基本建設(shè)項目檔案管理規(guī)定.doc

1 目的 為規(guī)范公司基本建設(shè)項目檔案管理 充分發(fā)揮項目檔案在工程建設(shè) 生產(chǎn) 使用 管理 維護(hù)和改建擴建中的作用 根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī) 和上級相關(guān)文件精神 結(jié)合公司實際 制定本規(guī)定 2 范圍 本規(guī)定適用于公司基本建設(shè) 含新建 更新改造 大修理 項目檔 案管理 3 術(shù)語和定義 3 1 建設(shè)項目檔案建設(shè)項目檔案 本規(guī)定所稱建設(shè)項目檔案指建設(shè)項目在立項 審批 招投標(biāo) 勘察 設(shè)計 采購 施工 監(jiān)理及竣工驗收等全過程中形成的具有保存價值的 經(jīng)過鑒定 整理并歸檔的文字 圖表 聲像等各種載體形式的項目文件 3 2 項目文件項目文件 本規(guī)定所稱項目文件指項目前期文件 項目竣工文件和項目竣工驗 收文件 3 3 項目前期文件項目前期文件 本規(guī)定所稱項目前期文件指工程開工以前在立項 審批 招投標(biāo) 勘察 設(shè)計以及工程準(zhǔn)備過程中形成的文件 3 4 項目竣工文件項目竣工文件 本規(guī)定所稱項目竣工文件指項目竣工時形成的反映施工 指建筑 安裝 過程和項目真實面貌的文件 主要由項目施工文件 項目竣工圖 和監(jiān)理文件組成 3 5 項目竣工驗收文件項目竣工驗收文件 本規(guī)定所稱項目竣工驗收文件指項目竣工后試運行中以及項目竣工 驗收時形成的文件 4 職責(zé) 4 1 總經(jīng)理辦公室是公司建設(shè)項目檔案工作的歸口管理部門 主要職 責(zé) 4 1 1 負(fù)責(zé)執(zhí)行集團公司建設(shè)項目檔案工作管理制度 制訂公司建設(shè)項 目檔案管理辦法 4 1 2 負(fù)責(zé)公司建設(shè)項目檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃 組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指 導(dǎo) 4 1 3 負(fù)責(zé)公司建設(shè)項目檔案驗收工作 4 1 4 負(fù)責(zé)參加公司建設(shè)項目竣工驗收 4 1 5 負(fù)責(zé)組織公司建設(shè)項目檔案業(yè)務(wù)交流與培訓(xùn)工作 4 1 6 負(fù)責(zé)接收保管專業(yè)分公司級及以上審批管理項目的檔案實體 4 2 工程處是公司新建項目工程管理部門 負(fù)責(zé)指導(dǎo) 監(jiān)督 檢查各 項目部項目檔案管理工作 4 3 生產(chǎn)處 管道處是公司更改大修項目工程管理部門 負(fù)責(zé)指導(dǎo) 監(jiān)督 檢查所屬各單位項目檔案管理工作 4 4 項目建設(shè)單位項目建設(shè)單位 4 4 1 項目建設(shè)單位負(fù)責(zé)組織 協(xié)調(diào)和指導(dǎo)項目文件的編制 收集 整 理和歸檔工作 對項目檔案的齊全 完整 準(zhǔn)確負(fù)責(zé) 負(fù)責(zé)項目檔案的 移交工作 4 4 2 項目建設(shè)單位項目管理部門負(fù)責(zé)確定項目竣工文件相關(guān)表格設(shè)置 填寫等編制標(biāo)準(zhǔn) 督促 檢查竣工文件的編制 收集 整理工作 審核 簽署竣工文件及設(shè)備隨機文件 并組織歸檔 4 4 3 項目建設(shè)單位有關(guān)部門負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)項目文件的收集 整理工作 并向建設(shè)單位檔案管理部門歸檔 4 4 4 項目建設(shè)單位檔案管理部門負(fù)責(zé)指導(dǎo)項目文件的整理 歸檔 檢 查 接收項目文件 5 管理內(nèi)容 5 1 建設(shè)項目檔案管理一般規(guī)定建設(shè)項目檔案管理一般規(guī)定 5 1 1 公司建設(shè)項目檔案是項目建設(shè)歷程的真實記錄和原始憑證 是生 產(chǎn)運營 管理維護(hù) 工程改擴建的真實依據(jù)和不可再生的信息資源 同 時也是全面鑒定工程質(zhì)量 查明事故原因 追究事故責(zé)任的可靠憑證 5 1 2 建設(shè)項目檔案工作應(yīng)當(dāng)堅持 三同步 的原則 在簽訂合同 協(xié) 議 時 應(yīng)同時明確項目檔案所包括的內(nèi)容 要求及各相關(guān)單位對項目 檔案的職責(zé) 檢查工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時 應(yīng)同時檢查項目文件材料的 收集 整理情況 在進(jìn)行工程驗收時 應(yīng)同時審查 驗收項目文件的歸 檔情況 5 1 3 項目建設(shè)單位應(yīng)把項目檔案管理工作納入項目建設(shè)計劃 納入項目 建設(shè)管理程序 納入領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的崗位職責(zé) 與項目建設(shè)管理同步 實施 5 1 4 項目建設(shè)單位應(yīng)加強對項目文件形成 收集 整理等過程控制 保證項目檔案完整 準(zhǔn)確 系統(tǒng) 5 1 4 1 檔案完整指按 建設(shè)項目文件歸檔范圍和保管期限表 附錄 A 所確定的內(nèi)容 將建設(shè)項目全過程中應(yīng)當(dāng)歸檔的項目文件歸檔 各 種文件原件齊全 5 1 4 2 檔案準(zhǔn)確指項目檔案的內(nèi)容真實反映建設(shè)項目的實際情況和建 設(shè)過程 圖物相符 簽字手續(xù)完備 5 1 4 3 檔案系統(tǒng)指項目檔案按其形成規(guī)律 保持各部分之間的有機聯(lián) 系 分類科學(xué) 組卷合理 5 1 5 項目申請立項后 項目建設(shè)單位應(yīng)明確檔案管理機構(gòu) 人員 負(fù)責(zé) 項目文件的收集 積累和整理工作 建立項目檔案工作網(wǎng)絡(luò)和項目文件 管理流程 對項目文件實行跟蹤管理 動態(tài)管理 5 1 6 項目文件的收集 整理和歸檔應(yīng)當(dāng)納入項目的合同管理之中 5 1 6 1 項目建設(shè)單位在簽訂勘察 設(shè)計 采購 施工 工程總承包及 監(jiān)理 以下簡稱參建單位 等合同 協(xié)議 時 應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門條款 明 確項目檔案保證金事宜和有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)提交的項目文件 包括電子文件 名稱 內(nèi)容 版本 套數(shù) 費用 時間 質(zhì)量要求及整理 審核 歸檔 與違約責(zé)任 并經(jīng)檔案管理部門簽署會簽意見 5 1 6 2 項目建設(shè)單位辦理竣工結(jié)算時 應(yīng)當(dāng)有檔案管理部門的簽署意 見 檔案管理部門根據(jù)合同 協(xié)議 檢查所提交的項目文件 符合檔 案管理要求的 簽署同意付款意見 方能進(jìn)入合同 協(xié)議 付款環(huán)節(jié) 