是建國(guó)以來黨和國(guó)家第一次通過立法 用法規(guī)的形式對(duì)全國(guó)黨政機(jī)關(guān)公文處理工作進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范 使黨政機(jī)關(guān)的公文處理工作上升到法律法規(guī)的層面 同時(shí) 也是我國(guó)黨政機(jī)關(guān)公文處理工作理論的深化和發(fā)展 是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)依法行政 做好公文處理工作的重要保障 條例 是2012年7月1日后公文處理工作要嚴(yán)格遵循的基本制度 二 立法宗旨 為了適應(yīng)黨政機(jī)關(guān)工作需要 推進(jìn)黨政機(jī)關(guān)公文處理工作科學(xué)化 制度化 規(guī)范化 三 基本框架 新出臺(tái)的 條例 共分八章42條 新的 條例 所包涵的內(nèi)容 強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn) 以及其可操作性等方面都在原來黨政機(jī)關(guān)各自的規(guī)定之上有了很大的提升 第一章總則 開宗明義 對(duì)目的 意義 適用范圍 作用 原則及辦公廳 室的職責(zé)等方面都做了精準(zhǔn)的表述 接下來 其他章節(jié)從公文種類 公文格式 行文規(guī)則 公文擬制 發(fā)文起草把關(guān) 公文辦理 收文辦理 公文管理六個(gè)方面做了規(guī)定 最后的附則講了電子公文 依照 參照?qǐng)?zhí)行事項(xiàng) 解釋權(quán) 施行時(shí)間等 四 內(nèi)容增減 在第一章總則中主要有兩處增加 一是公文處理工作的原則 事實(shí)求是 精簡(jiǎn)高效 準(zhǔn)確規(guī)范 安全保密 二是明確了辦公廳 室 系統(tǒng)上下級(jí)之間的關(guān)系是 業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查 的關(guān)系 第二章中 公文的種類增加了兩個(gè)文種 即 決議 和 公報(bào) 決議 適用于會(huì)議討論通過的重大決策事項(xiàng) 是最高級(jí)別的文件 是須經(jīng)特定的會(huì)議討論通過 公報(bào) 適用于公布重要決定或者重大事項(xiàng) 公報(bào) 與目前使用的 公告 在適用范圍 公布范圍 公布事項(xiàng)等方面有區(qū)別 具體使用時(shí)要注意把握 在文種的變動(dòng)上 還有三個(gè)方面要注意 一是文種的適用范圍作了個(gè)別調(diào)整 二是 文種的表述作了改動(dòng) 文字更精準(zhǔn) 三是15個(gè)文種的前后順序做了調(diào)整 主要是按文種的重要程度排了序 其次是大致按下行文 上行文 平行文 內(nèi)部行文排了序 在第三章中 公文格式增減內(nèi)容 第七條增加項(xiàng)目 份號(hào) 減少項(xiàng)目 主題詞 改動(dòng)的項(xiàng)目 1 緊急程度標(biāo)識(shí) 特急 和 急件 改為 特急 和 加急 2 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí) 明確了加 文件 二字和可以不加 文件 二字 3 聯(lián)合行文 可用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱 也可單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱 黨政機(jī)關(guān)公文格式 2012年4月16日中共中央辦公廳 國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā) 黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例 中辦發(fā) 2012 14號(hào) 自2012年7月1日起施行 同時(shí) 從1996年5月3日中辦發(fā)布的 中國(guó)共產(chǎn)黨公文處理?xiàng)l例 和2000年8月24日國(guó)務(wù)院發(fā)布的 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法 停止執(zhí)行 黨政機(jī)關(guān)公文格式 GB T9704 2012 國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)正式發(fā)布 公文格式的范疇 一是公文的組成要素 以及這些要素在頁(yè)面上的標(biāo)注位置 二是承載公文的介質(zhì) 主要包括紙張的開本 規(guī)格 印刷 裝訂等要求 三是公文數(shù)據(jù)的表現(xiàn)形式 包括文字 數(shù)字 外文字符 計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等的使用規(guī)范 根據(jù)公文載體的不同 分為文件格式 信函格式 電報(bào)格式 命令格式 紀(jì)要格式等 最常用的是文件格式 信函格式和電報(bào)格式三種 公文格式的基本要求 1 紙張大小 A4型紙 210mm 297mm 2 版面 公文用紙?zhí)祛^ 上白邊 為37mm 公文用紙訂口 左白邊 為28mm 版心尺寸為156 225mm 3 字體 如無特殊說明 公文各要素一般用3號(hào)仿宋體字 特定情況可作適當(dāng)調(diào)整 4 