從“掃地僧”看檔案管理.doc

從“掃地僧”看檔案管理 把平凡崗位做實你我皆可成“英雄”前一段時間湖南衛(wèi)視放了一部電視劇名字叫天龍八部，大家應(yīng)該都很熟悉，我基本上看過所有的版本，劇情大同小異，里面給大家留下深刻印象的我想無非是忠肝義膽的北喬峰、陰險狡詐的南慕容、高富帥段譽、運氣最好的和尚虛竹等等。那么天龍八部里面出現(xiàn)這么多的武林高手，究竟誰的武功最高？可能有人認為是男主角喬峰，有人認為是段譽，也有人認為是虛竹，他們的武功按現(xiàn)在來講可以算是擁有博士學(xué)位的人了，但是我敢說這些人跟電視劇里面的另外一個人比起來就是小學(xué)生水平，這個人就是里面只出現(xiàn)了短短幾分鐘的“掃地僧”，他給我留下的印象是最深刻的，因為出乎意料，誰也不會想到一個掃地的竟有如此大的本領(lǐng)，名震江湖的喬峰在他面前竟然連三個罩面都過不去，而且人家還沒有使出真本領(lǐng)，手下是留了情了的，可以說十個喬峰捆在一塊都未必是他的對手。接下來我就給各位說說這個“掃地僧”，他身上的經(jīng)歷究竟能給我們的檔案管理人員帶來哪些啟示。（一）英雄莫問出處，草莽之中埋麒麟先說說為什么“掃地僧”會有如此高的本領(lǐng)，他無非是一個不起眼的掃地的而已。這就是所謂的“英雄莫問出處，草莽之中埋麒麟”。他雖然是個掃地的，但是掃地的跟掃地的可不同，先看看他在什么地方掃地，如果他是在馬路上掃地可能他也不會有那么高的本領(lǐng)，他在哪掃地呢？他是在藏經(jīng)閣掃地，藏經(jīng)閣是什么地方？藏經(jīng)閣其實就是少林寺的檔案室，只要是收集到的武功秘籍都往那送，那里面幾乎涵蓋了全天下的武功秘籍（所以好多影視劇里面都會有居心叵測之人夜探藏經(jīng)閣偷武功秘籍的橋段），這也是人們常說“天下武功出少林”的原因所在。他在這個地方掃地其實也是在管理這些檔案，只要他不缺心眼，整天對著這些被世人視為珍寶的武功“檔案”，稍微用點心，想不成為武林高手都難。喬峰能耐是大，再大也只是捧著一本書練了一個降龍十八掌而已，估計沒事還得自己苦苦琢磨怎么練，“掃地僧”肯定不用，因為只要是進了少林寺的武功秘籍肯定是經(jīng)過眾多高人審核過的，基本上都是上層武功的成品，到了“掃地僧”這一關(guān)他也得審核，怎么審核？那就是看，不但要看還得練，不練怎么知道秘籍是真是假？每本秘籍都他審核他都練，他要不成為武林高手都出鬼了，每本都練了，天下的武功哪有他不懂的呢。（二）有心人都是在籍籍無名之中成長起來的一個好的檔案管理員絕對可以成為企業(yè)里面的各個領(lǐng)域的專家，檔案里面有什么？里面有流程、方法、工具和關(guān)鍵控制點等一系列做成一件事所需要的所有要素。一份好的檔案可不是我們表面看到的幾頁紙而已，如果這樣認為那我們就錯了，只要是檔案都往檔案管理員那送，送之前是經(jīng)過層層審核的，只有沒問題了才會進入檔案室，可以說檔案里面都是精華，有的甚至是公司的機密，比如：做食品的肯定有食品的配方，你要不懂配方做出來的食品肯定跟人家的一比是倆味，這些配方誰有？