巧用EXCEL制作會議座位表.doc

大型會議座次圖等證表卡生成步驟目 錄一、座次圖自動生成模塊03二、簽到索引表自動生成模塊11三、桌牌自動批量生成模塊 13四、出席證自動批量生成模塊16五、合影站位圖自動生成模塊19六、宴請就座圖自動生成模塊21七、本系統(tǒng)的優(yōu)越性 24八、其他技巧 25結(jié)束語 25大型會議座次圖等證表卡自動生成系統(tǒng)對于機(jī)關(guān)和企業(yè)的辦公室來說，組織會議是經(jīng)常性工作。在參加人數(shù)較多的會議中，座次圖的編排是一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。事先有組織地將參會人員座次安排好，一方面能讓參會者均勻分布在會場，避免會場各處太擁擠或太稀疏；另一方面，遵從于共同價值觀的座次順序，能讓參會人員都感到心安，是維護(hù)會議嚴(yán)肅性必要條件。傳統(tǒng)方法的排座次，是先畫一張空表，然后逐一填入人名。在這個過程中，要反復(fù)掂量誰在前、誰在后，不斷地調(diào)整和修改。大多數(shù)情況下，參會人員是按順序從中間向左右兩邊折返發(fā)散安排的，每當(dāng)遇到增加或減少參會人員哪怕只調(diào)整一個人，也往往需要推倒重來一次。不僅如此，一些會議還要求按順序的擺放桌牌，制發(fā)出席證，組織照相、就餐，使類似排座次圖的工作量翻倍。對個人而言，上述幾項(xiàng)工作是時間緊、壓力大的苦差事；對單位而言，將大量人員精力深陷在會議排座次之類的瑣碎事務(wù)上不利于提升在群眾中的形象，更不符合中央“反四風(fēng)”精神。本文要介紹的方法，可以實(shí)現(xiàn)三個功能：1.當(dāng)參會人員名單基本確定時，自動生成座次圖；2.當(dāng)參會人員名單變化時，自動更新座次圖；3.自動生成與座次圖相配套的合影站位圖、宴請就餐圖、簽到索引表，批量且按順序自動生成“桌牌”和“出席證”，并且隨參會人員名單的變化而自動調(diào)整。簡言之，只要明確了參會人員名單的人名和順序，會議所需多數(shù)證表卡都自動生成和自動調(diào)整，讓會務(wù)準(zhǔn)備工作變得輕松和從容。一、座次圖自動生成模塊（一）原理傳統(tǒng)方法的原理 本文所介紹方法的原理座次圖自動生成模塊的原理，可以概括成“位置編號人名”。是對參會人員和會場里的每個座位都進(jìn)行編號，將相同編號的人名與座位建立一一對應(yīng)聯(lián)系，使人名能夠自動填寫到相同編號對應(yīng)的會場座位中去。依照此方法建立的座次圖，數(shù)字編號是核心要素，借助于EXCEL軟件所擁有得數(shù)字處理優(yōu)勢，大大提升速度和準(zhǔn)確性。（二）主要步驟由于使用現(xiàn)代人舉例容易不恰當(dāng)不準(zhǔn)確，本文虛擬了水滸傳中梁山108位好漢開招安大會的例子來介紹座次圖的制作。準(zhǔn)備工作：打開一個EXCEL文件，將左下角三個選項(xiàng)卡分別改名為人員名單、數(shù)字布局圖和座次圖。然后開始以下三個步驟：第一步，在人員名單選項(xiàng)卡中，收錄所有參加會議的人員，并按照既定的規(guī)則從前往后依次編號（見圖1）。這里所說的規(guī)則，雖然不同類型的單位略有不同，但一般都是按照職級高低、身份尊卑從前向后排列的，即使是平級，也有大致固定的排列順序，如內(nèi)部的電話本、人員名冊等。梁山108個好漢是以第71回所挖出的石碣碑為依據(jù)排序的。順序排列好之后，可以請領(lǐng)導(dǎo)審閱過目，遇到順序不對、人名出錯、由于特殊原因需要將一些人提前、放后等情況時，都可以比較容易的調(diào)整，然后重新編號。