XX公司離職管理辦法.doc

XX公司離職管理辦法1 離職管理的目的 離職管理是為了了解員工的離職原因，從而改善公司管理制度和出現(xiàn)的問題，及時有效的對離職員工進(jìn)行跟蹤，有利于公司建立離職員工信息庫，盡最大可能發(fā)揮離職員工對公司的作用和貢獻(xiàn)。2 離職管理的適用范圍本辦法適用于XX公司的全體員工。3 離職管理的流程 從收到辭職申請報告開始，人力資源經(jīng)理需要馬上安排與辭職員工進(jìn)行深入的面談，了解員工的離職原因，并將原因歸類，啟動相應(yīng)的員工離職管理程序。4 離職管理的具體內(nèi)容4.1 離職面談制度4.1.1 離職面談的目的一方面是希望通過談話挽留優(yōu)秀的核心人才；另一方面是與那些無法挽留的離職員工了解離職的最真實(shí)原因，通過對員工的離職原因進(jìn)行深入的分析了解，揭示企業(yè)經(jīng)營管理中存在的問題，并采取行動解決問題，防止流失現(xiàn)有的員工和不斷吸引更多優(yōu)秀的人才，減少人事變動和減低員工的離職成本。4.1.2 選擇面談人在進(jìn)行離職面談前選定面談人。一般而言，一般員工由人力資源部門負(fù)責(zé)實(shí)施離職面談。對于核心員工，由于其所處地位在企業(yè)舉足輕重，所以要根據(jù)實(shí)際情況和離職人員重要程度來選擇面談人，必要時候由管理人力資源業(yè)務(wù)的副總甚至公司總經(jīng)理來進(jìn)行。具體的安排需由人力資源部經(jīng)理向最高管理者匯報后決定。公司另有規(guī)定的除外。4.1.3 收集員工相關(guān)信息選定面談人后，就需人力資源部收集離職員工的相關(guān)信息作為面談前的準(zhǔn)備。信息收集分為三類，根據(jù)這三類信息對員工有一定的了解。第一類為離職員工的個人信息，包括職位信息、心理狀況信息、閱歷與經(jīng)驗(yàn)信息、家庭背景信息、生活狀況信息，這類信息可以通過員工檔案、上級以及員工本人獲得。第二類是指與員工有關(guān)的績效和薪酬信息，包括所獲得的榮譽(yù)和獎勵信息、薪酬福利信息、績效表現(xiàn)等內(nèi)容，這類信息人力資源部有記錄以及從上級主管那里獲得；第三類是指員工離職信息，包括離職原因、離職后的目標(biāo)單位、目標(biāo)崗位，這類信息通過詢問員工本人獲得。當(dāng)信息收集完畢后，整理交給面談人，讓面談人在面談前對離職員工有個全面了解，為挽留員工做準(zhǔn)備。4.1.4 面談溝通過程離職面談對于不同的員工、時間以及原因要采取不同的溝通方式，正確的溝通方式對面談的成功有很大的作用。離職面談都是以挽留為主，如何離職態(tài)度堅決也要找出離職的真實(shí)原因?？梢詮暮暧^上將主動離職原因分為兩種，一種是突然受到某種不公正對待或者刺激產(chǎn)生的離職意愿，另外一種是思考已久的離職想法。針對突然決定的離職，應(yīng)該適當(dāng)?shù)臅r機(jī)、適當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)和員工一起共同冷靜地權(quán)衡離職的得失，從而盡量使員工能夠放棄原先的離職決定。另外，對于這類員工離職溝通的時機(jī)選擇應(yīng)該恰到好處。如果溝通過于急迫，可能加劇員工的抵觸心理，從而使溝通功虧一簣；而過分拖延，也不利于提高溝通效果，可能溝通尚未啟動，員工離職已經(jīng)木已成舟，無可挽回。針對第二種，在面談時對其離職動機(jī)進(jìn)行全面的分析，從而來分析、判斷員工離職是否與企業(yè)管理或者政策有關(guān)，從而排除未來員工管理的隱患；如果通過離職面談發(fā)現(xiàn)了企業(yè)存在的問題，應(yīng)及時補(bǔ)漏，避免諸如多米諾骨牌情況的產(chǎn)生。