XX物管部管理制度.doc

物管部管理制度1. 職責(zé)范圍：1.各部門所有無形和有形資產(chǎn)；資產(chǎn)包括：辦公設(shè)備、戶外廣告、無形資產(chǎn)、其它物品；01-01. 戶外廣告：各部門投資超過伍佰元的戶外廣告；01-02. 無形資產(chǎn)：手機(jī)卡號；小靈通卡號；電話號碼；商標(biāo)；域名；專利；01-03. 其他物品：總部禮品；頂替物品管理；贈送禮品；01-04. 資產(chǎn)中不包括：辦公消耗品；福利品；生產(chǎn)資料；建設(shè)材料；資金。01-05. 購進(jìn)：資產(chǎn)購買后各部門由庫管員驗(yàn)收；每月匯總報(bào)總部物管部造冊；由庫管員負(fù)責(zé)。物管部每月與財(cái)務(wù)部核對；01-06. 發(fā)放：物管部或庫管員根據(jù)批復(fù)發(fā)放給部門具體使用者；并對其保管、養(yǎng)護(hù)、保修等進(jìn)行告知或通知。01-07. 保管：對暫不使用設(shè)備、用品進(jìn)行保管、維護(hù)。確定保管室或倉庫，由庫管員負(fù)責(zé)。對大型設(shè)備確定存放地點(diǎn)、保管人員，并定期檢查維護(hù)，保障其正常使用。01-08. 使用：物管部并對操作人進(jìn)行使用培訓(xùn)、或交予使用說明書、或安排到生產(chǎn)廠家學(xué)習(xí)；以保證操作人員能安全、高效、正確使用設(shè)備用品。01-09. 查驗(yàn)：定期檢查資產(chǎn)數(shù)量、保管、使用情況，上報(bào)檢查結(jié)果，對出現(xiàn)問題進(jìn)行糾正、處理。01-10. 資產(chǎn)管理：保證公司資產(chǎn)完整，不丟失損害，安全高效利用，不積壓浪費(fèi)、重復(fù)購置。2.設(shè)備管理：02-01.辦公設(shè)備管理：01-01. 物管部主負(fù)責(zé)。在各部門根據(jù)申請購買流程批準(zhǔn)后，由物管部咨詢各供應(yīng)商，采購供應(yīng)部查詢網(wǎng)購、其它供應(yīng)商進(jìn)行比對，報(bào)經(jīng)理審批。超過千元物品報(bào)總經(jīng)理審批。01-02. 設(shè)備買進(jìn)后，根據(jù)規(guī)定登記造冊。檢查完成后，在驗(yàn)收單簽字，一聯(lián)交供應(yīng)商結(jié)賬。01-03. 根據(jù)清單檢查物品數(shù)量、質(zhì)量并測試。需要安裝的，協(xié)助安裝完成，并檢查安裝質(zhì)量。01-04. 讓部室使用人員跟供應(yīng)商學(xué)習(xí)操作使用，并檢查是否能熟練操作，然后完成交接簽字。01-05. 多購物品及配件暫不使用的，入庫保管。物品購買前，先查詢物管部是否有備存設(shè)備。02-02.職員設(shè)備管理02-01. 為每位職員建立物品領(lǐng)用清單，職員和物管部各執(zhí)一份。增加物品時(shí)，各在另一方清單上簽字確認(rèn)。02-02. 部室共同使用物品、設(shè)備，由部室主管負(fù)責(zé)制定管理負(fù)責(zé)人。02-03. 員工不需使用的設(shè)備用品，或崗位調(diào)整時(shí)，應(yīng)將設(shè)備用品交還物管部，不得擅自將物品轉(zhuǎn)送其他人員。否則，按物品丟失處理。02-04.員工離職或崗位調(diào)整，應(yīng)把保管使用物品交還物管部，物管部驗(yàn)收核對后，出具物品交還已清證明書，供員工交接。3.登記查詢03-01. .公司所有資產(chǎn)都由物管部統(tǒng)一登記造冊，錄入分類登記簿和資產(chǎn)管理軟件。03-02. 錄入結(jié)果可隨時(shí)查詢出每個資產(chǎn)的各類信息，包括：資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、使用單位、責(zé)任人、資產(chǎn)價(jià)格、供應(yīng)商信息、購買日期，保修期、質(zhì)?？?、所在地維修部、使用說明書、維修記錄、資產(chǎn)編碼、資產(chǎn)照片、發(fā)票信息等。03-03. 資產(chǎn)信息可供使用經(jīng)理、庫管員查詢。