員工管理_科學(xué)有效的員工基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)教材

集團(tuán)內(nèi)訓(xùn)課程系列教材 科學(xué)的工作方法 員工基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn) 系列之一 第1章使你的工作系統(tǒng)化 在旁觀者看來(lái) 不整潔的工作場(chǎng)所除了反映出工作者頭腦混亂以外 不再代表其他 1 1你的工作需要系統(tǒng)化 辦公室的5S運(yùn)動(dòng) 5S起源于日本 就是整理 SEIRI 整頓 SEITON 清掃 SEISO 清潔 SETKETSU 素養(yǎng) SHITSUKE 五個(gè)項(xiàng)目 因日語(yǔ)的羅馬拼音均以 S 開頭 簡(jiǎn)稱為5S 5S運(yùn)動(dòng)提出的目標(biāo)簡(jiǎn)單而明確 就是要為員工創(chuàng)造一個(gè)干凈 整潔 舒適 合理的工作場(chǎng)所和空間環(huán)境 5S的倡導(dǎo)者相信 保持工作環(huán)境的干凈整潔 物品擺放有條不紊 一目了然 能最大程度地提高工作效率 如果你的辦公室 辦公桌都井然有序 那你的工作效率一定不低 1 2開始系統(tǒng)化你的工作 提醒 在我們?cè)囍淖児ぷ鞯倪^(guò)程中 常常會(huì)陷入這樣的困境 試著解決復(fù)雜的問(wèn)題而忽略了基本的問(wèn)題 而基本的問(wèn)題卻是任何一位工作者每天都要處理的 包括他的辦公桌 椅子 電腦 訂書機(jī) 文件夾 檔案夾 電腦磁盤 還有更多的其他東西 系統(tǒng)化你的工具 1 基本工具 2 復(fù)印機(jī) 3 傳真機(jī) 4 電腦 1 2開始系統(tǒng)化你的工作 系統(tǒng)化你的文件 1 工作檔 什么是工作檔 工作檔是用來(lái)整理目前進(jìn)行的專案和固定的工作 工作檔有什么 A 立即可用的資料 B 待議 的項(xiàng)目 C 固定職務(wù) D 目前的專案E 問(wèn)題檔 1 2開始系統(tǒng)化你的工作 教你一招 1 要將文書工作處理得更好 就要根據(jù)使用的頻率來(lái)整理你的文件 你最常用的東西應(yīng)該在你的手邊 隨手可取 2 將所有不用的文件移走 不要讓它們占據(jù)你的工作檔 3 確定你為每一專案和活動(dòng)都建立了檔案 把每一個(gè)檔案清楚地貼上標(biāo)簽 4 建立問(wèn)題檔 一部分編號(hào)01 12 代表每年的每一個(gè)月 另一部分編號(hào)01 31號(hào) 代表一個(gè)月的每一天 1 2開始系統(tǒng)化你的工作 系統(tǒng)化你的文件 2 資料檔 列出你的資料檔項(xiàng)目清單 建立資料檔時(shí)需要考慮的兩件事 A 怎樣的資料才有保存價(jià)值 B 你的資料檔方便查閱嗎 幫助你將自己資料檔結(jié)構(gòu)化的做法 A 列出你工作的主要內(nèi)容 例如 合約 產(chǎn)品開發(fā) 預(yù)算等 這些可以成為你資料檔的類別 B 檔案夾應(yīng)根據(jù)所確定的類別 做清楚且適當(dāng)?shù)臉?biāo)示 C 查現(xiàn)存的檔案 然后去掉沒(méi)用的檔案 D 一個(gè)抽屜存放一個(gè)或多個(gè)類別 E 將檔案按字母順序排列 F 用大而清楚的字標(biāo)示檔案抽屜和檔案夾 以方便查閱并方便歸檔 1 2開始系統(tǒng)化你的工作 讓你的檔案更加有效的小秘訣 1 使用大寫 清楚的字母標(biāo)示檔案 2 使用彩色標(biāo)識(shí)能讓你一眼就找到某一類型文件的位置 3 將類別與次類別標(biāo)簽排成一列 類別與次類別用不同顏色標(biāo)示 4 