公共行政學(xué)_第七章_機關(guān)管理.ppt

公共行政學(xué) 第七章機關(guān)管理 目錄 機關(guān)管理的主要內(nèi)容 機關(guān)后勤事務(wù)管理及其改革 第一節(jié)原理概述 依據(jù)機關(guān)內(nèi)在的活動機理 利用先進的科學(xué)技術(shù) 綜合運用機關(guān)中的人力資源 從而有效地實現(xiàn)組織目標(biāo)的過程 廣義理解就是利用科學(xué)方法 有計劃 有效率 有技術(shù)的規(guī)劃 管制 聯(lián)系 協(xié)調(diào)和運用機關(guān)的組織 人員 經(jīng)費和物資 做適時 適地 適人和適事的處理 以提高內(nèi)部管理效率 發(fā)展機關(guān)業(yè)務(wù) 完成機關(guān)的使命 狹義理解指的是對行政機關(guān)本身辦公地點的管理 具體內(nèi)容有合理地安排機關(guān)的辦公處所 配置合適的設(shè)備 保持優(yōu)美的工作環(huán)境 系統(tǒng)的處理公文和案卷等 此外 還包括對行政單位內(nèi)的綜合性的日常事務(wù) 規(guī)章制度和工作秩序等所進行的管理活動 一 機關(guān)管理的含義與地位 一 機關(guān)管理的內(nèi)涵界定 第一節(jié)原理概述 機關(guān)單位的管理體系一般由 一個龍頭 和 三類部門 組成 整個管理體系的溝通和聯(lián)系主要是通過辦公室 形成一個單位的信息網(wǎng)絡(luò)中心 是各種信息的交匯點和 集散地 機關(guān)管理工作雖然不是直接對外行使國家行政權(quán)力 但它卻是行使行政決策 行政執(zhí)行 行政監(jiān)督等職能所必不可少的 一 機關(guān)管理的含義與地位 二 機關(guān)管理的作用 第一節(jié)原理概述 具體表現(xiàn) 輔助決策 提高決策水平塑造機關(guān)整體風(fēng)貌 對外形成良好溝通直接改進工作 提高行政效率保證后勤服務(wù) 促進行政管理任務(wù)的完成 一 機關(guān)管理的含義與地位 二 機關(guān)管理的作用 第一節(jié)原理概述 機關(guān)環(huán)境的選擇要遵守實用 簡潔和美化的原則 最好能體現(xiàn)單位文化的基調(diào) 一般劃分為硬環(huán)境和軟環(huán)境 機關(guān)環(huán)境選擇標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)定 總的原則就是為機關(guān)整體營造一個能使人感到輕松 舒服 情緒安定 精神振奮的工作環(huán)境 二 機關(guān)管理的環(huán)境和條件 一 機關(guān)環(huán)境內(nèi)容及其制約因素 第一節(jié)原理概述 綠化環(huán)境 內(nèi)部 外部空氣環(huán)境 四度光線環(huán)境顏色環(huán)境 適用 美觀 效率 有益機關(guān)工作人員的身心愉快和健康 聲音環(huán)境安全環(huán)境 二 機關(guān)管理的環(huán)境和條件 二 機關(guān)硬環(huán)境建設(shè) 第一節(jié)原理概述 人際環(huán)境 確立一致的目標(biāo)實現(xiàn)統(tǒng)一的行動形成融洽的凝聚力氣氛環(huán)境 心境是建立機關(guān)和睦氣氛的最根本因素 工作作風(fēng) 認識 情感 意志 行為 一種較穩(wěn)定的精神狀態(tài)和具有一定特色的行為規(guī)范環(huán)境 二 機關(guān)管理的環(huán)境和條件 一 機關(guān)軟環(huán)境建設(shè) 第一節(jié)原理概述 二 機關(guān)管理的環(huán)境和條件 四 辦公室的布置 