其他人員查詢須經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)。03-04.對當(dāng)時(shí)不能整理的外地資產(chǎn)，應(yīng)在當(dāng)月內(nèi)集中登記、核對、責(zé)任到人。03-05.重要設(shè)備的使用書、光盤資料等，應(yīng)進(jìn)行備份、下載保存。必要時(shí)進(jìn)行掃描存檔。03-06.資產(chǎn)編碼設(shè)置：對所有資產(chǎn)進(jìn)行分類、編號、貼標(biāo)、拍照、登記造冊，錄入軟件。獨(dú)立核算公司按公司分類編碼，總部和項(xiàng)目部資產(chǎn)按類別編碼。編碼簽貼在隱蔽位置。4.倉庫管理04-01. 倉庫由物管部負(fù)責(zé)管理；各部門設(shè)置倉庫的由指定管理員進(jìn)行管理。物管部是所有倉庫的管理的主管部門，并對各倉庫管理負(fù)總責(zé)。物管部對部門只檢查管理方式、流程、制度等，不過問資產(chǎn)之外的物品保管、交接。04-02. 入庫管理：每宗物品入庫時(shí)都需填寫完整的入庫明細(xì)單；包括：名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、型號、供應(yīng)商、交貨職員、入庫時(shí)間等；04-03. 保管管理：定期檢查倉儲情況，做好防潮、防霉、防盜工作。對過期、損壞、閑置物品及時(shí)上報(bào)處理。04-04. 領(lǐng)用管理：嚴(yán)格執(zhí)行物品領(lǐng)用管理流程，辦公消耗品、衛(wèi)生用品、福利品領(lǐng)用須經(jīng)辦公室簽字，辦公設(shè)備領(lǐng)用需經(jīng)理簽字，總辦領(lǐng)用須經(jīng)經(jīng)理簽字的物品領(lǐng)用單方可出庫并填寫完整的物品出庫明細(xì)，領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。04-05. 倉庫每月盤點(diǎn)一次，由辦公室督查，并共同簽字確認(rèn)。5.折舊管理05-01. 達(dá)到折舊期限的設(shè)備，物管部核定設(shè)備實(shí)際狀況，提出繼續(xù)使用、維修后使用、報(bào)廢、處理方式等建議，上報(bào)總經(jīng)理。購買價(jià)格在500元以下的設(shè)備，由總經(jīng)理審批，報(bào)總辦備案。500元以上的設(shè)備，報(bào)總經(jīng)理審批。6.費(fèi)用管理06-01.原則：01-01.通用物品設(shè)備費(fèi)用，計(jì)入公司資產(chǎn)費(fèi)用；使用單位提取折舊、維護(hù)保養(yǎng)和及時(shí)費(fèi)用。01-02. 專用物品設(shè)備費(fèi)用，計(jì)入使用單位成本。物管部是物品的管理單位，不負(fù)責(zé)支付費(fèi)用。01-03. 物品折舊由財(cái)務(wù)室負(fù)責(zé)核算、提取辦法和執(zhí)行。06-02.設(shè)備費(fèi)用管理：02-01. 購買費(fèi)用：01.部門申請購買辦公、生產(chǎn)、工作設(shè)備時(shí)，費(fèi)用從部門支付。計(jì)入公司資產(chǎn)類。02-02. 維修費(fèi)用：01.保修期內(nèi)的設(shè)備維修，由物管部與保修部門聯(lián)系維修事宜，使用單位直接去維修。不了解是設(shè)備否在保修期的，可向物管部查詢。不查詢卻在保修期內(nèi)支付費(fèi)用的，公司不予報(bào)銷，由批準(zhǔn)人承擔(dān)損失。公司進(jìn)行等額處罰。02.保修期外超過100元以上的維修項(xiàng)目，必須報(bào)物管部。由物管部咨詢根據(jù)保修條款咨詢維修條件及指定維修點(diǎn)。并咨詢對比非指定維修單位的報(bào)價(jià)和維修后保修條件，同時(shí)上報(bào)使用單位主管同意，和財(cái)務(wù)室備案。由使用單位到物管部指定地點(diǎn)維修。財(cái)務(wù)室根據(jù)物管部備案金額核定報(bào)銷發(fā)票金額，若有異常，不予報(bào)銷。物管部同時(shí)把新的部件保修條件計(jì)入該設(shè)備名下。03.