為大型的資料建立索引 本章小結(jié) 開始系統(tǒng)化你的工作 1 系統(tǒng)化你的工具 2 系統(tǒng)化你的文件 3 建立你的工作檔 第2章學(xué)會(huì)用PDCA循環(huán)法 PDCA它是一種很科學(xué)的管理程序 同時(shí)也是一種很科學(xué)的工作程序 2 1認(rèn)識(shí)PDCA循環(huán)法 什么是PDCA 這是四個(gè)英文字母 分別代表計(jì)劃 Plan 執(zhí)行 Do 檢查 Check 修正再執(zhí)行 Action 計(jì)劃 Plan 修正再執(zhí)行執(zhí)行 Action Do 檢查 Check P C D A 循環(huán) 2 2PCDA循環(huán)法四大要素 計(jì)劃 Plan 執(zhí)行 Do 檢查 Check 修正再執(zhí)行 Action 在工作程序PlanDoCheckAction過(guò)程中 Plan即擬訂計(jì)劃 制訂計(jì)劃目標(biāo) 制訂計(jì)劃做法 Do即執(zhí)行實(shí)施 并加以控制 Check即確認(rèn)或評(píng)估執(zhí)行狀況與目標(biāo)之差距 Action即執(zhí)行結(jié)果與目標(biāo)值之差距探討 并修正采取措施 PDCA循環(huán)工作步驟表 PDCA循環(huán)工作步驟圖 APCD 修正后再執(zhí)行 對(duì)檢查結(jié)果做出修正 設(shè)定目標(biāo) 搜索信息 擬定方案 制作計(jì)劃工作表 檢查執(zhí)行情況 按計(jì)劃工作表執(zhí)行工作 礦泉水產(chǎn)品市場(chǎng)研究調(diào)查實(shí)施步驟 Plan 本階段你要明確六個(gè)問(wèn)題 這六個(gè)問(wèn)題簡(jiǎn)稱為5W1H 1 為何制定此計(jì)劃 Why 2 計(jì)劃的目標(biāo)是什么 What 3 何處執(zhí)行此計(jì)劃 Where 4 何時(shí)執(zhí)行此計(jì)劃 When 5 何人執(zhí)行此計(jì)劃 Who 6 如何執(zhí)行此計(jì)劃 How Do 計(jì)劃做好之后 著手將項(xiàng)目一步一步向前推進(jìn) Check 在進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研過(guò)程中 一定要記得檢查 看項(xiàng)目的推進(jìn)是否按原先的計(jì)劃進(jìn)行 當(dāng)中有無(wú)紕漏和出現(xiàn)偏差 Action 針對(duì)你的檢查結(jié)果確定你的行動(dòng) 如果在市場(chǎng)調(diào)研過(guò)程中 發(fā)現(xiàn)已經(jīng)偏離原先的計(jì)劃了 或者發(fā)現(xiàn)原先的計(jì)劃考慮不夠周全 那你就要及時(shí)彌補(bǔ) 調(diào)整 以確保任務(wù)的圓滿完成 如果當(dāng)中并無(wú)紕漏或出現(xiàn)偏差 當(dāng)然是皆大歡喜 那你可以繼續(xù)一如既往地進(jìn)行 實(shí)例實(shí)戰(zhàn) 本章小結(jié) 一切按 PDCA 循環(huán)圖P Plan 計(jì)劃D Do 執(zhí)行C Check 檢查A Action 修正再執(zhí)行 第3章計(jì)劃化你的工作 他每天早晨都要計(jì)劃一天的具體事務(wù) 并認(rèn)真加以貫徹 這猶如一條紅線 引導(dǎo)他走出生活中繁忙的迷宮 有條理的時(shí)間安排就像一線光明 沖破他生活的樊籬 哪里沒(méi)有計(jì)劃 哪里的時(shí)間配置就不合理 混亂就會(huì)降臨到哪里 維克多 雨果 3 1鎖定工作的目標(biāo) 未了解目的港口的人無(wú)法一帆風(fēng)順 