第一節(jié)原理概述 明確責(zé)任制 專人負責(zé) 專人使用 專人保管 機器的操作必須嚴格遵循規(guī)定的程序和方法 建立起安全操作規(guī)程 機器所安置環(huán)境符合要求 注意保養(yǎng) 發(fā)現(xiàn)故障及時檢修 建立設(shè)備檔案登錄制度 保證有關(guān)資料的完備 配合技術(shù)人員 提高辦公設(shè)備的利用率 拓展應(yīng)用范圍和功能 二 機關(guān)管理的環(huán)境和條件 五 辦公設(shè)備和用品的管理 第二節(jié)機關(guān)管理的主要內(nèi)容 秘書指的是以全面處理信息和實物的方式直接輔助領(lǐng)導(dǎo)者實施管理的人員 行政秘書 管理一般事務(wù)對領(lǐng)導(dǎo)活動進行輔助 主要職責(zé) 起草文稿 接待來訪 辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的事宜 安排其他具體事宜 機要秘書 專門從事文書管理 檔案管理 對領(lǐng)導(dǎo)活動進行輔助的秘書 生活秘書 專門管理領(lǐng)導(dǎo)日常生活事務(wù)和生活后勤 對領(lǐng)導(dǎo)活動進行輔助的秘書 專業(yè)秘書 從事某一專業(yè)方面對領(lǐng)導(dǎo)活動實施扶助的秘書 一 秘書工作 一 秘書的地位和作用 第二節(jié)機關(guān)管理的主要內(nèi)容 秘書的事務(wù)工作主要包括 日常事務(wù)管理 辦公室管理 通信管理 值班事務(wù) 日程管理 印章管理 接待事務(wù) 來訪接待 安排服務(wù)等 會議事務(wù) 會議安排 會場布置 會議服務(wù) 會議文件的處理等 行政事務(wù) 后勤管理工作等 信訪事務(wù) 群眾的來信來訪或投訴處理等 調(diào)查研究事務(wù) 搜集信息 提供可行性的方案供領(lǐng)導(dǎo)選擇 文書檔案事務(wù) 文書撰寫 制作 處理和檔案管理 寫作事務(wù) 各種文體的寫作 協(xié)調(diào)工作做 政策 工作 地區(qū) 部門 人際關(guān)系等 督查工作 督促 檢查領(lǐng)導(dǎo)交辦批辦工作的落實情況 其他領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的任務(wù) 一 秘書工作 一 秘書的地位和作用 第二節(jié)機關(guān)管理的主要內(nèi)容 秘書服務(wù)的對象 直接領(lǐng)導(dǎo) 相關(guān)領(lǐng)導(dǎo) 普通群眾秘書首先應(yīng)為直接領(lǐng)導(dǎo)服務(wù) 任何秘書都不得拋開直接領(lǐng)導(dǎo)去搞越級服務(wù) 一 秘書工作 一 秘書的地位和作用 第二節(jié)機關(guān)管理的主要內(nèi)容 秘書服務(wù)的對象 直接領(lǐng)導(dǎo) 相關(guān)領(lǐng)導(dǎo) 普通群眾秘書活動的基本方式 處理信息和事務(wù) 秘書活動的根本性質(zhì)是輔助性 一 秘書工作 一 秘書的地位和作用 秘書首先應(yīng)為直接領(lǐng)導(dǎo)服務(wù) 任何秘書都不得拋開直接領(lǐng)導(dǎo)去搞越級服務(wù) 第二節(jié)機關(guān)管理的主要內(nèi)容 輔助決策 在決策過程中 在知識 包括理論 能力 包括技術(shù) 經(jīng)驗和精力等方面給予決策主體全面的協(xié)助和支持 以提高決策的科學(xué)性和時效性 一般經(jīng)過如下四個階段 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定目標(biāo) 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)設(shè)計方案 