5 1 7 項目建設(shè)單位有關(guān)部門負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)和指導(dǎo)參建單位編制 整理 和歸檔項目文件 并負(fù)責(zé)案卷質(zhì)量的審查 5 1 8 項目建設(shè)單位和參建單位應(yīng)根據(jù)各自職責(zé)范圍或合同規(guī)定 完成 項目文件的編制 整理 歸檔工作 監(jiān)理單位負(fù)責(zé)審核 簽署項目竣工 文件 5 1 9 建管分開管理的建設(shè)項目 其形成的檔案由雙方共同協(xié)商 明確 移交項目檔案 包括電子文件 的范圍 套數(shù) 版本 時間 質(zhì)量要求 等事宜 雙方辦理移交手續(xù) 5 1 10 采用項目管理承包等其他管理模式的建設(shè)項目 項目建設(shè)單位應(yīng) 在合同中明確雙方對不同載體項目文件的管理職責(zé) 要求 并按照合同 規(guī)定將項目文件歸檔 5 1 11 項目建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)配備檔案庫房和檔案安全保管的必要設(shè)備設(shè)施 檔案保管條件應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求 5 1 12 項目建設(shè)單位要應(yīng)用檔案管理系統(tǒng) E6 對項目檔案進(jìn)行歸檔與 移交工作 5 2 建設(shè)項目檔案收集 整理與歸檔建設(shè)項目檔案收集 整理與歸檔 5 2 1 反映和記錄項目建設(shè)重要職能活動 具有查考利用價值的各種載 體的項目文件 應(yīng)當(dāng)收集齊全 歸入建設(shè)項目檔案 參見 建設(shè)項目文 件歸檔范圍和保管期限表 附錄 A 項目檔案保管期限一般分為永久 定期兩種 定期保管檔案的年限 可根據(jù)其參考利用價值分為 30 年和 10 年 5 2 2 項目可行性研究 任務(wù)書 以及項目管理文件和竣工驗收文件按 件 整理 具體執(zhí)行 歸檔文件整理規(guī)則 DA T22 2000 項目 竣工文件應(yīng)按照 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求 GB T11822 2000 和 國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理 規(guī)范 DA T28 2002 進(jìn)行整理 圖紙應(yīng)按照 技術(shù)制圖復(fù)制圖的折 疊方法 GB T10609 3 1989 要求統(tǒng)一折疊 電子文件應(yīng)符合 電 子文件歸檔與管理規(guī)范 GB T18894 2002 5 2 3 項目建設(shè)單位各機構(gòu)和參建單位 應(yīng)在建設(shè)項目竣工驗收前按階 段或單項 將經(jīng)過整理的項目文件 提交建設(shè)單位檔案管理部門歸檔 項目建設(shè)單位檔案管理部門匯總項目文件 將全部檔案條目錄入或通過 離線客戶端導(dǎo)入 檔案管理系統(tǒng) E6 并上載相應(yīng)電子文件 5 2 4 項目建設(shè)單位和參建單位 應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)照片 錄音 錄像 等聲像材料的收集 整理 歸檔工作 工程結(jié)束后 項目建設(shè)單位應(yīng)根 據(jù)工程實際編輯一套反映工程全過程的照片冊 另外 公司級以上的項 目 還應(yīng)編制一套反映所承擔(dān)工程全過程的不少于 30 分鐘的視頻資料 并進(jìn)行編輯配音 5 2 5 項目竣工圖必須逐張加蓋并簽署竣工圖章 竣工圖章應(yīng)加蓋在標(biāo) 題欄上方或左邊空白處 無加蓋竣工圖章的位置時 可加蓋在標(biāo)題欄的 背面處 竣工圖章中的內(nèi)容填寫應(yīng)齊全 清楚 簽名不得由他人代簽或 以個人印章代替 5 2 6 項目檔案收集 整理與歸檔具體執(zhí)行 建設(shè)項目文件整理與歸檔 操作指南 附錄 C 5 3 建設(shè)項目檔案驗收建設(shè)項目檔案驗收 5 3 1 項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分 未經(jīng)檔案驗收或 檔案驗收不合格的項目 不得進(jìn)行或通過項目的竣工驗收 5 3 2 項目檔案驗收執(zhí)行下列規(guī)定 5 3 2 1 由國家發(fā)展和改革委員會組織竣工驗收的項目 項目檔案驗收 由國家檔案局組織或委托組織 5 3 2 2 由集團公司組織竣工驗收的項目 項目檔案驗收由集團公司辦 公廳負(fù)責(zé)組織 5 3 2 3 由專業(yè)公司組織竣工驗收的項目 項目檔案驗收由集團公司辦 公廳負(fù)責(zé)組織或委托組織 5 3 2 4 由公司組織竣工驗收的項目 根據(jù)工程實際 項目檔案驗收可 由總經(jīng)理辦公室單獨組織驗收 也可與工程竣工驗收合并進(jìn)行 項目建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)應(yīng)加強項目檔案驗收前的指導(dǎo)與檢查 必要時可組織預(yù)檢 5 3 3 項目檔案驗收應(yīng)當(dāng)按照下列規(guī)定 組成驗收組進(jìn)行驗收 5 3 3 1 國家檔案局組織的項目檔案驗收 驗收組按國家規(guī)定組成 5 3 3 2 集團公司辦公廳組織或受國家檔案局委托組織的項目檔案驗收 驗收組由集團公司辦公廳 項目所在地省級檔案行政管理部門等單位組 成 5 3 3 3 公司總經(jīng)理辦公室組織的項目檔案驗收 驗收組由公司總經(jīng)理 辦公室 項目主管部門等單位組成 項目檔案驗收組人數(shù)為不少于 5 人的單數(shù) 組長由驗收組織單位 人員擔(dān)任 專業(yè)技術(shù)性強的項目可邀請有關(guān)專業(yè)人員參加驗收組 5 3 4 申請項目檔案驗收應(yīng)具備下列條件 5 3 4 1 項目主體工程和輔助設(shè)施已按照設(shè)計建成 能滿足生產(chǎn)或使用的 需要 5 3 4 2 項目試運行指標(biāo)考核合格或者達(dá)到設(shè)計能力 5 3 4 3 完成了項目建設(shè)全過程文件材料的收集 整理與歸檔工作 5 3 5 項目檔案驗收前 項目建設(shè)單位應(yīng)組織項目設(shè)計 施工 監(jiān)理等 方面負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員 根據(jù)檔案工作的相關(guān)要求 依照 建設(shè)項目文 件歸檔范圍和保管期限表 附錄 A 和 建設(shè)項目檔案驗收內(nèi)容及要 求 附錄 B 進(jìn)行全面自檢 并形成項目檔案自檢報告 5 3 6 項目檔案自檢報告應(yīng)當(dāng)包括以下主要內(nèi)容 5 3 6 1 項目建設(shè)及項目檔案管理概況 5 3 6 2 保證項目檔案的完整 準(zhǔn)確 系統(tǒng)所采取的控制措施 5 3 6 3 項目文件材料的形成 收集 整理與歸檔情況 竣工圖的編制 情況及質(zhì)量狀況 5 3 6 4 檔案在項目建設(shè) 管理 試運行中的作用 5 3 6 5 存在的問題及解決措施 5 