塞內(nèi)卡 3 1鎖定工作的目標(biāo) 有效目標(biāo)的 SMART 原則 明確的 Specific 可量化的 Measurable 切實(shí)可行的 Achievable 注重結(jié)果的 Result oriented 有時(shí)間限制的 Time limited 出差目標(biāo)設(shè)定 出差的目的 明確化 費(fèi)用的預(yù)算目標(biāo) 可量化 時(shí)間目標(biāo) 有時(shí)間限制的 可以實(shí)現(xiàn)的目標(biāo) 注重結(jié)果的 實(shí)例實(shí)戰(zhàn) 小測(cè)試 3 1鎖定工作的目標(biāo) 剝洋蔥法 長(zhǎng)期目標(biāo) 剝洋蔥圖 即時(shí)目標(biāo) 大目標(biāo) 中期目標(biāo) 大目標(biāo) 即時(shí)目標(biāo) 更小目標(biāo) 小目標(biāo) 設(shè)定目標(biāo) 實(shí)現(xiàn)目標(biāo) 3 1鎖定工作的目標(biāo) 目標(biāo)多杈樹 樹干代表目標(biāo) 每一根樹杈代表子目標(biāo) 葉子代表實(shí)現(xiàn)子目標(biāo)的因素 在目標(biāo)多杈樹中 目標(biāo)與子目標(biāo)的關(guān)系 A 子目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的策略 B 目標(biāo)是子目標(biāo)的結(jié)果 C 子目標(biāo)實(shí)現(xiàn)之 和 一定是目標(biāo)的實(shí)現(xiàn) 描繪目標(biāo)多杈樹的技巧 首先 寫下你的目標(biāo) 然后 思考實(shí)現(xiàn)目標(biāo)有哪些策略 列出并添加到子目標(biāo)框里 最后 考慮完成每個(gè)子目標(biāo)的因素 添加到葉子代表的框里 3 1鎖定工作的目標(biāo) 實(shí)例實(shí)戰(zhàn) 在今年的6月30日前為公司完成銷售額萬(wàn)元 畫出目標(biāo)多杈樹 3 2信息過(guò)濾器 如果我們只會(huì)一味地搜集資料 而不會(huì)加以利用 那么我們擁有的資料與垃圾桶里的垃圾并無(wú)兩樣 3 2信息過(guò)濾器 占有 信息的四種主要方法 1 閱讀法 2 捕捉法 3 調(diào)查法 4 交換法 3 2信息過(guò)濾器 信息過(guò)濾器流程圖 大量的信息 直接相關(guān)的信息 有用信息 相關(guān)信息 過(guò)濾器 過(guò)濾器 過(guò)濾器 3 3合理決策 決策是計(jì)劃工作的核心 1 什么是決策 決策是一個(gè)為達(dá)到預(yù)期目標(biāo)而從兩個(gè)或多個(gè)可供選擇的方案中選擇合理方案的判斷和選擇的過(guò)程 3 3合理決策 2 決策過(guò)程 情報(bào)活動(dòng)階段 設(shè)計(jì)活動(dòng)階段 選擇活動(dòng)階段 評(píng)價(jià)活動(dòng)階段 3 3合理決策 3 制定決策 小測(cè)試 你是個(gè)明智的決策者嗎 3 3合理決策 3 制訂決策 VSAFE快速?zèng)Q策法 價(jià)值 Valuable 考察方案對(duì)目標(biāo)的貢獻(xiàn) 合適 Suitable 考察方案是否與策略吻合 認(rèn)可 Acceptable 考察方案是否確實(shí)可接受 可行 Feasible 考察方案是否成功 持久 Eternal 考察方案是否符合長(zhǎng)期利益 選擇新的客戶 使用VSAFE快速?zèng)Q策法 實(shí)例實(shí)戰(zhàn) 提醒你注意 如果你不能從 VSAFE快速?zèng)Q策法 的五個(gè)標(biāo)準(zhǔn)中得出正面的答案 