除了搞配料的人員有，那就是檔案室有，甚至一個有心的檔案管理員也有（在腦子里），因為每份檔案都得從他這過，他肯定得審，可不光是審有沒有領(lǐng)導(dǎo)簽字，至少得審檔案缺不缺頁，肯定要看里面的內(nèi)容，這樣的學(xué)習(xí)機會簡直就是“天上掉餡餅”。一個檔案管理員可以像“掃地僧”那樣默默無聞、籍籍無名，但是爆發(fā)出來絕對可以一鳴驚人，關(guān)鍵是你怎樣看待這個崗位，如果你自己都看輕你自己，覺得自己就是一個小小的檔案管理員，每天只是對著一堆檔案發(fā)呆，覺得在公司里地位低，那你可能真的碌碌無為，如果“掃地僧”也這樣看待自己或許他一輩子也只會掃地而已，也許哪一天主持方丈不高興了就把他換了。經(jīng)驗告訴我們千萬不可以小看公司里的每一位員工，也許在總裁辦公室里掃地的大姐或許將來會成為企業(yè)的高管，也許他們早已經(jīng)高出我們一大截了，我們卻渾然不知（三）在醋缸里泡久了誰都會沾點酸味記得剛畢業(yè)的時候，廢了“九牛二虎”之力終于找到工作了，終于可以掙錢養(yǎng)活自己了，開始憧憬美好的未來了，可是一進入公司我傻眼了，研究生學(xué)歷只是一張紙，我其實什么都不懂。還好天無絕人之路，第一次總經(jīng)理見面會的時候他說：你們剛畢業(yè)的大學(xué)生要主動學(xué)習(xí)，有不懂的就向同事請教。這算是給了我一個方向，那就虛心請教吧，可是后來發(fā)現(xiàn)實行起來很困難，因為上司“很忙”沒時間理我。沒事的時候我自己就琢磨，我跟誰學(xué)呢？有一天我莫名其妙地溜達到了檔案室，一位大哥在那坐著，也不知道他捧著什么書在看，反正都是同事我就找個話題跟他聊了起來，聊得還很投機，我就把自己的困惑和盤托出，也許是出于對新人的照顧吧，他給我講了很多公司的事情，從每個部門到每個人，從每項業(yè)務(wù)到每個流程，講得頭頭是道，條理清晰、言之有物，我這才發(fā)現(xiàn)原來高人在這兒坐著呢，于是我?guī)缀趺刻於紒碚宜?，雖然根據(jù)公司規(guī)定檔案室我進不去但是他這個檔案管理員卻成了我初入職場的第一任導(dǎo)師，從他口中我獲得了大量的信息，受益匪淺！有一次我問他：您怎么知道的這么多，他笑著對我說了一句話至今難忘，他說：老弟，在醋缸里泡久了你也會發(fā)酸的。也許檔案室就是他所說的“醋缸”吧，他就像“掃地僧”一樣，并沒有因為身份的卑微而輕視自己，反而在平凡的崗位上綻放著自己的光彩，只要給他一個支點他即可一飛沖天，檔案室雖大，在那一刻也成了虛無，因為一切都在他的腦子里，他是活的檔案（四）別人“十年磨一劍”，也許你只需一天我們知道搞科研的，一項成果的取得可謂是“十年磨一劍”，因為要經(jīng)過上百次、上千次乃至上萬次的實驗，要對大量的數(shù)據(jù)進行反復(fù)分析調(diào)整才能成功。最終這些成果最終歸宿還是檔案室，要接受檔案管理員的管理，因為一項偉大的成果必須要得到繼承，要繼承就必須有紙質(zhì)的資料清清楚楚地記錄每一個細節(jié)、每一個流程、每一個關(guān)鍵控制點、需要用到哪些材料、配比是多少等等。這些資料到了檔案管理員手中也許只需要一天他就可以掌握，所以有些機密的泄露，一種是出自人口，一種是出自檔案室的大門，當然這不是我們愿意看到的結(jié)局。