3 7 項目建設(shè)單位應(yīng)以正式文件形式向項目檔案驗收組織單位報送建 設(shè)項目檔案驗收申請報告 并附項目檔案自檢報告 填報 建設(shè)項目檔 案驗收申請表 附表 1 項目檔案驗收組織單位應(yīng)在收到建設(shè)項目 檔案驗收申請報告的 10 個工作日內(nèi)作出答復(fù) 5 3 8 項目檔案管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)參加項目的中交 間 驗收 初步驗收和 竣工驗收 并同步進(jìn)行項目檔案的預(yù)驗收 在項目竣工驗收 3 個月前應(yīng) 完成項目檔案驗收工作 5 3 9 項目檔案驗收以驗收組織單位召集驗收會議的形式進(jìn)行 項目檔 案驗收組全體成員參加項目檔案驗收會議 項目建設(shè)單位 設(shè)計 施工 監(jiān)理等參建單位和生產(chǎn)運行管理或使用單位的有關(guān)專業(yè)人員列席會議 5 3 10 項目檔案驗收應(yīng)當(dāng)以會議形式按照下列程序進(jìn)行驗收 5 3 10 1 項目建設(shè)單位負(fù)責(zé)人或檔案部門匯報項目建設(shè)概況 項目檔案 工作情況 5 3 10 2 監(jiān)理單位匯報竣工文件質(zhì)量的審核情況 5 3 10 3 項目檔案驗收組檢查項目檔案及檔案管理情況 5 3 10 4 項目檔案驗收組匯總項目檔案檢查情況 對項目檔案質(zhì)量進(jìn)行 綜合評價 并形成項目檔案驗收意見 5 3 10 5 項目檔案驗收組宣布項目檔案驗收意見 5 3 11 檢查項目檔案 應(yīng)當(dāng)采用質(zhì)詢 現(xiàn)場查驗 抽查案卷的方式 抽 查檔案的數(shù)量應(yīng)不少于案卷總數(shù)的 30 抽查重點為重要合同 協(xié)議 等項目前期文件及隱蔽工程檢查記錄 竣工圖 設(shè)計變更通知單等項目 竣工文件 對抽查情況應(yīng)填寫建設(shè)項目檔案驗收檢查記錄 包括內(nèi)容有 檔案 資料 號 驗收檢查情況描述 檢查人 檢查日期等 5 3 12 項目檔案驗收合格的項目 由項目檔案驗收組織單位以文件形式 印發(fā)驗收組形成的項目檔案驗收意見 集團公司辦公廳委托進(jìn)行的項目 檔案驗收 由集團公司辦公廳以文件形式印發(fā)驗收組形成的項目檔案驗 收意見 5 3 13 項目檔案驗收不合格的項目 由項目檔案驗收組提出整改意見 要求項目建設(shè)單位于項目竣工驗收前對存在的問題限期整改 并進(jìn)行復(fù) 查 復(fù)查后仍不合格的 不得進(jìn)行竣工驗收 5 3 14 項目檔案驗收意見應(yīng)當(dāng)包括以下主要內(nèi)容 5 3 14 1 項目建設(shè)概況 5 3 14 2 項目檔案管理情況 包括 項目檔案工作的基礎(chǔ)管理工作 項 目文件的形成 收集 整理與歸檔情況 竣工圖的編制情況及質(zhì)量 檔 案的種類 數(shù)量 檔案的完整性 準(zhǔn)確性 系統(tǒng)性及安全性評價 檔案 驗收結(jié)論性意見 5 3 14 3 存在問題 整改要求與建議 5 3 15 項目檔案驗收報告或者檔案章節(jié) 專篇 應(yīng)當(dāng)納入建設(shè)項目竣 工驗收報告中 建設(shè)項目 竣工驗收鑒定書 中應(yīng)有關(guān)于項目檔案的評 價 5 3 16 新建 擴建和試生產(chǎn)的國家和集團公司建設(shè)項目 由總經(jīng)理辦公 室負(fù)責(zé)填寫 建設(shè)項目檔案管理登記表 附件表 2 一式三份 報 集團公司辦公廳 各工程項目經(jīng)理部負(fù)責(zé)填報登記表 建設(shè)項目檔案管理登記表 分為表一 表二 表三 表一于項目 開工后 6 個月內(nèi)填寫 對于未驗收的建設(shè)項目 每年填此表一次 表二 于項目檔案預(yù)驗收后 1 個月內(nèi)填寫 表三于項目正式竣工驗收后 1 個月 內(nèi)填寫 5 4 項目建設(shè)單位在工程竣工驗收后 3 個月內(nèi) 必須向有關(guān)檔案管理 部門移交項目檔案 建設(shè)項目檔案移交及檔案整理 保管執(zhí)行 檔案管 理程序 6 流程 無 7 相關(guān)文件 7 1 相關(guān)的公司體系文件和公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)的公司體系文件和公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn) 7 1 1 GDGS CX 66 02 檔案管理程序 7 1 2 GDGS ZY 66 02 01 檔案分類規(guī)則 7 1 3 GDGS ZY 66 02 02 檔案標(biāo)識規(guī)則 7 1 4 GDGS ZY 66 02 03 檔案著錄規(guī)則 7 2 相關(guān)的法律法規(guī) 標(biāo)準(zhǔn) 規(guī)范和依據(jù)性文件相關(guān)的法律法規(guī) 標(biāo)準(zhǔn) 規(guī)范和依據(jù)性文件 7 2 1 GB T11822 2000 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求 7 2 2 GB T10609 3 1989 技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法 7 2 3 GB T18894 2002 電子文件歸檔與管理規(guī)范 7 2 4 DA T28 2002 國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范 7 2 5 DA T22 2000 歸檔文件整理規(guī)則 7 2 6 Q SY GD0163 2008 石油與天然氣管道工程竣工驗收細(xì)則 7 2 7 廳發(fā) 2010 187 號 中國石油天然氣集團公司建設(shè)項目檔案管 理規(guī)定 8 記錄 8 1 GDGS ZY 66 02 05 JL 06 建設(shè)項目檔案驗收申請表 8 2 GDGS ZY 66 02 05 JL 07 建設(shè)項目檔案管理登記表 表一 表二 表三 9 附錄 附錄A GDGS ZY 66 02 05 JL 01 建設(shè)項目文件歸檔范圍和保管期限表 附錄B GDGS ZY 66 02 05 JL 05 建設(shè)項目檔案驗收內(nèi)容及要求 附錄C 建設(shè)項目文件整理與歸檔操作指南 編編 寫寫 部門部門 總經(jīng)理辦公室 編編 寫寫 人人 徐美玲 審審 核核 人人 孫來勇 審審 批批 人人 劉增江 附錄 A 建設(shè)項目文件歸檔范圍和保管期限表 此歸檔范圍不限以下內(nèi)容 未列入的請執(zhí)行其他相關(guān)標(biāo)準(zhǔn) 保管期限 序號歸 檔 文 件 建設(shè)單位施工單位設(shè)計單位 1可行性研究 任務(wù)書 1 1項目建議書及其報批文件永久30 年 1 2項目選址意見書及其報批文件永久30 年 1 3可行性研究報告及其評估 報批文件永久30 年 序號歸 檔 文 件 保管期限 建設(shè)單位施工單位設(shè)計單位 1 4項目評估 包括借貸承諾評估 論證文件永久30 年 1 5環(huán)境預(yù)測 調(diào)查報告 環(huán)境影響報告書和批復(fù)永久30 年 1 