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)評估選優(yōu) 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實施反饋 二 秘書職能 第二節(jié)機關(guān)管理的主要內(nèi)容 2 協(xié)調(diào)關(guān)系 秘書人員在自己的職權(quán)范圍內(nèi) 自覺地調(diào)整各類組織 各項工作 各個人員之間的關(guān)系 促進各項活動趨向同步化與和諧化 以實現(xiàn)組織目標(biāo)的行為過程 一般協(xié)調(diào)過程如下 摸清情況 找出癥結(jié) 恰當(dāng)協(xié)調(diào) 督促落實 堅持反饋 二 秘書職能 第二節(jié)機關(guān)管理的主要內(nèi)容 3 處理信息 對信息進行收集 篩選 加工并進行存儲等 一般過程如下 信息的收集 信息的加工 分類 篩選 加工 信息的傳遞 信息的反饋 感受 分析 決斷 信息的存儲和檢索4 辦理事務(wù) 二 秘書職能 第二節(jié)機關(guān)管理的主要內(nèi)容 會議是指某一社會群體為解決某一問題而吸收有關(guān)人員進行討論 協(xié)商或表決的一種組織形式 按照不同的標(biāo)準(zhǔn)可將會議分成多種類型 規(guī)模劃分 時間劃分等 有大型會議 小型會議 定期會議 非定期會議 二 會議管理 一 會議的含義與種類 第二節(jié)機關(guān)管理的主要內(nèi)容 1 會議的作用 是組織存在的表現(xiàn) 是領(lǐng)導(dǎo)活動 決策 的有效手段 是發(fā)揚民主 統(tǒng)一思想的表現(xiàn)方式 是群體溝通 集思廣益的渠道2 會議的局限性 不是萬能的 二 會議管理 二 會議的作用和局限性 第二節(jié)機關(guān)管理的主要內(nèi)容 1 會議失敗的原因 掌控不利 缺乏籌劃 不重視會議 拙劣的環(huán)境 不必要的會議 二 會議管理 三 會議的效率 第二節(jié)機關(guān)管理的主要內(nèi)容 2 控制會議成本的途徑 會議內(nèi)容控制 會議規(guī)?？刂?地點控制 時間控制 經(jīng)費控制 二 會議管理 三 會議的效率 第二節(jié)機關(guān)管理的主要內(nèi)容 人們在社會實踐中 以文字的方式 在一定的書寫材料上表達思想意圖 交流社會信息 處理問題的一種書面記錄 對于公務(wù)文書 國家行政機關(guān)公文處理辦法 中曾下過一個定義 就是指傳達貫徹黨和國家的方針 政策 發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章 施行行政措施 請示和答復(fù)問題 指示 布署和商洽工作 報告情況 交流經(jīng)驗的重要工具 三 文書 檔案和印信管理 一 文書管理 第二節(jié)機關(guān)管理的主要內(nèi)容 機關(guān)文書的管理要遵循準(zhǔn)確 迅速 時效和保密的原則要求 嚴格按制度辦事 主要做到三個方面 切實保證收文制度的有序進行 收文 擬辦 批辦 承辦 傳閱 催辦 辦復(fù) 并建立起各種有效地文件管理系統(tǒng) 認真做好行政機關(guān)的發(fā)文工作 交擬或批辦 擬議 撰擬 審核 簽發(fā) 蓋印 封發(fā) 立卷歸檔 并建立相應(yīng)的文件管理制度 搞好立卷和歸檔工作 三 文書 檔案和印信管理 一 文書管理 第二節(jié)機關(guān)管理的主要內(nèi)容 具有查考使用價值 經(jīng)過立卷歸檔保存起來的各種形式的材料 包括電文 會議記錄 人事材料 技術(shù)文件 印模圖標(biāo)等 