建筑工程類公司項目合同管理制度.docx

.合同管理制度1 總則 1.1 為進一步規(guī)范集團有限公司合同管理、加強風險防范，保障公司經(jīng)營活動順利進行，根據(jù)中華人民共和國民法通則、中華人民共和國合同法、企業(yè)內部控制基本規(guī)范及其配套指引等相關法律法規(guī)和公司章程的規(guī)定，結合公司當前實際情況，制訂本合同管理制度。 1.2 本制度所稱合同，是指公司與自然人、法人及其他組織等平等主體之間設立，變更，終止民事權利義務關系的協(xié)議。公司與職工簽訂的勞動合同，不適用本制度。 1.3 公司對外簽訂合同均適用本制度。公司控股子公司參照本制度執(zhí)行。 1.4 合同管理遵循以下原則： 1.4.1 依法簽訂合同，保證合同的合法性，避免簽訂無效合同、效力待定合同； 1.4.2 切實履行合同，提高合同的履約率； 1.4.3 及時處理合同糾紛，維護公司合法權益。 1.5 公司合同管理實行統(tǒng)一歸口管理制、部門專項承辦負責制、逐級審查會簽制。 1.6 公司應加強合同管理，完善合同管理制度，指定部門、落實人員負責合同管理工作，建立健全合同管理臺賬，提高合同管理水平。2組織分工及職責 2.1合同承辦部門負責本部門合同的訂立和管理工作，實行“誰訂立，誰負責”和“誰主管，誰負責”。主要職責為：2.1.1負責組織本部門職責分工范圍內的合同談判，擬定合同條款；2.1.2全面準確地填寫合同條款，必要時組織進行合同評審。辦理合同送審、報批、蓋章及送交存檔手續(xù)；2.1.3負責合同履行跟蹤，追蹤合同標的的內外質量，收集使用單位意見；2.1.4及時妥善辦理合同的變更或解除事宜，并報經(jīng)營部、財務部和有關領導審查、批準；2.1.5及時向合同管理部門報送合同正本、招投標文件以及合同有關的各種紀要、變更澄清等資料，及時反映合同履行中出現(xiàn)的法律問題；2.1.6參與合同糾紛的調解、仲裁或訴訟，負責提供有關的一切資料；2.1.7安排專人負責合同管理工作，及時做好本部門合同副本及有關文件的歸檔工作，建立本部門合同臺賬；訂立合同，如涉及公司內部其他單位的，應事先在內部進行協(xié)商，統(tǒng)一意見，然后簽約。對于涉及多個部門或難以確定由哪個部門作為合同承辦部門的，由與該項業(yè)務最相近的部門負責，或由與該項業(yè)務最相近的上級主管領導確定哪個部門作為合同的承辦部門。2.2公司財務部是合同財務監(jiān)督部門，主要職責：2.2.1負責從財務角度審查和監(jiān)督合同的訂立和履行情況，注重在價格、結算方式、票據(jù)等方面進行審查把關；2.2.2負責發(fā)票的審查、簽收、簽發(fā)。核對發(fā)票金額和合同金額、發(fā)票內容與合同內容是否一致；合同批準程序是否符合規(guī)定，程序不完備的，拒絕付款；2.2.3負責按合同結算條款收、付款；2.2.3.1 合同對外付款流程（詳見附件1：對外付款流程圖）2.2.3.2合同對外收確認款流程（詳見附件2：對外收款確認流程圖）與項目經(jīng)理確認工程量完成情況甲方是否認可完畢根據(jù)合同條款與甲方確認應收款金額填寫發(fā)票申請單承辦部門領導簽批報財務部待票據(jù)開出送至甲方確認到賬完畢。3 合同簽訂 3.1 合同簽訂應當遵守國家法律法規(guī)，符合產(chǎn)業(yè)政策，遵循平等自愿、誠實信用、協(xié)商一致、互利有償及性價比擇優(yōu)簽約的原則。 3.2 合同方的確定應在充分的市場調查基礎上進行。合同簽訂前,合同承辦部門及承辦人員須切實了解對方當事人是否符合簽訂合同的主體資格, 資信狀況是否良好,是否具備履約能力。 3.3 合同談判由承辦部門組織。合同談判人員由相關技術、財務人員參加。按先技術后商務的順序進行，合同談判內容應包括合同技術范圍和內容、交付日期、合同價款、付款方式、履行期限及地點、雙方責任、違約責任、解決爭議的方法等所有合同要件。 3.4 加強對公司談判策略和談判底線的保密工作，對談判過程中的重要事項和參與談判人員的主要意見予以記錄并妥善保存，作為避免合同舞弊的重要手段和責任追究的依據(jù)。