簽訂外貿(mào)合同的程序文件(doc 3頁).doc

程序文件簽訂外貿(mào)合同程序文 件 號(hào)版 次 編 制審 核批 準(zhǔn)共 頁第 1 頁日 期日 期日 期生效日期1 目的及適用范圍1.1 為了規(guī)范某對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易有限公司進(jìn)口業(yè)務(wù)流程管理體系，提高公司運(yùn)作的規(guī)范性、高效性，特制定本制度。1.2 本制度適用于某對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易有限公司及下屬從事外貿(mào)業(yè)務(wù)的各公司。1.3 本制度由公司*部門負(fù)責(zé)擬定，其解釋權(quán)及修改權(quán)屬*部門。1.4 本制度從 年 月 日起執(zhí)行。2 職責(zé)2.1 簽訂外貿(mào)合同流程由業(yè)務(wù)部協(xié)調(diào)和控制，主要由業(yè)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)。2.2 業(yè)務(wù)部經(jīng)理主要負(fù)責(zé)審定合同、作為簽約代表簽訂外貿(mào)合同。2.3 產(chǎn)品主管主要負(fù)責(zé)督促客戶支付訂金；及時(shí)發(fā)進(jìn)口訂單，并與客戶接洽，就合同細(xì)則進(jìn)行協(xié)商。簽訂合同后，負(fù)責(zé)做好備案、記錄工作，并及時(shí)通知財(cái)務(wù)部。2.4 財(cái)務(wù)主管應(yīng)配合業(yè)務(wù)部做好收取客戶訂金工作，并及時(shí)反饋收款信息；根據(jù)業(yè)務(wù)部提交的外貿(mào)合同副本，做好相關(guān)結(jié)算準(zhǔn)備。2.5 業(yè)務(wù)員應(yīng)協(xié)助產(chǎn)品主管處理發(fā)訂單、辦理檢疫許可證、合同備案等工作。3 程序概要3.1 對(duì)外發(fā)訂單前應(yīng)先確認(rèn)客戶訂金是否到賬。對(duì)于未付訂金的客戶，原則上不對(duì)外發(fā)訂單；對(duì)于老客戶或重點(diǎn)客戶，產(chǎn)品經(jīng)理可酌情處理，但須承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。財(cái)務(wù)部將收款情況及時(shí)通知業(yè)務(wù)部。對(duì)于未及時(shí)到帳的現(xiàn)象，產(chǎn)品主管應(yīng)負(fù)責(zé)催款，并進(jìn)行相應(yīng)的記錄。3.2 收到客戶的訂金后，產(chǎn)品主管或業(yè)務(wù)員向供應(yīng)商發(fā)進(jìn)口訂單。（一般對(duì)于代理業(yè)務(wù)可直接電話確認(rèn)，自營業(yè)務(wù)如三菱以客戶詢價(jià)單作為訂單）。3.3 收到客戶的合同副本后，產(chǎn)品主管對(duì)合同條款進(jìn)行確認(rèn)。若需調(diào)整，應(yīng)及時(shí)與客戶聯(lián)系。達(dá)成共識(shí)后報(bào)部門經(jīng)理審核。此環(huán)節(jié)一般在 天內(nèi)完成。3.4 若需辦理檢疫許可等事項(xiàng)，由產(chǎn)品主管或業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)完成。一般需 天。3.5 合同副本確認(rèn)后，對(duì)于三菱汽配，可直接由部門經(jīng)理作為簽約代表赴三菱上海公司簽約。其他客戶，在收到客戶外貿(mào)合同正本傳真后，部門經(jīng)理簽字后傳真至客戶。3.6 合同正本由行政部統(tǒng)一留存。業(yè)務(wù)部和財(cái)務(wù)部各留一份副本。財(cái)務(wù)主管根據(jù)合同條款作好付款前期準(zhǔn)備。業(yè)務(wù)部產(chǎn)品主管負(fù)