公司里一個團隊辛辛苦苦搞了幾個月的成果，也許在檔案管理員那里瞟上幾眼就可以學(xué)到手。雖然我們不提倡這種行為，但是這足以印證檔案管理人員的重要性，我們怎能小瞧他們，而做檔案管理的人又怎能小瞧你們自己？你們守護的不是一堆紙，而是命脈，就如同“掃地僧”守護著少林的命脈一樣。（五）檔案禁地，閑人莫入，我的地盤我做主一個好的檔案管理員應(yīng)該遵循“檔案禁地，閑人莫入”的職業(yè)操守，并且要做到守口如瓶，捍衛(wèi)自己守護的命脈。從這一點上來評判，天龍八部中我最欣賞的“掃地僧”也是有污點的，他雖然很敬業(yè)，但還是讓居心叵測的人（蕭遠山和慕容博）鉆了空子進入藏經(jīng)閣學(xué)了不該學(xué)的看了不該看的，不過后來兩個人經(jīng)其點化最終修成正果，也算是圓滿收場。但是從檔案管理的角度，“掃地僧”是失職的，無論出于何種目的何種原因，在沒有履行正常檔案借閱手續(xù)就默許這兩個人在藏經(jīng)閣里研習(xí)武學(xué)也是值得詬病的，因為這樣的風(fēng)險沒人擔(dān)得起，如果不是這兩個人幡然悔悟也許武林之中又要血雨腥風(fēng)，這樣的后果也許他想到了，也許他已經(jīng)有了對策，那就不得而知了，如果是抱著僥幸心理，只能說他還沒有成長為專業(yè)的檔案管理員，職業(yè)操守有待提高，應(yīng)該受到責(zé)罰?？梢哉f在檔案管理方面做得最好的應(yīng)該是我們的共產(chǎn)黨人，好多共產(chǎn)黨人為了黨的機密檔案獻出了生命。在影視劇里面我們經(jīng)常會看到這樣的橋段：我們的地下聯(lián)絡(luò)站被敵人發(fā)現(xiàn)了，地下黨身份暴露了，抓他的人馬上都要進屋了，按常理來講我們首先想到的肯定是跑，因為保命要緊，我們這些觀眾看了都緊張地不行，心說：你倒快跑啊，但是你會發(fā)現(xiàn)幾乎很少有人跑，少數(shù)幾個跑的最后幾乎都成了叛徒，這些人為什么不跑呢？他們在干嘛呢？在用碳火盆燒紙，因為還有東西沒燒完所以不能跑，燒的是啥？是黨的機密檔案。從這一點上足以看出我們的共產(chǎn)黨人把黨的檔案看得比自己的生命還重要，就是檔案在人在，我的地盤就是我做主。單從檔案管理人員職業(yè)操守上來講我們就該好好跟人家學(xué)習(xí)。在這里，筆者依據(jù)心態(tài)給企業(yè)里面的檔案管理員分了三類：初級檔案管理員認為自己只管檔案室大門（看住大門閑人免進，連他自己都懶得進，他認為自己就是個看門的）其他的跟他無關(guān)，中級檔案管理員認為自己不僅管檔案室大門還管檔案室里面的資料（要對資料分類整理并且嚴格遵守借閱流程和原則確保不外泄），高級檔案管理員認為檔案管理大于天他要用心守護企業(yè)的命脈，要把平凡的崗位做到極致。把“掃地僧”放到企業(yè)里可能充其量比初級檔案管理員稍高一點，連中級都談不上，因為他的職業(yè)操守沒有達到那樣的高度，雖然他能耐很大。無論您現(xiàn)在已經(jīng)是檔案管理人員了，還是即將走上檔案管理崗位，請不要輕視您的崗位，更不要輕視您自己，只配做初級檔案管理員的“掃地僧”也可以成為頂天立地的英雄，您何苦妄自菲薄呢？只要您兢兢業(yè)業(yè)、克己奉公把這個平凡的崗位做