機關(guān)檔案管理的主要內(nèi)容有 指導(dǎo) 監(jiān)督各文書部門或業(yè)務(wù)部門的歸檔工作 按照檔案工作管理的原則和方法 收藏 保管并開展檔案的提供利用工作 按規(guī)定將具有長遠保存價值的檔案向檔案館移交等 三 文書 檔案和印信管理 二 機關(guān)檔案管理 第二節(jié)機關(guān)管理的主要內(nèi)容 印信工作是指單位公務(wù)印章和介紹信的管理 使用工作 公章是單位職責(zé)權(quán)力的象征 是單位對內(nèi)外行使權(quán)力的標(biāo)志 具有法定性 權(quán)威性和效用性 三 文書 檔案和印信管理 三 印信管理 第二節(jié)機關(guān)管理的主要內(nèi)容 公章的種類 單位正式印章套印章鋼印領(lǐng)導(dǎo)人簽名章其他印章 專用章 收發(fā)章 辦事章 封條張等 三 文書 檔案和印信管理 三 印信管理 第二節(jié)機關(guān)管理的主要內(nèi)容 公章的式樣 材質(zhì) 形狀 印文 印文的排列 圖案 尺寸 三 文書 檔案和印信管理 三 印信管理 第二節(jié)機關(guān)管理的主要內(nèi)容 公章的刻制 頒發(fā)和啟用 刻制 由上級主管機關(guān)刻制頒發(fā)或由本單位法人代表申請 由主管部門批準(zhǔn) 公安部門登記后 由專門刻制廠刻制 三 文書 檔案和印信管理 三 印信管理 第二節(jié)機關(guān)管理的主要內(nèi)容 介紹信的使用和管理 1 介紹信共有四類 普通介紹信 存根介紹信 專用介紹信 證明信 2 介紹信鴿公章由同一人保管 嚴禁開空白介紹信 3 介紹信在落款處及騎縫線上應(yīng)加蓋兩次公章 4 介紹信的存根要歸檔 介紹信如有丟失 應(yīng)及時向上級匯報 三 文書 檔案和印信管理 三 印信管理 第三節(jié)機關(guān)后勤事務(wù)管理及其改革 機關(guān)的設(shè)施及設(shè)備條件是機關(guān)辦公地基礎(chǔ)條件 機關(guān)的工作環(huán)境 既影響職工工作的情緒 有關(guān)系機關(guān)的形象 機關(guān)的服務(wù)質(zhì)量和水平 關(guān)系機關(guān)工作效率 機關(guān)的生活福利條件對提高機關(guān)工作人員生活質(zhì)量 解除后顧之憂起到重要作用 一 機關(guān)后勤事務(wù)管理的重要性 第三節(jié)機關(guān)后勤事務(wù)管理及其改革 物資管理 日常管理 使用與維護保養(yǎng)管理 檢查與檢修管理 改造與更新 財務(wù)管理 財務(wù)計劃 會計核算 收支管理 財務(wù)監(jiān)督 審計 生活后勤管理 房產(chǎn) 食堂 環(huán)境 服務(wù)后勤管理 車輛 水電等 協(xié)助接待工作 二 機關(guān)后勤事務(wù)管理的主要內(nèi)容 第三節(jié)機關(guān)后勤事務(wù)管理及其改革 方向 適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟體制的要求 實現(xiàn)后勤服務(wù)社會化 目標(biāo) 自主經(jīng)營 自負盈虧 自我約束 自行發(fā)展 最終改制為公司 成為獨立參與市場競爭的市場主體 從而使后勤服務(wù)充滿生機和活力 更好地服務(wù)于機關(guān)和社會 三 機關(guān)后勤工作改革的方向與目標(biāo) ThankYou 第六章完謝謝 美國麻省政府樓 美國田納西州拉菲特市市政廳 怎么看也象個內(nèi)地的大型汽車加油站 緬因州拉莫尼市相當(dāng)于中國的蘇州大小 北卡州的一個市政廳 廣東順德區(qū)政府 昆明五華區(qū)政府 昆明五華區(qū)政府 長興縣政府 常州市政府 重慶豐都區(qū)政府 湖州市織里鎮(zhèn)政府 