6安全預(yù)評價報告及批復(fù)永久30 年 1 7地震安全性評價報告及批復(fù)永久30 年 1 8地質(zhì)災(zāi)害危險評估報告及批復(fù)永久30 年 1 9水土保持方案報告及批復(fù)永久30 年 1 10水資源論證報告及批復(fù)永久30 年 1 11職業(yè)病危害預(yù)評價及批復(fù)永久30 年 1 12設(shè)計任務(wù)書 計劃任務(wù)書及其報批文件永久永久 1 13區(qū)域總體規(guī)劃永久30 年 2設(shè)計基礎(chǔ)文件 2 1 工程地質(zhì) 水文地質(zhì) 勘察報告 地質(zhì)圖 勘察記錄 化 驗 試驗報告 重要土 巖樣及說明 永久永久 2 2 地形 地貌 控制點 建筑物 構(gòu)筑物及重要設(shè)備安裝測 量定位 觀測記錄 永久30 年 2 3水文 氣象 地震等其它設(shè)計基礎(chǔ)資料永久30 年 3設(shè)計文件 3 1總體設(shè)計 總體規(guī)劃設(shè)計 永久永久 3 2工藝設(shè)計包永久永久 3 3初步設(shè)計及其報批文件 基礎(chǔ)設(shè)計 永久永久 3 4施工圖設(shè)計 詳細(xì)設(shè)計 30 年永久 3 5工程設(shè)計計算書30 年30 年 3 6關(guān)鍵技術(shù)試驗永久永久 3 7設(shè)計審查 鑒定及審批 永久永久 3 8安全生產(chǎn)專項設(shè)計永久永久 序號歸 檔 文 件 保管期限 建設(shè)單位施工單位設(shè)計單位 4項目管理文件 4 1征地 移民文件 4 1 1征用土地申請 批準(zhǔn)文件 紅線圖 坐標(biāo)圖 行政區(qū)域圖永久 4 1 2征地移民拆遷 安置 補償批準(zhǔn)文件 協(xié)議書永久 4 1 3 建設(shè)用地規(guī)劃許可證 建設(shè)工程規(guī)劃許可證 征用土地 使用證 永久 4 1 4建設(shè)前原始地形 地貌的狀況圖 照片永久 4 1 5施工執(zhí)照永久 4 2項目報批文件 4 2 1項目申請核準(zhǔn)文件及附件 核準(zhǔn)批復(fù)文件30 年 4 2 2項目開工申請報告及附件 項目開工批復(fù)30 年 4 3計劃 投資 統(tǒng)計 管理文件 4 3 1 有關(guān)投資 進(jìn)度 物資 工程量的建議計劃 實施計劃和 調(diào)整計劃 30 年 4 3 2概算 預(yù)算管理 差價管理文件30 年 4 3 3合同變更 索賠等涉及法律事務(wù)的文件30 年 4 3 4規(guī)程 規(guī)范 標(biāo)準(zhǔn) 規(guī)定等文件30 年 4 3 5技術(shù)協(xié)議 技術(shù)設(shè)計審查30 年 4 3 6合同控制文件 投資 進(jìn)度 質(zhì)量 安全 30 年 4 4招標(biāo)投標(biāo) 承發(fā)包合同協(xié)議 4 4 1 招標(biāo)書 招標(biāo)修改文件 招標(biāo)補遺及答疑文件 招標(biāo)文 件審查 30 年30 年30 年 4 4 2 投標(biāo)書 資質(zhì)材料 履約類保函 委托授權(quán)書和投標(biāo)澄 清文件 修正文件 永久永久30 年 4 4 3 開標(biāo)議程 開標(biāo)大會簽字表 報價表 評標(biāo)紀(jì)律 評標(biāo)人 員簽字表 評標(biāo)記錄 報告 30 年 4 4 4中標(biāo)通知書30 年30 年30 年 4 4 5未中標(biāo)文件自存 序號歸 檔 文 件 保管期限 建設(shè)單位施工單位設(shè)計單位 4 4 6合同談判紀(jì)要 合同審批文件 合同書 合同變更文件永久30 年30 年 4 5專項申請 批復(fù)文件 4 5 1 環(huán)境保護(hù) 勞動安全 衛(wèi)生 消防 人防 規(guī)劃 職業(yè)健 康等文件 永久 4 5 2 水 暖 電 供氣 通信 排水等配套協(xié)議文件 以及工 程途徑鐵路 公路 輸電線路和河流穿跨越等協(xié)議文件 30 年 4 5 3原料 材料 燃料供應(yīng)等來源協(xié)議文件30 年 4 6QHSE 文件 30 年 4 7聲像材料30 年 5施工文件 5 1建筑施工文件 5 1 1 開工報告 工程技術(shù)要求 技術(shù)交底 圖紙會審紀(jì)要 設(shè) 計交底記錄 30 年30 年 5 1 2 施工組織設(shè)計 方案及審批記錄 施工計劃 施工技術(shù) 及安全措施 施工工藝文件 30 年30 年 5 1 3原材料及構(gòu)件出廠證明 質(zhì)量證明書 復(fù)驗單30 年30 年 5 1 4建筑材料試驗報告30 年30 年 5 1 5 設(shè)計變更通知 工程更改洽商單 材料代用核定審批手 續(xù) 技術(shù)核定單 業(yè)務(wù)聯(lián)系單 備忘錄等 永久30 年 5 1 6 施工定位 水準(zhǔn)點 導(dǎo)線點 基準(zhǔn)線 控制點等 測量記 錄 復(fù)核記錄 地質(zhì)勘探資料 永久30 年 5 1 7 土 巖 試驗報告 基礎(chǔ)處理 基礎(chǔ)工程施工圖 樁基工 程記錄 地基驗槽記錄 基礎(chǔ)檢測記錄 永久30 年 5 1 8施工日記 大事記30 年 5 1 9隱蔽工程檢查驗收記錄永久30 年 5 1 10 各類工程記錄及測試 沉降 位移 變形監(jiān)測記錄 事故 處理報告 永久30 年 5 1 11工程質(zhì)量檢驗 評定驗收記錄永久30 年 5 1 12技術(shù)總結(jié) 施工預(yù) 決算30 年 5 1 13交工驗收記錄永久30 年 5 1 14竣工報告 竣工驗收報告永久永久 序號歸 檔 文 件 保管期限 建設(shè)單位施工單位設(shè)計單位 5 1 15竣工圖永久30 年 5 1 16聲像材料30 年30 年 5 2設(shè)備及管線安裝施工文件 5 2 1 開工報告 工程技術(shù)要求 技術(shù)交底 圖紙會審紀(jì)要 設(shè) 計交底記錄 30 年30 年 5 2 2 施工組織設(shè)計 方案及其審批文件 施工計劃 技術(shù)措 施文件 30 年30 年 5 2 3原材料及構(gòu)件出廠證明 質(zhì)量證明文件 復(fù)驗單30 年30 年 5 2 4建筑材料試驗報告30 年30 年 5 2 5 設(shè)計變更通知 工程更改洽商單 材料 零部件 設(shè)備代 用審批手續(xù) 技術(shù)核定單 業(yè)務(wù)聯(lián)系單 備忘錄等 永久30 年 5 2 6焊接試驗記錄 報告 施工檢驗 探傷記錄 質(zhì)量檢測永久30 年 5 2 7隱蔽工程檢查驗收記錄永久30 年 5 2 8強度 密閉性試驗報告30 年30 年 5 2 9設(shè)備 網(wǎng)絡(luò)調(diào)試記錄30 年30 年 5 2 10設(shè)備安裝記錄 安裝質(zhì)量檢查 評定 事故處理報告30 年30 年 5 2 11系統(tǒng)調(diào)試 試驗記錄30 年30 年 5 2 12管線清洗 試壓 通水 干燥通氣 消毒等記錄10 年30 年 5 2 13管線標(biāo)高 位置 坡度測量記錄30 年30 年 5 2 14交工驗收記錄 工程質(zhì)量檢驗 驗收評定記錄永久30 年 5 2 15竣工報告 竣工驗收報告永久30 年 5 2 16竣工圖永久30 年 5 2 17聲像材料30 年30 