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文檔簡介

物管部管理制度1. 職責(zé)范圍:1.各部門所有無形和有形資產(chǎn);資產(chǎn)包括:辦公設(shè)備、戶外廣告、無形資產(chǎn)、其它物品;01-01. 戶外廣告:各部門投資超過伍佰元的戶外廣告;01-02. 無形資產(chǎn):手機(jī)卡號;小靈通卡號;電話號碼;商標(biāo);域名;專利;01-03. 其他物品:總部禮品;頂替物品管理;贈送禮品;01-04. 資產(chǎn)中不包括:辦公消耗品;福利品;生產(chǎn)資料;建設(shè)材料;資金。01-05. 購進(jìn):資產(chǎn)購買后各部門由庫管員驗(yàn)收;每月匯總報(bào)總部物管部造冊;由庫管員負(fù)責(zé)。物管部每月與財(cái)務(wù)部核對;01-06. 發(fā)放:物管部或庫管員根據(jù)批復(fù)發(fā)放給部門具體使用者;并對其保管、養(yǎng)護(hù)、保修等進(jìn)行告知或通知。01-07. 保管:對暫不使用設(shè)備、用品進(jìn)行保管、維護(hù)。確定保管室或倉庫,由庫管員負(fù)責(zé)。對大型設(shè)備確定存放地點(diǎn)、保管人員,并定期檢查維護(hù),保障其正常使用。01-08. 使用:物管部并對操作人進(jìn)行使用培訓(xùn)、或交予使用說明書、或安排到生產(chǎn)廠家學(xué)習(xí);以保證操作人員能安全、高效、正確使用設(shè)備用品。01-09. 查驗(yàn):定期檢查資產(chǎn)數(shù)量、保管、使用情況,上報(bào)檢查結(jié)果,對出現(xiàn)問題進(jìn)行糾正、處理。01-10. 資產(chǎn)管理:保證公司資產(chǎn)完整,不丟失損害,安全高效利用,不積壓浪費(fèi)、重復(fù)購置。2.設(shè)備管理:02-01.辦公設(shè)備管理:01-01. 物管部主負(fù)責(zé)。在各部門根據(jù)申請購買流程批準(zhǔn)后,由物管部咨詢各供應(yīng)商,采購供應(yīng)部查詢網(wǎng)購、其它供應(yīng)商進(jìn)行比對,報(bào)經(jīng)理審批。超過千元物品報(bào)總經(jīng)理審批。01-02. 設(shè)備買進(jìn)后,根據(jù)規(guī)定登記造冊。檢查完成后,在驗(yàn)收單簽字,一聯(lián)交供應(yīng)商結(jié)賬。01-03. 根據(jù)清單檢查物品數(shù)量、質(zhì)量并測試。需要安裝的,協(xié)助安裝完成,并檢查安裝質(zhì)量。01-04. 讓部室使用人員跟供應(yīng)商學(xué)習(xí)操作使用,并檢查是否能熟練操作,然后完成交接簽字。01-05. 多購物品及配件暫不使用的,入庫保管。物品購買前,先查詢物管部是否有備存設(shè)備。02-02.職員設(shè)備管理02-01. 為每位職員建立物品領(lǐng)用清單,職員和物管部各執(zhí)一份。增加物品時(shí),各在另一方清單上簽字確認(rèn)。02-02. 部室共同使用物品、設(shè)備,由部室主管負(fù)責(zé)制定管理負(fù)責(zé)人。02-03. 員工不需使用的設(shè)備用品,或崗位調(diào)整時(shí),應(yīng)將設(shè)備用品交還物管部,不得擅自將物品轉(zhuǎn)送其他人員。否則,按物品丟失處理。02-04.員工離職或崗位調(diào)整,應(yīng)把保管使用物品交還物管部,物管部驗(yàn)收核對后,出具物品交還已清證明書,供員工交接。3.登記查詢03-01. .公司所有資產(chǎn)都由物管部統(tǒng)一登記造冊,錄入分類登記簿和資產(chǎn)管理軟件。03-02. 錄入結(jié)果可隨時(shí)查詢出每個資產(chǎn)的各類信息,包括:資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、使用單位、責(zé)任人、資產(chǎn)價(jià)格、供應(yīng)商信息、購買日期,保修期、質(zhì)???、所在地維修部、使用說明書、維修記錄、資產(chǎn)編碼、資產(chǎn)照片、發(fā)票信息等。03-03. 資產(chǎn)信息可供使用經(jīng)理、庫管員查詢。