財務審批及報銷制度.doc

文件編號版次：共6頁第1頁主題財務審批及報銷制度編制日期修改日期內容1、目的：為加強財務管理、規(guī)范經營活動、理順業(yè)務關系、提高工作效率，特制定本制度。2、范圍：適用于公司所有的涉及報銷、借支、付款等經營活動。3、費用報銷管理辦法3.1、招待費：指銷售部門因業(yè)務需要而進行公關、接待所開支的必要費用，其內容包括招待用餐、贈送禮品和娛樂活動開支等。3.1.1業(yè)務招待應事先申請并取得總經理同意，原則上不允許先斬后奏。3.1.2傳統(tǒng)節(jié)日（端午、中秋、春節(jié)）的招待由公司領導統(tǒng)一安排，可選擇性安排娛樂活動。3.1.3招待費必須取得發(fā)票，不能取得發(fā)票的也要求取得支付憑證，支付憑證必須要有證明人簽字。注：1、接待報銷表須注明接待對象、單位、接待原因、參與人數、日期及地點。2、與公司業(yè)務無關的討論或談判不予報銷。3.2、通訊費3.2.1各部門所屬的直撥電話、傳真機應明確管理責任人，常用業(yè)務電話實行通話備案制度，嚴禁公話私用。3.2.2手機費按公司規(guī)定內執(zhí)行。3.3、辦公費3.3.1辦公費主要指銷售部門用的辦公文具、辦公通訊器材、易耗材料等的購置費用。各區(qū)域負責人須在每月25日前報計劃給銷售內勤，銷售部部集中采購，憑計劃發(fā)放。3.3.2銷售內勤負責領用和發(fā)放辦公用品。3.3.3辦公文具費用標準。辦公文具指辦公用的計算器、電池、筆（芯）、墨水、印油、訂書機、起釘器、打孔器、筆座、訂書針、回形針、文件袋、便箋、復印等，按每年度每個管理人員人民幣240元（平均每月20元）核定。4、出差及差旅費報銷管理辦法4.1、出差要求：4.1.1出差前，員工本人必須提前兩天辦理出差申請并按要求填寫出差申請單，經銷售總監(jiān)審批后方可出差辦事。4.1.2員工出差要有預見性、目的性，要進行有計劃的工作及行程安排，未經批準私自外出者按曠工處理。4.1.3出差人員應及時認真地完成公司安排的出差任務，如遇問題應主動與公司以電話、傳真、電子郵件等 方式聯(lián)系；4.1.4商丘周邊范圍內當天能返回的出差業(yè)務，一般情況下有公司安排車輛，如遇緊急事件，在銷售總監(jiān)的批準下可乘坐出租車或其他交通工具。文件編號版次：共6頁第2頁主題財務審批及報銷制度編制日期修改日期內容4.1.5出差期間4.1.5.1員工應嚴格執(zhí)行本公司的日常辦公紀律，出差時間屬工作時間，應提高效率，以最短的時間處理公務；4.1.5.2出差人員要對其出差期間的工作有詳細的出差小結和報告，且出差期間不得從事與工作無關的商業(yè)行為。4.1.5.3出差人員必須對所有費用支出索取憑證（指有效發(fā)票等票據）。4.1.5.4出差人員返回公司后必須在返回當天通知銷售內勤，并確保在3日內完成差旅費報銷手續(xù)，報銷差旅費時必須附上出差小結或報告；未附出差工作報告的，不予報銷差旅費。4.1.5.5因公出差人員差旅費按職別及出差目的地消費標準的差異分等級報銷。4.2、差旅費包括：4.2.1交通費：公司員工出差一般乘坐火車、長途汽車、或輪船，火車路程時間超過8小時可以乘坐臥鋪。乘坐火車、長途汽車或輪船所產生的交通費采取實報實銷原則，一般情況下，飛機票、火車軟臥票等均不在報銷之列，特殊情況下需經總經理批準。