維修費(fèi)用超過500元的項(xiàng)目時(shí)同時(shí)必須報(bào)總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后才能執(zhí)行。04.公司不報(bào)銷在保修期內(nèi)設(shè)備維修費(fèi)用。02-03. 折舊費(fèi)用：01.設(shè)備折舊處理后所得資金，存入處理單位，計(jì)收入類。02.以上工作由物管部負(fù)責(zé)，資金由財(cái)務(wù)室收付。7.其它物品管理：07-01.根據(jù)安排，節(jié)假日給大客戶、合作單位贈送禮品。消防；安保；物品借用管理；財(cái)務(wù)對接：物品處理：造成資產(chǎn)損失處理規(guī)定：鑰匙管理；辦公室、大門、倉庫、車輛、辦公櫥柜；07-02.公司各種證件申請、年檢。07-03.公司大宗物料的購買；（復(fù)印機(jī)：合同；質(zhì)保書；使用說明書；）07-04.公司證件的辦理和變更；審核（公司證件；崗位證件；資格證件）8.管理責(zé)任：08-01公司資產(chǎn)損失、丟失查不到責(zé)任人，或管理不到位，物管部主管與庫管員、公司經(jīng)理一起負(fù)連帶賠償責(zé)任；08-02.管理及流程完善，屬責(zé)任人行為不當(dāng)造成的損失，與管理人員一起承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。08-03. 否則，查驗(yàn)不嚴(yán)或不盡職查驗(yàn)或查驗(yàn)問題不報(bào)，造成損失，由物管部主管承擔(dān)。08-04.物管部根據(jù)本工作職責(zé)制定各項(xiàng)管理細(xì)則，報(bào)經(jīng)理審批后執(zhí)行。9. 車輛管理：09-01.物管物管部負(fù)責(zé)所有車輛管理工作，包括車輛調(diào)派，維修保養(yǎng)，費(fèi)用預(yù)算、核準(zhǔn)、車輛年檢及證照管理，投保、續(xù)保與出險(xiǎn)索賠及司機(jī)管理。09-02. 公司根據(jù)實(shí)際工作需要及其它特定原因?qū)φJ(rèn)定人員根據(jù)協(xié)議配備工作用專車，實(shí)行月費(fèi)用包干，額度內(nèi)憑票據(jù)報(bào)銷，超過部分個人自理。公司認(rèn)定特配部門使用的專車費(fèi)用由公司稽核報(bào)銷。09-03.其他部門及人員原則上均不配置專用車輛，確需配置，須由其部門主管或個人以書面報(bào)告形式報(bào)公司行政部，由公司總經(jīng)理審批，經(jīng)批準(zhǔn)同意后方可配置，并嚴(yán)格執(zhí)行費(fèi)用預(yù)算，超出預(yù)算的費(fèi)用需經(jīng)總經(jīng)理審批后方可報(bào)銷。09-04.公司所有車輛原則上必須由公司專職司機(jī)（含專車使用人）駕駛，公司其它持有駕照人員駕駛公司車輛公出或私用必須按規(guī)定填寫車輛使用申請單，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用。無駕照人員嚴(yán)禁駕駛公司車輛。專職司機(jī)應(yīng)每周定期對公司車輛進(jìn)行檢查和保養(yǎng)，確保行車安全。09-05.車輛行駛證，屬專車的日常由專車使用人負(fù)責(zé)保管，如專車使用人出差或休假，需將專車車輛行駛證及車輛鑰匙交由行政部保管；保險(xiǎn)單由行政部統(tǒng)一保管，按車建立資料、費(fèi)用檔案。09-06.每車設(shè)置車輛行駛記錄表，當(dāng)班司機(jī)使用前應(yīng)核對車輛里程表與記錄表是否相符，與前一次用車記錄是否相符，使用后應(yīng)記載行駛里程、時(shí)間、地點(diǎn)、用途、費(fèi)用明細(xì)等，對發(fā)生的票據(jù)編號整理，以備報(bào)銷時(shí)核對。09-07.車輛每日使用完畢和節(jié)假日應(yīng)停放在公司指定場所，并將車門鎖好，將鑰匙交回給行政部保管。每車設(shè)置車輛加油記錄表，經(jīng)手駕駛員在發(fā)現(xiàn)車輛油量不夠需加油時(shí)，憑公司統(tǒng)一發(fā)放的針對每輛車配置的加油卡加油，同時(shí)