重要合同的談判應由公司審計監(jiān)察部門進行監(jiān)督。 3.5 簽訂合同，除小額且能夠即時結清的外，應當采用書面合同形式。3.6 簽訂合同應爭取由我方起草合同，公司有標準格式合同文本的應盡量采用標準格式合同。國家有標準或通用格式的合同應遵守國家規(guī)范。公司合同由經(jīng)營部負責組織格式合同的制定和定期修訂，其他相關部門應積極配合參與。合同由他方起草時，合同簽訂內容一般包括以下條款：3.6.1當事人名稱（或姓名）、住所、法人代表人姓名及職務、開戶銀行及賬號；3.6.2標的或標的物（指貨物、勞務、工程項目等）名稱、型號、規(guī)格等；3.6.3數(shù)量和質量，包括適用規(guī)范、質量標準和檢測方式等；3.6.4價款及付款方式；3.6.5履行的期限、地點和方式；3.6.6違約責任；3.6.7合同爭議的解決方法；3.6.8合同訂立的時間、地點；3.6.9根據(jù)法律規(guī)定或合同性質應當具備的其他條款。對數(shù)量、質量、履行期限限和方式等有特殊要求的，應當在合同中予以特別明確。3.7合同文本由董事長、總經(jīng)理及其他高級管理人員依據(jù)公司章程規(guī)定的權限審批、簽署。 3.8 完善了審簽手續(xù)的合同，由總裁辦加蓋公司合同專用章或公司公章。未履行合同審簽手續(xù)的合同，總裁辦不得加蓋公司合同專用章或公司公章。未履行合同審簽手續(xù)，禁止任何人以公司名義簽訂合同。 3.8.1合同審批流程：（詳見附件3：合同審批流程圖）3.9 簽訂重大經(jīng)濟合同或涉及較高專業(yè)技術或法律關系復雜的合同，合同承辦部門及承辦人員應組織公司領導及其它相關部門對合同進行綜合審查，必要時可聘請外部專家參與相關工作。 3.10 承辦部門應對合同文本統(tǒng)一分類和連續(xù)編號，以防止或及早發(fā)現(xiàn)合同文本的遺失。 3.11 與合同有關的文書（含圖紙、往來信函、電報、電傳、報告、批示等）應當附在合同卷內存檔, 合同履行完畢后，在每年年末交公司經(jīng)營部存檔保管。 4 合同的履行 4.1 公司對生效合同應全面履行，如合同不能履行，應當采取補救措施，減少損失。 4.2 發(fā)現(xiàn)對方不履行或不完全履行合同時，除催促對方繼續(xù)履行外，應立即將對方不履行或不完全履行合同的情況及時報告法定代表人、總經(jīng)理和承辦部門。 4.3 合同在履行過程中需要變更和補充的，合同承辦部門及承辦人員應當書面通知對方，并說明理由。 4.4 公司在接到對方要求變更合同的通知時，合同承辦部門及承辦人員應當立即審查對方的理由是否正當，需要變更的，應當簽訂變更協(xié)議。因變更造成損失的，應當及時向對方提出索賠。變更協(xié)議的簽訂應完善合同簽訂審簽手續(xù)，合同變更審批程序同該合同初始簽訂時的審批程序。 5 合同的解除 5.1公司發(fā)生需要解除合同的情況時，應當書面通知對方，并說明理由。 5.2 公司在接到對方解除合同的通知時，應當立即審查解除合同的理由是否正當。如果因解除合同而損害了公司利益的，應當及時向對方提出書面索賠請求，并報告法定代表人、總經(jīng)理、財務部和承辦部門。 5.3 公司財務部門在合同履行期間的款項收支職責： 5.3.1涉及合同收付款的，必須按照財務規(guī)定，以正式的合同文本和財務憑證對外收付款項； 5.3.2 對未簽訂書面合同、未正式生效的合同不得對外付款。 5.3.3 在收到書面終止付款通知后，立即終止付款。 6 合同糾紛處理 6.1 發(fā)生合同糾紛，合同承辦部門及承辦人員首先要協(xié)商解決，形成生效的書面協(xié)議后執(zhí)行，如協(xié)商不成，應完整保存各種資料，送總裁辦、公司領導及經(jīng)營部研究處理方案。 6.2 需通過仲裁或訴訟方式解決爭議的合同，合同承辦部門及承辦人員應保存、收集相關證據(jù)，報總裁辦、財務部及經(jīng)營部，以便及時維護公司權益。 6.3 公司內部授權處理合同糾紛，應當簽署授權委托書。糾紛處理過程中，未經(jīng)授權批