4.2.2省級經理及其以上職務：可報銷客運大巴票、火車硬臥票、高鐵二等座票。4.2.3區(qū)域經理及以下職務：可報銷客運大巴票、輪渡票、火車座位票（8小時車程內）、火車臥鋪票（車程超過8小時）、高鐵二等座票。4.2.4出差費用包干標準：（含住宿費、伙食費、市內交通費） 職別報銷標準城市類銷售總監(jiān)省區(qū)經理區(qū)域經理省會城市及沿海城市240160140地級城市200140120縣級城市180120100備注：職員出差，當地有接待單位安排住宿、用餐得不予以報銷住宿費、伙食費用。文件編號版次：共6頁第3頁主題財務審批及報銷制度編制日期修改日期內容4.2.6補充規(guī)定4.2.6.1營銷職員回公司開會、培訓、述職，由銷售部統(tǒng)一安排住宿，在公司宿舍不能滿足的前提下，按120元/間的標準報銷住宿費。4.2.6.2在公司服務滿一年后的駐外營銷人員回家探親，每年享受兩次往返交通補貼，探親假每次7天，跨年無效。4.2.7省內當天往返的出差：4.2.7.1公司未安排車輛的報銷往返車費及伙食補助40元；4.2.7.2公司安排車輛的報銷伙食補助40元；4.2.7.3有招待費用報銷的，不予報銷伙食補助。4.3、出差費用借支制度：4.3.1根據工作需要，銷售人員出差可預先向公司借支差旅費，借支額度根據員工職別確定，3000元以內（含3000元）的費用借支辦理流程如下：出差人員填寫借支單并簽字確認銷售總監(jiān)審核簽字財務部門審批總經理審批出納付款，特殊情況，超過2000元的費用借支需經總經理審批。4.3.2出差人員借支標準（最高限額）員工職別銷售總監(jiān)省區(qū)經理區(qū)域經理借支標準3000元2000元1000元4.4、出差相關費用的說明：4.4.1所有出差人員遇特殊的雜項開支可根據具體情況報上級領導同意進行酌情處理。4.4.2兩人以上同性別員工同行必須同住，按照兩人一組中出差包干標準較高的一個全額報銷，另外一個按單人出差包干標準的50%報銷；若兩人一組后還剩余一人則按包干標準全額報銷；異性員工到同一地點出差，按照各自職別標準給予出差補助。4.4.3業(yè)務招待費：業(yè)務招待須報請總經理批準后方可執(zhí)行。4.4.4其他費用：行李寄存費、訂票手續(xù)費等據實列支。4.4.5銷售內勤需確認出差人員出差時間。文件編號版次：共6頁第4頁主題財務審批及報銷制度編制日期修改日期內容4.5、差旅費報銷管理：4.5.1所有出差人員的差旅費用統(tǒng)一實行包干，結余歸已，超出自負；4.5.2違反公司規(guī)定使用交通工具，一律按火車票報銷（超過部分由個人負責）；4.5.3出差人員報銷差旅費時，填寫差旅費報銷單，必須粘貼住宿費及車費發(fā)票，按格式規(guī)定逐項填寫，報銷單不得涂改、挖補。4.5.4費用報銷發(fā)票必須真實、合法、完整并需注明發(fā)票日期、摘要、數量、單價、金額、經辦人等。財務部門對假發(fā)票或者白條有權拒絕付款。4.5.5公司員工在辦理出差報銷手續(xù)時，必須認真填寫差旅費報銷單上的各項內容，起止地點必須連續(xù)；報銷手續(xù)一般在出差完成后3天內辦理。4.6、報銷流程：費用報銷憑證及出差報告銷售總監(jiān)審核財務部門審審核總經理審批出納付款。5、市場費用核銷制度5.1目的：為規(guī)范市場費用的核銷，理順市場管理，特制定本制度。