一般情況下編號為純數(shù)字，遇到有發(fā)言、領(lǐng)獎等特殊情況時可將這些人單獨(dú)變編號，如“發(fā)1、發(fā)2”，除此之外的其他人員再按數(shù)字排列。圖1圖1請注意：當(dāng)姓名為兩個字時（如“宋江”），要在兩字中間加1個空格，而不是2個空格。本例中，請?zhí)貏e留意：“編號”在“A列”，“姓名”在“B列”。 “徐寧”的編號是18號，“阮小七”的編號是31號。第二步，在數(shù)字布局圖選項(xiàng)卡中畫出會場座位擺放圖。具體擺幾排、每排幾個人、有無過道，都要依據(jù)會場條件和會議要求而定。之后依據(jù)一定的規(guī)則對這些座位進(jìn)行編號（見圖2），編號后可以請領(lǐng)導(dǎo)過目認(rèn)可。編號可以手填，更多的是找到規(guī)律后用公式批量填寫。圖2圖2本例中，共6排，每排18個人，中間有一個過道（左邊9人，右邊9人）。按照一般的規(guī)律，第一排過道右邊為1號，左邊為2號，然后向左右和后面發(fā)散展開，全部編號分布在從B4到T9的長方形區(qū)域內(nèi)。請注意：數(shù)字布局圖與人員名單兩個表中“編號”的格式要相同，內(nèi)容要能一一對應(yīng)，這是本系統(tǒng)的核心設(shè)置。本例中，請?zhí)貏e留意：“18”所在位置是“第1排，左1”，也就是B4單元格，“31”在 “第2排，右7”，也就是R5單元格。第三步，在座次圖選項(xiàng)卡中，將數(shù)字布局圖內(nèi)容完全復(fù)制過來，去掉其中的編號。在原來編號區(qū)域（B4到T9）使用VLOOKUP函數(shù)定義公式。首先，在左上角的B4單元格內(nèi)輸入如下內(nèi)容：= VLOOKUP(數(shù)字布局圖！B4，人員名單！$A:$B，2，0)按回車鍵，這個單元格內(nèi)會自動出現(xiàn)兩個字“徐寧”。B4到T9范圍內(nèi)其他單元格不必另外定義函數(shù)公式，只要點(diǎn)擊B4單元格，將鼠標(biāo)懸停在這個單元格右下角約1秒，會出現(xiàn)一個很小的“+”符號，請按住鼠標(biāo)左鍵不放，向右拖拽，便完成了第一排的函數(shù)公式定義，鼠標(biāo)仍然不松手，再向下拖拽，便完成了所有6排的函數(shù)公式定義。最后，進(jìn)行必要的格式調(diào)整，可看到下表內(nèi)容，這就是我們所需要的座次圖(圖3)。圖3所謂“必要的格式調(diào)整”，包括：1.將所有單元格文字豎行排列（右鍵，設(shè)置單元格格式-對齊文字方向豎向）；2.將原先過道位置（K4:K9）的內(nèi)容清空，表格邊框變?yōu)闊o色，填充顏色變?yōu)闊o色。3.對 B4到T9區(qū)域內(nèi)的字體大小進(jìn)行調(diào)整，如果四個字的人名，可以縮小字號以確保完全顯示。請注意：1、在定義公式時，“$A:$B”中的“$”表示的絕對引用，不能隨便不寫。2、函數(shù)定義可以用函數(shù)編輯器（圖4）逐個找參數(shù)，避免手工輸入容易出錯。lookup_value：待查找值table_array：被查找數(shù)據(jù)表格范圍col_index_num：向右查找的列數(shù)range_lookup：查找類型，一般為0圖4本例中，請?zhí)貏e留意：“徐寧”所在的位置為“第1排，左1”，也就是B4單元格，在數(shù)字布局圖選項(xiàng)卡中B4單元格中的內(nèi)容是 “18”，在人員名單選項(xiàng)卡中編號18的人為“徐寧”。同樣的，“阮小七”所在的位置為R5單元格。在數(shù)字布局圖選項(xiàng)卡中，R5單元格中的內(nèi)容是 “31”。在人員名單選項(xiàng)卡中編號31的人為“阮小七”。