其他人員查詢須經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)。03-04.對當(dāng)時(shí)不能整理的外地資產(chǎn),應(yīng)在當(dāng)月內(nèi)集中登記、核對、責(zé)任到人。03-05.重要設(shè)備的使用書、光盤資料等,應(yīng)進(jìn)行備份、下載保存。必要時(shí)進(jìn)行掃描存檔。03-06.資產(chǎn)編碼設(shè)置:對所有資產(chǎn)進(jìn)行分類、編號、貼標(biāo)、拍照、登記造冊,錄入軟件。獨(dú)立核算公司按公司分類編碼,總部和項(xiàng)目部資產(chǎn)按類別編碼。編碼簽貼在隱蔽位置。4.倉庫管理04-01. 倉庫由物管部負(fù)責(zé)管理;各部門設(shè)置倉庫的由指定管理員進(jìn)行管理。物管部是所有倉庫的管理的主管部門,并對各倉庫管理負(fù)總責(zé)。物管部對部門只檢查管理方式、流程、制度等,不過問資產(chǎn)之外的物品保管、交接。04-02. 入庫管理:每宗物品入庫時(shí)都需填寫完整的入庫明細(xì)單;包括:名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、型號、供應(yīng)商、交貨職員、入庫時(shí)間等;04-03. 保管管理:定期檢查倉儲情況,做好防潮、防霉、防盜工作。對過期、損壞、閑置物品及時(shí)上報(bào)處理。04-04. 領(lǐng)用管理:嚴(yán)格執(zhí)行物品領(lǐng)用管理流程,辦公消耗品、衛(wèi)生用品、福利品領(lǐng)用須經(jīng)辦公室簽字,辦公設(shè)備領(lǐng)用需經(jīng)理簽字,總辦領(lǐng)用須經(jīng)經(jīng)理簽字的物品領(lǐng)用單方可出庫并填寫完整的物品出庫明細(xì),領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。04-05. 倉庫每月盤點(diǎn)一次,由辦公室督查,并共同簽字確認(rèn)。5.折舊管理05-01. 達(dá)到折舊期限的設(shè)備,物管部核定設(shè)備實(shí)際狀況,提出繼續(xù)使用、維修后使用、報(bào)廢、處理方式等建議,上報(bào)總經(jīng)理。購買價(jià)格在500元以下的設(shè)備,由總經(jīng)理審批,報(bào)總辦備案。500元以上的設(shè)備,報(bào)總經(jīng)理審批。6.費(fèi)用管理06-01.原則:01-01.通用物品設(shè)備費(fèi)用,計(jì)入公司資產(chǎn)費(fèi)用;使用單位提取折舊、維護(hù)保養(yǎng)和及時(shí)費(fèi)用。01-02. 專用物品設(shè)備費(fèi)用,計(jì)入使用單位成本。物管部是物品的管理單位,不負(fù)責(zé)支付費(fèi)用。01-03. 物品折舊由財(cái)務(wù)室負(fù)責(zé)核算、提取辦法和執(zhí)行。06-02.設(shè)備費(fèi)用管理:02-01. 購買費(fèi)用:01.部門申請購買辦公、生產(chǎn)、工作設(shè)備時(shí),費(fèi)用從部門支付。計(jì)入公司資產(chǎn)類。02-02. 維修費(fèi)用:01.保修期內(nèi)的設(shè)備維修,由物管部與保修部門聯(lián)系維修事宜,使用單位直接去維修。不了解是設(shè)備否在保修期的,可向物管部查詢。不查詢卻在保修期內(nèi)支付費(fèi)用的,公司不予報(bào)銷,由批準(zhǔn)人承擔(dān)損失。公司進(jìn)行等額處罰。02.保修期外超過100元以上的維修項(xiàng)目,必須報(bào)物管部。由物管部咨詢根據(jù)保修條款咨詢維修條件及指定維修點(diǎn)。并咨詢對比非指定維修單位的報(bào)價(jià)和維修后保修條件,同時(shí)上報(bào)使用單位主管同意,和財(cái)務(wù)室備案。由使用單位到物管部指定地點(diǎn)維修。財(cái)務(wù)室根據(jù)物管部備案金額核定報(bào)銷發(fā)票金額,若有異常,不予報(bào)銷。物管部同時(shí)把新的部件保修條件計(jì)入該設(shè)備名下。03.