年 5 3電氣 儀表安裝施工文件 5 3 1 開工報告 工程技術(shù)要求 技術(shù)交底 圖紙會審紀(jì)要 設(shè) 計交底 30 年30 年 5 3 2 施工組織設(shè)計 方案及審批文件 施工計劃 技術(shù)措施 文件 10 年30 年 序號歸 檔 文 件 保管期限 建設(shè)單位施工單位設(shè)計單位 5 3 3原材料及構(gòu)件出廠證明 質(zhì)量證明文件 復(fù)驗單30 年30 年 5 3 4建筑材料試驗報告30 年30 年 5 3 5 設(shè)計變更通知 工程更改洽商單 材料 零部件 設(shè)備代 用審批手續(xù) 技術(shù)核定單 業(yè)務(wù)聯(lián)系單 備忘錄等 永久30 年 5 3 6系統(tǒng)調(diào)試 整定記錄30 年30 年 5 3 7絕緣 接地電阻等性能測試 校核記錄30 年30 年 5 3 8 材料 設(shè)備明細(xì)表及檢驗記錄 施工安裝記錄 質(zhì)量檢 查評定 事故處理報告等 永久30 年 5 3 9操作 聯(lián)動試驗記錄10 年30 年 5 3 10電氣裝置交接記錄10 年30 年 5 3 11交工驗收記錄 工程質(zhì)量檢驗 評定記錄永久30 年 5 3 12竣工報告 竣工驗收報告永久30 年 5 3 13竣工圖永久30 年 5 3 14聲像材料30 年30 年 5 4QHSE 文件 5 4 1 作業(yè)計劃書 項目質(zhì)量計劃 項目 HSE 計劃 作業(yè)指導(dǎo) 書 化學(xué)品和安全設(shè)備或器材的安全數(shù)據(jù)表 30 年30 年 5 4 2 人員培訓(xùn)記錄及資質(zhì)證書 健康檢查記錄或報告 醫(yī)療 依托協(xié)議或合同 10 年30 年 5 4 3事故調(diào)查材料永久30 年 5 4 4工作計劃 總結(jié) 會議紀(jì)要 來往信函 備忘錄永久30 年 5 4 5 自然保護(hù)區(qū) 文物保護(hù)區(qū)的施工許可 停工令 復(fù)工令 土地使用的有關(guān)證明文件 環(huán)保部門的許可材料等 永久30 年 5 4 6地貌恢復(fù)資料 文物保護(hù)相關(guān)資料10 年30 年 6監(jiān)理文件建設(shè)單位監(jiān)理單位 6 1施工監(jiān)理文件 資料 6 1 1監(jiān)理合同協(xié)議 監(jiān)理大綱 監(jiān)理規(guī)劃 細(xì)則及批復(fù)30 年30 年 6 1 2施工及設(shè)備器材供應(yīng)單位資質(zhì)審核 設(shè)備 材料報審資料30 年30 年 序號歸 檔 文 件 保管期限 建設(shè)單位施工單位設(shè)計單位 6 1 3 施工組織設(shè)計 施工方案 施工計劃 技術(shù)措施審核批 準(zhǔn)記錄 施工進(jìn)度 延長工期 索賠及付款報審 30 年30 年 6 1 4開 停 復(fù) 返 工令 許可證 交工驗收記錄30 年30 年 6 1 5設(shè)計變更 材料 零部件 設(shè)備代用審批資料30 年30 年 6 1 6 監(jiān)理通知 協(xié)調(diào)會審紀(jì)要 監(jiān)理工程師指令 指示 來往 函件 30 年30 年 6 1 7工程材料監(jiān)理檢查 復(fù)檢 試驗記錄 報告30 年30 年 6 1 8監(jiān)理月報 備忘錄30 年30 年 6 1 9 各項測控量成果及復(fù)核文件 外觀 質(zhì)量 文件等檢查 抽查記錄 30 年30 年 6 1 10 工程質(zhì)量事故 施工安全事故報告 施工質(zhì)量檢驗分析 評估資料 30 年30 年 6 1 11工程進(jìn)度計劃 實施 分析統(tǒng)計文件30 年30 年 6 1 12變更價格審查 支付審批 索賠處理文件30 年30 年 6 1 13 單元工程檢查及開工 開倉 簽證 工程分部分項質(zhì)量認(rèn) 證 評估資料 30 年30 年 6 1 14主要材料及工程投資計劃 完成報表30 年30 年 6 2設(shè)備采購 監(jiān)造工作監(jiān)理資料 6 2 1設(shè)備采購委托監(jiān)理合同 采購方案 監(jiān)造計劃30 年30 年 6 2 2市場調(diào)查 考察報告30 年30 年 6 2 3 設(shè)備制造的檢驗計劃和檢驗要求 檢驗記錄及試驗報告 分包單位資格報審表 30 年30 年 6 2 4原材料 零配件等的質(zhì)量證明文件和檢驗報告30 年30 年 6 2 5開工 復(fù)工報審表 暫停令30 年30 年 6 2 6會議紀(jì)要 來往文件30 年30 年 6 2 7監(jiān)理工程師通知單 監(jiān)理工作聯(lián)系單30 年30 年 6 2 8監(jiān)理月報30 年30 年 6 2 9質(zhì)量事故處理文件 設(shè)備制造索賠文件30 年30 年 6 2 10 設(shè)備驗收 交接文件 支付證書和設(shè)備制造結(jié)算審核文 件 30 年30 年 序號歸 檔 文 件 保管期限 建設(shè)單位施工單位設(shè)計單位 6 2 11設(shè)備采購 監(jiān)造工作總結(jié)30 年30 年 6 3QHSE 文件 6 3 1合同 協(xié)議30 年30 年 6 3 2 作業(yè)計劃書 作業(yè)指導(dǎo)書 化學(xué)品和安全設(shè)備或器材的 安全數(shù)據(jù)表 30 年30 年 6 3 3檢測計量設(shè)備臺帳及證書30 年30 年 6 3 4 人員培訓(xùn)及資質(zhì)記錄 健康檢查記錄或報告 醫(yī)療依托 協(xié)議或合同 10 年30 年 6 3 5事故調(diào)查 統(tǒng)計報告 審查或?qū)徍藞蟾嬗谰?0 年 6 3 6工作計劃 總結(jié) 會議紀(jì)要 來往信函 備忘錄永久30 年 6 3 7 通知 批復(fù) 意見 建議 工程師總結(jié)報告 不符合報告 及記錄等 10 年30 年 6 4監(jiān)理工作聲像材料30 年30 年 7工程質(zhì)量監(jiān)督文件建設(shè)單位施工單位設(shè)計單位 7 1工程質(zhì)量監(jiān)督委托書 協(xié)議30 年 7 2工程質(zhì)量監(jiān)督注冊申請書 證書30 年 7 3工程質(zhì)量監(jiān)督報告及評價報告30 年 7 4 工程質(zhì)量管理監(jiān)督文件 監(jiān)督方案 計劃 交底 工程項 目劃分意見 質(zhì)量問題處理通知單 質(zhì)量監(jiān)督總結(jié)等 10 年 8物資 設(shè)備 采辦文件 8 1詢價 報價 采購計劃30 年 8 2合同 協(xié)議永久 8 3審批手續(xù) 調(diào)撥文件30 年 8 4采辦決算 物資核銷文件30 年 8 5來往函電 備忘錄30 年 8 6設(shè)備材料倉儲 運輸有關(guān)文件10 年 8 7管理規(guī)程 條例 標(biāo)準(zhǔn) 規(guī)劃文件30 年 序號歸 檔 文 件 保管期限 建設(shè)單位施工單位設(shè)計單位 8 8管理臺帳 統(tǒng)計表30 年 8 9照片 音像資料30 年 9工藝設(shè)備文件 9 1工藝說明 規(guī)程 試驗 技術(shù)總結(jié)30 年 9 2產(chǎn)品檢驗 包裝 工裝圖 檢測記錄 復(fù)檢記錄30 