查看其他人如宋江、李逵等等都是如此。上述不是巧合，而是VLOOKUP函數(shù)自動將人名、編號、位置聯(lián)系到了一起。VLOOKUP函數(shù)會以數(shù)字布局圖相同位置的數(shù)字編號為媒介，找到人員名單對應(yīng)的人名，將其“搬運(yùn)”到函數(shù)被定義的位置。VLOOKUP函數(shù)的工作機(jī)制是本系統(tǒng)的核心知識。（三）VLOOKUP函數(shù)的運(yùn)作機(jī)制VLOOKUP是EXCEL軟件中一個查找引用類函數(shù)。其格式為：f(x)=VLOOKUP(待查找值，被查找數(shù)據(jù)表格范圍，向右查找的列數(shù)，0)座次圖B4單元格位置之所以最后能被自動填入“徐寧”。是因?yàn)樵O(shè)置了下面的函數(shù)公式：圖5函數(shù)是一種公式和規(guī)則，計算機(jī)是執(zhí)行者，當(dāng)我們在座次圖第1排左1（軟件中的“B4”單元格）定義了上圖所列的函數(shù)公式時，一系列指令將排隊交給計算機(jī)去完成（見圖6箭頭走向）： 1.首先，VLOOKUP函數(shù)要求計算機(jī)到數(shù)字布局圖中查看相同位置（第1排左1，也就是“B4”單元格）上的數(shù)字，查看的結(jié)果是“數(shù)字18”。2.然后，VLOOKUP函數(shù)將另外一個表人員名單從A列到B列的區(qū)域圈出，吩咐計算機(jī)攜帶剛剛找到的“數(shù)字18”，沿著這一區(qū)域最左邊的一列（也就是A列）從上至下搜尋比對，結(jié)果在第19行中間找到了。VLOOKUP函數(shù)命令計算機(jī)腳步停在這里待命（待命的位置是單元格A19）。3.接著，VLOOKUP函數(shù)要求計算機(jī)以人員名單表上的A19單元格為起點(diǎn)，向右挪到第2列，到達(dá)“寶藏”所在地B19單元格。這個“寶藏”就是兩個字：“徐 寧”。4.最后，VLOOKUP函數(shù)命令計算機(jī)將在搜尋到的“徐 寧”這兩個字搬運(yùn)到函數(shù)出生的地方-位于座次圖第二排最左邊的B4單元格。5.推而廣之，通過拖拽方式為座次圖每個單元格建立函數(shù)公式，完成全圖人名填充。至此，創(chuàng)建座次圖的任務(wù)完成。圖6二、簽到索引表自動生成模塊對于已經(jīng)編排了座次圖的會議，簽到環(huán)節(jié)可以直接勾畫人名，節(jié)省了每人簽字的時間。但是面對一張寫滿人名的座次圖，參會人員迅速找到自己的名字依然不容易，每個人多出的十幾秒，最后會造成簽到擁擠的場面，這是我們應(yīng)該努力避免的。簽到索引表能將所有參會人員按照姓氏拼音或單位職務(wù)排列，每個人名字后面都注明在第幾排、左數(shù)（右數(shù)）第幾號，簽到處工作人員可以幫助參會人員迅速找到在座次表中的位置，避免簽到處擁堵。（一）建立簽到索引表選項(xiàng)卡，打開數(shù)字布局圖，選中數(shù)字編號區(qū)域和周圍標(biāo)注縱向排號、橫向座位號的區(qū)域（具體為A3：U9區(qū)域），復(fù)制。然后到簽到索引表，點(diǎn)擊A1單元格，右鍵-選擇性粘貼，在對話框中選中“數(shù)值”和“轉(zhuǎn)置”兩項(xiàng)，得到如圖7的表格,此表相當(dāng)于將數(shù)字布局圖逆時針旋轉(zhuǎn)了90度。 圖7圖8（二）通過剪切、粘貼等步驟，將該表多列數(shù)字編號變成一列數(shù)字，再將原來將A列的“左1、左2右9”等內(nèi)容多次復(fù)制粘貼，形成每個數(shù)字編號對應(yīng)排號、座位號的表格，如圖8。