行數(shù)和字?jǐn)?shù) 一般每面排22行 每行排28個(gè)字 并撐滿版心 特定情況可作適當(dāng)調(diào)整 5 公文應(yīng)當(dāng)雙面印刷 6 公文應(yīng)當(dāng)左側(cè)裝訂 第一種類 公文的通用格式 一件完整的公文由三部分組成 版頭 份號(hào) 密級(jí)和保密期限 緊急程度 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志 發(fā)文字號(hào) 簽發(fā)人 主體 標(biāo)題 主送機(jī)關(guān) 正文 附件說明 發(fā)文機(jī)關(guān)署名 成文日期 印章 附注 附件 版記 抄送機(jī)關(guān) 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期 頁(yè)碼 一 份號(hào)涉密的公文需要標(biāo)注份數(shù)序號(hào) 公文的份數(shù)序號(hào)也就是每份公文的編號(hào) 根據(jù)印制份數(shù) 編流水號(hào) 公文份數(shù)序號(hào)是為了掌握公文的發(fā)放方向 便于公文的保密管理 便于掌握公文的去向 一 版頭 涉密公文一定要標(biāo)注份號(hào) 如果發(fā)文機(jī)關(guān)認(rèn)為有必要 也可對(duì)不涉密公文標(biāo)注份號(hào) 如需標(biāo)識(shí)份號(hào) 一般用6位阿拉伯?dāng)?shù)字頂格編排在版心左上角第1行 份號(hào)用黑色標(biāo)注 在份號(hào)標(biāo)注上存在的主要問題 一是涉密文件不標(biāo)注份號(hào) 二是份號(hào)的數(shù)字不按規(guī)定標(biāo)注 隨意性大 三是份號(hào)標(biāo)注位置不規(guī)范 不是頂格編排在版心左上角第1行 二 密級(jí)和保密期限涉及國(guó)家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限 國(guó)家秘密分為秘密 機(jī)密和絕密三種 如需標(biāo)注密級(jí)和保密期限 一般用3號(hào)黑體字 頂格編排在版心左上角份號(hào)之下 保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字 在密級(jí)和保密期限標(biāo)注上存在的問題有 一是在確定密級(jí)和保密期限上出現(xiàn)過緊或過松兩種傾向 二是密級(jí)標(biāo)注不規(guī)范不統(tǒng)一 三 緊急程度緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明 特急 加急 電報(bào)格式的公文緊急程度分為四級(jí) 從急到緩依次為 特提 特急 加急 平急 如需標(biāo)注緊急程度 一般用3號(hào)黑體字 頂格編排在版心左上角 如需同時(shí)標(biāo)注份號(hào) 密級(jí)和保密期限 緊急程度 按照份號(hào) 密級(jí)和保密期限 緊急程度的順序自上而下分行排列 四 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志是公文版頭部分的核心 用套紅大字居中印在公文首頁(yè)上半部 字體要莊重 規(guī)范 美觀 大小適度 一般應(yīng)小于上級(jí)機(jī)關(guān)的字體大小 主要有兩種形式 一是發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后加 文件 二字 二是發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱 字號(hào)以醒目美觀為原則 字體大小一般不超過上級(jí)機(jī)關(guān) 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志上邊緣至版心上邊緣為35mm 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志推薦使用小標(biāo)宋字體 顏色用紅色 聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多時(shí) 必須保證公文首頁(yè)顯示正文 聯(lián)合行文時(shí)可并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱 一般主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前 也可單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱 聯(lián)合上報(bào)公文一般不單獨(dú)使用主辦機(jī)關(guān)名稱 因?yàn)槁?lián)合上行文需要將所有聯(lián)署機(jī)關(guān)簽發(fā)人的姓名都標(biāo)出 如果發(fā)文機(jī)關(guān)名稱只用主辦機(jī)關(guān) 這樣與簽發(fā)人的標(biāo)注就不相匹配 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志存在的主要問題有 一是發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志不規(guī)范 有的發(fā)文機(jī)關(guān)字體 字號(hào)大小不規(guī)則 二是有的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志與發(fā)文機(jī)關(guān)署名或印章不一致 