行政辦公物品管理制度.doc

行政辦公物品管理制度一總則1、為了使酒店籌備期間行政辦公物品管理規(guī)范化，保證公司財(cái)產(chǎn)完好無(wú)損，根據(jù)企業(yè)管理的一般要求，結(jié)合本公司具體情況，制定本制度。2、公司行政辦公物品由辦公室統(tǒng)一采購(gòu)、配發(fā)、管理，嚴(yán)格實(shí)行先入庫(kù)、后領(lǐng)用的制度。3、公司各部門所領(lǐng)用一切非原材料性質(zhì)的辦公物品，嚴(yán)格實(shí)行“以舊換新”制度。二適用范圍1、本制度適用于籌備期間公司所屬各部門。2、本制度所指行政辦公物品為員工日常辦公所用文具（含水筆、筆記本、釘書器等）、辦公自動(dòng)化所需用的耗材（含U盤、錄音筆、墨盒等）、辦公設(shè)備（含電腦、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)等）以及辦公家具（含桌、椅、柜等）。三行政辦公物品的分類行政辦公物品分三類：辦公固定資產(chǎn)、辦公低值資產(chǎn)、辦公用品。1、辦公固定資產(chǎn)指使用期限在兩年以上，在使用過程中保持原有的實(shí)物形態(tài)的各種辦公家具及辦公設(shè)備。2、辦公低值資產(chǎn)指使用期限較長(zhǎng)，在使用過程中不易消耗的各種辦公家具及辦公設(shè)備。3、辦公用品指使用期限較短，價(jià)值較低，在使用過程中容易消耗的各種辦公類資產(chǎn)。四辦公室籌備期的職責(zé)：辦公室是行政辦公物品的綜合管理部門，負(fù)責(zé)對(duì)行政辦公物品費(fèi)用支出情況進(jìn)行監(jiān)督、控制，其職責(zé)主要包括：1、每月25日匯總各部門的辦公物品申請(qǐng)單并報(bào)入下月資金計(jì)劃；2、供應(yīng)商的選擇及采購(gòu)；3、辦公物品的驗(yàn)收、入庫(kù)；4、辦公物品的配發(fā)、調(diào)撥和維修；5、配合財(cái)務(wù)部對(duì)行政辦公物品進(jìn)行盤點(diǎn)、建立行政辦公物品臺(tái)賬、月度辦公用品出入庫(kù)臺(tái)賬。五資產(chǎn)負(fù)責(zé)人的主要職責(zé)：認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司的行政辦公物品管理制度；負(fù)責(zé)公司資產(chǎn)的保管和資產(chǎn)出入庫(kù)、調(diào)撥、維修與監(jiān)督記錄、建立行政辦公物品臺(tái)賬、月度辦公用品出入庫(kù)臺(tái)賬、個(gè)人臺(tái)賬、部門臺(tái)賬；合理調(diào)配各部門的辦公設(shè)備等資產(chǎn)。嚴(yán)格執(zhí)行辦公用品領(lǐng)用登記單登記、做到出庫(kù)必錄。六籌備期辦公物品采購(gòu)1、每月25日公司各部門上報(bào)下月度的辦公物品申請(qǐng)單，交由辦公室審核后編制統(tǒng)一采購(gòu)計(jì)劃和資金使用計(jì)劃，納入公司全面預(yù)算，報(bào)公司財(cái)務(wù)部列入每月全公司資金計(jì)劃。2、全公司認(rèn)真貫徹辦公用品“以舊換新”制度，資產(chǎn)負(fù)責(zé)人需向申請(qǐng)部門回收申請(qǐng)單中已耗用、損壞的非原材料性質(zhì)的辦公用品。并根據(jù)回收數(shù)量以及庫(kù)存數(shù)量在申請(qǐng)單上備注合理的采購(gòu)數(shù)量。