（三）使用VLOOKUP函數(shù)，找到每個數(shù)字編號對應(yīng)的參會人員姓名。具體為:在D3單元格輸入“=VLOOKUP（C3，人員名單！$A:$B，2，0）”含義是帶著C3格內(nèi)的數(shù)字（“18”）到人員名單選項(xiàng)卡的A列內(nèi)找，找到后向右挪到第2列，把其中的內(nèi)容（“徐寧”）搬到D3中來。然后，選中D3單元格向下拖拽，將每個人名、編號與縱向排號、橫向座位號聯(lián)系起來，形成座次索引表（圖9）。（四）將位置索引表按照姓名排序或者按照編號排序，才形成兩種便于簽到時迅速找到參會人員位置的簽到索引表。圖11圖10圖9圖9上面的圖10按人名拼音排列，如阮氏兄弟都在一起，同樣,姓張、姓李、姓陳的都在一起，各姓氏按照拼音排列，便于認(rèn)識參會人而快速找到他的位置；圖11按照編號排列，便于不認(rèn)識的參會人員報出自己的單位職務(wù)后推測到編號范圍，然后快速找到位置。由于人名是從人員名單用VLOOKUP函數(shù)計算而來，故當(dāng)參會人員增加、減少或調(diào)整時，兩種簽到索引表都會隨之自動更新。三、桌牌自動批量生成模塊與座次圖密切相關(guān)的會議桌牌，目前也大多手工錄入。除了速度慢、易錄錯之外，還容易與人員調(diào)整變化相脫節(jié)。有時為了節(jié)約，會盡量使用以前用過的舊桌牌（不足的新制），但這樣做核對翻找的工作量很大，且新制桌牌與舊桌牌往往在字體格式和紙張顏色上有明顯差別。本文介紹的“桌牌自動批量生成模塊”依托座次圖生成系統(tǒng)而建，二者同步生成、同步調(diào)整，而且按照座次圖布局將一整排的桌牌按順序批量打印出來。制作方法：（一）建立桌牌選項(xiàng)卡（圖12）。將A1：B1單元格合并，輸入“第1排”。將A列從A2開始向下的單元格每兩個合并為1個大單元格，共合并出19個，即A2：A3合并、A4：A5合并A38：A39合并，B列也同樣辦理。（快速合并的方法：選中A2：A39，復(fù)制，點(diǎn)擊B2，右鍵-粘貼）。選中A2：A39單元格，右鍵設(shè)置單元格格式對齊方向負(fù)90度，選中B2：B39單元格，右鍵設(shè)置單元格格式對齊方向90度，實(shí)現(xiàn)桌牌文字背靠背。（二）選中A2與A3合并的大單元格，定義VLOOKUP函數(shù)：=VLOOKUP（$A$1，座次圖！$A:$T，ROW()/2+1， 0）此函數(shù)“$A$1”指的是A1單元格內(nèi)的內(nèi)容“第1排”?！白螆D！$A:$T”指的是座次圖中A列到T列的所有內(nèi)容，我們之前所排座次圖的所有人名及排號都在這個范圍（圖3）。ROW()是一個算所在單元格行號的函數(shù)，A2單元格內(nèi)的ROW()等于2，ROW()/2+1=2。圖12函數(shù)含義是：帶著A1格的內(nèi)容（“第1排”）到座次圖選項(xiàng)卡的A列內(nèi)找，在A4單元格找到“第1排”，然后以此為起點(diǎn)向右挪到第2列，把其中的內(nèi)容（“徐寧”）搬過來。（三）選中A2單元格，向下拖拽，生成一整排桌牌（單面）。對于A4：A5單元格來說，盡管是由兩個單元格合并的，但計算機(jī)默認(rèn)它是A4單元格。由于“$A$1”和“座次圖！$A:$T”都用“$”進(jìn)行了絕對引用的設(shè)置，故在A4：A5單元格內(nèi)拖拽后而生成的公式還是“=VLOOKUP（$A$1，座次圖！$A:$T，ROW()/2+1，0）”，但是“ROW()/2+1”變化了，對于A4來說，ROW()=4，ROW()/2+1=3，函數(shù)計算的結(jié)果是在座次圖選項(xiàng)卡以A4單元格為起點(diǎn)向右挪到第3列，所得結(jié)果是“張清”。