辦公資產(chǎn)節(jié)約方案.docx

榆陽區(qū)煤炭公司辦公資產(chǎn)管理辦法為更好的控制辦公消耗成本，規(guī)范公司辦公資產(chǎn)的采購、領(lǐng)用和管理工作，倡導(dǎo)節(jié)儉風(fēng)氣、培養(yǎng)和提高全體職工的節(jié)儉意識(shí)，特制定本辦法，具體如下：一、 辦公資產(chǎn)領(lǐng)用管理（一）辦公資產(chǎn)分類1、耐用辦公用品范疇：計(jì)算器、訂書機(jī)、文件欄、文件夾、打孔機(jī)、剪刀、裁紙機(jī)、直尺、卷尺、起釘器等；2、低值易耗辦公用品分為部門所需用品和個(gè)人所需用品。（1）部門所需用品范疇：傳真紙、記錄本、收據(jù)本、信封、打印紙、檔案袋、墨盒、碳粉、硒鼓、白板筆等；（2）個(gè)人所需用品范疇：簽字筆（芯）、圓珠筆（芯）、鉛筆、筆記本、雙面膠、透明膠、膠水、釘書針、回形針、橡皮擦、電池、便簽紙等；3、公用辦公用品（設(shè)施）范疇：打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、電話機(jī)、照相機(jī)、辦公桌、沙發(fā)、柜子、椅子、茶幾等；（二）辦公資產(chǎn)計(jì)劃與采購1、計(jì)劃：年終統(tǒng)計(jì)各部門前一年度辦公用品使用量，計(jì)算月度平均量，預(yù)測各部門下一年度辦公用品需求量，并以季度為單位計(jì)算辦公用品使用量，為核定實(shí)際采購和發(fā)放提供參考。2、采購：各部門根據(jù)本部門辦公用品使用情況，每月27日前，填寫好次月的辦公用品采購申請(qǐng)表；經(jīng)部門主管簽字后報(bào)綜合管理部核定、統(tǒng)計(jì)，并將辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃與辦公用品臺(tái)賬、庫存，提報(bào)辦公用品采購計(jì)劃，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施采購；特殊辦公用品可以經(jīng)綜合管理部授權(quán)各部門自行采購；對(duì)未列入采購申請(qǐng)表的臨時(shí)性辦公用品，原則上不作采購，因臨時(shí)急需的應(yīng)由總經(jīng)理審批再做采購，否則推移至下月進(jìn)行。（三）辦公資產(chǎn)領(lǐng)用1、由各部門指定人員統(tǒng)一領(lǐng)用辦公資產(chǎn)，并簽收辦公用品領(lǐng)用登記表；部門當(dāng)月領(lǐng)用量超過月核定使用量時(shí)，可使用本季度領(lǐng)用量的余量；若部門領(lǐng)用超出需求計(jì)劃，須由部門主管說明原因并報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可發(fā)放，否則不予領(lǐng)用。2、領(lǐng)用原則： （1）耐用辦公用品領(lǐng)用后，原則上不再增補(bǔ)，若破損、殘舊需更換的必須以舊換新。人為損壞或者遺失不再補(bǔ)領(lǐng)；(2)公共辦公資產(chǎn)（設(shè)施）以部門為領(lǐng)用單位，由部門主管領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)用或申請(qǐng)采購；(3)部門月領(lǐng)用量，每月底公布一次，內(nèi)容包括部門實(shí)際領(lǐng)用量與可領(lǐng)用量，可為各部門提供辦公用品管控參考；3、領(lǐng)用方法：（1）部分辦公用品，如圓珠筆、簽字筆、白板筆、筆芯、尺子、訂書機(jī)、電話機(jī)、各種電腦墨盒、碳粉、硒鼓等實(shí)行以舊換新原則。其中，更換墨盒、碳粉、硒鼓時(shí)，應(yīng)由綜合管理部派專人監(jiān)督更換（避免造成浪費(fèi)及設(shè)備損傷）；（2）易耗品可依據(jù)已核定的月度需求量設(shè)定領(lǐng)用管理基準(zhǔn)(如簽字筆/筆芯每月每人發(fā)放一支),具體可依據(jù)每月平均用量以及崗位特點(diǎn)進(jìn)行合理調(diào)整； （3）公共辦公資產(chǎn)（設(shè)施）移交時(shí)如有故障或損壞,應(yīng)以舊換新,如遺失應(yīng)由個(gè)人或部門賠償；（四）辦公資產(chǎn)的維修及報(bào)廢各部門如有辦公資產(chǎn)損壞，不能使用的，應(yīng)當(dāng)依據(jù)以下程序進(jìn)行處理：1、對(duì)簡單的可以自行維修處理、或在保修期內(nèi)的辦公資產(chǎn)，不得擅自進(jìn)行處理，由采購人員聯(lián)系供貨商進(jìn)行維修、維護(hù)；2、對(duì)辦公桌椅等物品出現(xiàn)問題，必須由木工或內(nèi)行人員進(jìn)行維修處理，對(duì)電腦、打印機(jī)等出現(xiàn)問題先自行協(xié)調(diào)公司相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行檢查維修，公司內(nèi)部無法解決，需要由外部單位進(jìn)行維修的，經(jīng)總經(jīng)理審批后由綜合管理部或相關(guān)部門協(xié)調(diào)解決。3、對(duì)高值報(bào)廢品的報(bào)廢處理：無條件維修，或可以維修但維修成本過高的辦公資產(chǎn)，經(jīng)綜合管理部或相關(guān)部門對(duì)該類辦公資產(chǎn)的毀損程度進(jìn)行鑒定并簽字確認(rèn)后作報(bào)廢處理；報(bào)廢品原購買價(jià)值單件超過2000元的，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后由綜合管理部或相關(guān)部門進(jìn)行回收，統(tǒng)一處理。