5.2范圍：適用于銷售部門促銷方面的費用開支項目，包括：堆頭費、端架費、陳列費、條碼費、特價或折扣、dm、搭贈、導購和臨時促銷員費用、廣告宣傳制作費用等。5.3內容5.3.1除公司統(tǒng)一安排的市場活動外，各區(qū)域單獨組織的活動，開展活動前，市場部門需進行活動策劃并與活動開展單位商定協(xié)議，填寫活動呈簽單后經總經理批準方可開展市場活動。5.3.2市場活動開展期間，區(qū)域負責人員要去市場進行實地檢查并監(jiān)督落實。5.3.3各區(qū)域的市場活動結束后，必須填寫活動核銷表，并附齊核銷憑證，于核銷期限到期前按規(guī)定的程序及時核銷。5.3.4由財務人員進行核算和票據審核，財務經理審核，報總經理審批后方可上賬。5.3.5費用預警5.3.5.1各區(qū)域的市場促銷費用應控制在區(qū)域銷售費用預算額內，超過預算額30%的應作為費用預警信號提示給銷售總監(jiān)控制。5.3.5.2財務部門應于每月的第一個工作日提供上個月銷售部的銷售費用和市場費用明細表。文件編號版次：共6頁第5頁主題財務審批及報銷制度編制日期修改日期內容6、費用報賬要求6.1單據報賬責任界定6.1.1報賬人的責任和注意事項6.1.1.1報賬人對所報賬項目的真實性、準確性、及時性、單據的合法性、完整性負責。6.1.1.2按要求粘貼和填寫報賬票證，單據必須齊全，否則財務部有責任拒絕辦理并退回。6.1.2部門負責人的責任銷售總監(jiān)對報賬項目的真實性、必要性負責，并審核所屬出差員工的出差申請，以及出差任務完成情況；6.1.3財務部審核人員的責任6.1.3.1負責審查單據的合法性、填報準確性、及時性，核對報賬內容和開支標準是否符合公司有關規(guī)定。6.1.3.2審查報賬項目審批手續(xù)的完整性。6.2取得的票據與粘貼要求6.2.1票據6.2.1.1費用報銷的票據是財務收支的法定憑證，是會計核算的原始依據。票據必須真實、合法、完整。6.2.1.2費用支出必須取得真實的原始憑證，即費用支出必須與經濟業(yè)務發(fā)生相符，嚴禁偽造、變造憑證；字跡模糊無法辨認的，或嚴重毀損的票證一律不予報銷。6.2.1.3費用支出取得的原始憑證，必須合規(guī)合法，必須是國家財稅部門監(jiān)制發(fā)票或收據，費用支出收取票據時應仔細辨認真假，發(fā)現(xiàn)假票據應拒付或要求退款。6.2.1.4費用支出取得的原始憑證，其內容必須完整，票據內容（如發(fā)生日期、摘要、數量、單價、收款單位、經辦人等）應按要求如實填寫完整，有收款(開票)單位蓋章，大小寫金額必須一致。6.2.2票據張貼要求6.2.2.1報賬人報銷差旅費時，填寫“差旅費報銷單”，報銷其他專項費用時，填寫“費用報銷單”。6.2.2.2報銷單和票據必須按要求填寫和粘貼。填寫報銷單內容要分項和完整（報銷日期、報銷部門、報銷人姓名、報銷內容、大小寫金額等）、計算要正確，經辦人要在票據背面簽名；票據必須分類粘貼，粘貼的票據必須整潔、平整、規(guī)范，以左上角為準，向右、向下厚度均勻；票據粘貼只許用膠水，不得使用訂書釘、別針和回旋針。6.2.2.3發(fā)票報賬核銷個人借款的，應在相應報銷單上注明核銷個人借款的金額。如報賬人與借款人不一致，應特別注明“核銷借款”字樣，并由被核銷借款人確認。文件編號版次：共6頁第6頁主題財務審批及報銷制度編制日期修改日期內容6.3對違紀報賬人員和審批責任人處罰規(guī)定6.3.1報賬人營私舞弊、弄虛作