同理，A4：A5單元格內(nèi)結(jié)果為“武松”、之后依次是朱仝、柴進(jìn)、呼延灼，直至A38：A39為楊志。圖3（三）在“桌牌”選項(xiàng)卡（圖12）的B2單元格輸入公式“=A2”，再向下拖拽，在B列得到另一面桌牌，它與A列桌牌的內(nèi)容相同，格式上背靠背，打印出來后沿著A列B列之間的間隔線對折之后就可以插入塑料卡中，形成雙面桌牌（圖13左側(cè)圖）。（四）將A2：B39有桌牌內(nèi)容的區(qū)域設(shè)為打印區(qū)域，調(diào)整行和列的大小以適應(yīng)桌牌塑料卡的大小。合理設(shè)置單元格邊框?qū)嵕€，以利于打印之后的裁切和翻折。這樣，會場一整排的桌牌就能按照順序批量打印出來了。（五）將A1單元格內(nèi)的“第1排”依次手動改為“第2排”、“第3排”則會自動生成其他排的參會人員桌牌（圖13）。打印過程非常迅速，200個桌牌6分鐘內(nèi)即可生成和打印完畢。圖13由于桌牌人名是由函數(shù)沿著人員名單-座次圖的路徑自動生成的，所以只要人員名單無誤，桌牌人名也就必定正確。而且桌牌是按照座次圖每一排從左至右的順序打印出來的，所以在會場的擺放也會異常順利。之所以要將一個桌牌生成在兩個單元格內(nèi)，是因?yàn)镋XCEL中每個單元格行高最多409磅，也就是12厘米，而桌牌寬度往往在14厘米左右，占用兩個單元格，每個7厘米，才能確保桌牌尺寸。關(guān)于row()函數(shù)的說明：row()函數(shù)是求取單元格行號的函數(shù)，row()的值會隨著所在單元格的不同而不同，如在A39單元格內(nèi)輸入“=row()”，結(jié)果是39，在F88單元格內(nèi)輸入“=row()”，結(jié)果是88.row()函數(shù)在沿著列的方向從上到下批量生成公式方面有重要作用，使用時經(jīng)常要除以某個數(shù)，如本例桌牌生成中要除以2，之后的胸卡生成模塊的例子中要除以5，之所以這樣做，是因?yàn)橐粋€桌牌占2行，一個胸卡占5行，通過除以所占的行數(shù)，算出這是第幾個桌牌、第幾個胸卡。不使用row()函數(shù)也能通過手動方式生成公式，但工作量會有較大增加，而且容易出錯。四、出席證自動批量生成模塊大型的高規(guī)格會議往往為每名參會人員制作出席證，其中制作分別標(biāo)記每個人具體情況的記名出席證任務(wù)是很艱巨的，需要繁瑣的逐一錄入和反復(fù)核對。而本模塊可以實(shí)現(xiàn)記名證件的自動批量生成，原理與批量生成桌牌類似，具體為三步：（一）建立出席證選項(xiàng)卡（圖14），在A1：D5區(qū)域建立出席證的模板，模板內(nèi)的數(shù)據(jù)共分為三類有9部分：圖14第一類：所有胸卡的固定內(nèi)容，具體為3部分內(nèi)容“山東省濟(jì)寧府梁山招安動員大會”（A1:B1）、“出席證”（C4：D4）、“證號：”(C5),這3項(xiàng)在圖14中已經(jīng)用陰影標(biāo)出。第二類：照片(C1：D3)，需要手動插入圖片，或者證件打印后手工粘貼照片。第三類：需要用函數(shù)公式輸入個性化內(nèi)容的區(qū)域。具體包括5部分內(nèi)容：證件號、姓名、單位及職務(wù)、縱向排號、橫向座位號。（二）確定出席證的證件號。出席證按照順序生成，由于數(shù)量較多，為了減少工作量和避免出錯，應(yīng)該自動生成。在D5單元格輸入：“=row()/5”，運(yùn)算結(jié)果為1。定義證件號的函數(shù)在最后一行，由于每張出席證占5行，兩者相除就等于證件序號。如在D15單元格所輸入的“=row()/5”，計算值為3，表示的是第3張出席證。（三）確定“姓名”和“單位及職務(wù)”。