三是 文件 二字不是標(biāo)在發(fā)文機(jī)關(guān)右側(cè) 而是在發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范性簡(jiǎn)稱正下方居中標(biāo) 文件 或 上報(bào)文件 四是有的基層單位的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)字號(hào)大于上級(jí)機(jī)關(guān)的字號(hào) 五 發(fā)文字號(hào)發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字 年份和發(fā)文順序號(hào)三個(gè)要素組成 機(jī)關(guān)代字要求準(zhǔn)確 規(guī)范 精煉 無歧義 易識(shí)別 并固定使用 避免與上級(jí)機(jī)關(guān) 同級(jí)機(jī)關(guān)的機(jī)關(guān)代字雷同 聯(lián)合行文時(shí)只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào) 同一地區(qū) 避免不同機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)的機(jī)關(guān)代字重復(fù) 發(fā)文字號(hào)編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空2行位置 居中排布 年份 發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字 年份用全稱4位 用六角括號(hào) 括入 發(fā)文順序號(hào)不編虛位 不加第字 上行文發(fā)文字號(hào)標(biāo)識(shí)在發(fā)文機(jī)關(guān)之下居左空1字 六 簽發(fā)人上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名 這時(shí)發(fā)文字號(hào)標(biāo)識(shí)在發(fā)文機(jī)關(guān)之下居左空1字 簽發(fā)人姓名平行居右空1字 簽發(fā)人用3號(hào)仿宋體字 簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字標(biāo)注 聯(lián)合行文時(shí)有多個(gè)簽發(fā)人 簽發(fā)人姓名按發(fā)文機(jī)關(guān)的順序排列從左到右 自上而下依次均勻順排 一般每行排2個(gè)姓名 回行時(shí)與上一行第一個(gè)簽發(fā)人姓名對(duì)齊 最后一個(gè)簽發(fā)人姓名應(yīng)與發(fā)文字號(hào)處在同一行并使紅色分隔線與之的距離為4mm 簽發(fā)人標(biāo)注中存在的問題 一是簽發(fā)人不是機(jī)關(guān)的主要負(fù)責(zé)人 二是多個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合上行文 只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人 而未標(biāo)注其他機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人 三是簽發(fā)人標(biāo)注的位置不規(guī)范 四是簽發(fā)人姓名未用楷體 二 公文主體 一 公文標(biāo)題標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱 事由和文種組成 應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確 扼要概括公文的主要內(nèi)容 4個(gè)以上 含4個(gè) 機(jī)關(guān)聯(lián)合行文時(shí) 標(biāo)題中發(fā)文機(jī)關(guān)名稱可簡(jiǎn)略 公文標(biāo)題中除法規(guī) 規(guī)章名稱加書名號(hào)外 一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào) 標(biāo)題一般用2號(hào)小標(biāo)宋字體 編排于紅色分隔線下空2行的位置 分一行或多行居中排布 回行時(shí)要做到詞意完整 排列對(duì)稱 長(zhǎng)短適宜 間距恰當(dāng) 標(biāo)題排列應(yīng)使用梯形或菱形 不應(yīng)使用上下長(zhǎng)度一樣的長(zhǎng)方形或上下長(zhǎng) 中間短的沙漏形 標(biāo)題的擬制和標(biāo)注上存在的問題有 一是冗長(zhǎng)啰嗦 對(duì)事由概述不簡(jiǎn)潔 準(zhǔn)確 完整 或標(biāo)題與正文不符 標(biāo)題不能涵蓋公文的內(nèi)容 二是標(biāo)題排列形式不夠美觀 如 金字塔形 或 沙漏形 等 有的在回行時(shí)詞意不完整 三是標(biāo)題中亂用標(biāo)點(diǎn)符號(hào) 四是標(biāo)題中介詞使用不規(guī)范 介詞連用或重復(fù)使用介詞等 五是標(biāo)題中文種使用錯(cuò)誤 二 主送機(jī)關(guān)是公文的主要受理機(jī)關(guān) 主送機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱 規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱 其中 使用簡(jiǎn)稱要規(guī)范 準(zhǔn)確 機(jī)關(guān)的規(guī)范化簡(jiǎn)稱和統(tǒng)稱應(yīng)由上級(jí)機(jī)關(guān)明確 不得隨意編造機(jī)關(guān)簡(jiǎn)稱 使用統(tǒng)稱 包括的地區(qū) 部門 單位要齊全 稱謂要準(zhǔn)確 主送機(jī)關(guān)標(biāo)注上存在的問題有 一是多頭請(qǐng)示 二是隨意編造主送機(jī)關(guān)的簡(jiǎn)稱 三是標(biāo)注位置不正確 四是有的機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)普發(fā)公文時(shí) 每次的主送欄排序都不一樣 五是主送機(jī)關(guān)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用不規(guī)范 同級(jí)同類之間用頓號(hào) 同級(jí)不同類用逗號(hào) 主送機(jī)關(guān)結(jié)束后用冒號(hào) 三 正文 是公文的主體和核心所在 用來表述公文的內(nèi)容 公文首頁(yè)須顯示正文 一般公文的首個(gè)蓋章頁(yè)應(yīng)當(dāng)同時(shí)顯示正文 發(fā)文機(jī)關(guān)署名和印章 四 附件說明 附件說明是公文附件的順序號(hào)和名稱 公文正文中的一些內(nèi)容 如圖表 名單 規(guī)定等 如穿插在公文正文中 往往隔斷公文前后的聯(lián)系而造成閱讀上的不便 需將其從公文正文中抽出來作為公文的附件單獨(dú)表述 即附件 公文附件是正文內(nèi)容的組成部分 與正文具有同等效力 在正文下空1行左空2字位置編排 附件 二字 后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱 如有順序號(hào) 使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注 附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào) 附件說明標(biāo)注中存在的問題 一是公文中帶有附件的卻漏標(biāo)附件說明 二是附件說明標(biāo)注不規(guī)范 有的公文在正文中寫明報(bào)送 上報(bào) 批轉(zhuǎn) 轉(zhuǎn)發(fā)等字樣 在附件說明處不必再標(biāo)注 附件 字樣的 卻標(biāo)注 有的公文在附件說明處標(biāo)注 附件3份 或 附件隨后 等 三是附件說明編排位置不規(guī)范 四是附件順序號(hào)用漢字一 二 三來標(biāo)注 五是附件名稱后用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等 五 發(fā)文機(jī)關(guān)署名 發(fā)文機(jī)關(guān)署名應(yīng)當(dāng)用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱 特殊情況如議案 命令 令 等文種需要由機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人署名的 應(yīng)當(dāng)寫明職務(wù) 單一機(jī)關(guān)行文時(shí) 發(fā)文機(jī)關(guān)署名在成文日期之上 以成文日期為準(zhǔn)居中編排 聯(lián)合行文時(shí) 應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按發(fā)文機(jī)關(guān)順序排列在相應(yīng)位置 并使印章加蓋其上 不加蓋印章的公文 單一機(jī)關(guān)行文時(shí) 在正文 或附件說明 下空1行右空2字編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名 在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下1行編排成文日期 成文日期首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字右移2字 如長(zhǎng)于發(fā)文機(jī)關(guān)署名 應(yīng)使其右空2字編排 并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù) 六 成文日期是公文的生效時(shí)間 是黨政機(jī)關(guān)公文生效的重要標(biāo)志 成文日期確定的原則和標(biāo)注位置有2種 一是會(huì)議通過的決議 決定等以會(huì)議正式通過的日期為準(zhǔn) 成文日期編排在公文標(biāo)題之下 寫全年 月 日 用 括起來 二是經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的公文 以簽發(fā)日期為準(zhǔn) 聯(lián)合行文以最后簽發(fā)的機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn) 成文日期在公文正文或附件說明的右下方右空4字編排 用阿拉伯?dāng)?shù)字將年 月 日標(biāo)全 年份應(yīng)標(biāo)全稱 月 日不編虛位 不加蓋印章的公文 在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下1行編排成文日期 