WORD2007中審閱功能圖解.doc

WORD 2007中“審閱”功能圖解 WORD2007是大家都在使用的文檔制作處理軟件，但其中有些很便捷的功能卻用的不是很熟練，在OA中，也存在有一些帶有“修訂標(biāo)識(shí)”的“非最終狀態(tài)”文件。下面就對(duì)“審閱”功能做詳細(xì)的說明，希望能對(duì)大家的工作有幫助。點(diǎn)擊“審閱”菜單，出現(xiàn)下面的工具欄，其中我們重點(diǎn)關(guān)注的是：下面，針對(duì)這些功能做一一講解。1、 批注：打開一篇文檔后，我們可以針對(duì)文檔中的某一部分做“批注”，以表達(dá)我們的想法。這點(diǎn)在討論合同、方案等時(shí)候，尤為有用。A. 選中要添加批注的部分：B. 點(diǎn)擊“新建批注”，在選中的區(qū)域出現(xiàn)色標(biāo)，以及“批注添加者姓名”：C. 在批注框中添加批注：D. 文檔有了批注后，就可以使用“上一條”、“下一條”、“刪除”這些功能了：2、 修訂與更改：批注一般用于對(duì)文檔內(nèi)容發(fā)表意見。但如果是討論審核一篇文檔，就需要用到“修訂”與“更改”功能了。A. 首先按下“修訂”按紐：B. 此時(shí)，對(duì)文檔的任何刪除、修改，都會(huì)做為“修訂”顯示。被修訂內(nèi)容顯示刪除橫線，修改后的內(nèi)容在被修訂文件旁顯示（請(qǐng)看藍(lán)色區(qū)域）：C. 如果覺的上面的顯示較亂，可以點(diǎn)擊“批注框”，將顯示模式更改，怎么樣，是不是清爽多了？D. 文檔審核后，發(fā)給原作者或其他審核者，由原作者或其他審核者“接受”或“拒絕”這些修訂：E. 在文檔審閱過程中，我們可以選擇直接觀看“最終狀態(tài)”或“顯示標(biāo)記的最終狀態(tài)”。這也是最容易導(dǎo)致文檔作為半成品出現(xiàn)的原因。每個(gè)人WORD的默認(rèn)設(shè)置不同，也許，此處的“最終狀態(tài)”模式文檔，到了另一個(gè)人那里，就滿篇都是“修訂標(biāo)記”了。建議大家將文檔設(shè)置為“顯示標(biāo)記的最終狀態(tài)”，以確保文檔最終出去時(shí)，是“最終狀態(tài)”。F. 在觀看“修訂模式”中的文檔時(shí)，如果看的費(fèi)力，可以打開“審閱窗格”，以便于觀看：G. 審閱完成后，要記得關(guān)閉“修訂”（顯示非高亮狀態(tài)）功能哦，不然會(huì)影響文檔編輯的：3、 比較：當(dāng)文檔審閱完成后，發(fā)回原作者。作為作者，想看看都有些什么修訂時(shí)，怎么辦好呢？A. 點(diǎn)擊“比較”工具欄中的“比較”B. 選擇“原文檔”（即最初撰寫或收到的文檔）和“修訂的文檔”（被修訂后的文檔），點(diǎn)“確定”：C. 詳細(xì)的修訂信息，如修訂處、修訂內(nèi)容、修訂數(shù)量等：文檔是大家交流信息的重要工