證件號確定后，用VLOOKUP函數(shù)到人員名單選項(xiàng)卡自動抓取內(nèi)容。在人員名單中，編號在A列，對應(yīng)證件號；姓名在B列，單位及職務(wù)在D列。在A2單元格輸入“=VLOOKUP(D5,人員名單!$A:$D,2,0)”，運(yùn)算結(jié)果為“宋江”在A4單元格輸入 “=VLOOKUP(D5,人員名單!$A:$D,4,0)”，運(yùn)算結(jié)果為“梁山泊總兵都頭領(lǐng)”（四）確定“縱向排號”、“橫向座位號”。證件號確定后，用VLOOKUP函數(shù)到簽到索引表選項(xiàng)卡(見圖11)自動抓取內(nèi)容。在簽到索引表中，編號在M列，對應(yīng)證件號，縱向排號在0列、橫向座位號在P列。在A3單元格輸入“=VLOOKUP(D5,簽到索引表!$M:$P,3,0)”，運(yùn)算結(jié)果為“第1排”在B3單元格輸入“=VLOOKUP(D5,簽到索引表!$M:$P,4,0)”，運(yùn)算結(jié)果為“右側(cè)1”（五）批量復(fù)制。選中1-5行，復(fù)制，到第6行粘貼，可以立即生成2號盧俊義的證件，再到第11行粘貼，可以立即生成3號吳用的證件，以此類推，108人的出席證可以立即生成（圖15）。當(dāng)人員名單出現(xiàn)變化時，出席證的人名、證件號、座位號都會隨之自動調(diào)整。圖15圖15五、合影站位圖自動生成模塊有些會議要組織參會人員合影留念，由于留給照相的時間一般都很短，為了加快組織速度，事前制發(fā)一張合影站位圖很有必要。合影站位圖也可自動生成和調(diào)整，其原理和制作步驟與座次圖基本相同（使用VLOOKUP函數(shù)），兩表合用同一張人員名單。制作過程分為兩個步驟：（一）合影數(shù)字布局圖（圖16）。建立合影數(shù)字布局圖選項(xiàng)卡，根據(jù)需要人數(shù)、場地等因素繪制合影座位的數(shù)字布局圖。需要注意2點(diǎn)：1、由于要求前后排人員交錯站立，要求使用將相鄰兩個單元格進(jìn)行合并；2、主席臺領(lǐng)導(dǎo)參加照相，要在前排中間位置要專門留出。圖16（二）生成合影站位圖（圖17）。建立合影站位圖選項(xiàng)卡，將合影數(shù)字布局圖選項(xiàng)卡所有內(nèi)容復(fù)制粘貼到相同位置，將數(shù)字清除，設(shè)定這些部分的格式排列為從上到下（右鍵-設(shè)置單元格格式對齊方向，選縱向“文本”）。用生成座次圖的方法，使用VLOOKUP函數(shù)以合影數(shù)字布局圖相同位置的數(shù)字編號為媒介，找到人員名單對應(yīng)的人名，將其“搬運(yùn)”到函數(shù)被定義的位置。具體做法是在B2單元格輸入： “=VLOOKUP（合影數(shù)字布局圖！B2，人員名單！$A:$B，2，0)”，函數(shù)計算結(jié)果為“段景住”。然后用拖拽方式大量復(fù)制函數(shù)公式，迅速生成合影站位圖。合影站位圖也可以設(shè)計人名索引，具體做法參見前文簽到索引表的制作方法。由于人名是從人員名單中自動生成的，所以當(dāng)人員名單出現(xiàn)變化時，合影站位圖會隨之自動調(diào)整。合影站位圖效果：圖17六、宴請座次圖自動生成模塊會議若出現(xiàn)重大禮儀性宴請，宴請座次編排往往非常復(fù)雜。宴請座次圖自動生成模塊遵循之前會議座次圖、合影站位圖的創(chuàng)建思路，依然先制作餐桌數(shù)字布局圖，然后其所有內(nèi)容復(fù)制粘貼到新的宴請座次圖選項(xiàng)卡，利用VLOOKUP函數(shù)到人員名單中抓取人名。這一方法創(chuàng)設(shè)的就餐安排仍是與人員名單同步更新，對于 “人民大會堂國慶招待會”之類的超大正式宴會能提高百倍以上的效率。