會展管理信息系統(tǒng)的發(fā)展趨勢.doc

會展管理信息系統(tǒng)的發(fā)展趨勢概要：本文對會展管理信息系統(tǒng)的發(fā)展趨勢進(jìn)行了仔細(xì)的研究，從會展管理信息體統(tǒng)的概念出發(fā)，討論了管理信息系統(tǒng)的組成和成分，分析了實現(xiàn)信息管理的有效途徑和實現(xiàn)會展信息有效管理的具體方法，同時，對會展管理信息系統(tǒng)的發(fā)展進(jìn)行調(diào)研，了解了會展管理系統(tǒng)的發(fā)展趨勢，分析了促使會展管理系統(tǒng)發(fā)展的愿意，同時對一些會展管理信息系統(tǒng)進(jìn)行了分析，同時對會展管理信息系統(tǒng)的未來進(jìn)行期望，希望會展管理信息系統(tǒng)會越來越人性化、滿足不同的需求。關(guān)鍵詞：會展；管理信息系統(tǒng)；發(fā)展一、會展管理信息系統(tǒng)概述（一）信息管理系統(tǒng)概述1、信息與數(shù)據(jù) 信息本質(zhì)特征和定義：信息是反映客觀世界中各種事物的特征和變化并可借各種載體加以傳遞的有用的知識。2、信息和數(shù)據(jù) 數(shù)據(jù)是人類用來反映客觀世界而記錄下來的可以鑒別的數(shù)字、字母、符號、聲音和圖像；信息是對原始數(shù)據(jù)進(jìn)行加工或解釋后的對客觀世界產(chǎn)生影響的數(shù)據(jù)。（二）管理信息 管理信息是組織在管理活動過程中采集到的、進(jìn)過加工處理后對管理決策產(chǎn)生影響的各種數(shù)據(jù)的總稱。它以從企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中找到的原始數(shù)據(jù)為依據(jù)，經(jīng)過加工處理、分析解釋、明確定義后，對其后的企業(yè)管理決策產(chǎn)生影響。 管理信息的主要形式：主要有報告、報表、單據(jù)、進(jìn)度圖、計劃書、協(xié)議、標(biāo)準(zhǔn)、定額等。反映企業(yè)所進(jìn)行的生產(chǎn)經(jīng)營活動以及與之相關(guān)的外部環(huán)境。（三）管理信息系統(tǒng) 1985年，管理信息系統(tǒng)的創(chuàng)始人，明尼蘇達(dá)大學(xué)卡爾森管理學(xué)院的著名教授Gordon B.Davis（高登戴維斯）給出了信息管理系統(tǒng)這樣的定義：“信息管理系統(tǒng)是一個利用計算機(jī)硬件和軟件，手工作業(yè)，分析、計劃、控制和決策的模型，以及數(shù)據(jù)庫的用戶機(jī)器系統(tǒng)，它能提供信息，支持企業(yè)或組織的運行、管理和決策功能”。（四）管理信息系統(tǒng)的基本功能和結(jié)構(gòu)1、管理信息系統(tǒng)的基本功能 管理信息系統(tǒng)的基本功能有：對信息進(jìn)行采集、處理、存儲、管理、檢索和傳輸，以達(dá)到人們使用信息的目的。2、管理信息系統(tǒng)的基本結(jié)構(gòu)管理信息系統(tǒng)由信息源、信息處理器、信息管理者和信息使用者四大部件組成，其中信息源是數(shù)據(jù)的輸入源。（五）會展信息1、會展信息的概念和組成會展行業(yè)是一個交叉性很強(qiáng)的行業(yè)，對于會展行業(yè)信息的定位也不能局限于行業(yè)本身，他是一個信息及其密集的行業(yè)，對于信息的采集、加工、傳輸、存儲、更新和維護(hù)亦是一個復(fù)雜的過程。2、會展信息的管理 會展活動中會展主辦公司和參展商各自獨立的重復(fù)收集觀眾名片信息，數(shù)據(jù)沒有共享和交換；缺乏對信息深入的利用；不同會展活動直接數(shù)據(jù)獨立，數(shù)據(jù)缺乏歸并和統(tǒng)一處理。把信息的孤島變成信息的海洋。3、實現(xiàn)信息管理的有效途徑 信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化，信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化是指提高信息管理水平，建立計算機(jī)管理信息系統(tǒng)的前提條件。信息管理的高效化，信息管理系統(tǒng)的高效化是指信息管理的各個環(huán)節(jié)做到及時、準(zhǔn)確、適用和經(jīng)濟(jì)四個方面。4.實現(xiàn)會展信息有效管理的具體方法 會展主辦單位采集的觀眾信息可以為參展商所利用。而參展商在展臺收集到的觀眾行為信息也為會展主辦公司共享。