就應(yīng)該另外找一個(gè)方案或者修改現(xiàn)有的方案 3 3合理決策 3 制訂決策 頭腦風(fēng)暴法 3 3合理決策 3 制訂決策 頭腦風(fēng)暴法 背景說(shuō)明頭腦風(fēng)暴法又稱智力激勵(lì)法 BS法 是由美國(guó)創(chuàng)造工程專家A F 奧斯本于1939年首次提出 1953年發(fā)表的一種激發(fā)創(chuàng)造性思維的方法 方法大意實(shí)際上是一種別開生面的小組暢談會(huì) 3 3合理決策 3 制訂決策 頭腦風(fēng)暴法 具體操作一 準(zhǔn)備階段 1 選定議題 2 選定參加者 一般不超過(guò)10名 并事先挑選好記錄員 3 確定會(huì)議時(shí)間和場(chǎng)所 4 準(zhǔn)備好海報(bào)紙或大白紙 記錄筆等用于記錄的工具 5 布置場(chǎng)所 6 會(huì)議主持人應(yīng)掌握頭腦風(fēng)暴法的一切細(xì)節(jié)問(wèn)題 因此會(huì)議主持人應(yīng)熟讀本法 做到徹底了解 如應(yīng)了解本法的四大原則 實(shí)施要點(diǎn)等等 3 3合理決策 3 制訂決策 頭腦風(fēng)暴法 具體操作二 實(shí)施階段 7 開始頭腦風(fēng)暴法會(huì)議時(shí) 會(huì)議主持者首先必須向參加者簡(jiǎn)介該方法大意 應(yīng)注意的問(wèn)題 如四大原則 8 會(huì)員暢所欲言 9 記錄員記錄參加者激發(fā)的靈感 10 結(jié)束會(huì)議 11 將會(huì)議記錄整理分類后展示給參加者 12 從結(jié)果和可行性兩個(gè)方面評(píng)價(jià)各種方案 13 選擇最合適的方案 應(yīng)盡可能采用會(huì)議中激發(fā)出來(lái)的方案 3 3合理決策 3 制訂決策 頭腦風(fēng)暴法 實(shí)施要點(diǎn) 1 選擇議題應(yīng)注意 議題的選擇必須合乎參加者的層次和關(guān)心程度 議題的內(nèi)涵應(yīng)該明確 而不應(yīng)該模棱兩可 似是而非 2 盡量利用激發(fā)出來(lái)的靈感 3 主持人須知 主持人必須熟悉頭腦風(fēng)暴法 并且通曉它的原則 及時(shí)阻止混亂的場(chǎng)面 及時(shí)宣告會(huì)議的結(jié)束 4 記錄員要將所有人設(shè)想的大意清晰地記錄在海報(bào)紙上 3 3合理決策 3 制訂決策 頭腦風(fēng)暴法 四大原則 1 禁止反駁他人構(gòu)想 也不要妄下結(jié)論 2 鼓勵(lì)自由思想 自由發(fā)言 最狂妄的想象是最受歡迎的 3 重量不重質(zhì) 意見或建議提得越多越好 4 鼓勵(lì)利用別人的靈感加以想象 變化 組合等以激發(fā)更多更新的靈感 3 3合理決策 3 制訂決策 頭腦風(fēng)暴法 經(jīng)典案例 提醒你注意 在進(jìn)行頭腦風(fēng)暴法時(shí)應(yīng) 1 明確議題 2 參與者應(yīng)是關(guān)心議題者 3 四大原則不可違反 4 討論時(shí)氣氛自由 輕松 但應(yīng)避免太亂而無(wú)秩序 3 3合理決策 3 制訂決策 科學(xué)決策法 方法大意 所謂科學(xué)決策法 就是指通過(guò)對(duì)存在決策問(wèn)題的分析 選擇最佳方案 以取得高效益或低風(fēng)險(xiǎn)的結(jié)果這樣一個(gè)過(guò)程 3 3合理決策 3 制訂決策 科學(xué)決策法 具體操作 準(zhǔn)備階段 1 分析問(wèn)題 確定是否需要決策 實(shí)施階段 2 各種備選方案分析 3 找出最佳方案 4 評(píng)價(jià)方案 3 3合理決策 3 制訂決策 科學(xué)決策法 