大慶法院 惠州市政府 泰安市 上海市浦東新區(qū)政府大樓 浙江長興縣政府 海南省政府辦公樓 濰坊 濟南 河北省大名縣縣委組織部辦公場所 麥迪遜市政府大樓 麥迪遜市 內(nèi)部 山東東營市東營區(qū)行政辦公中心辦公樓中庭 臺北市政府 遠安檢察院 海南省政府辦公樓大廳 廣東省人大辦公樓 山西省林業(yè)廳辦公室 印章 1 審批及辦理 1 公司黨委公章刻制須報經(jīng)黨委書記批準(zhǔn) 由黨委辦公室辦理 2 公司行政公章 財務(wù)專用章 合同專用章 法人簽名章 鋼印等刻制須報經(jīng)法定代表人批準(zhǔn) 由公司辦公室辦理 3 地區(qū)管理總部 營業(yè)部行政公章 財務(wù)專用章的刻制須由用印部門申請 當(dāng)?shù)氐谝回撠?zé)人簽署意見并報經(jīng)總監(jiān)以上 含總監(jiān) 分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) 由公司辦公室或授權(quán)當(dāng)?shù)夭块T辦理 4 公司職能部門的部門公章刻制須由用印部門申請 部門第一負責(zé)人簽署意見并報總監(jiān)以上 含總監(jiān) 分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) 由公司辦公室辦理 5 各部門 各營業(yè)部的業(yè)務(wù)便章 如銀行轉(zhuǎn)入收訖章 銀行轉(zhuǎn)出付訖章等 由各部門 各營業(yè)部第一負責(zé)人審批后自行刻制 6 申請部門需填寫 印章刻制申請表 并履行相應(yīng)的審批程序 2 樣式 規(guī)格 材質(zhì) 1 公司黨委 黨委辦公室公章為圓形 直徑42毫米 2 公司行政公章為橢圓形 長軸42毫米 短軸28毫米 3 公司合同專用章為圓形 直徑42毫米 4 公司財務(wù)專用章 圓形章直徑42毫米 條形章長30毫米 寬15毫米 5 各職能部門 地區(qū)總部 營業(yè)部的行政用章為圓形 直徑40毫米 6 地區(qū)總部 營業(yè)部財務(wù)專用章為長條形 長30毫米 寬15毫米 當(dāng)?shù)赜刑貏e要求的按當(dāng)?shù)匾筠k理 7 公司黨委公章 行政公章 合同專用章以及營業(yè)部行政公章制作成紅色印油的防偽原子印章 8 所有財務(wù)專用章制作成紅色印油的防偽原子印章 9 職能部門的行政公章一般可制作成紅色印油的普通原子印章 10 業(yè)務(wù)便章由用印部門自定 3 名稱和印文 1 印章名稱 公司黨委公章 公司行政公章名稱以主管部門批復(fù)文件為準(zhǔn) 部門行政章的名稱由公司擬定 營業(yè)部行政章名稱以主管部門批復(fù)文件為準(zhǔn) 2 印章文字 行政印章的印文采用漢文宋體 文字較多的可采用仿宋體 并且是國家公布實行的簡化字 財務(wù)專用章采用隸書簡體字 3 印文排列 公司黨委公章 黨徽居中 名稱繞黨徽自左向右弧形排列 黨委辦公室公章 黨徽居中 中國共產(chǎn)黨湘財證券有限責(zé)任公司委員會 字樣在黨徽上方自左向右弧形排列 辦公室 字樣在黨徽下方直線排列 公司行政公章 中文名稱從左至右居中排列 英文名稱從左至右沿上半圓弧形排列 職能部門 地區(qū)總部行政章 中間為五角星圖案 公司名稱在五角星外方自左而右弧形排列 部門名稱在五角星下方自左而右直線排列 營業(yè)部行政章 五角星圖案居中 公司名稱 營業(yè)部名稱繞五角星自左而右弧形排列 公司合同專用章 五角星圖案居中 公司名稱在五角星外方自左向右弧形排列 合同專用章字樣在五角星下方直線排列 公司財務(wù)專用章 圓形章按合同章方式排列 條形章按公司名稱 財務(wù)專用章自上而下二排直線排列 地區(qū)總部 營業(yè)部財務(wù)專用章 公司名稱 部門 