首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名右移2字 七 印章 公文生效標(biāo)識(shí) 印章是公文生效的標(biāo)志 是鑒定公文真?zhèn)巫钪匾囊罁?jù)之一 上行文 一定要加蓋印章 有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文可以不加蓋印章 紀(jì)要不加蓋印章 單一機(jī)關(guān)行文時(shí) 印章端正 居中下壓成文日期 使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置 印章頂端應(yīng)上距正文一行之內(nèi) 不得出現(xiàn)空白印章 聯(lián)合上行文 發(fā)文機(jī)關(guān)只署名主辦機(jī)關(guān)時(shí) 可以只加蓋主辦機(jī)關(guān)印章 聯(lián)合下行文時(shí) 所有聯(lián)署機(jī)關(guān)均須加蓋印章 聯(lián)合行文時(shí) 應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置 并使印章加蓋其上 最后一個(gè)印章端正 居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期 印章之間排列整齊 互不相交相切 每排印章兩端不得超出版心 每排最多放三個(gè)印章 印章使用中存在的問題有 一是用印位置比較隨意 不居中 不端正 不規(guī)范 二是2個(gè)或2個(gè)以上機(jī)關(guān)用印時(shí) 印章相交或相切 三是多個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合向下行文時(shí) 只使用主辦機(jī)關(guān)的印章 四是使用的印章與發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志不符 特殊情況說明 當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā)人簽名章 成文日期時(shí) 可以采取調(diào)整行距 字距的措施解決 八 附注附注一般是對(duì)公文的發(fā)放范圍 使用時(shí)需注意的事項(xiàng)加以說明 請(qǐng)示件應(yīng)當(dāng)在附注的位置上標(biāo)注聯(lián)系人和聯(lián)系方式 公文如有附注居左空2字加圓括號(hào)編排在成文日期下1行 在附注標(biāo)注中存在的問題有 一是標(biāo)注位置不規(guī)范 將附注標(biāo)注在版記上一行 二是附注的內(nèi)容沒有用圓括號(hào)括起來 三是幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合上行的請(qǐng)示件 附注處只需標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)聯(lián)系人 不需要將所有機(jī)關(guān)的聯(lián)系人都標(biāo)上 版記應(yīng)置于公文最后一面 封四 版記的最后一個(gè)要素置于最后一行 這樣是為了方便閱文和查詢 版記中的分隔線與版心等寬 首條分隔線和末條分隔線用粗線 中間的分隔線用細(xì)線 首條分隔線位于版記中第一個(gè)要素之上 末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合 三 版記 一 抄送機(jī)關(guān) 是指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān) 可以是上級(jí) 平級(jí) 下級(jí)及不相隸屬機(jī)關(guān) 公文的抄送范圍應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照工作需要確定 不能濫抄也不能錯(cuò)抄和漏抄 在排列順序上一般按機(jī)關(guān)性質(zhì)和隸屬關(guān)系確定 依照先上級(jí) 再平級(jí) 后下級(jí)的次序 如有抄送機(jī)關(guān) 一般用4號(hào)仿宋體字 編排在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行 左右各空一字編排 抄送 二字后加全角冒號(hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱 回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊 最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào) 如需把主送機(jī)關(guān)移至版記 除將抄送二字改為主送外 編排方法同抄送機(jī)關(guān) 既有抄送機(jī)關(guān)又有主送機(jī)關(guān)時(shí) 應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)上一行 之間不加分隔線 二 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期 印發(fā)機(jī)關(guān)是指公文的印制主管部門 一般是各黨政機(jī)關(guān)辦公廳 室 或文秘部門 發(fā)文機(jī)關(guān)沒有專門的辦公廳 室 的 發(fā)文機(jī)關(guān)就是印發(fā)機(jī)關(guān) 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號(hào)仿宋體字 