實(shí)施要點(diǎn) 1 在對(duì)問(wèn)題進(jìn)行分析 確定是否需要決策時(shí)的主要工作是信息輸入與情景監(jiān)視 以判斷需要決策的問(wèn)題到底是否存在 其性質(zhì) 重要性與迫切性如何 3 3合理決策 3 制訂決策 科學(xué)決策法 決策問(wèn)題四分圖 A Q類高認(rèn)可 低質(zhì)量 Q A類高認(rèn)可 低質(zhì)量 A Q類高認(rèn)可 低質(zhì)量 Q A類高認(rèn)可 高質(zhì)量 0 5 5 A認(rèn)可維度 問(wèn)題質(zhì)量維度Q 注 Q因素 Quality 問(wèn)題質(zhì)量維度 A因素 Acceptant 認(rèn)可維度 3 3合理決策 3 制訂決策 科學(xué)決策法 決策方案選擇流程圖 確定可能情景 搜集信息 估計(jì)機(jī)會(huì)可能值 估計(jì)風(fēng)險(xiǎn)可能值 判斷信息可能值 尋找更多的信息 重新評(píng)價(jià)信息的可能值 對(duì)所有信息作出選擇考慮 決策 3 3合理決策 3 制訂決策 科學(xué)決策法 特別提醒 1 對(duì)方案抉擇應(yīng)有正確的認(rèn)識(shí) 不能單純地理解為對(duì)某一種方案 是 某一種方案 非 之間的選擇 2 決策時(shí)綜合參考不同的意見 然后再做決定 3 聽取反面意見 進(jìn)行深入思考 從而有助于產(chǎn)生新方案 4 防止盲目從眾心理鼓勵(lì)大膽發(fā)表不同的想法 3 3合理決策 3 制訂決策 決策樹 背景說(shuō)明 決策樹法是一種圖解法 它是利用樹形圖來(lái)進(jìn)行決策的方法 這種方法能解決簡(jiǎn)單的決策問(wèn)題 也能解決復(fù)雜的問(wèn)題 它是以決策收益計(jì)算為依據(jù)的 3 3合理決策 3 制訂決策 決策樹 決策樹的結(jié)構(gòu) 決策結(jié)點(diǎn) 這是方案枝的出發(fā)點(diǎn)方案枝 它表示各個(gè)決策方案狀態(tài)結(jié)點(diǎn) 這是概率枝的發(fā)出點(diǎn)概率枝 它表示各種自然狀態(tài) 3 3合理決策 3 制訂決策 決策樹 決策結(jié)點(diǎn) 費(fèi)用 方案枝 狀態(tài)結(jié)點(diǎn) 概率枝 概率枝 概率枝 概率枝 概率枝 概率值 方案枝 狀態(tài)結(jié)點(diǎn) 收益值 收益值 收益值 收益值 收益值 3 3合理決策 3 制訂決策 決策樹 決策樹的決策過(guò)程 1 繪制樹形圖 2 計(jì)算期望收益值 期望值 收益值 概率 時(shí)間若決策問(wèn)題無(wú)時(shí)間因素 上式就不乘時(shí)間 3 剪枝決策 選擇最佳的新品換代方案 實(shí)例實(shí)戰(zhàn) 特別提醒 相對(duì)來(lái)說(shuō) 決策樹對(duì)于營(yíng)銷人員更為實(shí)用 而且 其運(yùn)用往往依據(jù)一定確切的數(shù)據(jù) 使用時(shí)會(huì)有一定的難度 選擇方案 上A產(chǎn)品 上B產(chǎn)品 老產(chǎn)品 1600 850 475 200 700 0 7 0 3 0 8 0 2 0 5 0 5 5年 5年 5年 5年 5年 4年 500 100 200 50 150 50 500 0 7 5 1750 100 0 3 5 150 200 0 8 5 800 50 0 2 5 50 150 0 5 5 375 50 0 5 4 100 3 4制定行動(dòng)計(jì)劃 令人驚訝的是 當(dāng)我用足夠的時(shí)間計(jì)劃后 我可以完成很多事情 而同樣令人驚訝的是 如果不經(jīng)過(guò)計(jì)劃 我就只能完成一點(diǎn)點(diǎn)事情 