3、辦公資產(chǎn)的采購(gòu)由辦公室按貨比三家的方法進(jìn)行詢價(jià)后，連同辦公物品申請(qǐng)單和詢價(jià)后的辦公資產(chǎn)采購(gòu)詢價(jià)單上報(bào)董事長(zhǎng)，經(jīng)審批后方可到財(cái)務(wù)部領(lǐng)取支票進(jìn)行購(gòu)買。4、辦公物品驗(yàn)收：（1）辦公室主任與資產(chǎn)負(fù)責(zé)人共同驗(yàn)收采購(gòu)辦公物品，并按照申請(qǐng)單核對(duì)。驗(yàn)收完畢后填寫辦公物品驗(yàn)收單并簽字，上報(bào)董事長(zhǎng)審批。審批通過后，辦公室登記行政辦公物品臺(tái)帳、辦公用品出入庫(kù)臺(tái)賬。（2）若驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)與申購(gòu)要求不符、或辦公物品質(zhì)量不合格，則物品不可入庫(kù)。由采購(gòu)人員負(fù)責(zé)與供應(yīng)商交涉、進(jìn)行退換貨。辦公資產(chǎn)退貨后，由采購(gòu)員在辦公資產(chǎn)采購(gòu)詢價(jià)單中選擇供應(yīng)商另行采購(gòu)。（3）固定資產(chǎn)由財(cái)務(wù)部根據(jù)入庫(kù)單和購(gòu)物發(fā)票進(jìn)行賬務(wù)處理。辦公物品申請(qǐng)單和購(gòu)物明細(xì)復(fù)印件、以及固定資產(chǎn)的照片由辦公室統(tǒng)一保管。3、采購(gòu)員持購(gòu)買辦公用品的相關(guān)票據(jù)及辦公物品申請(qǐng)單根據(jù)公司財(cái)務(wù)規(guī)定報(bào)銷。七籌備期辦公用品配發(fā)1、辦公用品每月領(lǐng)用一次，由辦公室資產(chǎn)負(fù)責(zé)人于每月5日配發(fā)。辦公室負(fù)責(zé)辦理領(lǐng)用手續(xù)，嚴(yán)格填寫辦公用品領(lǐng)用登記單，并進(jìn)行辦公用品出入庫(kù)臺(tái)帳登記，寫明物品的編號(hào)、名稱、規(guī)格、單價(jià)、領(lǐng)用人、領(lǐng)用時(shí)間等。2、辦公用品每月一次領(lǐng)清，不再另行申領(lǐng)。如有特殊需求提前與辦公室申請(qǐng)，如無(wú)庫(kù)存需要購(gòu)買的并且不在資金計(jì)劃范圍內(nèi)的，必須做出資金追加計(jì)劃，報(bào)董事長(zhǎng)審批方可購(gòu)買。3、個(gè)人辦公用品的發(fā)放 (1)新員工入職按標(biāo)準(zhǔn)配備鉛筆一支、筆筒一個(gè)、簽字筆(可更換筆芯)兩支、筆記本一本。 (2)資產(chǎn)負(fù)責(zé)人根據(jù)個(gè)人辦公用品領(lǐng)取情況詳實(shí)填寫個(gè)人臺(tái)賬并對(duì)應(yīng)記錄辦公用品出入庫(kù)臺(tái)賬。4、部門辦公用品的發(fā)放 (1)部門辦公用品：剪刀、膠條、膠棒、橡皮、回形針、直尺、訂書器（訂）、涂改液等，按區(qū)域分配，每個(gè)辦公區(qū)分配一套（至少兩人一套）。 (2)計(jì)算器除必備部門（如財(cái)務(wù)部）按區(qū)域分配。 (3)資產(chǎn)負(fù)責(zé)人根據(jù)辦公用品領(lǐng)用登記單將部門辦公用品記錄進(jìn)部門臺(tái)賬。 (4)電話、計(jì)算器、訂書器、文件夾、筆筒、打孔機(jī)、剪刀、直尺、起釘器、鼠標(biāo)、鍵盤等耐用辦公用品，已于員工入職時(shí)按標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放，原則上不再增補(bǔ)，如重復(fù)申領(lǐng)，應(yīng)說(shuō)明原因或憑毀損原物以舊換新。如出現(xiàn)人為損壞或丟失由個(gè)人負(fù)責(zé)賠償。八、關(guān)于簽字筆使用的特別規(guī)定為了進(jìn)一步控制辦公用品的使用成本，減少浪費(fèi)，公司對(duì)于簽字筆使用做如下特別規(guī)定：1、公司于員工入職時(shí)配備統(tǒng)一規(guī)格的黑色簽字筆兩只，并要求妥善保管與使用。2、對(duì)于簽字筆的發(fā)放采用筆芯的以舊換新方式。資產(chǎn)負(fù)責(zé)人根據(jù)辦公物品申請(qǐng)單回收已耗用的筆芯。3、各部門不可申請(qǐng)采購(gòu)其他規(guī)格簽字筆，由采購(gòu)員在辦公室指定供應(yīng)商處購(gòu)買與公司統(tǒng)一規(guī)格的筆芯。4、驗(yàn)收完成后按辦公用品配發(fā)程序發(fā)放，并在個(gè)人臺(tái)賬中記錄領(lǐng)用周期。九、辦公用紙的管理1、在辦公室設(shè)置“廢紙收集箱”和“可再利用紙收集箱”。2、打印復(fù)印用紙管理： (1)減少非必要的打印復(fù)印。 (2)運(yùn)用適當(dāng)?shù)拇蛴?fù)印技巧減少打印紙張消耗。 a、使用“打印預(yù)覽”功能，在預(yù)覽確認(rèn)正確無(wú)誤后再打印; b、使用“頁(yè)面設(shè)置”功能，打印時(shí)可將打印設(shè)置成雙面打印；復(fù)印時(shí)可將復(fù)印機(jī)設(shè)置成雙面復(fù)印。 c、打印時(shí)可將文檔字體號(hào)設(shè)備設(shè)置成小四或小四以下字體;(3)打印后還可再利用的紙張，若不屬于保密文件，打印者應(yīng)將其收集放置在“可再利用紙收集箱”中，以供再次利用。 (4)打印內(nèi)部文件時(shí)，應(yīng)首先使用 “可再利用紙收集箱”中的單面紙張;3、廢紙的管理 無(wú)法再利用的廢棄紙張應(yīng)直接投入辦公室設(shè)置的“廢紙收集箱”內(nèi)。資產(chǎn)負(fù)責(zé)人應(yīng)將廢紙和其他廢棄物分開，單獨(dú)收集?！皬U紙收集箱”中一律不得投入其他辦公廢棄物或雜物。十、籌備期辦公設(shè)備的維修1、辦公室是辦公資產(chǎn)日常維護(hù)、維修的責(zé)任部門。2、辦公設(shè)備需要維修時(shí)，由資產(chǎn)負(fù)責(zé)人與辦公室主任對(duì)報(bào)修設(shè)備共同進(jìn)行鑒定，之后進(jìn)行相應(yīng)的維修、更換。一般性修理應(yīng)在三個(gè)工作日內(nèi)修理完畢，其它較為復(fù)雜的修理應(yīng)在七個(gè)工作日內(nèi)修理完畢。維修相關(guān)付款事項(xiàng)執(zhí)行資金計(jì)劃。不經(jīng)過辦公室而私自送修的，辦公室不予承認(rèn)。3、由于人為原因造成辦公資產(chǎn)損壞，要按照物品的原價(jià)進(jìn)行賠償。4、若聘請(qǐng)單位到我公司進(jìn)行維修，相關(guān)付款事項(xiàng)執(zhí)行資金計(jì)劃。十一、辦公用品的歸還對(duì)于離職員工，在辦理離職手續(xù)時(shí)，必須在辦理完辦公用品歸