（一）批量生成就餐數(shù)字布局圖建立餐桌數(shù)字布局圖選項(xiàng)卡，首先在A1:AC22區(qū)域畫一張桌子的數(shù)字布局圖，圓桌邊有12個座位（圖18）。圖181.左上角的“第1桌”是手動填寫的，“第”、“1”、“桌”其實(shí)并不在一起，標(biāo)示桌號的“1”在C1：D1單元格中，為了創(chuàng)設(shè)公式，只能將數(shù)字單獨(dú)放在一起。2.桌子中心的“第1桌”是用公式生成的，只要將M11：P12單元格合并，輸入“=A1”即可，放在中間比較醒目。3.該桌12個座位的數(shù)字是利用公式自動生成，公式為：1號座位：N2單元格：（C1-1）*12+1，結(jié)果為1；2號座位：F4單元格：（C1-1）*12+2，結(jié)果為2；3號座位：V4單元格：（C1-1）*12+3，結(jié)果為3；4號座位：C8單元格：（C1-1）*12+4，結(jié)果為4以此類推，設(shè)完全部12個座位的公式4.在設(shè)置完后復(fù)制A1:AC22區(qū)域,在其他區(qū)域粘貼，然后更改每桌左上角的桌號，可以快速生成幾十桌、上百桌的就餐數(shù)字布局圖。（二）批量生成宴請座次圖1.建立宴請座次圖選項(xiàng)卡（圖19），將餐桌數(shù)字布局圖全部內(nèi)容復(fù)制過來。圖192.在A1:AC22區(qū)域（第1桌）的首座，也就是N2單元格輸入“=VLOOKUP(餐桌數(shù)字布局圖!N2，人員名單！$A:$B,2,0)”結(jié)果為“宋 江”。圖193.復(fù)制N2單元格內(nèi)容，點(diǎn)擊2號座位（F4單元格），右鍵選擇性粘貼公式，相當(dāng)于將N2單元格的公式復(fù)制粘貼了過去，但一些公式的參數(shù)隨著公式所在單元格的位置變化而有所變化，實(shí)際的公式內(nèi)容相當(dāng)于“=VLOOKUP(餐桌數(shù)字布局圖! F4，人員名單！$A:$B,2,0)”, 結(jié)果為“盧俊義”。重復(fù)這個步驟到3號、4號座位選擇性粘貼公式，分別得到“吳用”、“關(guān)勝”.完成第一桌的設(shè)置。4、在設(shè)置完后復(fù)制A1:AC22區(qū)域,在其他繼續(xù)選擇性粘貼公式，可以快速生成幾十桌、上百桌的宴請就座圖。宴請就座圖效果：七、本系統(tǒng)的優(yōu)越性很顯然，本文采用“位置編號人名”的辦法繞了一個大圈，讓使用傳統(tǒng)辦法的人感到很不習(xí)慣。但只要試用一次就會發(fā)現(xiàn)本文所介紹的方法有很大的優(yōu)越性：1.輸入人名工作量減少。除了在制作人員名單時需在EXCEL友好界面下輸入一次人名之外，之后無論是如何修改、調(diào)整，都不需要再次輸入人名，其效率大大提升。數(shù)字布局圖、座次圖等表格的的公式雖然需要定義，但只要設(shè)好其中一個單元格的函數(shù)，就可以使用鼠標(biāo)拖拽的方式完成所有單元格的設(shè)定，毫不費(fèi)事。2.領(lǐng)導(dǎo)審核把關(guān)更容易。由于參會人員名單和各個數(shù)字布局圖形象、清晰，為報請領(lǐng)導(dǎo)提前介入審核提供了條件，在領(lǐng)導(dǎo)確定大原則后，座次圖調(diào)整的可能性大大減少。特別是標(biāo)注有單位職務(wù)等內(nèi)容的人員名單，領(lǐng)導(dǎo)以其豐富經(jīng)驗(yàn)?zāi)芎苋菀装l(fā)現(xiàn)姓名錯誤、順序混亂、丟漏人員等問題，使排座次的準(zhǔn)確性大大提升。3.后期修改調(diào)整更迅速。一旦出