我寧愿在一個(gè)星期里緊張的工作四天半而有進(jìn)度 而不要一直做卻沒(méi)有進(jìn)度 富蘭克 貝格 計(jì)劃是聯(lián)結(jié)我們當(dāng)前所在之處與將來(lái)我們所去之處的橋梁 3 4制定行動(dòng)計(jì)劃 用不同的時(shí)間分配方式計(jì)劃和執(zhí)行兩批類似的項(xiàng)目 第一批項(xiàng)目 第二批項(xiàng)目 制訂計(jì)劃的時(shí)間 執(zhí)行時(shí)需要的時(shí)間 制訂計(jì)劃的時(shí)間 執(zhí)行時(shí)需要的時(shí)間 3 4制定行動(dòng)計(jì)劃 制定工作計(jì)劃表 制訂你的計(jì)劃表 把工作分類工作內(nèi)容簡(jiǎn)單明了 你已經(jīng)掌握了完成工作所需要的所有信息 不能確定怎樣才能完成 還需要進(jìn)一步分析 一定會(huì)給你帶來(lái)麻煩的工作 3 4制定行動(dòng)計(jì)劃 工作計(jì)劃表 使用分類的方法說(shuō)明工作的范疇 使用分類的方法說(shuō)明工作的內(nèi)容 預(yù)計(jì)工作最后完成的時(shí)間 表明計(jì)劃表中每項(xiàng)工作的狀況 3 4制定行動(dòng)計(jì)劃 滾動(dòng)計(jì)劃法 計(jì)劃與實(shí)際之間的差異 第一階段實(shí)際完成情況 修正計(jì)劃 3 4制定行動(dòng)計(jì)劃 備用計(jì)劃法 制訂初始計(jì)劃 A 并說(shuō)明偶然事件 評(píng)價(jià)偶然事件 采用備用計(jì)劃 B 采用備用計(jì)劃 C 繼續(xù)初始計(jì)劃 A 3 4制定行動(dòng)計(jì)劃 提醒你注意 實(shí)際上 一個(gè)切實(shí)可行的計(jì)劃可以展示的雖然是有限的 但卻是可行的目標(biāo)及達(dá)到這一目標(biāo)不可或缺的手段 正確的計(jì)劃應(yīng)該詳細(xì)而準(zhǔn)確地說(shuō)明了完成任務(wù)每一步該怎么走 它總是要回答下面這些問(wèn)題 誰(shuí) Who 什么時(shí)候 When 在哪里 Where 怎么樣 How 本章小結(jié) 計(jì)劃化你的工作 1 設(shè)定有效的目標(biāo) 2 篩選有用信息 3 合理決策 4 制訂你的計(jì)劃工作表 第4章給你的工作吃 高效丹 癥狀 工作越來(lái)越?jīng)]效率 文件積壓越來(lái)越厚 每天的預(yù)定目標(biāo)只完成了一半 下班時(shí)發(fā)現(xiàn)今天幾乎什么也沒(méi)干 病因 無(wú)目標(biāo) 無(wú)計(jì)劃 工作無(wú)規(guī)律 做事拖拉 時(shí)常抱著 還有明天 的想法 時(shí)間管理不善 做事不分先后 主次 4 1第一劑 立即行動(dòng) 不要把難事往后拖 不要把不喜歡的事往后推 不要把喜歡的事做過(guò)了頭 提醒你注意 有時(shí)候你最好能立刻著手解決問(wèn)題 決不拖延半點(diǎn)時(shí)間 但有時(shí)候 解決問(wèn)題的時(shí)機(jī)并不成熟 如果這時(shí)候你就立即行動(dòng) 往往只會(huì)弄巧成拙 這時(shí)候最好能把事情緩一緩 另外選擇一個(gè)適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī) 4 2第二劑 ABC法則 把你的工作按照以下標(biāo)準(zhǔn)分成三種類型 A型 今天必須做 重要并且緊急的任務(wù) B型 今天應(yīng)該做 重要或緊急 但不是既重要又緊急的任務(wù) C型 今天可以做 既不重要也不緊急的日常任務(wù) 平衡日常工作任務(wù) A型 