在大型數(shù)據(jù)庫支持下，同一會展會展主辦公司的各界會展之間的數(shù)據(jù)完全可以得到及時歸并和統(tǒng)一處理，實現(xiàn)信息共享，更好的確定觀眾的行為習(xí)慣和價值評判。通過決策支持系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)挖掘。會展服務(wù)商通過共享信息可以為會展客戶提供例如商務(wù)旅行、專門接待等更深入的服務(wù)。（六）會展管理信息系統(tǒng)概述 會展管理系統(tǒng)是一個以人為主導(dǎo)，利用計算機(jī)硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)施以及其他辦公設(shè)施，進(jìn)行信息的收集、加工、傳輸、存儲、更新和維護(hù)，以會展行業(yè)的企業(yè)戰(zhàn)略競優(yōu)、提高效益和效率為目的的，支持企業(yè)高層決策、中層控制、基層動作的集成化的人機(jī)系統(tǒng)。二、會展管理信息系統(tǒng)的發(fā)展趨勢（一）信息化發(fā)展影響著會展行業(yè)的發(fā)展 信息化是當(dāng)今世界發(fā)展的大趨勢，也是我國產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)優(yōu)化升級，實現(xiàn)工業(yè)化和現(xiàn)代化，增強(qiáng)國際競爭力與綜合國力的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。會展被推崇為“現(xiàn)代城市的面包”，具有強(qiáng)大的產(chǎn)業(yè)帶動效益，不僅能給城市帶來租費、搭建費、廣告費、運輸費等直接輸入，還能創(chuàng)造住宿、餐飲、通信、旅游、購物、貿(mào)易等相關(guān)收入。更為重要的是，會展匯集巨大的信息流、技術(shù)流、商品流和人才流，會對一個城市或地區(qū)的國民經(jīng)濟(jì)和社會進(jìn)步產(chǎn)生難以估量的影響和催化作用。信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用可以使會展經(jīng)濟(jì)所帶來的復(fù)雜的資金、商品和信息流動更加順暢合理，降低會展各方面的運營成本。會展業(yè)的發(fā)展也推動了信息技術(shù)和信息資源的開發(fā)應(yīng)用。它要建立個參展企業(yè)的數(shù)據(jù)庫，并能實現(xiàn)共享，在會展設(shè)施方面要求具有聯(lián)系全球的通訊設(shè)施。同時，會展業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展對信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，尤其是信息服務(wù)業(yè)提供了更為廣闊的市場。展覽是會展業(yè)最直接的市場表現(xiàn)，現(xiàn)代的展覽會已經(jīng)不是簡單意義上的展示產(chǎn)品、推銷產(chǎn)品、購買商品的場所，現(xiàn)代展覽會已經(jīng)快速發(fā)展為交流和獲得信息的中心，可以最快的專遞和接觸到各類信息。（二）信息管理模式的研究由于會展形式的多樣性，為會展管理信息系統(tǒng)的研究內(nèi)容、系統(tǒng)設(shè)計帶來很大困難，同時因為會展本身的特點。如果采用一般性的業(yè)務(wù)處理的模式。很難采用較為一致的框架來設(shè)計具有通用意義的會展管理信息系統(tǒng)。從業(yè)務(wù)處理層面來看。能夠處理的信息是相當(dāng)有限的，僅僅限于客戶關(guān)系管理、會員管理 登記參會情況：場館展位預(yù)訂和租用等業(yè)務(wù)層面的信息；從信息處理流程來看 由于會展活動是一次性發(fā)展進(jìn)程。從策劃到結(jié)束基本上屬于線性的過程，因此可以將會展信息系統(tǒng)看作一個開放式系統(tǒng)。不具有明顯的反饋和系統(tǒng)狀態(tài)控制的環(huán)節(jié)。這種面向業(yè)務(wù)層面的會展管理信息系統(tǒng)的生命力是不強(qiáng)的。為解決上述矛盾 我們認(rèn)為會展信息系統(tǒng)應(yīng)突破以往管理信息系統(tǒng)設(shè)計基本模式 即一開始就應(yīng)當(dāng)設(shè)計一個為會展項目管理為目的 以會展項目管理、會務(wù)管理服務(wù)為主要研究內(nèi)容 提供會展的項目策劃、進(jìn)程管理上需要的信息。從這個意義講。雖然會展系統(tǒng)總的看來是一個仍然是一個開放式系統(tǒng) 但是在各個階段的管理方式上可以加強(qiáng)階段性、局部性的控制和管理。