年 9 3設(shè)備 材料采購 招投標(biāo)文件 合同 出廠質(zhì)量合格證明30 年30 年 9 4設(shè)備 材料裝箱單 開箱記錄 工具單 備品備件單30 年 9 5設(shè)備中轉(zhuǎn)及調(diào)撥資料30 年 9 6設(shè)備原材料質(zhì)量證明文件30 年 9 7設(shè)備圖紙 使用說明書 零部件目錄30 年 9 8設(shè)備測繪 驗收記錄及索賠文件30 年 9 9設(shè)備安裝調(diào)試 測定數(shù)據(jù) 性能鑒定文件30 年 10科研項目 10 1開題報告 任務(wù)書 批準(zhǔn)書永久 10 2協(xié)議書 委托書 合同永久 10 3研究方案 計劃 調(diào)查研究報告永久 10 4試驗記錄 圖表 照片永久 10 5實驗分析 計算 整理數(shù)據(jù)永久 10 6實驗裝置及特殊設(shè)備圖紙 工藝技術(shù)規(guī)范說明書永久 10 7實驗操作規(guī)程 安全措施 事故分析報告30 年 10 8階段報告 科研報告 技術(shù)鑒定報告永久 10 9成果申報 鑒定 審批及成果推廣應(yīng)用材料永久 10 10考察報告 重要課題研究報告永久 序號歸 檔 文 件 保管期限 建設(shè)單位施工單位設(shè)計單位 11涉外文件 11 1詢價 報價 投標(biāo)文件10 年 11 2合同及其附件永久 11 3談判協(xié)議 議定書永久 11 4談判記錄30 年 11 5談判過程中外商提交的材料30 年 11 6出國考察 培訓(xùn)及收集來的有關(guān)材料10 年 11 7國外各設(shè)計階段文件及設(shè)計聯(lián)絡(luò)文件永久 11 8各設(shè)計階段審查議定書永久 11 9技術(shù)問題來往函電和備忘錄永久 11 10 國外設(shè)備 材料檢驗 安裝手冊 操作使用說明書等隨 機文件 永久 11 11 國外設(shè)備合格證明 裝箱單 提單 商業(yè)發(fā)票 保險單證 明 10 年 11 12設(shè)備開箱檢驗記錄 商檢 海關(guān)及索賠文件永久 11 13國外設(shè)備 材料的防腐 保護(hù)措施10 年 11 14外國技術(shù)人員現(xiàn)場提供的文件材料30 年 12生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備 試生產(chǎn)文件 12 1技術(shù)準(zhǔn)備計劃10 年 12 2試生產(chǎn)管理 技術(shù)責(zé)任制10 年 12 3開停車方案10 年 12 4設(shè)備試車 驗收 運轉(zhuǎn) 維護(hù)記錄30 年 12 5試生產(chǎn)產(chǎn)品質(zhì)量鑒定報告10 年 12 6安全操作規(guī)程 事故分析報告30 年 12 7運行記錄10 年 序號歸 檔 文 件 保管期限 建設(shè)單位施工單位設(shè)計單位 12 8技術(shù)培訓(xùn)材料10 年 12 9產(chǎn)品技術(shù)參數(shù) 性能 圖紙永久 12 10工業(yè)衛(wèi)生 勞動保護(hù)材料 環(huán)保 消防運行檢測記錄10 年 12 11QHSE 管理文件材料30 年 13財務(wù) 審計管理 13 1財務(wù)計劃及執(zhí)行 年度計劃及執(zhí)行 年度投資統(tǒng)計資料10 年 13 2工程概算 預(yù)算 標(biāo)底 合同價 決算 審計文件及說明永久 13 3 交付使用的固定資產(chǎn) 流動資產(chǎn) 無形資產(chǎn) 遞延資產(chǎn) 清冊 永久 14竣工驗收文件 14 1項目竣工驗收報告永久30 年30 年 14 2勘察設(shè)計總結(jié)永久30 年 14 3工程施工總結(jié)永久30 年 14 4工程總承包總結(jié)永久30 年 14 5工程監(jiān)理總結(jié)永久30 年 14 6生產(chǎn)準(zhǔn)備及試運行考核總結(jié)永久 14 7引進(jìn)工作總結(jié)永久 14 8物資采辦總結(jié)永久 14 9項目建設(shè)總結(jié)永久 14 10質(zhì)量監(jiān)督報告永久30 年 14 11無損檢測總結(jié)永久 14 12工程現(xiàn)場聲像材料永久30 年 14 13工程審計文件材料 決算報告永久 14 14 竣工驗收會議文件 驗收證書及驗收委員會名冊 簽字 驗收備案文件 永久30 年30 年 序號歸 檔 文 件 保管期限 建設(shè)單位施工單位設(shè)計單位 14 15 環(huán)境保護(hù) 勞動安全衛(wèi)生 消防 防雷 人防 規(guī)劃 檔 案等驗收審批文件 永久 14 16項目評優(yōu)報獎申報材料 批準(zhǔn)文件及證書30 年30 年 15后評價文件 15 1后評價文件材料永久 附錄 B 建設(shè)項目檔案驗收內(nèi)容及要求 一 項目檔案的基礎(chǔ)管理工作 一 項目建設(shè)單位 負(fù)責(zé)人 認(rèn)真執(zhí)行國家檔案工作法律法規(guī) 建立健全項目檔案工作各項規(guī)章制度 建立了切合實際的項目檔案工作 的管理體制和工作程序 二 項目建設(shè)單位 負(fù)責(zé)人 對項目檔案工作實行統(tǒng)一管理 對 本單位各部門和設(shè)計 施工 監(jiān)理等參建單位進(jìn)行有效的監(jiān)督 指導(dǎo) 確保項目檔案工作與項目建設(shè)同步進(jìn)行 三 項目檔案工作實行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制 確定了負(fù)責(zé)項目檔案工作的 領(lǐng)導(dǎo)和部門 實行了各部門和有關(guān)人員檔案工作責(zé)任制 并采取了有效 的考核措施 四 項目文件材料的收集 整理和歸檔納入合同管理 要求明 確 控制措施有力 五 配備適應(yīng)工作需要的檔案管理人員 檔案管理人員經(jīng)過檔案 管理專業(yè)培訓(xùn) 六 采用先進(jìn)信息技術(shù) 實現(xiàn)項目檔案管理的信息化 七 保證檔案工作所需經(jīng)費 配備了計算機 復(fù)印機及聲像器材 等必備的辦公設(shè)備 且性能優(yōu)良 滿足工作需要 二 項目檔案的完整 準(zhǔn)確 系統(tǒng)情況 一 按照 DA T28 2002 國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案 整理規(guī)范 結(jié)合項目產(chǎn)生文件材料的實際情況 檢查項目檔案的完整 性 準(zhǔn)確性 系統(tǒng)性 二 項目文件材料的收集 整理 歸檔和項目檔案的整理與移交 符合DA T28 2002 國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范 及 GB T11822 2008 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求 三 項目檔案的安全 一 檔案庫房采取防火 防盜 防有害生物和溫濕度控制措施 檔案庫房與閱覽 辦公用房分開 二 檔案柜架 卷盒 卷皮等檔案裝具符合標(biāo)準(zhǔn)要求 三 歸檔文件材料的制成材料符合耐久性要求 四 采取有效措施保證檔案實體和信息安全 附表 1 GDGS ZY 66 02 05 