維修費(fèi)用超過500元的項(xiàng)目時(shí)同時(shí)必須報(bào)總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后才能執(zhí)行。04.公司不報(bào)銷在保修期內(nèi)設(shè)備維修費(fèi)用。02-03. 折舊費(fèi)用:01.設(shè)備折舊處理后所得資金,存入處理單位,計(jì)收入類。02.以上工作由物管部負(fù)責(zé),資金由財(cái)務(wù)室收付。7.其它物品管理:07-01.根據(jù)安排,節(jié)假日給大客戶、合作單位贈送禮品。消防;安保;物品借用管理;財(cái)務(wù)對接:物品處理:造成資產(chǎn)損失處理規(guī)定:鑰匙管理;辦公室、大門、倉庫、車輛、辦公櫥柜;07-02.公司各種證件申請、年檢。07-03.公司大宗物料的購買;(復(fù)印機(jī):合同;質(zhì)保書;使用說明書;)07-04.公司證件的辦理和變更;審核(公司證件;崗位證件;資格證件)8.管理責(zé)任:08-01公司資產(chǎn)損失、丟失查不到責(zé)任人,或管理不到位,物管部主管與庫管員、公司經(jīng)理一起負(fù)連帶賠償責(zé)任;08-02.管理及流程完善,屬責(zé)任人行為不當(dāng)造成的損失,與管理人員一起承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。08-03. 否則,查驗(yàn)不嚴(yán)或不盡職查驗(yàn)或查驗(yàn)問題不報(bào),造成損失,由物管部主管承擔(dān)。08-04.物管部根據(jù)本工作職責(zé)制定各項(xiàng)管理細(xì)則,報(bào)經(jīng)理審批后執(zhí)行。9. 車輛管理:09-01.物管物管部負(fù)責(zé)所有車輛管理工作,包括車輛調(diào)派,維修保養(yǎng),費(fèi)用預(yù)算、核準(zhǔn)、車輛年檢及證照管理,投保、續(xù)保與出險(xiǎn)索賠及司機(jī)管理。09-02. 公司根據(jù)實(shí)際工作需要及其它特定原因?qū)φJ(rèn)定人員根據(jù)協(xié)議配備工作用專車,實(shí)行月費(fèi)用包干,額度內(nèi)憑票據(jù)報(bào)銷,超過部分個人自理。公司認(rèn)定特配部門使用的專車費(fèi)用由公司稽核報(bào)銷。09-03.其他部門及人員原則上均不配置專用車輛,確需配置,須由其部門主管或個人以書面報(bào)告形式報(bào)公司行政部,由公司總經(jīng)理審批,經(jīng)批準(zhǔn)同意后方可配置,并嚴(yán)格執(zhí)行費(fèi)用預(yù)算,超出預(yù)算的費(fèi)用需經(jīng)總經(jīng)理審批后方可報(bào)銷。09-04.公司所有車輛原則上必須由公司專職司機(jī)(含專車使用人)駕駛,公司其它持有駕照人員駕駛公司車輛公出或私用必須按規(guī)定填寫車輛使用申請單,經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用。無駕照人員嚴(yán)禁駕駛公司車輛。專職司機(jī)應(yīng)每周定期對公司車輛進(jìn)行檢查和保養(yǎng),確保行車安全。09-05.車輛行駛證,屬專車的日常由專車使用人負(fù)責(zé)保管,如專車使用人出差或休假,需將專車車輛行駛證及車輛鑰匙交由行政部保管;保險(xiǎn)單由行政部統(tǒng)一保管,按車建立資料、費(fèi)用檔案。09-06.每車設(shè)置車輛行駛記錄表,當(dāng)班司機(jī)使用前應(yīng)核對車輛里程表與記錄表是否相符,與前一次用車記錄是否相符,使用后應(yīng)記載行駛里程、時(shí)間、地點(diǎn)、用途、費(fèi)用明細(xì)等,對發(fā)生的票據(jù)編號整理,以備報(bào)銷時(shí)核對。09-07.車輛每日使用完畢和節(jié)假日應(yīng)停放在公司指定場所,并將車門鎖好,將鑰匙交回給行政部保管。每車設(shè)置車輛加油記錄表,經(jīng)手駕駛員在發(fā)現(xiàn)車輛油量不夠需加油時(shí),憑公司統(tǒng)一發(fā)放的針對每輛車配置的加油卡加油,同時(shí)

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