這類員工離職的決心很大，離職面談最重要的是給員工留下良好的印象，體現(xiàn)公司對于其離職的重視程度。4.1.5 面談過程注意事項第一，離職訪談最好以面對面的形式進(jìn)行，如果無法進(jìn)行面對面的離職訪談，也可以通過郵寄離職調(diào)查問卷或者電子郵件進(jìn)行；第二，在離職面談的過程中，面談人應(yīng)多聽少說。應(yīng)給予離職人員合適的空間和足夠的時間讓他們放松的表達(dá)自己的想法；第三，面談人應(yīng)多問一些類似“什么”、“如何”和“為什么”等開放式的問題，而不是用“是”或“否”就可以回答的封閉式的問題，除非你需要對某個觀點(diǎn)加以確認(rèn)。第四，為了面談有更好的效果，面談人應(yīng)準(zhǔn)備好面談的問題和主題，這樣才能在有限的時間內(nèi)獲得想要的信息。第五，離職人員有權(quán)自行決定是否參加離職面談，公司不要強(qiáng)迫他們參加。如果有人拒絕參加離職面談，可以提供離職調(diào)查問卷，但對方同樣有權(quán)自行決定是否接受。4.1.6 面談反饋當(dāng)面談人與離職人員面談完畢后將面談記錄交給人力資源部人員，由人力資源部人員整理總結(jié)后上報人力資源部經(jīng)理，經(jīng)理反映給公司總經(jīng)理及員工所在部門主管。對于由公司制度不合理產(chǎn)生的離職，人力資源部與離職員工所在部門共同制定解決方案和改進(jìn)建議，上報給總經(jīng)理，由總經(jīng)理審批實(shí)施。另外，以半年為單位，定期統(tǒng)計各部門的離職率，公司應(yīng)對離職率高的部門進(jìn)行調(diào)查，找出原因，制定解決措施。對于一些關(guān)鍵員工的離職，公司應(yīng)在員工離職三個月以后由人力資源部進(jìn)行一次回訪，了解他們的情況、困難、意見以及對公司的建議等。通過與離職員工談話，企業(yè)可以仔細(xì)分析離職群體，尤其是分析企業(yè)主動辭退人員以及以不適應(yīng)理由辭職的員工，比如這些人員的特點(diǎn)是什么，群體特征是什么等等。這樣，企業(yè)就會發(fā)現(xiàn)這個群體的問題所在，發(fā)現(xiàn)他們與企業(yè)不相融的原因，在以后的招聘過程中，就能較快剔除不適合公司工作的求職者。4.2 離職原因的歸類著名人力資源咨詢公司翰威特（Hewitt）對離職原因的調(diào)查結(jié)果進(jìn)行整理發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致員工離職的關(guān)鍵要素集中體現(xiàn)在7個方面： 領(lǐng)導(dǎo)層：員工與領(lǐng)導(dǎo)層之間的互相信任程度； 工作任務(wù)：員工工作/任務(wù)的影響（獲得認(rèn)可），工作的挑戰(zhàn)性及對工作的興趣； 人際關(guān)系：與上司、同事、客戶及下屬等多維度人際關(guān)系的處理； 文化與目的：員工是否具有目的感以及強(qiáng)烈的組織價值； 生活質(zhì)量：實(shí)際工作環(huán)境，工作與家庭生活之間的平衡； 成長機(jī)會：獲得晉升、成長、訓(xùn)練和學(xué)習(xí)的機(jī)會；全面薪酬：工資與經(jīng)濟(jì)性報酬、福利。其中，3、4、5是屬于員工個人層面的因素，1、2、6、7屬于公司層面的因素，對于員工個人層面的因素，公司應(yīng)盡量滿足員工的要求，實(shí)在不能滿足，則要與員工維持良好的關(guān)系。