信函和郵件的合并.doc

用Word“郵件合并”制作獎勵證書學(xué)校經(jīng)常組織各種競賽活動，活動中總是把評比數(shù)據(jù)整理在Excel之中，然后根據(jù)評比的結(jié)果設(shè)立獎勵等次，最后再用Word錄入編輯成獎勵證書，這種傳統(tǒng)的做法效率很低且容易出錯。其實我們可以使用Word中的郵件合并功能來與Excel進行數(shù)據(jù)交換，自動完成編輯任務(wù)。一、創(chuàng)建通知單文檔按常規(guī)方法在Word中創(chuàng)建獎勵證書文檔，按證書的大小進行“頁面設(shè)置”，根據(jù)證書的內(nèi)容進行文字編輯，其中，姓名、文章題目、獎勵等次空著不填，如圖1所示。圖1二、選取Excel數(shù)據(jù)文件在Word 2003菜單欄中，單擊“工具”菜單的下拉菜單“信函與郵件”的級聯(lián)菜單“郵件合并”，在Word文檔的右側(cè)彈出的向?qū)е羞x擇“信函”文檔類型，單擊“下一步正在啟動文檔”，如圖2所示。圖2選擇“使用當前文檔”選項，單擊“下一步選取收件人”，如圖3所示。圖3圖4選擇“使用現(xiàn)有列表”選項，單擊“瀏覽”，如圖4所示。找到你整理好的Excel工作表，如圖5所示。圖5在“選擇表格”對話框中單擊“確定”按鈕，這時出現(xiàn)“郵件合并收件人”對話框，單擊“全選”按鈕，然后單擊“確定”按鈕，如圖6所示。圖6三、插入域把插入點定位在“獎勵證書”文檔的“同志”前面，單擊“下一步撰寫信函”，然后單擊“其他項目”，如圖7所示。圖7在“插入合并域”對話框中選擇“數(shù)據(jù)庫域”選項，然后選中“插入合并域”對話框中的“姓名”，再單擊“插入”按鈕，如圖8所示。圖8接著，把插入點定位在“獎勵證書”文檔的書名號里面，單擊“下一步撰寫信函”，再單擊“其他項目”在“插入合并域”對話框中選擇“數(shù)據(jù)庫域”選項，然后選中“插入合并域”對話框中的“題目”，再單擊“插入”按鈕。最后，把插入點定位在“獎勵證書”文檔的“榮獲”的后面，單擊“下一步撰寫信函”，再單擊“其他項目”在“插入合并域”對話框中選擇“數(shù)據(jù)庫域”選項，然后選中“插入合并域”對話框中的“等次”，再點擊“插入”按鈕。四、合并到新文檔插入完成后，單擊“預(yù)覽信函”，然后單擊“完成合并”，再單擊“編輯個人信函”，在“合并到新文檔”對話框中選中“全部”選項后單擊“確定”按鈕，如圖9所示。這樣就完成了新文檔的合并任務(wù)。圖9最后查看各頁再做適當調(diào)整和編輯，所有的證書就這樣全部一次性編輯完了，編輯好的證書就可以打印了，這樣既減少了錄入錯誤，又大大提高了工