營業(yè)部 名稱 財務(wù)專用章自上而下三排直線排列 4 刻制手續(xù)經(jīng)辦人需攜帶公司介紹信 主管部門批復(fù)和印章草圖到具有合法資格的刻印社辦理 印章使用 1 啟用前印樣留存與報備 1 所有行政公章和財務(wù)專用章以及合同專用章 法人簽名章等啟用前 印章領(lǐng)用部門須填寫 印章啟用表 并將留有印樣的 印章啟用表 交公司辦公室留存 2 各部門及營業(yè)部的業(yè)務(wù)便章印樣 填寫 印章啟用表 后 由使用部門留存 3 分支機構(gòu)的行政公章啟用后 使用部門應(yīng)及時填寫 印章報備函 向有關(guān)往來單位報備 公司辦公室負責(zé)公司及其職能部門行政公章的對外報備 同時向各職能部門和分支機構(gòu)通報公司內(nèi)部印章啟用情況 2 嚴格履行用印程序按用印性質(zhì)填寫用印審批表格 1 發(fā)文 填寫 發(fā)文審批表 并按該表要求履行有關(guān)審批程序 2 項目 合同 協(xié)議 填寫 項目立項審批表 并按該表要求履行有關(guān)審批程序 3 其他事務(wù) 填寫 用印申請單 并按要求履行有關(guān)審批程序 3 職能部門 地區(qū)總部 營業(yè)部對外簽署經(jīng)濟合同和行政事務(wù)合同 要特別注意風(fēng)險防范 分兩種情況進行 1 一般授權(quán)按公司有關(guān)規(guī)定 公司已給予各職能部門 地區(qū)總部及營業(yè)部等分支機構(gòu)一般授權(quán)范圍的財務(wù) 業(yè)務(wù)及行政事務(wù)合同 事項 所在部門第一負責(zé)人審批同意并簽字后即可簽署 相關(guān)合同使用部門用章 2 特別授權(quán)在一般授權(quán)以外 涉及資金拆借 對外擔(dān)保 特殊業(yè)務(wù) 房屋租賃 購買 大額固定資產(chǎn)購買等財務(wù) 業(yè)務(wù) 行政事務(wù)合同 協(xié)議 承諾書等 所在部門第一負責(zé)人簽署意見后 報主管職能總部 經(jīng)相關(guān)負責(zé)人會簽 由董事長或總裁 或由其授權(quán)的人員簽署同意后 方可辦理 此類合同簽署采用兩種形式 一是報送公司 以公司印章簽署 二是由公司給授權(quán)書 委托部門辦理 加蓋部門用章 4 各地 各部門辦公室負責(zé)人或指定人員須認真核查用印審批程序 并有權(quán)拒絕未按審批程序的用印要求 但有義務(wù)協(xié)助他人完成審批程序 5 用印人員須認真填寫 用印登記表 并妥善保管用印登記 6 合同 協(xié)議 文件 重要事項通知等蓋印后須留存兩份原件 并立卷歸檔 7 各職能部門 地區(qū)管理總部 營業(yè)部對外簽署的財務(wù) 業(yè)務(wù) 行政事務(wù)合同 協(xié)議 承諾書等 除自己留存原件外 還須向公司辦公室交送一份原件 以作備案 8 用印時需注意 齊年蓋月 即印章的左邊緣與落款日期的年相齊 月 日蓋在印章下面 注意印跡端正 清晰 三 印章保管 1 公司黨委公章 由黨委辦公室負責(zé)人或指定專人保管 使用 2 公司行政公章 合同專用章 法人簽名章 鋼印由公司辦公室負責(zé)人或指定專人保管 使用 3 公司財務(wù)專用章 包括圓形章和條形章 由財務(wù)總監(jiān)指定專人保管 使用 4 職能部門 地區(qū)總部 營業(yè)部的行政公章由其第一負責(zé)人或其指定的辦公室人員保管 使用 5 地區(qū)管理總部 營業(yè)部財務(wù)專用章由其財務(wù)負責(zé)人或指定的財務(wù)人員保管 使用 6 營業(yè)部的業(yè)務(wù)便章由其負責(zé)人指定人員保管 使用 7 各職能部門 地區(qū)總部 營業(yè)部須將行政公章 財務(wù)專用章的保管 使用人員名單向公司辦公室報備