而公司層面的因素是我們需要關(guān)注的重點(diǎn)，因?yàn)榱私夤痉矫娴牟蛔悖^而改進(jìn)，有利于避免同樣的離職產(chǎn)生，這對公司留住人才非常重要。針對公司層面的因素，我們需要做的是：（1）針對第一種原因?qū)?yīng)的措施：領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)與下屬定期溝通，注重對員工的授權(quán)，培養(yǎng)員工的信任感；（2）針對第二種原因?qū)?yīng)的措施：重新制定崗位說明書，增加一些工作復(fù)雜性和豐富性；（3）針對第六種原因?qū)?yīng)的措施：根據(jù)公司的實(shí)際情況，合理改善公司的晉升制度，適當(dāng)增加員工升職的可能性，以及根據(jù)員工的職業(yè)發(fā)展制定相應(yīng)的培訓(xùn)體系，讓員工都能在需要的時候得到培訓(xùn)。具體操作和制度制定再議。（4）針對第七種原因?qū)?yīng)的措施：薪酬福利待遇與行業(yè)內(nèi)相比較，提供有競爭力的薪酬體系。（5）另外，如果員工的離職，是因?yàn)樯纤竟芾砑寄艿娜狈?，或企業(yè)管理的盲點(diǎn)所致，不加以改善，員工流失將得不到控制，企業(yè)本身的問題也得不到解決。這種情況經(jīng)核實(shí)論證后一方面加強(qiáng)上司的管理技能培訓(xùn)，或者視情況替換主管。4.3 維護(hù)與離職員工的關(guān)系 對離職員工的發(fā)展情況進(jìn)行跟蹤記錄，形成一個離職員工信息庫，這個信息庫盡可能多的涵蓋離職員工的詳細(xì)信息，包括任職期間工作表現(xiàn)、崗位變動、職位晉升學(xué)習(xí)培訓(xùn)、獎勵懲罰及離職交接情況，新就職的工作和單位，還有家庭信息等； 在員工離職后，有條件的情況下為其開一次歡送會，讓員工體會到公司的溫暖； 當(dāng)公司因各種原因與員工解除勞動合同時，請按照勞動合同法的相關(guān)規(guī)定，給予員工應(yīng)得的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償； 在離職手續(xù)辦理完畢后，給予需要幫助的離職員工提供必要的再就業(yè)幫助，比如寫推薦信、開具離職證明、提供求職信息、進(jìn)行求職指導(dǎo)； 定期安排與離職員工關(guān)系較好的同事或人力資源部門人員與離職員工進(jìn)行電話、信件等聯(lián)系，告知公司新的發(fā)展信息； 每年定期邀請離職員工參加企業(yè)的慶祝活動（例如周年慶、游園會、運(yùn)動會、聚餐等）； 對離職員工推薦的業(yè)務(wù)和人才公司要有相應(yīng)的獎勵，并形成制度；公司已經(jīng)在實(shí)施。 每逢離職員工的生日，由人力資源部以公司名義發(fā)短信或電話問候；4.4 回聘制度從前文中，我們知道公司需要與離職員工保持比較良好的關(guān)系，這為回聘提供的條件和增加了可能性，當(dāng)公司有招聘信息時，離職員工有優(yōu)先錄用權(quán)。具體制度如下：1、回聘條件第一，符合目前職位要求；第二，工作表現(xiàn)良好；第三，辭職原因合理2、回聘年限計算假如前員工在六個月之內(nèi)被重新聘用原崗位的，可免除其試用期，并累計計算以前的服務(wù)年限，如果前雇員超過6個月才被重新聘用，試用期按照新員工執(zhí)行。如此計算服務(wù)期是因?yàn)閱T工的服務(wù)年限和個人的福利緊密掛鉤，員工在六個月之內(nèi)被重新聘用，賠償和福利按照實(shí)際工