你應(yīng)該嘗試每天完成幾項(xiàng)緊急和有難度的任務(wù) B型 你的工作主要由這部分任務(wù)構(gòu)成 這些任務(wù)應(yīng)占去大部分工作時(shí)間 C型 這些不緊急的事情應(yīng)待有時(shí)間再做 一個(gè)工作日 提醒你注意 任何工作日 都應(yīng)該是A型 B型 C型任務(wù)的混合 你應(yīng)該把這三種類型的工作任務(wù)均勻分布于全天 而不是按順序干完A型任務(wù) 再干B型任務(wù) 等等 注意三者的平衡 考慮一項(xiàng)任務(wù)的優(yōu)先程度 這項(xiàng)任務(wù)是否既重要又緊迫 否是 這項(xiàng)任務(wù)是否必要 否是 這項(xiàng)任務(wù)能否助你更有效地工作 否是 這項(xiàng)任務(wù)是否日常性的 否是 是否今天就需要完成 否是 這項(xiàng)任務(wù)是否有最后期限 否是 這項(xiàng)任務(wù)是否重要但不緊迫 或緊迫但不重要 否昌 不必做 取消它 留待有空時(shí)再做 分出時(shí)間來(lái)完成 制訂可行的期限 留出時(shí)間完成 立即行動(dòng) A型任務(wù) C型任務(wù) B型任務(wù) 否 否 否 否 否 否 否 是 是 是 是 是 是 是 4 2第二劑 ABC法則 提醒你注意 世事變幻無(wú)窮 沒(méi)有任何事是處在一成不變的環(huán)境中的 同樣 你的工作順序也總是不斷變化 因?yàn)槲覀兊闹車h(huán)境總在不斷變化 往往一則新的信息就可能將一項(xiàng)任務(wù)的重要性或緊急性完全改變 如果明天召開的會(huì)議延遲三天后舉行 你還認(rèn)為它是A型的任務(wù)嗎 一旦得知任何影響你工作優(yōu)先順序的新信息 你就應(yīng)該重新評(píng)估你工作的優(yōu)先順序 4 3第三劑 80 20定律 80 20定律主張 以一個(gè)小的誘因 投入或努力 通?？梢援a(chǎn)生大的結(jié)果 產(chǎn)出或酬勞 就字面意義來(lái)看 這法則是說(shuō) 你完成的工作里80 成果 來(lái)自于你所付出的20 因此 你只要集中精力處理工作中比較重要的20 的那分 就可以解決全部的80 4 3第三劑 80 20定律 應(yīng)用80 20定律 你必須學(xué)會(huì) 尋求捷徑 而非全程參與 練習(xí)用最少的努力去控制工作 生活 選擇性尋找 而非巨細(xì)無(wú)遺地觀察 在幾件工作上追求出色 不必事事都有好表現(xiàn) 完成最重要的工作 不必事必躬親 特別提醒 我們務(wù)必時(shí)時(shí)檢討自己 是否把較多的時(shí)間和精力放在關(guān)鍵少數(shù)事務(wù)上面 而不是浪費(fèi)在無(wú)用的多數(shù)事務(wù)上 4 4第四劑 雙管齊下 法 實(shí)例實(shí)戰(zhàn) 擬寫報(bào)告網(wǎng)絡(luò)圖 有關(guān)人員統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù) 查閱資料 知情者準(zhǔn)備情況 數(shù)據(jù)匯總 審查 補(bǔ)充 談話了解內(nèi)容 草擬報(bào)告 上午 下午 4 5第五劑 因數(shù)分解法 將一件困難的事情細(xì)分化成幾小件比較容易的事情的方法叫 因數(shù)分解法 本章小結(jié) 使你成為效率高手的靈丹妙藥 1 第一劑 立即行動(dòng) 2 第二劑 ABC法則 3 第三劑 80 20定律 4 第四劑 雙管齊下 法 5 第五劑 因數(shù)分解法 第5章用圖表來(lái)檢查你的工作 在工作的過(guò)程中 如果能夠運(yùn)用分析工具來(lái)幫助你檢查工作分析問(wèn)題 往往能夠達(dá)到事半功倍 并能得出科學(xué)準(zhǔn)確的結(jié)果 