編排在末條分隔線之上 印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字 印發(fā)日期右空一字 用阿拉伯?dāng)?shù)字將年 月 日標(biāo)全 年份應(yīng)標(biāo)全稱 月 日不編虛位 即不編01 后加 印發(fā) 二字 版記中如有其他要素 應(yīng)當(dāng)將其與印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期用一條細(xì)分隔線隔開 三 頁(yè)碼 一般用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字 編排在公文版心下邊緣之下 數(shù)字左右各放一條一字線 一字線上距版心下邊緣7mm 單頁(yè)碼居右空一字 雙頁(yè)碼居左空一字 公文的版記頁(yè)前有空白頁(yè)的 空白頁(yè)和版記頁(yè)均不編排頁(yè)碼 公文的附件與正文一起裝訂時(shí) 頁(yè)碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排 第二種類型 信函格式 公文的信函格式是被廣泛采用的一種公文特殊格式 主要用于發(fā)布 傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng) 報(bào)送方案 商洽 詢問 答復(fù)或者說明某件具體事項(xiàng) 信函格式相對(duì)簡(jiǎn)單 易操作 在各級(jí)行政機(jī)關(guān)的公文中廣泛應(yīng)用 常用于通知 批復(fù) 函等文種的公文中 一 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱 其上邊緣至上頁(yè)邊為30mm 推薦用紅色小標(biāo)宋字體 字號(hào)大小由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定 以版心為準(zhǔn)居中排布 聯(lián)合行文時(shí) 使用主辦機(jī)關(guān)標(biāo)志 二 紅色分隔線 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下4mm處為一條紅色雙線 上粗下細(xì) 距下頁(yè)邊20mm處為一條紅色雙線 上細(xì)下粗 線長(zhǎng)均為170mm 均以版心為準(zhǔn)居中 三 份號(hào) 密級(jí)和保密期限 緊急程度 如需標(biāo)識(shí)份號(hào) 頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下 如需同時(shí)標(biāo)注密級(jí)和保密期限 緊急程度 密級(jí)和保密期限頂格編排在份號(hào)下1行 緊急程度頂格編排在密級(jí)和保密期限下1行 四 發(fā)文字號(hào) 發(fā)文字號(hào)頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下 發(fā)文字號(hào)與紅色雙線的距離為3號(hào)漢字高度的7 8 五 標(biāo)題 標(biāo)題居中編排 與其上最后一個(gè)要素相距2行 六 頁(yè)碼 信函格式公文首頁(yè)不顯示頁(yè)碼 由第2頁(yè)開始標(biāo)注 只有2頁(yè)的信函式公文 第2頁(yè)可以不顯示頁(yè)碼 七 版記 信函格式公文的版記中不加印發(fā)機(jī)關(guān) 印發(fā)日期及分隔線 第三種類型 命令 令 格式 命令格式的公文 適用范圍有特殊的限制 一般用于公布行政法規(guī)和政府規(guī)章 只有中央人民政府 省級(jí)人民政府和有立法權(quán)的較大的城市人民政府 以及國(guó)務(wù)院各部委才能發(fā)布 總理令 省長(zhǎng)令 市長(zhǎng)令 部長(zhǎng)令等 第四種類型 紀(jì)要格式 紀(jì)要適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng) 各級(jí)黨政機(jī)關(guān)辦公會(huì)和專題會(huì)討論議定的事項(xiàng)都是本機(jī)關(guān)的決策事項(xiàng) 要以紀(jì)要的形式印發(fā)公文 作為指導(dǎo)開展工作的依據(jù) 一 紀(jì)要標(biāo)志 紀(jì)要標(biāo)志由 XXXXXX紀(jì)要 組成 居中排布 上邊緣至版心上邊緣為35mm 推薦使用紅色小標(biāo)宋字體 二 編號(hào) 紀(jì)要標(biāo)志下空2行居中編排紀(jì)要編號(hào) 第X號(hào) 并用圓括號(hào)括入 不受年度限制 也可按年度編排 如 2012 X號(hào) 三 發(fā)文機(jī)關(guān)和成文日期 紀(jì)要編號(hào)下空1行編排發(fā)文機(jī)關(guān)和成文日期 發(fā)文機(jī)關(guān)居左空1字 成文日期居右空1字 四 出席 列席和請(qǐng)假人 標(biāo)注出席人員名單 一般用3號(hào)黑體字在正文 或附件說明 下空1行左空2字編排 出席 二字 后標(biāo)全角冒號(hào) 冒號(hào)后用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注出席人單位 姓名 回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊 標(biāo)注請(qǐng)假 列席人員名單 除依次另起1行并將 