（五）辦公資產(chǎn)臺(tái)賬管理1、綜合管理部負(fù)責(zé)辦公用品管理人員必須秉公辦事，不得徇私情，須做到嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真登記；一切辦公用品領(lǐng)用都需領(lǐng)用者填寫辦公資產(chǎn)領(lǐng)用登記表,未能及時(shí)登記的須督促領(lǐng)用者補(bǔ)辦登記手續(xù)；2、辦公資產(chǎn)由綜合管理部統(tǒng)一向批發(fā)商采購,除正常辦公用品外，如部門有特殊需求,經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后，方可自行采購。3、每月10號(hào)前為辦公資產(chǎn)盤點(diǎn)期，原則上不再安排物品領(lǐng)用。特殊情況下的領(lǐng)用需分管領(lǐng)導(dǎo)審批。盤點(diǎn)期間，綜合管理部辦公用品負(fù)責(zé)人落實(shí)物品領(lǐng)用登記情況，填寫月辦公資產(chǎn)領(lǐng)用匯總表，核算部門領(lǐng)用數(shù)量和月末庫存。4、綜合部依據(jù)每月27日各部門提交的辦公資產(chǎn)采購申請(qǐng)表和月辦公資產(chǎn)領(lǐng)用匯總表，在月底前核算出下月公司辦公用品采購計(jì)劃單。二、辦公類固定資產(chǎn)管理（一）管理原則1、實(shí)行辦公資產(chǎn)分類分級(jí)管理，對(duì)各辦公室、會(huì)議室、活動(dòng)室、健身房等固定資產(chǎn)重點(diǎn)監(jiān)管，對(duì)低值易耗品加強(qiáng)監(jiān)管；2、各單位辦公資產(chǎn)實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)控制、標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)擬定計(jì)劃，計(jì)劃內(nèi)安排采購的原則；3、辦公資產(chǎn)的更換、更新，實(shí)行交舊領(lǐng)新（以舊換新）。對(duì)舊物殘值較高的要進(jìn)行變賣或拍賣，所得款項(xiàng)統(tǒng)一交公司計(jì)財(cái)部入帳。（二）管理責(zé)任1、各單位、各部門負(fù)責(zé)人為本單位（部門）辦公資產(chǎn)責(zé)任人。要教育、監(jiān)督本單位（部門）人員愛惜辦公財(cái)產(chǎn)，合理使用，嚴(yán)格保護(hù)。發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)與綜合管理部聯(lián)系修理，不得人為發(fā)生損壞、丟失等現(xiàn)象。2、員工個(gè)人領(lǐng)用的辦公財(cái)產(chǎn)：員工本人是該類財(cái)產(chǎn)維護(hù)、保養(yǎng)的第一責(zé)任人，所屬部門的直接領(lǐng)導(dǎo)負(fù)間接管理責(zé)任；3、公用的辦公資產(chǎn)：公司公用的辦公資產(chǎn)由日常管理部門（單位）指定專人負(fù)責(zé)，各部門公用的辦公資產(chǎn)各部門負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人；（1）三樓活動(dòng)室、健身房，四樓會(huì)議室，五樓會(huì)議室，13樓會(huì)議室各類設(shè)施、設(shè)備等由綜合管理部負(fù)責(zé)管理，除自然耗損外，一切損傷（壞）、丟失等將追究綜合管理部責(zé)任；（2）各樓層花草、盆栽實(shí)行認(rèn)領(lǐng)制度，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，具體由所屬區(qū)域部門安排認(rèn)領(lǐng)，除客觀原因死亡，認(rèn)領(lǐng)者應(yīng)負(fù)責(zé)賠償；（三）管理監(jiān)督綜合管理部每年要對(duì)辦公資產(chǎn)進(jìn)行一次大清查。對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的人為損壞、丟失現(xiàn)象，除照價(jià)賠償外，還要視情節(jié)輕重以資產(chǎn)原值比例，對(duì)責(zé)任人進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰。三、常用低值易耗品節(jié)約辦法（一）紙張1、除有特殊要求的文件、材料外，公司內(nèi)部文件、其他資料等實(shí)行雙面打印、復(fù)印制度；2、盡量在電腦上修改材料，對(duì)要打印的內(nèi)容應(yīng)仔細(xì)核對(duì)，避免因文件錯(cuò)誤而浪費(fèi)；無特殊要求的材料，打印時(shí)不要用過大字體，通常四號(hào)或小四號(hào)即可，段落與行距不得超過1.5倍；3、對(duì)于誤打的紙張可以做成便紙條，節(jié)約使用；（二） 打（復(fù)）印規(guī)范1、打（復(fù)）印時(shí)應(yīng)做到節(jié)約，公司內(nèi)部文件資料的打（復(fù)）印使用雙面復(fù)印，要加強(qiáng)紙張（廢紙）的再利用率；2、各部門除了業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的打（復(fù)）印，其他一律不予打（復(fù)）印，情況特殊的，須向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門說明情況，經(jīng)同意后登記復(fù)??；3、各部門不得隨意與打印機(jī)聯(lián)機(jī)，如有需要，應(yīng)征得綜合管理部同意后方可聯(lián)機(jī)；4、外單位要進(jìn)行打（復(fù)）印時(shí)，須由專人接洽后方可進(jìn)行，并遵循節(jié)約原則。例如：（1）客戶所需承兌匯票及開票信息僅打（復(fù)）印一份，超出不予打（復(fù)）?。唬?）客戶要求復(fù)印的結(jié)算單，銀行回單一律不予打（復(fù)）??；