使會展系統(tǒng)和會展過程得到良好的控制 能夠達(dá)到系統(tǒng)預(yù)定的目標(biāo)。因此這樣的會展系統(tǒng)不再是簡單的開放式。而是若干個良好控制的閉環(huán)子系統(tǒng)的在時間進(jìn)程上有機(jī)地結(jié)合。面向管理應(yīng)用的會展系統(tǒng)。能夠很好的解決一般性和特殊性的問題。雖然會展活動的形式多樣性和多變性。但是從會展的管理和進(jìn)程的角度來看 都可以劃分成策劃階段、接待階段、會展階段、結(jié)束階段、休會階段 完全可以忽略每次活動形式的差異把各個階段的工作抽象成策劃，組織、落實和檢查的研究內(nèi)容因此信息處理工作就轉(zhuǎn)換成把會展各個階段的項目的管理工作系統(tǒng)的使用人員的主要工作就是制訂所要完成的工作列表(項目J 并對項目的執(zhí)行情況監(jiān)督和控制。在會展活動期間的所有業(yè)務(wù)處理工作都融會在系統(tǒng)管理中來 即在項目管理的前提下實現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的處理。提升業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理內(nèi)涵、意義和針對性。這種以項目管理為主的管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用模式在其他管理信息系統(tǒng)應(yīng)用中并不常見，可以認(rèn)為是會展管理信息系統(tǒng)的獨特之處。三、會展管理信息系統(tǒng)的策劃功能研究會展包括會議和展會兩種形態(tài)，它們的信息管理工作有很大的區(qū)別，體現(xiàn)在控制的實體在形式上的不同，將其工作流程抽象成信息流之后 在很多方面具有相似之處。我們把它們歸類在基本功能之中。這里僅討論它們共同的、相似的處理功能。在會展信息處理的基本功能包括：策劃功能、管理功能、營銷功能、信息發(fā)布。網(wǎng)絡(luò)注冊、財務(wù)管理、人力資源管理、后勤保障 邀請函管理等。其中最核心的工作是簟劃功能 由于篇幅關(guān)系僅討論策劃的功能需求，對其他功能不做討論。會展信息管理的簟劃功能是為會議和展覽會的項目的起始階段的策劃服務(wù)的 在策劃中需要大量的信息和會展管理的經(jīng)驗根據(jù)會展項目的要求。如舉辦的時間和地點、會展的規(guī)格和性質(zhì)與會人員的級別和人數(shù)、會展覆蓋的地域范圍、最后要達(dá)成的效果 這些顯性和隱性的問題在會展策劃中是著重考慮的因素。由于會展活動具有非常明顯區(qū)別的階段性 不同階段的任務(wù)、工作重心也不同。因此策劃也應(yīng)配合這樣情況，針對會展不同階段做相應(yīng)的策劃。由于會展的信息量很大，因此在策劃時，必須認(rèn)真對待工作出現(xiàn)的一些細(xì)節(jié)和可能發(fā)生的種種情況，并備有應(yīng)對突發(fā)事件的緊急預(yù)案。在策劃中制定的項目包括兩個方面的內(nèi)容；首先是確定項目內(nèi)容 制定項目的基本內(nèi)容。如項目名稱、達(dá)到的目標(biāo)。完成或考核的指標(biāo) 項目在準(zhǔn)備過程中、必須安排具體的負(fù)責(zé)人落實該項目。并在指定的時間內(nèi)。按照考核指標(biāo)進(jìn)行檢查；第二是項目之間流程關(guān)系。即項目之間的在時空方面存在某種耦臺關(guān)系，確定項目的任務(wù)鏈和完成的時間鏈。我們把會展的信息管理的策劃功能。按照會展的不同階段進(jìn)行劃分，以階段作為不同的研究對象，按籌備階段 準(zhǔn)備階段 會前階段 期中階段 結(jié)束階段和休會階段的順序進(jìn)行，然后在針對每個具體的階段作詳盡的策劃，逐步分解到具體的功能。對于不同階段設(shè)計不同的功能需求。這也是我們研究的重點。系統(tǒng)的所有功能需求都圍繞著策劃的功能需求展開進(jìn)行的。四、結(jié)語通過對會展信息管理的分析和研究。此類信息變化和跨度等很大的信息系統(tǒng)，開放式是其主要特點。采用面向業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理的模式不能對會展信息進(jìn)行有效的籬理和控制。采用項目管理的研究方法，以面向項目管理的模式對其各個發(fā)生階段進(jìn)行局部控制。以項目的策劃 落實、監(jiān)督 檢查和確認(rèn)的工作環(huán)節(jié)的形式實現(xiàn)局部上的反饋控制，從而達(dá)到對整個項目進(jìn)行控制的目的，以這種方式組織的管理信息系統(tǒng)能夠較好地