JL 06 建設(shè)項目檔案驗收申請表 項目名稱 審批 核準(zhǔn) 機關(guān) 立項日期 投資規(guī)模建設(shè)時間 建設(shè)單位 法人 設(shè)計單位 主 要 施工單位 主 要 監(jiān)理單位 計劃檔案 驗收日期 計劃竣工 驗收日期 聯(lián) 系 人聯(lián)系電話 地址 郵編電子信箱 申請單位 自檢意見 單位蓋章 年 月 日 驗收組織 單位意見 單位蓋章 年 月 日 附表 2 GDGS ZY 66 02 05 JL 07 表一 建設(shè)項目檔案管理登記表 項目及項目檔案和資料情況動態(tài)表 編號 項目名稱 建設(shè)單位或項目法人 地址郵編 上級主管部門 批準(zhǔn)概算總投資萬元計劃工期年 月 年 月 主要單位工程名稱 現(xiàn)已完成的單位或單項工程 主要設(shè)計單位 主要施工單位 主要設(shè)備安裝單位 主要監(jiān)理單位 項目檔案和資料管理情況 檔案資料管理部門名稱隸屬部門 聯(lián)系地址 電話負(fù)責(zé)人 項目建檔時間 專職檔案人員數(shù)據(jù) 庫房面積 檔案工作其它用房面積 設(shè)施設(shè)備 現(xiàn)有檔案和資料數(shù)量 正本 卷 冊 圖紙張數(shù) 對項目檔案日常監(jiān)督 指導(dǎo)的上級單位 填表單位 蓋章 年 月 日 注 此表于項目開工后 6 個月內(nèi)報國家檔案局經(jīng)濟科技檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)司 對于未驗收的國家建設(shè)項目 每年填此表一次 表二 建設(shè)項目檔案管理登記表 項目檔案預(yù)驗收情況表 編號 項目名稱 項目檔案總數(shù) 正本 卷 冊 圖紙張數(shù) 檔案移交單位 庫房面積 檔案工作其它用房面積 項目預(yù)驗收日期 項 目 檔 案 預(yù) 組織單位 預(yù)驗收組 成員及單位 驗 收 預(yù)驗收結(jié)論 預(yù)驗收負(fù)責(zé)人 蓋章 年 月 日 注 此表于項目檔案預(yù)驗收后 1 個月內(nèi)報國家檔案局經(jīng)濟科技檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)司 表三 建設(shè)項目檔案管理登記表 項目檔案正式驗收情況表 編號 項目名稱 項目檔案總數(shù) 正本 卷 冊 圖紙張數(shù) 檔案移交單位 項目竣工投產(chǎn)日期 項目正式驗收日期 項 目 檔 案 正 式 組織單位 驗收組 成員及單位 驗 收 驗收結(jié)論 驗收負(fù)責(zé)人 蓋章 年 月 日 注 此表于項目正式竣工驗收后 1 個月內(nèi)報國家檔案局經(jīng)濟科技檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)司 最新范本 供參考 附錄 C 建設(shè)項目文件整理與歸檔操作指南 試行 1 范圍 本 指南 規(guī)定了管道公司建設(shè)項目文件整理與歸檔的要求和方法 本 指南 適用于管道公司所有新建 擴建 改建等建設(shè)項目文件 整理與歸檔工作 2 規(guī)范性引用文件 下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款 凡是注 日期的引用文件 其隨后所有的修改單 不包括勘誤的內(nèi)容 或修訂版 均不適用于本標(biāo)準(zhǔn) 然而 鼓勵根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可 使用這些文件的最新版本 凡是不注日期的引用文件 其最新版本適用 于本標(biāo)準(zhǔn) GB T 11822 2008 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求 GB T 11821 2002 照片檔案管理規(guī)范 GB T 18894 2002 電子文件歸檔與管理規(guī)范 GB 50319 2000 建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范 DA T 28 2002 國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī) 范 DA T 22 2000 歸檔文件整理規(guī)則 中油辦 2010 187號 中國石油天然氣集團公司建設(shè)項目檔案管理 規(guī)定 3 術(shù)語和定義 下列術(shù)語和定義適用于本 指南 最新范本 供參考 3 1 建設(shè)項目 建筑 安裝等形成固定資產(chǎn)的活動中 按照一個總體設(shè)計進(jìn)行施工 獨立組成的 在經(jīng)濟上統(tǒng)一核算 行政上有獨立組織形式 實行統(tǒng)一管 理的單位 3 2 單項工程 建設(shè)項目中具有獨立設(shè)計文件 可獨立組織施工 建成后可以獨立 發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程 3 3 單位工程 具有獨立設(shè)計文件 可獨立組織施工 但建成后不能獨立發(fā)揮生產(chǎn) 能力或工程效益的工程 3 4 項目文件 建設(shè)項目在立項 審批 招投標(biāo) 勘察 設(shè)計 施工 監(jiān)理及竣工 驗收全過程中形成的文字 圖表 聲像等形式的全部文件 包括項目前 期文件 項目竣工文件和項目竣工驗收文件等 3 5 項目前期文件 工程開工以前在立項 審批 招投標(biāo) 勘察 設(shè)計以及工程準(zhǔn)備過 程中形成的文件 3 6 項目竣工文件 項目竣工時形成的反映施工 指建筑 安裝 過程和項目真實面貌的 文件 主要由項目施工文件 項目竣工圖和項目監(jiān)理文件組成 3 7 項目施工文件 項目施工過程中形成的反映項目建筑 安裝情況的文件 3 8 項目竣工圖 項目竣工后按照工程實際情況所繪制的圖紙 3 9 項目監(jiān)理文件 監(jiān)理單位對項目工程質(zhì)量 進(jìn)度和建設(shè)資金使用等進(jìn)行控制的文件 最新范本 供參考 3 10 項目竣工驗收文件 項目竣工后試運行中以及項目竣工驗收時形成的文件 3 11 交工技術(shù)文件 施工單位或其他承建單位按國家現(xiàn)行的施工標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范以及集團公 司相關(guān)規(guī)定 在施工和管理過程中所形成的 在工程交接時移交建設(shè)單 位的工程交付 安全質(zhì)量 使用性能等技術(shù)資料 是項目施工文件的重 要組成部分 3 12 項目文件歸檔 建設(shè)項目的設(shè)計 施工 監(jiān)理單位在項目完成時向建設(shè)單位或受委 托的承包單位移交經(jīng)整理的全部相應(yīng)文件 項目建設(shè)單位各機構(gòu)將項目 各階段形成并經(jīng)過整理的文件定期報送檔案管理機構(gòu) 3 13 項目檔案 經(jīng)過鑒定 整理并歸檔的項目文件 4 職責(zé) 4 1 建設(shè)單位 業(yè)主 項目法人 職責(zé) 4 1 1 負(fù)責(zé)組織 協(xié)調(diào)和指導(dǎo)項目文件的編制 收集 整理和歸檔 工作 負(fù)責(zé)項目檔案的移交工作 4 1 2 