記住 圖表比你更會(huì)說(shuō)話 5 1因果圖法 它是什么又叫魚刺圖法 它是在工作中尋找關(guān)鍵問(wèn)題產(chǎn)生原因的一種圖示法 它的原理干線 某個(gè)問(wèn)題 分線 大原因 支線 中原因 細(xì)線 小原因 何時(shí)使用在解決問(wèn)題過(guò)程中遇到任何狀況時(shí) 你都可以并且應(yīng)該繪制因果圖 5 1因果圖法 會(huì)議失敗 設(shè)備 人力 其他 方法 材料 麥克風(fēng)音質(zhì)模糊 投影機(jī)故障 與會(huì)者遲到 會(huì)議主持者未能控制全局 與會(huì)者未積極發(fā)言 會(huì)議記錄不詳細(xì) 會(huì)議報(bào)告準(zhǔn)備不充分 會(huì)議資料備份不夠 開會(huì)前沒(méi)計(jì)劃 未能調(diào)動(dòng)與會(huì)者積極性 會(huì)議環(huán)境太差 未能及時(shí)通知與會(huì)者 5 2散點(diǎn)圖法 它是什么又叫相關(guān)圖法 它是顯示成對(duì)數(shù)據(jù)或兩個(gè)原因之間相關(guān)關(guān)系的圖 它的原理對(duì)相關(guān)關(guān)系進(jìn)行分析 何時(shí)使用當(dāng)你想分析兩個(gè)變量之間的相關(guān)性時(shí)可以繪制散點(diǎn)圖 5 2散點(diǎn)圖法 客戶滿意與定期上門服務(wù)次數(shù)的關(guān)系 109876543210 020406080100 次數(shù) 客戶滿意度得分 5 3直方圖法 它是什么直方圖是通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)的加工整理 從而分析和掌握數(shù)據(jù)的分布情況的一種方法 它的原理通過(guò)對(duì)圖形的觀察和分析 來(lái)判斷各類過(guò)程是否穩(wěn)定 何時(shí)使用當(dāng)你想表示變化趨勢(shì)或表明數(shù)據(jù)從一點(diǎn)到另一點(diǎn)的變化方式時(shí) 可以使用此圖 本章小結(jié) 圖表比你會(huì)說(shuō)話 1 因果圖法 2 散點(diǎn)圖法 3 直方圖法 4 第6章創(chuàng)造性地解決問(wèn)題 創(chuàng)新 猶如電腦CPU的升級(jí)換代 6 1解決問(wèn)題需要你的創(chuàng)新 問(wèn)題 哪兩個(gè)互相連接的月份都是31天 習(xí)慣性思維 運(yùn)用以前獲得的信息 不需要更改或解決類似情景中的問(wèn)題的思維過(guò)程 創(chuàng)造性思維 以新異的 發(fā)明性的方式來(lái)正確解決問(wèn)題的思維過(guò)程 6 2解決問(wèn)題的步驟 創(chuàng)意解決問(wèn)題的流程圖 尋找目標(biāo) 尋找事實(shí) 尋找問(wèn)題 尋找創(chuàng)意 尋找解答 尋找接納 6 2解決問(wèn)題的步驟 尋找目標(biāo) 6 2解決問(wèn)題的步驟 尋找目標(biāo) 自我檢查 在尋找問(wèn)題目標(biāo)時(shí) 向自己提問(wèn)以下問(wèn)題 有利于幫助你界定真正的問(wèn)題所在 我能否把問(wèn)題清晰有條理表達(dá)出來(lái) 我是否已經(jīng)考慮過(guò)問(wèn)題為什么會(huì)發(fā)生 我是否對(duì)問(wèn)題已有了較深的了解 我是否知道解決問(wèn)題的目的 我是否清楚 如果問(wèn)題得不到解決 會(huì)有什么后果發(fā)生 6 2解決問(wèn)題的步驟 尋找事實(shí) 6 2解決問(wèn)題的步驟 尋找問(wèn)題 6 2解決問(wèn)題的步驟 尋找創(chuàng)