出席 二字改為 請(qǐng)假 或 列席 外 編排方法同前 五 紀(jì)要不加蓋印章 六 紀(jì)要格式可以根據(jù)實(shí)際制定 概括新舊版本公文格式 1999版和2012版 主要區(qū)別 一 版頭部分 1 密級(jí) 緊急程度從右標(biāo)注變左標(biāo)注 急件 改為 加急 2 所有文件格式的紅頭 上留白 至版心 由25mm擴(kuò)大至35mm 取消上行文 上留白 至版心 80mm的特殊格式 3 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志 文件 二字可加可不加 4 聯(lián)合上行文簽發(fā)人每行排一人改為每行排二人 5 涉密文件須加份號(hào) 二 主體部分 1 成文日期由漢字改為阿拉伯?dāng)?shù)字 2 落款處增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名 3 特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章 三 版記部分 1 取消主題詞 2 版記中的文字從3號(hào)字改為4號(hào)字 T 第四章行文規(guī)則的內(nèi)容變動(dòng) 增加的重要規(guī)則有三 一是第15條第二項(xiàng) 黨委 政府的部門向上級(jí)主管部門請(qǐng)示 報(bào)告重大事項(xiàng) 應(yīng)當(dāng)經(jīng)本級(jí)黨委 政府同意或者授權(quán) 二是關(guān)于下行文的第16條的第二項(xiàng) 黨委 政府的辦公廳 室 根據(jù)本級(jí)黨委 政府授權(quán) 可以向下級(jí)黨委政府行文 其他部門和單位不得向下級(jí)黨委 政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級(jí)黨委 政府提出指令性要求 需經(jīng)政府審批的具體事項(xiàng) 經(jīng)政府同意后可以由政府職能部門行文 文中須注明已經(jīng)政府同意 三是對(duì)同級(jí)機(jī)關(guān)的聯(lián)合行文做出了明確規(guī)定 第五章關(guān)于公文擬制 增加的主要內(nèi)容有三條 一是第19條第7項(xiàng) 是個(gè)關(guān)鍵條款 機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)主持 指導(dǎo)重要公文的起草工作 二是第20條 對(duì)公文審核的重點(diǎn)分五個(gè)方面予以了明確 這是確保公文質(zhì)量的關(guān)鍵所在 增加初核 三是對(duì)簽發(fā)的規(guī)定 即第22條 后面解說 初核 這是新增的一項(xiàng)規(guī)定 初核就是前置性審核把關(guān) 主要是審核可發(fā)不可發(fā) 避免發(fā)文數(shù)量和質(zhì)量沒有控制 主要是抓好實(shí)質(zhì)性落實(shí) 而不是以文件落實(shí)文件 省政府辦根據(jù)中辦 國(guó)辦有關(guān)規(guī)定總結(jié)了不發(fā)文的幾種情況 1 法律法規(guī)已明確規(guī)定的 不再發(fā)文 2 現(xiàn)行文件規(guī)定仍適用的 不再重復(fù)發(fā)文 3 無實(shí)質(zhì)性內(nèi)容的一律不發(fā) 4 可由部門發(fā)文或聯(lián)合發(fā)文的 不再以政府名義發(fā)文 第二十一條明確了退回公文文稿的兩種情況 一種是經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿 應(yīng)當(dāng)退回起草單位并說明理由 第二種是符合發(fā)文條件但內(nèi)容需做進(jìn)一步研究和修改的由起草單位修改后重新上報(bào) 公文審核要注意以下幾點(diǎn) 一 符合國(guó)家的法律 法規(guī) 規(guī)章 符合黨和國(guó)家的方針 政策及有關(guān)規(guī)定 二 情況確實(shí) 觀點(diǎn)明確 條理清楚 層次分明 文字精練 書寫工整 標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確 篇幅力求簡(jiǎn)短 三 人名 地名 數(shù)字 引文準(zhǔn)確 時(shí)間應(yīng)寫具體的年月日 如 2008年 不能寫成 08年 四 公文中的數(shù)字 在堅(jiān)持同一公文中保持?jǐn)?shù)字使用前后一致的前提下 除部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞 詞組 慣用語(yǔ) 縮略語(yǔ)必須使用漢字外 都要使用阿拉伯?dāng)?shù)字 五 結(jié)構(gòu)層次序數(shù) 依次為 一 一 六 公文中應(yīng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位 而且盡量在整篇公文中同一種單位使用統(tǒng)一的計(jì)量單位 七 引用公文 應(yīng)先引標(biāo)題 后引發(fā)文字號(hào) 并加圓括號(hào) 八 用詞準(zhǔn)確 規(guī)范 使用簡(jiǎn)稱時(shí) 一般應(yīng)先用全稱 并注明簡(jiǎn)稱 九 請(qǐng)示的公文應(yīng)一文一事 報(bào)告中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng) 三是公文簽發(fā)的規(guī)定 1 公文簽發(fā)的重要性 公