將項目文件管理工作納入合同管理 在簽訂項目設(shè)計 施工 及監(jiān)理等合同 協(xié)議時 設(shè)立專門條款 明確有關(guān)方面提交項目文件的 相關(guān)要求 以及整理與歸檔責(zé)任 4 1 3 項目文件管理工作納入項目建設(shè)計劃 納入項目建設(shè)管理程 序 納入領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的崗位職責(zé) 與項目建設(shè)管理同步實施 4 1 4 將項目文件管理工作納入項目結(jié)算管理 建設(shè)單位財務(wù)管理 部門應(yīng)在合同尾款支付流程中設(shè)置檔案部門審核的環(huán)節(jié) 確認(rèn)建設(shè)單位 有關(guān)部門及檔案管理部門對項目文件審核的簽字 蓋章手續(xù)完備后 才 能辦理財務(wù)結(jié)算手續(xù) 4 1 5 建設(shè)單位項目管理部門負(fù)責(zé)確定項目竣工文件相關(guān)表格設(shè)置 最新范本 供參考 填寫等編制標(biāo)準(zhǔn) 督促 檢查竣工文件的編制 收集 整理工作 審核 簽署竣工文件及設(shè)備隨機文件 并組織歸檔 4 1 6 建設(shè)單位有關(guān)部門負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)項目文件的收集 整理工作 并向建設(shè)單位檔案管理部門歸檔 4 1 7 建設(shè)單位檔案管理部門負(fù)責(zé)指導(dǎo)項目文件的整理 歸檔 檢 查 接收項目文件 4 2 勘察 設(shè)計單位職責(zé) 負(fù)責(zé)收集 整理勘察 設(shè)計文件 并按規(guī)定向建設(shè)單位相關(guān)部門提 交有關(guān)設(shè)計基礎(chǔ)資料和設(shè)計文件 4 3 施工單位職責(zé) 負(fù)責(zé)編制 收集 整理施工文件及竣工圖 并提交監(jiān)理單位 建設(shè) 單位項目管理部門審核后歸檔 4 4 工程總承包單位職責(zé) 負(fù)責(zé)審查 匯總各施工分包單位編制 收集 整理的施工文件及竣 工圖 并統(tǒng)一將其提交監(jiān)理單位 建設(shè)單位項目管理部門審核后歸檔 負(fù)責(zé)總承包項目設(shè)備隨機文件的收集 整理 并提交建設(shè)單位項目 管理部門審核后歸檔 4 5 工程質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)職責(zé) 負(fù)責(zé)編制 收集 整理建設(shè)項目工程質(zhì)量監(jiān)督工作中形成的質(zhì)量監(jiān) 督文件 并向建設(shè)單位檔案管理部門歸檔 4 6 監(jiān)理單位職責(zé) 負(fù)責(zé)監(jiān)理文件的編制 收集 整理 統(tǒng)一將編制整理好的案卷報送 建設(shè)單位項目管理部門審核后歸檔 負(fù)責(zé)督促 檢查施工單位 工程總 承包單位編制 整理施工文件及竣工圖 審核 簽署施工文件及竣工圖 的完整 準(zhǔn)確 系統(tǒng)情況 并向建設(shè)單位提交有關(guān)專項報告 驗證材料 4 7 試運行單位職責(zé) 最新范本 供參考 負(fù)責(zé)收集 積累在生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備和試運行中形成的文件 出具生產(chǎn) 試運行考核總結(jié)和連續(xù) 72 小時滿足設(shè)計要求的試運行記錄 并向建設(shè) 單位檔案管理部門歸檔 5 項目文件的收集范圍 執(zhí)行 中國石油天然氣集團公司建設(shè)項目檔案管理規(guī)定 建設(shè) 項目文件歸檔范圍和保管期限表 6 項目文件編制 整理 歸檔要求 6 1 項目文件編制要求 6 1 1 項目文件質(zhì)量要求 6 1 1 1 項目文件應(yīng)保證原始性和真實性 歸檔的項目文件應(yīng)為原 件 6 1 1 2 項目文件必須與工程實際相符 并做到完整 準(zhǔn)確 系統(tǒng) 滿足生產(chǎn) 管理 維護(hù)及改擴建的需要 項目文件的完整是指 建設(shè)項目文件歸檔范圍和保管期限表 所確定的內(nèi)容 將建設(shè)項目建設(shè)全過程中應(yīng)該歸檔的文件歸檔 各種文 件原件齊全 項目文件的準(zhǔn)確是指項目文件的內(nèi)容真實反映建設(shè)項目的實際情 況和建設(shè)過程 做到圖物相符 技術(shù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠 簽字手續(xù)完備 項目文件的系統(tǒng)是指要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點 保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系 分類科學(xué) 組卷合理 6 1 1 3 項目文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為 A4 幅面 210mm 297mm 圖紙宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅 6 1 1 4 項目文件所使用的計量單位 符號 文字及書寫方法符合 國家有關(guān)規(guī)定 6 1 1 5 項目文件的編制和書寫材料必須宜于長期保存 不得使用 易褪色的書寫材料 如紅色墨水 純藍(lán)墨水 圓珠筆 復(fù)寫紙 鉛筆等 書寫 繪制 最新范本 供參考 6 1 1 6 項目文件要做到字跡清楚 圖樣清晰 圖表整潔 簽認(rèn)手 續(xù)完備 6 1 1 7 錄音 錄像文件應(yīng)保證載體的有效性 6 1 1 8 電子文件應(yīng)保證其真實性 完整性及有效性 6 1 2 項目施工文件主要內(nèi)容 格式 編制要求 管道工程建設(shè)項目施工文件 交工技術(shù)文件 主要內(nèi)容 格式 編 制要求 執(zhí)行 中國石油天然氣股份有限公司管道工程建設(shè)項目竣工驗 收手冊 根據(jù)實際情況還可執(zhí)行管道公司 Q SY GD0163 2008 標(biāo)準(zhǔn) 6 1 3 項目竣工圖編制要求 更改方法及竣工圖章的使用 6 1 3 1 竣工圖編制要求 竣工圖是項目竣工文件的重要組成部分 施工單位 工程總承包單 位在項目竣工后必須按合同要求編制竣工圖 應(yīng)用最終版 新 干凈 的施工圖進(jìn)行編制 竣工圖應(yīng)完整 準(zhǔn)確 清晰 規(guī)范 修改到位 做到與設(shè)計變更 隱蔽工程記錄和工程實際情況 三對口 真實反映項目竣工驗收時的 實際情況 按施工圖施工沒有變更的 在原施工圖上加蓋并簽署 竣工圖章 凡施工中有部分變更的 可在原施工圖上進(jìn)行修改 并在修改部 位或圖紙空白處加蓋 竣工圖核定章 全圖修改后加蓋并簽署 竣工 圖章 凡結(jié)構(gòu)形式 工藝 平面布置改變 以及其它重大改變及圖面變 更面積超過 35 的 不宜在原施工圖上修改 補充 應(yīng)重新繪制竣工圖 重繪圖按原圖編號 末尾加注 竣 字 或在新圖圖標(biāo)內(nèi)注明 竣工階 段 加蓋并簽署 竣工圖章 院標(biāo) 企標(biāo)重復(fù)利用圖必須編入竣工圖中