房地產業(yè)質量管理手冊與程序文件(38個doc)51.doc

1.目的通過對質量體系運行有關文件的控制，確保在項目的開發(fā)建設過程中能得到和使用相關的有效文件。2.范圍本程序適用于公司所有與質量活動有關的文件控制，包括外來文件和資料。3.職責3.1 工程部是文件控制的主管部門，主要負責：a. 指導、監(jiān)督各部門對文件控制的執(zhí)行情況；b. 質量手冊和質量管理作業(yè)文件的歸口管理工作。3.2 總經理工作部負責公司的檔案管理工作以及圖書、標準、規(guī)范、信函傳真等外來文件和資料的歸口管理工作；3.3 各部門負責分管范圍內的文件管理工作；3.4 項目部負責圖紙及工程項目的有關文件的歸口管理工作。4.控制程序4.1 受控文件的范圍：4.1.1 用以指導質量體系運行的文件和資料，包括質量手冊、程序文件和質量管理作業(yè)文件；4.1.2 用以指導項目具體運作的文件和資料；4.1.3 外來文件和資料，包括：法律法規(guī)、標準、規(guī)范等圖書資料以及信函、傳真等其它外來文件和資料。4.2 文件和資料的編制與審批4.2.1根據(jù)質量體系文件中的有關規(guī)定，由文件的歸口管理部門負責編制文件，并由規(guī)定的授權人進行審核和批準：a.手冊和程序文件由工程部編制，管理者代表審核，公司總經理批準；b.質量管理作業(yè)文件由各歸口管理部門編制，部門經理審核，管理者代表批準；c.項目運作性文件由歸口管理部門編制，根據(jù)各業(yè)務活動的有關規(guī)定，由相應人員進行審核和批準。d.外來文件由總經理工作部負責審核、登記，由總經理工作部經理或分管副總經理批準下發(fā)。4.2.2 文件的編寫要求，執(zhí)行Q/TZH-WI-007質量體系文件編寫導則的規(guī)定。4.3 文件的標識與發(fā)放4.3.1文件的編制部門依據(jù)Q/TZH-WI-006文件編碼規(guī)定所規(guī)定的范圍和方法，對文件進行編號。4.3.2 對質量手冊和質量管理作業(yè)文件，需加唯一性標識以識別，對合同、工程圖紙以及其它項目運作性文件，具備授權人簽字或蓋章后即為有效，日常使用的法律法規(guī)等資料，不需加蓋受控章。4.3.3根據(jù)文件的發(fā)放范圍，由發(fā)放部門做好發(fā)放登記，填寫“文件發(fā)放登記表”。公司內部編制的文件，可在文件的原件上加蓋發(fā)放章，登記發(fā)放情況。4.3.3 各部門資料員負責簽收文件，填寫“文件接收登記表”。4.4 文件的更改4.4.1 文件需要更改時，由更改部門填寫“文件更改申請/通知單”，說明更改的理由和內容，并由原審批人審批，當原審批人因故不能審批時，應向指定的審批人提供審批所需要的背景資料。4.4.2 文件的原編制部門負責將審批通過的“文件更改申請/通知單”發(fā)至各部門資料員。4.4.3 各部門資料員根據(jù)“文件和資料更改申請/通知單”進行更改，在文件的“更改記錄”中做好記錄。對于局部改動，采用手寫更改方式，并在更改處注明更改狀態(tài)，以字母“G”加順序數(shù)字表示，如“G3”代表本文件和資料的第三處更改。如一頁中有多處改動或考慮到文件的完美性，可采用換頁的方式進行修改。文件經過多次修改或主要內容修改后，應換版發(fā)行。4.4.4對圖樣的修改，執(zhí)行Q/TZH-WI-010圖紙管理規(guī)定。4.5 文件的保存與回收4.5.1 對歸檔文件和資料的保存和管理，執(zhí)行Q/TZH-TY-WI-008檔案管理辦法。4.5.2對各部門保存的文件資料，由部門資料員負責妥善保管，防止污損遺失，保存期限為一般為3年，超過保存期的，由各部門資料員負責進行銷毀并做好記錄。4.5.3 受控文件不得隨意復印，需要時，應向其歸控管理部門申請，批準后，方可進行復制。4.5.4文件換版后，由原發(fā)放部門負責將作廢版本進行回收，并進行記錄，對作廢的文件和資料需保留以備參考時，應加蓋“作廢”章予以標識。4.6 外來文件的控制4.6.1對外來文件，由接收部門負責進行簽收、登記和處理，納入到受控文件的管理范圍。a) 上級機關下發(fā)的行政和管理性文件以及房地產開發(fā)的法律法規(guī)，由總經理工作部負責簽收登記，交分管領導簽批后貫徹實施；b) 工程施工技術類文件，由工程部負責保存和處理，對建筑施工類的國家、地區(qū)和行業(yè)標準、工藝、技術規(guī)范等，由工程部審核其是否為有效版本，并提供有效版本清單，發(fā)放項目部使用。c) 項目經營運作的有關文件和顧客提供的文件等，由策劃營銷中心負責處理。4.6.2 各部門按照分工管理范圍，負責主動收集相應的外來文件（如：最新頒布的法律法規(guī)、技術標準、規(guī)范、上級政府主管部門的有關政策等），并對文件的落實情況進行相應的跟蹤。4.7 項目部負責工程項目的圖紙使用管理，執(zhí)行Q/TZH-WI-010圖紙管理規(guī)定。4.8 總經理工作部負責公司的檔案管理，各部門按分工做好本部門的檔案管理工作，執(zhí)行Q/TZH-WI-008檔案管理辦法。4.9 總經理工作部負責公司的信函管理，做好信函的收發(fā)和處理工作，執(zhí)行Q/TZH-WI-011信函管理辦法。4.10 總經理工作部負責公司的圖書資料管理，執(zhí)行Q/TZH-WI-009圖書資料管理辦法。4.11 工程部負責對各部門的文件控制情況進行日常的監(jiān)督檢查，并結合質量管理體系審核以及整改等工作，進行檢查指導。5.質量記錄5.1 QR05-01 文件發(fā)放登記表5.2 QR05-02 文件接收登記表5.3 QR05-03 文件借閱登記表5.4 QR05-04 文件更改申請/通知單5.5 QR05-05 受控文件清單6.支持性文件6.1 Q/TZH-WI-006文件編碼規(guī)定6.2 Q/TZH-WI-007質量體系文件編寫導則6