會(huì)議管理_會(huì)議活動(dòng)策劃方案

會(huì)議活動(dòng)策劃 會(huì)議的概念 凡研究事理而為之解決 一人謂之獨(dú)思 二人謂之對(duì)話 三人以上而循有一定規(guī)則者 則謂之會(huì)議 孫中山 民權(quán)初步 會(huì)議是人們懷著各種不同的目的 有組織地聚集在一起的議事活動(dòng) 會(huì)議分類(lèi) 1 按會(huì)議的地域范圍和影響力分類(lèi)國(guó)內(nèi)會(huì)議vs國(guó)際會(huì)議 標(biāo)準(zhǔn) 2 按會(huì)議的性質(zhì)分類(lèi)營(yíng)利性會(huì)議vs非營(yíng)利性會(huì)議 舉例 3 按主辦者性質(zhì)分類(lèi) 最主要的分類(lèi) 協(xié)會(huì) 行業(yè) 會(huì)議vs公司會(huì)議vs其他組織會(huì)議4 按會(huì)議活動(dòng)的內(nèi)容商務(wù)會(huì)議 文化交流會(huì)議 專(zhuān)業(yè)學(xué)術(shù)會(huì)議 政治會(huì)議及培訓(xùn)會(huì)議 5 按會(huì)議的組織形式分類(lèi)論壇vs研討會(huì)vs報(bào)告會(huì)6 按會(huì)議的規(guī)模分類(lèi)小型會(huì)議少于100人中型會(huì)議100 1000人大型會(huì)議1000 10000人特大型會(huì)議大于10000人 會(huì)議策劃的組成要素 1 會(huì)議主題2 會(huì)議目的3 會(huì)議時(shí)間4 會(huì)議地點(diǎn)5 會(huì)議組織6 參會(huì)人員 會(huì)議主題與議題 開(kāi)什么會(huì) WHAT 會(huì)議主題 圍繞會(huì)議目標(biāo)確定并貫穿一次會(huì)一直各項(xiàng)議題的主線 是會(huì)議的靈魂 會(huì)議議題 緊扣主題付諸會(huì)議討論或解決的具體問(wèn)題 議題策劃原則 時(shí)代性前瞻性適度性主次性充分性集中性 會(huì)議目的 為什么 WHY 會(huì)議的目標(biāo) 會(huì)議組織者的期望和會(huì)議所要完成的具體任務(wù) 它制約著會(huì)議的議題議程 決定會(huì)議的類(lèi)型 引導(dǎo)會(huì)議的結(jié)果 會(huì)議時(shí)間 什么時(shí)間開(kāi)會(huì) WHEN 會(huì)議時(shí)間策劃 什么時(shí)間召開(kāi)會(huì)議 會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)短時(shí)間策劃原則 時(shí)機(jī)原則 成熟時(shí)機(jī) 合理原則 符合人的身心規(guī)律 可操作性原則 行業(yè)特征 與會(huì)者時(shí)間 會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)短的考慮因素 一是實(shí)際需要二是會(huì)議的成本和效率 會(huì)議地點(diǎn) 在哪里開(kāi)會(huì) WHERE 會(huì)議地點(diǎn)包括會(huì)議的舉辦地和場(chǎng)所 會(huì)議的地點(diǎn)策劃是一個(gè)系統(tǒng)的工程 需要綜合考慮 考慮因素 聲譽(yù)和環(huán)境接待能力 住宿 交通 基建 服務(wù) 花費(fèi)安全與應(yīng)急措施 G20峰會(huì)世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì) 會(huì)議組織 會(huì)議的利益主體 1 主辦者 出資舉辦會(huì)議的組織 協(xié)會(huì)等會(huì)員 雇主 公益性組織 2 協(xié)辦者 連帶責(zé)任 提供支持 包括經(jīng)費(fèi)人力物資智力支持3 承辦者 具體落實(shí)組織任務(wù) 參會(huì)人員 誰(shuí)參加會(huì)議 與會(huì)者 參加活動(dòng)的對(duì)象會(huì)議主持人嘉賓特別與會(huì)者 會(huì)議策劃的流程 會(huì)前準(zhǔn)備策劃 會(huì)議期間服務(wù)策劃 會(huì)后評(píng)估與整理策劃 會(huì)前準(zhǔn)備策劃 會(huì)場(chǎng)布置 1 背景臺(tái)布置2 主席臺(tái)布置3 會(huì)場(chǎng)座位布置4 安排試聽(tīng)設(shè)備 會(huì)議宣傳推廣 會(huì)議流程進(jìn)度 甘特圖 甘特圖內(nèi)在思想簡(jiǎn)單 即以圖示的方式通過(guò)活動(dòng)列表和時(shí)間刻度形象地表示出任何特定項(xiàng)目的活動(dòng)順序與持續(xù)時(shí)間 基本是一條線條圖 橫軸表示時(shí)間 縱軸表示活動(dòng) 項(xiàng)目 線條表示在整個(gè)期間上計(jì)劃和實(shí)際的活動(dòng)完成情況 它直觀地表明任務(wù)計(jì)劃在什么時(shí)候進(jìn)行 及實(shí)際進(jìn)展與計(jì)劃要求的對(duì)比 管理者由此可便利地弄清一項(xiàng)任務(wù) 項(xiàng)目 還剩下哪些工作要做 并可評(píng)估工作進(jìn)度 會(huì)議預(yù)算 交通安排 住宿安排 餐飲安排 會(huì)議日程安排 會(huì)議的議程是指會(huì)議主要活動(dòng)順序安排 不同類(lèi)型的會(huì)議議程有較大的差異 日程表設(shè)計(jì)考慮因素 1 在一個(gè)對(duì)大多數(shù)聽(tīng)眾都比較方便的時(shí)間開(kāi)始 2 預(yù)留充足的登記時(shí)間 3 由會(huì)議主席作簡(jiǎn)要介紹或致辭以正式開(kāi)始活動(dòng) 4 會(huì)議時(shí)間應(yīng)長(zhǎng)短適中 5 會(huì)議間歇休息時(shí)間應(yīng)充分 6 確保充足的茶點(diǎn)供應(yīng) 7 安排一次總結(jié)性的全體會(huì)議 8